6 moduri de a economisi timp în timpul vizitelor și inspecțiilor la fața locului

Nu este un secret pentru nimeni că vizitele pe site sunt incredibil de importante pentru operațiunile tale de vânzare cu amănuntul. Auditurile și inspecțiile magazinului vă permit să evaluați programe și inițiative, să asigurați conformitatea și chiar să vă conectați cu echipele de pe teren. 

In orice caz, pot lua, de asemenea, timp. Între pregătirile pentru audit, timpul de călătorie, inspectarea magazinelor și urmărire, vizitele la fața locului pot dura de la câteva ore până la o zi întreagă, eventual mai mult. Ca să nu mai vorbim de faptul că, atunci când sunt efectuate ineficient, procedurile de vizită la fața locului sunt și mai lungi, ceea ce duce la pierderi de timp și efort. 

Acesta este ultimul lucru pe care și-l dorește orice companie, motiv pentru care ar trebui să vă străduiți continuu să aveți vizite mai productive pe site, care să vă economisească timp și bani. 

1. Aveți un obiectiv clar cu mult înainte ca vizita la fața locului să aibă loc

Ca în aproape orice sarcină importantă, a avea un obiectiv clar este o necesitate. Înainte de a efectua o vizită pe site, mai întâi identificați scopul și obiectivele dvs. Specific:

Ce tip de audit sau inspecție efectuați? Unele audituri se concentrează asupra comercializarea, în timp ce altele sunt centrate în jurul Securitate, sau sanatate si siguranta. În anumite cazuri, o inspecție se concentrează pe o anumită campanie sau inițiativă. 

Care este rezultatul pe care ați dori să îl vedeți? Identificați rezultatele cheie pe care ați dori să le obțină auditul. Este pur și simplu pentru a vedea cum se execută o campanie? Doriți să îmbunătățiți scorul de conformitate al unui district? Oricare ar fi cazul, asigurați-vă că știți cum arată „succesul” înainte de a vă efectua inspecțiile. 

Utilizați răspunsurile la întrebările de mai sus pentru a vă ghida inspecțiile. Identificarea obiectivelor dvs. vă va ajuta să determinați ce elemente să includeți în dvs liste de verificare, ce întrebări să puneți și ce să puneți prioritizează. Este mai puțin probabil să fiți deturnat, ceea ce înseamnă că auditurile sunt efectuate mai eficient. 

2. Fiți sistematic și planificați-vă vizita din timp

Managerii de district trebuie adesea să viziteze mai multe magazine, iar călătoria de la o întâlnire la alta durează de obicei aproximativ 45 de minute (mai mult dacă managerul acoperă o zonă geografică mare). 

Dacă doriți să economisiți timp la inspecții, poate merită să vă optimizați programul. O planificare prealabilă în jurul cărora magazine vizitează și în ce ordine poate merge mult. Deci, planificați-vă vizita în avans. 

Utilizarea unei hărți reale poate fi utilă aici. Marcați pe hartă punctele pe care trebuie să le vizitați, apoi identificați care rute vă vor economisi cel mai mult timp. Luați în considerare factori precum ora din zi și traficul. 

Google Maps are o funcție utilă care poate estima cât va dura o călătorie pe baza condițiilor obișnuite de trafic pentru o anumită oră a zilei. Pur și simplu introduceți adresa de pornire și destinația, apoi indicați data și ora călătoriei. Google va afișa apoi o estimare a timpului de călătorie, pe care o puteți folosi pentru a vă planifica întâlnirile. 

Instrumente ca Bindy oferiți o hartă încorporată cu o funcție de traseu între magazinele dvs. pentru a face și mai ușor.

De asemenea, vă poate ajuta să vă trasați traseul atunci când vă aflați în magazin. Ce secțiuni sau departamente veți inspecta mai întâi? Unde sunt situate în magazin? Cunoașterea acestor lucruri dinainte vă va permite să porniți la sol odată ce vă aflați la fața locului.

3. Evitați Excel și Email

Foile de calcul Excel sunt un pas înainte de hârtie, dar pot fi și ineficiente. În timp ce foile de calcul funcționează bine pentru înregistrarea și tabelarea datelor, nu sunt construite pentru managementul sarcinilor și colaborare — două sarcini care sunt critice atunci când se efectuează vizite la fața locului. 

