Auditorias de Varejo - O Guia Definitivo

Para quem é este Guia?

Este guia para auditorias de varejo é para varejistas de várias unidades em setores como restaurantes, lojas de conveniência, farmácias, spas e clínicas, telecomunicações e varejistas de bebidas alcoólicas. Este guia também ajuda os operadores de estacionamento e fabricantes ou distribuidores de bens de consumo embalados.

Se você precisa coletar ou validar dados em lojas/localizações geográficas, este guia definitivo para auditorias de varejo é para você!

Conteúdo

O que é uma Auditoria de Varejo?
Por que realizar auditorias de varejo?
Quem se beneficia das auditorias de varejo e do software de auditoria de varejo?
- Escritório Central
– Vice-presidentes e Diretores
– Gerentes distritais/regionais e representantes de campo CPG
– Franqueados e Gerentes
- Clientes
Como implementar um programa de auditoria de varejo
Como criar uma lista de verificação de auditoria de varejo
Tipos de auditorias de varejo
– Auditoria de Merchandising
– Auditoria de Prevenção de Perdas
– Auditoria de Saúde e Segurança
– Auditoria de Análise Competitiva
Listas de verificação de auditoria de varejo específicas do setor
Como conduzir uma auditoria de varejo
Plano de Ação de Auditoria de Varejo
Como calibrar um programa de auditoria de varejo
– Calibrando o formulário
- Calibrar a equipe
Como gerenciar as expectativas de auditoria de varejo
Como ajudar as lojas a processar uma pontuação baixa
Excel vs. Software de Auditoria de Varejo
ROI para software de auditoria de varejo
Software de Auditoria de Varejo – Comprar vs. Construir
 

O que é uma Auditoria de Varejo?

Uma auditoria de varejo é uma lista de verificação inteligente. Ele é baseado em um formulário, possui pontos, imagens de melhores práticas, arquivos de suporte, itens condicionais, itens críticos e recomendações de planos de ação. As auditorias permitem que os padrões sejam verificados, as deficiências rastreadas, atribuídas e resolvidas quando os gerentes distritais ou de vendas visitam as lojas. Uma auditoria permite que a matriz garanta que os padrões, programas e políticas da empresa sejam implantados integralmente, a tempo, em todas as lojas.

As auditorias de varejo são usadas para operações, merchandising, serviço, prevenção de perdas e/ou padrões de saúde e segurança. Às vezes, eles são chamados de “visitas à loja” ou “passeios à loja”.

Os varejistas geralmente realizam auditorias de prevenção de perdas e de saúde e segurança em horários definidos ao longo do ano. As auditorias de operações, serviços e merchandising podem ser realizadas em intervalos regulares ou para preparar e apoiar uma iniciativa específica da loja ou programa sazonal.

As auditorias de varejo podem ser anunciadas ou não. As auditorias podem ser conduzidas como uma “auto-auditoria” por um franqueado, gerente de loja/funcionário ou por um gerente de distrito/representante de campo visitando a loja.

Por que realizar auditorias de varejo?

As auditorias de varejo promovem maior conformidade geral com os padrões da marca no nível da loja.

Como? A prática de enviar um gerente de distrito/representante de campo CPG para uma franquia/loja demonstra que a conformidade é uma prioridade para a marca: a empresa está dedicando recursos a esse empreendimento.

A conclusão da auditoria na loja também reforça os padrões da marca para gerentes distritais/representantes de CPG. Descreva o padrão, anexe uma foto ou documento de melhores práticas e avalie pontos ou sinalize determinados itens para que os auditores possam identificar facilmente as prioridades da empresa.

O treinamento é necessário, mas o treinamento não é suficiente.

A única maneira de saber se os funcionários estão aplicando suas habilidades recém-adquiridas é visitando a loja. A conformidade com os padrões de saúde e segurança, prevenção de perdas, merchandising (etc.) é melhor alcançada quando todos estão cientes de que os padrões são verificados continuamente. Trate as auditorias de varejo como uma oportunidade de aprendizado contínuo, uma chance de treinar cada loja para obter maior sucesso.

Auditorias envolvem a loja.

As auditorias de varejo não são uma atividade passiva. Eles oferecem a oportunidade para os membros da matriz conversarem com a liderança e os funcionários da loja. Faça perguntas, ouça e ofereça recursos.

Diferentes lojas executam de maneiras diferentes.

