🚀 Cum să construiți o listă de verificare de audit cu amănuntul

Ce este o listă de verificare a auditului cu amănuntul?

A audit de retail lista de verificare este o listă de verificare sau un formular care poate fi acționat. Permite executarea standardelor și programelor de marcă și acțiuni corective atribuite și fixate.

Ajută protejează marca si garantii standardele de marcă, programele și politicile sunt implementate integral, la timp, în fiecare magazin.

Deci, haideți să descoperim cum să construim unul!

Pasul 1: Gândiți-vă la „metadatele” listei de verificare

Metadatele sunt date despre vizita la magazin. Clienții care folosesc Formulare bazate pe Excel de obicei așteptați câmpuri introduse de utilizator, cum ar fi numărul magazinului, completat până la, data etc...

Metadatele sunt în mare parte automatizate/pre-populate cu software de audit cu amănuntul. Cu software-ul de audit cu amănuntul, informațiile auditorului sunt derivate din autentificare, lista de selectare a magazinului este construită special pentru fiecare utilizator și pe baza locației GPS curente a utilizatorului și a datei selectate. 

Pasul 2: Grupați articolele în secțiuni. ordonați secțiunile în funcție de „fluxul natural” al vizitei.

Ori de câte ori este posibil, secțiunile ar trebui să fie amenajate pentru a se potrivi cu fluxul natural al unei vizite (un manager de district/zonă care merge fizic prin magazin).

Începeți cu exteriorul (parcarea, dacă este cazul, fereastra dintr-o locație de mall) și mergeți în, în jurul culoarului și în spatele magazinului.

Deși puteți sări între secțiuni în timpul sau după vizită, configurarea listei de verificare a auditului de vânzare cu amănuntul în funcție de fluxul natural al unei vizite economisește timp și este mai intuitivă.

Pasul 3: Gândiți-vă la articolele și secțiunile „neaplicabile”.

Este posibil ca anumite secțiuni sau articole din lista de verificare a auditului de vânzare cu amănuntul să nu fie aplicabile tuturor locațiilor. De exemplu, secțiunea „Toalete” probabil nu este aplicabilă unui magazin situat într-un centru comercial. De asemenea, secțiunea „Drive-thru” nu va fi aplicabilă unui restaurant care nu are unul.

Acest lucru economisește timp și este mai intuitiv. Software de audit cu amănuntul vă permite să dezactivați secțiuni și articole întregi din anumite magazine în funcție de tipul magazinului. 

Pasul 4: Asigurați-vă că lista de verificare are o acoperire adecvată

Deși situațiile individuale variază, ar trebui să abordați unele sau toate următoarele domenii, fiecare reprezentată ca o secțiune:

1. Exteriorul magazinului (vedere Lista de verificare a zonei exterioare)
2. Prezentare și merchandising (vezi eșantion de listă de verificare pentru comercializare)
3. Produse și preparare (vezi lista de verificare a siguranței alimentelor)
4. Personalul și viteza de deservire
5. Personal si Instruire
6. Echipament (vedere eșantion de listă de verificare a echipamentelor de bucătărie comerciale)
7. Securitate, gestionarea numerarului și prevenirea pierderilor (vezi Lista de verificare pentru prevenirea pierderii probelor)
8. Drive-thru (vizualizare eșantion de listă de verificare drive-thru)
9. Promoții (vezi eșantion de listă de verificare pentru comercializare)
10. Spatele magazinului și inventarul
11. Toalete (vedere eșantion de listă de verificare pentru curățarea toaletei comerciale)
12. Siguranță (vedere listă de verificare pentru protecția împotriva incendiilor)
13. Politică (vezi lista de verificare a hărțuirii sexuale)

Pasul 5: Evitați secțiunile mari

În loc să creați un număr mic de secțiuni mari, luați în considerare crearea unui număr mai mare de secțiuni mici. Acest lucru ajută la introducerea datelor, în special pe smartphone-uri și, de asemenea, face raportarea mai granulară și mai semnificativă.

Pasul 6: Atribuiți puncte elementelor în funcție de importanța lor relativă

Alocați puncte în funcție de importanța relativă a fiecărui criteriu. Deși este ușor să te gândești la totul ca fiind important (și dacă un criteriu nu este important, nu ar trebui să fie pe lista de verificare a auditului de retail), unele elemente sunt mai importante decât altele, uneori critice pentru continuitatea afacerii. Probleme de sănătate și siguranță vin în minte.

Atribuiți puncte și folosiți steagul „Critic” în consecință. Un element critic setează valoarea întregii secțiuni la zero, indiferent de alte elemente, dacă este găsit neconform în timpul vizitei.

