Calibrarea listelor de verificare și a echipelor

Într-un mediu de vânzare cu amănuntul și ospitalitate, o listă de verificare este o colecție de standarde de marcă și cele mai bune practici.

Ceea ce apare pe lista de verificare reflectă ceea ce contează pentru marcă (inițiative strategice, programe sezoniere etc.), ceea ce brandul trebuie să facă (legi și reglementări, sănătate și siguranță etc.) și ceea ce aspiră să fie, din punct de vedere operațional și în ochii clienților săi.

Lista de verificare trebuie să fie reprezentativă pentru programele și obiectivele de afaceri, dar și clară și bine înțeleasă de echipa de teren responsabilă cu executarea acestor standarde de marcă. Aici intervine „calibrarea”.

Nu pariați ferma pe standarde nedovedite ale mărcii și pe lacune în înțelegere. Calibra apoi scară.

Există două fațete ale calibrării pe care trebuie să le luăm în considerare: calibrarea listei de verificare și calibrarea echipei. Să ne scufundăm.

Calibrarea listei de verificare

Calibrarea listei de verificare presupune selectarea, gruparea și ordonarea a ceea ce este inclus pe lista de verificare. Acest lucru este adesea condus de echipa de operațiuni cu contribuții din alte departamente (merchandising, marketing, resurse umane, prevenirea pierderilor etc.).

Elementele listei de verificare trebuie să fie suficient de clare și detaliate, evitând în același timp repetarea. Lista de verificare trebuie să ofere o bună acoperire a tuturor domeniilor de interes pentru afacere și să fie prezentată în așa fel încât să optimizeze timpul pe care managerul de district îl efectuează în vizită.

Deși se pot face multe la sediul central, pur și simplu nu există niciun substitut pentru timpul „practic” în domeniu. Oferirea unui grup select de manageri de district acces la lista de verificare, chiar dacă este doar o schiță, permite biroului central să ajusteze și să calibreze lista de verificare cu feedback din lumea reală. Adesea, în această etapă sunt notate și abordate copii neclare, standarde repetitive sau ordine inadecvată.

Calibrarea echipei

Calibrarea echipei este o formă de instruire aplicată care asigură că standardele sunt evaluate folosind o scară consecventă și corectă. În timp ce judecata unui manager de district este extrem de importantă pentru succesul programului de audit, consecvența în evaluare și notare sunt la fel de importante.

Calibrarea echipei presupune instruirea personalului de operațiuni pentru a avea o înțelegere comună a standardelor de operare și a modului de evaluare și gestionare a abaterilor de la standarde.

Calibrarea echipei înseamnă, de asemenea, a demonstra unde se termină definiția standardului și unde începe nevoia managerului districtului de a face un apel de judecată.

Relatarea cu oamenii nu este întotdeauna la fel de alb-negru ca bifarea unei casete pe un formular electronic. Echipa de operațiuni trebuie să știe cum să se ocupe uneori de problemele personale sensibile și confidențiale, de exemplu.

De ce să calibrați?

O listă de verificare calibrată reduce confuzia, întrebările înainte și înapoi și facilitează, de asemenea, diseminarea standardelor de operare, precum și adoptarea.

Calibrarea asigură, de asemenea, că standardele sunt evaluate corect și consecvent. Consecvența generează încredere cu scorul general și se pretează la raportare agregată, comparații între utilizatori, regiuni și intervale de timp.

Pentru a vă atinge obiectivele de afaceri, trebuie să verificați și să „calibrați” listele de verificare cu un eșantion de grup de utilizatori și magazine înainte de lansarea generală. Nu pariați ferma pe procese nedovedite. Calibrați apoi scalați.

 cele mai bune practici de calibrare

1. Începeți cu un grup mic de utilizatori și magazine. Ideea este să primiți feedback din timp și des înainte de a vă desfășura într-un grup mai mare.
2. Testați lista de verificare pe teren! O listă de verificare poate arăta bine la sediul central, dar se poate dovedi a avea deficiențe grave atunci când efectuați o vizită la magazin. O listă de verificare ineficientă poate face ca managerul districtual să fie nevoit să facă un pas înapoi sau să sară în mod repetat prin magazin pentru a finaliza vizita.
3. Utilizați magazinele pilot pentru a obține rezultate inițiale. Nu pariați ferma pe o listă de verificare nedovedită, rulați un pilot mic și calibrați-l până când sunteți mulțumit de rezultat.

ALTE RESURSE DE AUDIT ȘI DE INSPECȚIE CU Amănuntul

Consultați Categoria Audituri și Inspecții Retail pentru instrucțiuni și bune practici pentru audituri și inspecții de retail.