As lojas têm prioridades diversas com base em sua experiência. Isso é esperado, mas as empresas precisam ter certeza de que os programas principais e os padrões da marca sejam implementados integralmente, no prazo e em todos os locais. A única maneira de saber se as lojas estão realmente executando programas de merchandising, operações ou prevenção de perdas é ter um processo de auditoria de varejo implementado.

Cada display de loja/franqueado/CPG é um embaixador da marca.

Decepcione um cliente em um local e ele pode parar de ir a todos os seus locais. A mercearia média tem quase 31.000 SKUs. Se um produto não está onde o consumidor espera que esteja, o cliente escolhe uma alternativa comparável.

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Crédito da foto: Pixabay

A falha em executar os padrões da marca em uma loja não apenas prejudica as vendas desse local, mas também pode afetar os resultados de toda a empresa.

Lojas/expositores atraentes e bem administrados atraem clientes.

As empresas devem criar experiências excepcionais para o cliente, incluindo displays visualmente atraentes, sinalização clara, corredores/seções fáceis de navegar e funcionários prontos para se envolver e ajudar. Os displays de CPG devem ser bem abastecidos, bem iluminados e mantidos em ótimas condições. Essa é a diferença entre atrair o cliente para o produto ou deixar o olhar do cliente vagar para um concorrente.

Além de atrair clientes, uma marca comprometida com a excelente execução na loja é uma marca que atrai potenciais franqueados. Os franqueados em potencial são mais propensos a investir em uma marca operacionalmente forte e bem administrada do que em uma marca percebida como deficiente ou inconsistente.

Quem se beneficia das auditorias de varejo e do software de auditoria de varejo?

As auditorias de varejo aumentam a satisfação do cliente, reduzem os riscos e impulsionam as vendas. Abaixo, as formas de implementação de um programa de auditoria de varejo impacta a empresa por função.

Escritório Central

  • Ver as vendas brutas do produto aumentam em até 1%.
  • Reduza o desperdício desnecessário de programas de merchandising não executados corretamente.
  • Evite reclamações, perdas e taxas associadas à negligência com a saúde e a segurança.
  • Aumente a satisfação do cliente com lojas bem administradas.
  • Reduza o estoque e o custo de armazenamento, garantindo que as prateleiras sejam estocadas e vendidas.
  • Automatize com software de auditoria de varejo e economize até 145 minutos por auditoria por loja.
  • Divulgue os padrões da empresa, comunicando facilmente as melhores práticas.
  • Use a análise de dados para identificar tendências e áreas de melhoria para tomar decisões de negócios fundamentadas.

Vice-presidentes e diretores

  • Capacidade de rastrear KPIs em programas, divisões, lojas e indivíduos.
  • Avalie e acompanhe a conformidade nas lojas em tempo real.
  • Reduza o desperdício de mão de obra e as dispendiosas idas e vindas com um sistema projetado para comunicação bidirecional e rastreável.
  • Crie um fluxo de trabalho colaborativo com gerentes de distrito/representantes de campo e lojas.
  • Atribua e acompanhe a conclusão da tarefa.

Gerentes distritais/regionais e representantes de campo CPG

  • Economia de tempo e mão de obra resultante da capacidade de acelerar rapidamente com acesso ao histórico de desempenho da loja.
  • Repositório central para armazenar dados que podem ser acessados em qualquer dispositivo a qualquer momento.
  • Revise facilmente o histórico de desempenho para aconselhar e envolver os funcionários da loja. Use os dados para orientar o gerente/franqueado da loja.
  • Acompanhe inaceitáveis repetidos, tendências e compare a loja com o distrito.
  • Atribua e rastreie a resolução de itens não compatíveis sem e-mails de ida e volta e repita as chamadas de acompanhamento.

Franqueados e Gerentes

  • Acesso a imagens e documentos de melhores práticas em um repositório central juntamente com dados de desempenho.
  • Relatórios fáceis de usar que extraem dados para sua localização específica para fins de revisão e comparação.
  • Capacidade de auto-identificar áreas de melhoria.
  • Economia de tempo para novos gerentes e franqueados para acelerar rapidamente o histórico, o desempenho e os padrões da marca da loja.

Clientes

  • Experiência aprimorada devido à execução consistente de merchandising, serviço e padrões de saúde e segurança.
  • Frustração reduzida, pois os produtos são fáceis de encontrar porque a loja é bem organizada com prateleiras abastecidas.
  • Redução de reclamações de clientes.
  • Construindo a fidelidade à marca. Os clientes retornam às lojas que são bem administradas.

