Trusturile de investiții imobiliare de dimensiuni medii până la mari sunt mai vulnerabile la fraudă în operațiunile lor de parcare decât firmele imobiliare mai mici, iar efectele pot fi mai devastatoare pentru rezultatul final.
Tipurile de fraudă de care proprietarii și administratorii de proprietăți trebuie să fie conștienți se împart în general în patru categorii: furt de numerar, furt de validare (cupoane de reducere), fraudă în situații financiare și abuz lunar de acces la parcare. Furtul de numerar sau deturnarea banilor colectați reprezintă cea mai mare parte a activității frauduloase, cu toate acestea frauda în situațiile financiare este în creștere pe piață.
Aceste activități ilegale, fie prin furtul direct de numerar, vânzarea de cupoane de reducere de validare pentru numerar sau gestionarea greșită a cardurilor lunare de acces parcare, sunt de obicei efectuate direct de către însoțitorii de parcare. Aceasta este o realitate dură pentru multe REIT-uri comerciale, care deseori construiesc o relație lungă de încredere cu operatorii lor de parcare de-a lungul mai multor ani.
Celălalt tip principal de fraudă implică raportarea situațiilor financiare, cum ar fi retragerile/retribuțiile subcontactorului de parcare (de exemplu, pentru spălare cu energie electrică, curățare etc.) sau umflarea cheltuielilor operaționale. În acest caz, conducerea superioară a unei companii de parcare beneficiază personal, deși își încalcă responsabilitățile etice și legale față de clientul REIT.
Motivul pentru care REIT-urile comerciale mijlocii și mari se confruntă cu un risc mai mare se datorează mai multor factori. O lipsă de instruire, supraveghere directă de către personalul proprietății sau administratorii care îndeplinesc mai multe sarcini în portofolii mari în termene stricte. În plus, relațiile strânse se construiesc adesea între personalul însoțitor și clienții obișnuiți, ceea ce poate duce la cazuri de furt sub formă de parcare lunară gratuită.
De asemenea, poate exista o deficiență a procedurilor formale de supraveghere de către REIT atunci când vine vorba de parcare, împreună cu o lipsă de expertiză în înțelegerea rapoartelor privind veniturile din parcare. Toți acești factori joacă un rol semnificativ în sănătatea fiscală generală a unui activ REIT.
Acestea fiind spuse, este vital ca REIT-urile comerciale să ia măsurile necesare pentru a identifica toate tipurile de fraudă în parcările lor și pentru a le descuraja cât mai curând posibil. Iată 7 pași care vă vor ajuta.
1. Numiți un Administrator Dedicat
Datorită dimensiunii lor masive, multe REIT comerciale au mai multe persoane care se ocupă de funcții de contabilitate, cum ar fi creanțele, procesarea plăților, plata facturilor etc. și înregistrează aceste funcții într-un sistem contabil. Acest lucru poate face mult mai ușor ca cazurile de fraudă a operatorilor de parcare să treacă neobservate. REIT-urile ar trebui să aibă cel puțin o persoană instruită pentru a supraveghea toate funcțiile legate de parcare și pentru a fi implicate în întâlnirile lunare privind raportul de venituri cu operatorul de parcare.
2. Cunoaște-ți operatorul de parcare
În timp ce fiecare afacere se străduiește să angajeze furnizori cinstiți, având un detaliu RFP/RFQ procesul de parcare poate ajuta la prevenirea fraudei. Verificările antecedentelor, scrisorile de referință și evaluarea altor locații gestionate de un potențial operator de parcare vor oferi detalii care nu sunt ușor de identificat în timpul unei întâlniri față în față.
The RFP/RFQ procesul de evaluare oferă REIT-urilor posibilitatea de a solicita detalii referitoare la metodologia de raportare financiară, transparență și controale de audit intern.
Deși poate părea contraintuitiv, operatorii de parcare care comit fraude sunt adesea percepuți ca fiind cei mai de încredere de către clienții lor, deoarece vor face tot posibilul să ajute și să câștige încredere. Un furnizor de parcare care operează cu autonomie aproape deplină și nicio supraveghere directă din partea REIT poate crește exponențial șansele de fraudă în timp.