Pasul 7: Fii specific, descriptiv și vizual

Standardele trebuie să fie clare și fără echivoc. Nu folosiți cuvinte vagi precum „recent” sau „bun”. De exemplu, în loc să spuneți „Întâlnirea recentă a personalului a avut loc”, luați în considerare utilizarea „Întâlnire a personalului a avut loc cu mai puțin de 5 zile calendaristice în urmă”. Dacă vă referiți la temperaturi sau timpi scurți, dați cifrele reale. Spuneți clar care este standardul.

Dacă este nevoie de un paragraf pentru a defini standardul, utilizați un paragraf. Dacă aveți unul, atașați o fotografie cu cele mai bune practici la un articol pentru a ilustra standardul; o imagine valorează adesea 1.000 de cuvinte și este mai probabil să facă o impresie decât numai cuvintele.

Software de audit cu amănuntul de multe ori vă permite să atașați imagini și documente justificative la orice element de formular și secțiune, precum și sarcini.

Pasul 8: Gândiți-vă la frecvența vizitelor

Frecvența vizitelor managerilor de district (cel puțin vizite care implică lista de verificare a auditului de retail) poate varia foarte mult de la o organizație la alta.

La un capăt al spectrului, unele organizații (inclusiv organizații mari din domeniul serviciilor alimentare și al ospitalității) tind să efectueze câte o vizită la două săptămâni. Alte organizații pot efectua o singură vizită pe trimestru. Unele organizații folosesc un model hibrid. Ei folosesc un formular standard pentru a-și capta standardele de bază (să zicem de două ori pe an) și creează o serie de formulare mai mici pentru vizite pe tot parcursul anului, uneori legând aceste vizite de programe sezoniere.

Este obișnuit să se creeze un formular pentru fiecare zonă cheie de risc sau unitate de afaceri: Operațiuni, Merchandising, Sanatate si siguranta, Securitate, Fața casei și În spatele casei.

Software de audit cu amănuntul permite unei organizații să creeze orice număr de formulare, fiecare având propria sa dată de început și de sfârșit. Software de audit cu amănuntul sprijină, de asemenea, auto-auditurile care pot fi folosite ca măsură de remediere până când se poate efectua o vizită a managerului de district.

Pasul 9: Calibrați lista de verificare cu echipa dvs. de teren

Discutați lista de verificare cu managerii dvs. de district, francizații și managerii. Solicitați contribuția și feedback-ul lor. Numim această fază „calibrare“.

O listă de verificare a auditului de vânzare cu amănuntul este atât de mult un instrument de inspecție, cât și un vehicul de instruire. Definiți standardul, comunicați-l și măsurați-l. Îndeplinește standardul și atinge-ți obiectivele.

Pasul 10: Îți construiești propria aplicație sau folosești o aplicație gata făcută?

Factorii care trebuie să vă conducă decizia sunt costurile, rentabilitatea investiției, timpul de lansare pe piață și valoarea și beneficiile pe care le veți obține din software-ul pe care îl alegeți. Citiți mai multe despre buy vs build: Software de audit cu amănuntul: Cumpărați vs Construiți 

Orice am face, nu vă recomandăm să folosiți Excel și e-mail pentru aceasta. Excel nu este un motor de flux de lucru și îi lipsesc caracteristicile esențiale necesare pentru audituri. Nu vă va ajuta afacerea, o va reține.

LISTE DE VERIFICARE DE AUDIT CU AMĂNUNUL

Dacă căutați liste de verificare pentru a vă gestiona operațiunile și standardele de marcă, aveți două opțiuni.

1. Înregistrați-vă pentru a încercare gratuită a lui Bindy și obțineți acces la o bibliotecă de formulare publice verificate profesional pe care le puteți utiliza pentru a vă audita locațiile în câteva secunde.
2. Consultați-vă categorie de liste de verificare cu peste 33 de liste de verificare pentru a gestiona fiecare aspect al operațiunilor dvs.

ALTE RESURSE DE AUDIT ȘI DE INSPECȚIE CU Amănuntul

Consultați Categoria Audituri și Inspecții Retail pentru instrucțiuni și bune practici pentru audituri și inspecții de retail.

GHIDUL DEFINITIV PENTRU AUDITOAREA CU AMĂNUNUL 

Vrei să duci asta la următorul nivel? Al nostru Audituri de retail – Ghidul definitiv este cea mai cuprinzătoare colecție a noastră de informații despre auditurile de retail, inclusiv de ce, cine, când și cum să efectuăm audituri de retail. Construit de profesioniști din retail pentru profesioniștii din retail.

Cele mai importante mărci de retail și ospitalitate din Statele Unite folosesc Bindy pentru a executa programe și standarde ale site-ului.