Como implementar um programa de auditoria de varejo

Pronto para instituir auditorias de varejo em seus locais? Se você tem 5 ou 50.000 locais, implementação de um programa de auditoria de varejo não precisa ser demorado ou difícil.

  1. Defina o escopo de seus dados. O que você quer saber sobre suas lojas? O que você quer que suas lojas saibam sobre as melhores práticas da empresa, padrões de operações, expectativas de merchandising, padrões de serviço, etc.? Os dados brutos ou agregados são mais importantes para a tomada de decisão da sua empresa? Você precisa dos dois tipos?
  2. Decida quem envolver. Quem fará a auditoria? Quem visualiza quais dados? Você incluirá todas as lojas ou apenas algumas?
  3. Construa seu formulário. Defina os padrões e comunique claramente as expectativas. Anexe fotos e documentos de práticas recomendadas para fornecer ilustração adicional.
  4. Lançar o formulário em pequena escala. Use um grupo de amostra de locais para “test drive”, vet e forneça feedback no formulário. Isso se chama “calibração.”
  5. Implante o programa e acompanhe os resultados.
  6. Decida se você deseja automatizar. Os formulários em papel e os acompanhamentos por e-mail podem atender às suas necessidades? O papel e o e-mail serão dimensionados com o seu negócio? Você pode acompanhar/visualizar dados brutos e agregados? Você pode filtrar e restringir seus dados para encontrar o conjunto de dados mais importante para você?

A decisão de automatizar o processo de auditoria de varejo deve considerar a atividade de sua marca e possíveis responsabilidades/custos que uma execução inconsistente/fraca pode ter na imagem e nos resultados da marca.

Como criar uma lista de verificação de auditoria de varejo

O que deve constar em uma lista de verificação de auditoria de varejo? A resposta depende o que você deseja saber sobre seus locais. Você é um varejista que está começando seu programa de auditoria do zero? Você é uma marca de CPG interessada em espaço de prateleira, precisão de preços e rastreamento de sua concorrência? Independentemente das circunstâncias específicas, aqui está uma lista de práticas recomendadas para ajudá-lo a construir seu auditoria de varejo ou Lista de verificação de merchandising CPG.

Considere os “metadados”. 

Os metadados de um formulário são as informações essenciais incluídas em todas as auditorias. Isso inclui quem está preenchendo o formulário, qual local, qual formulário (lista de verificação) e a data e hora. Com o software de auditoria de varejo, os metadados são amplamente automatizados. Essas informações são derivadas do login do usuário, lista de locais e formulários disponíveis de acordo com as configurações de segurança do usuário.

Agrupe itens em seções classificadas pelo fluxo de seus locais. 

As seções devem ser dispostas para corresponder ao fluxo natural da caminhada da loja. Isso significa mover-se do exterior, passar pelos corredores e, finalmente, entrar na parte de trás da loja. A configuração do formulário em relação ao fluxo natural da caminhada da loja economiza tempo. Além disso, é mais intuitivo para o auditor.

Pense em itens “não aplicáveis”. 

Um benefício do software de auditoria de varejo é a capacidade de “ocultar” itens que não são aplicáveis a todos os locais. Por exemplo, todos os locais podem não ter um drive-thru. A capacidade de desativar seções ou itens inteiros em determinados locais também economiza tempo e é mais intuitivo para o auditor.

Certifique-se de que seu formulário tenha cobertura adequada.

Novamente, as situações podem variar, mas para gerentes de loja/gerentes distritais, o formulário deve abordar algumas ou todas as seguintes áreas (cada uma em uma seção separada):

Para representantes de CPG visitando locais, o formulário deve abordar algumas ou todas as seguintes áreas (cada uma em uma seção separada):

  • Prateleiras (espaço, localização, aderência aos planogramas, preços, nível de estoque, SKUs)
  • Concorrência (promoções, fachadas, preços)
  • Promoções (sinalização, displays, lixeiras, luminárias)
  • Funcionários (treinamento, conhecimento do produto, serviço)
  • Parte de trás da loja (inventário, armazenamento adequado, rotação)

Evite grandes seções. 

O uso de um número maior de seções pequenas ajuda na entrada de dados no celular/tablet. Além disso, o uso de seções menores e mais específicas resulta em relatórios granulares e significativos.