Este mult mai bine să vă digitalizați auditurile și inspecțiile folosind un instrument precum Bindy, care vă permite să creați liste de verificare, să programați inspecții și să gestionați sarcini folosind o platformă intuitivă bazată pe cloud.  

Bindy eficientizează vizitele și inspecțiile la fața locului eliminând munca manuală și intrarea dublă. Aceasta înseamnă că vă puteți concentra mai puțin pe sarcinile administrative obositoare și vă puteți dedica mai multă energie vizitei magazinelor și îmbunătățirii performanței echipei.

4. Aduceți alți membri ai echipei pe aceeași platformă

Utilizați deja o soluție de audit? Următorul pas este să aduceți alți membri ai echipei în platformă. Acest lucru va face comunicarea și colaborarea mult mai ușoară. A avea pe toți pe o singură platformă îi ține pe membrii echipei pe aceeași pagină. Informațiile sunt transmise rapid și precis, iar sarcinile sunt finalizate mai rapid.

De exemplu, dacă acțiune corectivă este necesar după un audit, puteți comunica cu angajații folosind instrumentul încorporat plan de acțiune în loc să trebuiască să o faceți prin e-mail sau text. Acest beneficiu devine și mai pronunțat atunci când sunt implicați mai mulți membri ai echipei. În loc să urmărească fire de e-mail confuze sau să trimită mai multe mesaje text, toată comunicarea are loc pe o singură platformă, astfel încât părțile interesate să fie mereu sincronizate. 

5. Reutilizați informațiile și materialele de la inspecțiile anterioare 

Nu începeți listele de verificare sau inspecțiile de la zero. Aveți un șablon pe care îl puteți reutiliza pentru a accelera pregătirile de audit. De exemplu, dacă efectuați adesea audituri de sănătate și siguranță, creați un șablon sau un formular care este pre-populat cu articole inspectate în mod obișnuit. Apoi, când este timpul să vă pregătiți pentru următoarea inspecție, puteți ridica șablonul și îl puteți personaliza în funcție de nevoile fiecărui magazin. 

Utilizați o abordare similară pentru lucruri precum comunicarea în echipă. În loc să tastați manual aceleași mesaje pentru lucruri precum acțiuni corective, utilizați un formular sau un șablon pentru a economisi timp.

6. Automatizați sarcini greoaie 

Automatizați sarcini obositoare, cum ar fi capturarea datelor și orelor, notificarea membrilor echipei sau adăugarea de fotografii. Toate acestea se pot face cu o platformă bună de audit. Bindy, de exemplu, poate automatiza acțiuni corective și populați data și ora potrivite pentru păstrarea evidenței. De asemenea, sistemul poate facilita urmărirea sarcinilor prin notificări automate.

Vă puteți eficientiza și mai mult procesele integrând platforma de audit cu alte soluții de afaceri. Să presupunem că doriți să eliminați intrările manuale din calendar atunci când programați audituri. Dacă platforma dvs. de audit se integrează cu aplicația dvs. de calendar, o puteți programa să creeze automat o intrare în calendar ori de câte ori programați o nouă inspecție. 

Cuvinte finale

Vizitele pe site pot dura timp, dar nu trebuie să fie ineficiente sau neproductive. Cu o planificare adecvată și instrumentele potrivite, vă puteți eficientiza inspecțiile și auditurile magazinului, vă puteți împuternici echipa și puteți face mai multe în mai puțin timp. 

ALTE RESURSE de audit și inspecție cu amănuntul

Consultați Categoria Audituri și Inspecții Retail pentru instrucțiuni și bune practici pentru audituri și inspecții de retail.

Despre autor:

Francesca Nicasio este expert în retail, strateg de conținut B2B și LinkedIn TopVoice. Ea scrie despre tendințe, sfaturi și cele mai bune practici care le permit comercianților să crească vânzările și să servească mai bine clienții. Ea este, de asemenea, autoarea Supraviețuirea cu amănuntul a celui mai potrivit, o carte electronică gratuită pentru a-i ajuta pe retaileri să-și asigure magazinele pe viitor.