3. Implementarea controalelor interne
REIT-urile comerciale trebuie să creeze și să mențină controale interne pentru a preveni și detecta frauda în portofoliul lor. Acestea ar trebui să includă revizuirea datelor contului financiar față de rapoartele echipamentelor de parcare, activitatea contului bancar, stabilirea unui sistem de semnare pentru mai multe persoane pentru rambursările furnizorilor și alte funcții contabile. Efectuând un audit regulat al activității financiare a operatorilor de parcare, REIT-urile pot reduce foarte mult posibilitatea de fraudă.
4. Depozite directe
Cu disponibilitatea serviciilor bancare online, este ușor să revizuiți rapid activitatea și extrasele contului. Prin solicitarea ca operatorul de parcare să depună ambele fluxuri de venituri (numerar/credit parker tranzitoriu și credit parker lunar) direct în contul bancar al REIT, riscul de plată incorectă sau de plată scurtă de către operator este mult redus.
Acest lucru oferă REIT mai multă vizibilitate asupra financiară a parcării, precum și preluarea controlului și eliminarea oricărei întârzieri de plată din partea operatorului de parcare. Depunerea directă oferă, de asemenea, REIT-ului o oportunitate suplimentară de a face o verificare a veniturilor colectate pentru a verifica legitimitatea cheltuielilor operaționale care urmează să fie rambursate operatorului de parcare.
5. Auditează cărțile în mod regulat
REIT-urile ar trebui să-și auditeze în mod obișnuit locurile de parcare în domeniile plăților în numerar și utilizarea tichetelor de validare. În plus, „audituri la fața locului” neanunțate ocazional privind colectarea zilnică a veniturilor și reaprovizionarea lunară cu plata pe jos pot ajuta la detectarea fraudei în scenarii cu risc ridicat.
Compararea rapoartelor privind tranzacțiile cu echipamentele de parcare cu veniturile colectate va reduce probabilitatea unei fraude neidentificate. Companii terțe precum AuditPark oferă servicii de audit, precum și o listă de verificare pentru prevenirea fraudei pentru a ajuta REIT-urile să identifice riscurile și să dezvolte controale interne pentru a preveni pierderile.6. Toleranță Zero
Dacă v-ați configurat REIT cu măsuri de prevenire a fraudei și proceduri de raportare, trebuie totuși să urmăriți prin revizuirea rapoartelor de venituri și cheltuieli ale operatorului de parcare în mod regulat. Pentru a consolida eliminarea fraudei, ar trebui să existe toleranta zero pentru cazurile de furt de către personalul șantierului sau de raportare neetică de către operatorul de parcare.
La sfârșitul zilei, REIT plătește operatorului de parcare pentru serviciile de management ale acestora. Dacă nu se poate avea încredere în personalul șantierului cash sau tichete de validare, cât de mult efort a investit cu adevărat operatorul de parcare în securitatea și acuratețea veniturilor clienților?
Nicio „regulă a trei lovituri” pentru aceasta. Operatorii de parcare ar trebui să știe că este „una și afară” atunci când vine vorba de furt. Prin implementarea acestei reguli, operatorii de parcări vor depune un efort mai concertat pentru a se asigura că atât veniturile din parcare, cât și utilizarea biletelor de validare sunt sigure și precise.
7. Obțineți opinia unui expert
Dacă un REIT a implementat măsuri de prevenire a fraudei și cifrele încă nu se adună sau dacă ar putea exista implicații legale, poate fi prudent să angajați un consultant de parcare și un profesionist contabil care să vină și să efectueze o analiză mai amplă a parcării. veniturile raportate ale operatorului. AuditPark Services Inc. lucrează cu CPA și examinatori certificați de fraudă și poate oferi un ajutor extins în descurajarea, detectarea și, dacă este necesar, urmărirea penală a fraudelor din veniturile din parcare.
ALTE RESURSE AUTO ȘI PARCARE
Consultați Categoria Auto și Parcare pentru liste de verificare, instrucțiuni și cele mai bune practici pentru industria auto și de parcare.
ALTE RESURSE DE PREVENIRE A PIERDERILOR
Consultați Categoria de prevenire a pierderilor pentru liste de verificare, instrucțiuni și cele mai bune practici pentru prevenirea pierderilor.
Despre autor:
Ross Frangos este președintele și fondatorul AuditPark Services Inc., o firmă de consultanță în parcare cu sediul în Toronto ON. Este specializat în Cereri de Oferte, documente de parcare și asistarea clienților săi în achiziționarea serviciilor de management al parcărilor.