Use os pontos estrategicamente.

 Embora todos os itens possam ser importantes, alguns são mais importantes que outros; alguns itens são fundamentais para o sucesso da sua empresa. Por exemplo, esterilizar equipamentos clínicos. Se você optar por pontuar seus itens, atribua o valor do ponto de acordo.

Seja descritivo, específico e visual.

 Os padrões devem ser diretos e inequívocos. Em vez de usar palavras vagas como “bom” ou “recente”, use detalhes específicos. Em vez de "Exterior parece bom" especifique "O estacionamento e as passarelas estão livres de detritos, o paisagismo é limpo e não está coberto de vegetação, as portas e janelas estão livres de manchas e em boas condições de funcionamento".

Se você estiver usando um software de auditoria de varejo, poderá anexar uma imagem ou documento de melhores práticas a um item para ilustrar ou explicar explicitamente o padrão. Seu auditor também pode anexar fotos para demonstrar conformidade ou não.

Pense na frequência. 

Algumas empresas podem realizar até uma auditoria por semana ou até mesmo fazer a autoauditoria dos gerentes de loja diariamente. Outros podem visitar apenas uma vez por trimestre. Algumas empresas usam um formulário para capturar dados sobre os padrões básicos algumas vezes por ano e usam um formulário diferente para auditar com mais frequência promoções especiais ou mudanças sazonais.

"Calibrar" sua forma. 

Discuta o(s) formulário(s) com suas equipes de operações/merchandising. Reúna seus comentários e contribuições. Pense no seu formulário como uma ferramenta de auditoria e como veículo de treinamento. Depois de receber feedback, refaça seu formulário de acordo.

Compre ou Construa.

 Decida se você deseja criar seu próprio software de auditoria ou comprar uma solução de auditoria de varejo pronta para uso.

Tipos de auditorias de varejo

Varejistas e marcas de CPG podem realizar vários tipos de auditorias: operações, merchandising, prevenção de perdas, saúde e segurança, treinamento, instalações, etc. Abaixo, definimos quatro dos tipos mais comuns de auditorias de varejo.

Auditorias de merchandising

Tanto os varejistas de várias unidades quanto as marcas de CPG investem uma grande quantidade de recursos em branding, sinalização e displays. Marcas usam auditorias de merchandising para rastrear a execução de programas na loja.

Falta de execução na loja pode ser caro, com merchandising abaixo do ideal levando a uma perda de vendas brutas de 1%. De maneira geral, a conformidade da tela pode ser tão baixa quanto 40%.

As auditorias de merchandising podem ser divididas em duas categorias abrangentes:

  1. Auditorias de prateleira (conformidade do planograma, sem furos no produto, revestimentos, preços, SKUs corretos)
  2. Auditorias promocionais (programas sazonais, sinalização de apoio, exibições/anúncios especiais, preços especiais, conscientização e conhecimento dos funcionários sobre a promoção)

É uma prática recomendada de varejo para varejistas de várias unidades combinar auditorias de merchandising com auditorias de apresentação e limpeza geral da loja para garantir que os clientes tenham uma experiência ideal.

Auditorias de Prevenção de Perdas

As auditorias de prevenção de perdas são projetadas para minimizar o desperdício, vandalismo, roubo e risco. Tomando um prevenção vs. reação A abordagem reduz disrupções dispendiosas, protege a marca e ajuda a construir a relação entre a sede e a loja. As auditorias de prevenção de perdas colocam sua política na frente e no centro e tornam o processo transparente para as lojas.

De acordo com especialistas em varejo, os funcionários são a melhor linha de defesa. Auditorias de prevenção de perdas reforçar o treinamento anterior dos funcionários, demonstrar que a prevenção de perdas é uma prioridade da empresa e oferecer a oportunidade de os funcionários fazerem perguntas.

Auditorias de Saúde e Segurança

Auditorias de saúde e segurança garantir a conformidade com os regulamentos governamentais e o manuseio adequado do produto para proteger as empresas de ações judiciais, reclamações, eventos de mancha de marca e outras interrupções dispendiosas.

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Essas auditorias não se limitam aos campos de foodservice. As farmácias devem garantir que os medicamentos sejam armazenados, protegidos e dispensados adequadamente. Os canteiros de obras precisam monitorar equipamentos, sinalização e barreiras adequados à medida que o trabalho avança para manter os trabalhadores e o público seguros.

