Cât costă auditurile cu amănuntul?

Există acum sisteme mature, foarte eficiente, în mare măsură automatizate pentru conducere audituri de retail.

Unele organizații își creează propriul sistem, unul sau mai multe „liste de verificare“, de obicei cu Excel și e-mail. Este această abordare practică și rentabilă?

În această postare, comparăm cât costă auditurile cu amănuntul, cu și fără software de audit cu amănuntul.

Să începem.

Audituri Excel și hârtie

Pregătirea auditului

Pregătirea auditului constă în programarea auditului și înștiințarea proprietarului/directorului magazinului (cu excepția cazului în care, bineînțeles, auditul este neanunțat, caz în care ar trebui să fie programat în calendarul managerului de district și vizibil pentru superiorii, dar nu pentru magazin). Pregătirea auditului implică, de obicei, căutarea auditurilor anterioare și pregătirea notelor pentru auditul viitor. Aceasta ia 15 minute.

Transport

A duce un manager de district la un magazin necesită timp. În cele mai bune circumstanțe (un scurt cu mașina, fără zbor), este nevoie 45 de minute pentru a duce un District Manager la un magazin și la altul 45 de minute pentru a o duce la următoarea ei întâlnire. Managerii de district care acoperă o zonă geografică mare vor dura, desigur, mai mult, dar scopul acestui exercițiu este să fim conservatori cu ipotezele și cifrele noastre.

Audit, plan de acțiune și urmărire

Se presupune că va avea loc un audit regulat 2 ore. O alta ora se cheltuiește calculând scorul, creând planul de acțiune și tipărind și semnând copii. După vizită, managerul districtului este de așteptat să urmărească planul de acțiune. Cu procesele bazate pe hârtie și Excel, acest lucru necesită de obicei apeluri telefonice și e-mailuri ulterioare. Acest lucru necesită o ora. Formularul Excel sau pe hârtie este de obicei trimis electronic sau trimis prin poștă la sediul central, unde poate fi introdus într-un depozit central și stocat. Aceasta ia 30 minute.

Cu aceste ipoteze, un audit cu amănuntul pe Excel sau pe hârtie durează 380 de minute. Folosind salariul mediu din industrie pentru un manager de district de $68,781 (inclusiv beneficii, vezi scară salarială), aceasta se traduce într-un cost de $222.25 pentru organizație. După cum știe orice vicepreședinte sau director de operațiuni, aceștia sunt bani bine cheltuiți. În orice mediu cu mai multe unități, asigurarea conformității cu standardele de servicii și comercializare este un garant cheie al succesului și al reducerii riscurilor.

Ceea ce nu înseamnă că nu poți face mai bine! Comparați costurile Excel și pe hârtie cu cele ale unei soluții bazate pe cloud precum Bindy.

Software de audit cu amănuntul

Pregătirea auditului

Pregătirea auditului este în mare măsură automatizată și simplificată foarte mult cu Bindy. Sistemul oferă un calendar (care se integrează cu Outlook) pentru a programa atât vizitele anunțate, cât și cele neanunțate. E-mailurile de notificare și de memento sunt trimise automat.

Căutarea vizitelor anterioare este rapidă și ușoară. Vizitele anterioare arată tendințe, zone cu probleme repetate și elemente remarcabile ale planului de acțiune, dacă există. Managerul districtual își poate introduce notele în vizita programată din timp. Aceasta înseamnă că pregătirea auditului durează doar 5 minute, în loc de 15.

Transport

Din nou, este nevoie de 45 de minute pentru a duce managerul districtual la magazin și încă 45 de minute pentru a o duce la următoarea ei întâlnire.

Audit, plan de acțiune și urmărire

Bindy se ocupă de localizarea geografică („găsiți locația mea cea mai apropiată”) și economisește timp pentru a identifica un magazin și formularul aplicabil pentru a începe o vizită. Adică 10 minute economisite dintr-o vizită de 2 ore.

Bindy punctează automat auditul și, fiind complet electronic, nu necesită o urmărire pe hârtie (se creează automat o urmă electronică pe hârtie). Sunt 20 de minute salvate.

Planul de acțiune Bindy este construit automat din toate elementele neconforme găsite în timpul vizitei. Crearea planului de acțiune este pur și simplu o chestiune de atribuire a elementelor neconforme persoanelor, individual sau în vrac. Din acest motiv, în loc să dureze 45 de minute, durează doar 15.

Urmăririle sunt, de asemenea, în mare măsură automatizate. În orice moment, DM se poate autentifica în aplicație pentru a vedea orice vizită cu cel puțin un element de plan de acțiune restante. DM poate urmări electronic și atribui sarcini. Gata cu apelurile telefonice și e-mailurile greu de urmărit. Din acest motiv, timpul necesar pentru urmărire este redus de la 60 de minute la 15.

În sfârșit, fiind electronic și în timp real, nu este nevoie să trimiteți prin poștă sau să reintroduceți datele cu Bindy. Sunt încă 30 de minute salvate.

De la capăt la capăt, un audit pe teren Bindy durează 235 de minute. Folosind același salariu mediu în industrie pentru un manager de district, acest lucru se traduce într-un cost de $137,45 pentru organizație.

Excel/Hârtie vs. Software de audit cu amănuntul

Combinația dintre automatizare și economii de forță de muncă înseamnă că organizația economisește 145 de minute și $84.81 pentru fiecare audit pe teren efectuat folosind Bindy.