Os varejistas de móveis devem manter os cabos, escadas para beliches e decoração protegidos adequadamente. Os distribuidores devem monitorar a segurança do trabalhador e garantir que o pessoal da entrega e do armazém levante e mova os produtos corretamente para evitar ferimentos.

As auditorias de saúde e segurança devem ser realizadas rotineiramente, com questões críticas sempre fazendo parte de cada auditoria. Isso apoiará as melhores práticas operacionais e o treinamento de funcionários.

A rotatividade no varejo pode ser alta, portanto, uma ênfase regular em saúde e segurança mantém todos envolvidos e informados.

Auditorias de Análise Competitiva

As auditorias de análise competitiva são mais comumente conduzidas por fabricantes de CPG para rastrear a atividade da concorrência em uma vertical específica. Para aproveitar ao máximo uma auditoria de análise competitiva, é fundamental que você considere cuidadosamente o escopo e os dados que deseja coletar antes de enviar seus representantes para o campo.

  • Escolha seu produto. Os CPGs geralmente fabricam mais de um tipo de produto. Primeiro, considere qual produto específico você deseja conhecer. Em seguida, identifique seus 2-4 principais concorrentes diretos para esse produto. Se você estiver interessado em coletar dados sobre vários produtos, certifique-se de que cada produto tenha sua própria seção em seu formulário.
  • Considere o que você quer saber. Você está interessado na estratégia de preços de seus concorrentes? Promoções e ofertas especiais? Como eles definem e falam sobre o produto? Número de faces? Localização do produto e displays POP?
  • Pense onde você vai visitar. As marcas de CPG podem ter suas mercadorias em milhares de locais. Você visitará todos os locais ou uma amostra seletiva?
  • Consulte seus parceiros de varejo. Antes de sair da loja, consulte seus parceiros de varejo e funcionários no local. Os funcionários são propensos a recomendar um concorrente sobre o seu produto? Funcionários conhecedores do seu produto? Eles estão bem informados sobre o produto do seu concorrente? Lembre-se, uma colaboração bem-sucedida e um relacionamento positivo com seus parceiros de varejo podem aumentar taxas de estoque de prateleira em 5-8% e reduzir os custos de fabricação em 5-15%!

Para obter dicas para promover uma melhor colaboração com seus parceiros de varejo, consulte: 5 dicas para melhorar a colaboração do CPG e do varejista e Demonstrações na loja melhoram a colaboração do CPG e do varejista.

Listas de verificação de auditoria de varejo específicas do setor

O blog Bindy oferece uma série de listas de verificação de auditoria de varejo específicas do setor:

Como conduzir uma auditoria de varejo

As auditorias de varejo podem ser conduzidas por qualquer funcionário de uma empresa, mas geralmente são realizadas por um gerente distrital ou regional, um franqueado, um representante de campo CPG ou um cliente misterioso. Abaixo está um resumo de como realizar uma auditoria de varejo.

Agende a auditoria 

Se você estiver usando um software de auditoria de varejo, use o calendário integrado para escolher o local e o formulário. Algumas auditorias são anunciadas (a notificação é enviada ao gerente da loja), enquanto outras são “sem aviso prévio”. Auditorias sem aviso prévio permitem que o gerente distrital avalie a conformidade da loja com os padrões sem preparação ou treinamento adicional.Agenda Bindy Agenda Visits.png

Prepare-se para a auditoria 

Revise a última auditoria do local para verificar o desempenho. Certifique-se de saber os nomes dos atuais administradores e proprietários no local. Compile quaisquer observações ou perguntas. Essas notas podem ser inseridas nos comentários gerais da auditoria agendada para que você possa consultá-las quando chegar.

Faça a auditoria

 Leve o ponto de vista do seu cliente, começando pelo exterior e entrando e passando pelo interior. É uma prática recomendada projetar seu formulário de acordo com o fluxo natural da loja. Embora o software de auditoria de varejo permita que você salte facilmente entre as seções, configurar o formulário de acordo com o fluxo natural do local economiza tempo e é mais intuitivo.

Pense em quem usa o formulário na loja. Os gerentes distritais terão prioridades que diferem de um representante de campo de bens de consumo embalados (CPGs). Projete seu formulário e itens (perguntas) de acordo.

Alterne os dispositivos, se necessário. 

Se você prefere trabalhar em dispositivos móveis, PC ou tablet, escolha um software de auditoria de varejo independente de dispositivo. Isso significa que você poderá iniciar, retomar e concluir a auditoria no dispositivo mais confortável para você, sem problemas ou atrasos.

Inclua fotos e notas. 

A maioria das pessoas responde fortemente aos recursos visuais. As fotos fornecem evidências inconfundíveis de sucesso e deficiências.

Criar um plano de ação para atribuir e resolver problemas

 Um plano de ação é uma continuação da auditoria focada na resolução de problemas de não conformidade. Os planos de ação reúnem todos os itens não conformes e os atribuem a uma pessoa específica com uma data de vencimento específica para resolução.

Planos de ação são uma excelente maneira de economizar tempo e dinheiro em sua empresa. Na Bindy, os planos de ação eliminam a demorada comunicação ad-hoc entre a loja e a matriz.

Eles capacitam os gerentes distritais/representantes de campo para trabalhar em colaboração com as lojas, compartilhando notas e verificando imagens. A Bindy permite que a matriz rastreie a resolução do plano de ação em tempo real e faça recomendações de resolução.

Obtenha o buy-in da loja

 Quando a auditoria estiver concluída, peça à loja que “reconheça” a auditoria. A confirmação é uma assinatura eletrônica e permite que a loja aceite a responsabilidade pelos resultados da auditoria. O reconhecimento também oferece uma oportunidade para a loja comentar sobre a auditoria. Isso garante um fluxo de comunicação da loja até a matriz.Bindy Retail Audit Software Acknowledgment.jpg

Compartilhe seus resultados

 Deve ser fácil compartilhar os resultados com a loja, a sede e quaisquer outras partes interessadas relevantes. O software de auditoria de varejo permite que todas as partes interessadas com permissão de segurança visualizem, interajam e executem relatórios para a auditoria.

Acompanhamento do plano de ação

 Você pode acompanhar por telefone ou e-mail. No entanto, com o software de auditoria de varejo, você pode economizar tempo considerável com comunicação de lembrete automatizada e relatórios que permitem rastrear planos de ação concluídos, atrasados e pendentes com um clique.

Planeje sua próxima auditoria

Repita o ciclo. As visitas regulares às lojas promovem os padrões da sede e melhoram as operações e a execução do merchandising. Isso resulta em maior satisfação do cliente e aumento de vendas.

Plano de Ação de Auditoria de Varejo

o plano de ação é um veículo para melhoria e uma forma de fechar o ciclo de deficiências (itens não conformes). Os planos de ação designam um indivíduo responsável por resolver um problema específico em um local específico.

Atribuir a cada item não compatível uma data prevista para resolução promove a propriedade e a responsabilidade no nível da loja. Usando software de auditoria de varejo, a matriz pode fornecer recomendações de planos de ação para promulgar padrões de resolução.

Os planos de ação eliminam a demorada comunicação de vai-e-vem e ad-hoc. Gerentes de distrito/representantes de campo e lojas podem trabalhar de forma colaborativa adicionando e compartilhando notas e fotos.

O sucesso no varejo depende da execução no nível da loja. Por design, o plano de ação é a execução em ação. Isso é a ferramenta chave para resolução no nível de loja e uma área importante para gerar economia de mão de obra e maior retorno sobre o investimento.

Como calibrar um programa de auditoria de varejo

Um formulário pensado e testado em campo está no centro de qualquer programa de auditoria de varejo bem-sucedido. Os dados da loja que você deseja coletar determinarão o escopo do formulário (padrões operacionais, programas sazonais, saúde e segurança, execução de displays POP, etc.).

Ao lançar seu programa de auditoria de varejo ou um novo formulário, é importante reservar um tempo para examinar ou calibrar o formulário com um grupo de amostra de usuários e locais antes do lançamento geral. Fazer isso antes de lançar seu formulário em todos os locais economiza tempo, dinheiro e frustração mais tarde.

Ganhar visibilidade em seus sites também os torna responsáveis

Calibrar o formulário

  1. Comece com um segmento chave de usuários e locais. O formulário deve fornecer cobertura para todas as áreas de interesse da empresa e ser apresentado de forma a otimizar o tempo do gerente distrital/representante de campo durante a visita.
  2. Use o formulário no campo. A matriz pode achar que a redação e o layout do formulário estão corretos, mas o uso real em um local é a melhor maneira de identificar inadequações:
  • Linguagem pouco clara
  • O layout requer muito salto para o auditor
  • Necessidade de fotos adicionais de melhores práticas ou documentos de apoio
  • A pontuação não faz sentido para a loja/representante
  • Todas as seções/perguntas não são aplicáveis a todos os locais/usuários
  1. Solicite feedback e ajuste o formulário.

Calibrar a equipe

O julgamento dos gerentes distritais/representantes de campo é extremamente importante para o sucesso de qualquer programa de auditoria. No entanto, a consistência na classificação e resolução de problemas são igualmente impactantes para o sucesso do programa. A consistência desenvolve a confiança da loja na pontuação geral. A consistência também se presta a melhores relatórios e comparações entre locais e usuários.

A calibração das equipes envolve o treinamento do pessoal sobre os padrões e expectativas da empresa para tratamento e classificação de não conformidades. Os gerentes distritais/representantes de campo precisam estar preparados para lidar com questões pessoais e comerciais às vezes delicadas e confidenciais.

O software de auditoria de varejo pode ajudar a reforçar o treinamento com documentos de apoio anexados a formulários no nível de seção ou item (pergunta) e fazer recomendações de planos de ação.

Como gerenciar as expectativas de auditoria de varejo

A maioria dos gerentes/franqueados se orgulha de seu trabalho e faz o possível para executar os padrões da marca. Receber uma pontuação baixa em uma auditoria de varejo pode ser muito difícil de lidar e provocar fortes emoções.

Ajudar um local a gerenciar as expectativas começa antes mesmo da auditoria ocorrer. Cabe à matriz definir o tom e comunicar o objetivo do programa de auditoria.

Um programa de auditoria de varejo não visa atingir a perfeição. Ocorre erro humano, rotatividade acontece e mudanças inesperadas precisam de atenção. Não é incomum que até mesmo os melhores gerentes/franqueados deixem cair uma bola ou duas ocasionalmente.

O objetivo de um programa de auditoria de operações, prevenção de perdas ou merchandising não é atingir uma pontuação alta, é melhorar a execução dos padrões da marca, o que resulta em vendas aprimoradas e um aumento nos resultados.

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Crédito da imagem: Shutterstock

Tratar as auditorias de varejo como check-in de “irmão mais velho” não é útil. Em vez disso, afirme claramente que as auditorias de varejo representam uma oportunidade de aprender, desenvolver, fazer perguntas e esclarecer padrões e melhorar a loja.

Para garantir consistência na classificação e promover a confiança no processo de auditoria, seja o mais claro possível sobre como os itens do formulário devem ser pontuados. Não é uma prática recomendada perguntar: “Em uma escala de 1 a 5, a loja está limpa?” Em vez disso, inclua documentação de práticas recomendadas e recomendações sobre como exatamente uma pontuação de 1 se parece com uma pontuação de 5.

Melhor ainda, faça perguntas específicas: “A loja foi aspirada antes de abrir e depois de fechar?” “Os wobblers das prateleiras estão livres de rasgos, dobras e descascamentos?” “O vendedor agradeceu ao cliente pela compra e o convidou a retornar?”

Como ajudar as lojas a processar uma pontuação baixa

Não é incomum que uma pontuação baixa evoque emoções fortes. Para ajudar as lojas a processar uma pontuação baixa, mude a conversa de uma falha para outra sobre oportunidade.

  1. Não fique obcecado com a pontuação. A perfeição é indescritível na vida e no varejo. O processo de auditoria de varejo não se trata de obter uma pontuação perfeita na primeira vez ou todas as vezes. Lembre as lojas de que um programa de auditoria de varejo se concentra na melhoria e no crescimento.
  2. Não desperdice a oportunidade. Após uma pontuação baixa, o gerente distrital pode orientar a loja, implementar treinamento adicional e ajude a loja a melhorar. Os gerentes/franqueados têm a oportunidade de recalibrar e priorizar o branding, a execução e a liderança pelo exemplo quando se trata de padrões. Os funcionários da loja podem se envolver, crescer profissionalmente assumindo responsabilidades e se orgulhar de melhorar a loja.

Excel vs. Software de Auditoria de Varejo

Muitos varejistas que monitoram a conformidade da loja com os padrões da empresa continuam a depender de suporte por papel, e-mail e telefone. Embora o telefone e o e-mail sejam métodos de comunicação onipresentes, nenhum deles foi projetado para ser bidirecional, rastreável ou reportável.

Usando Excel ou papel para seus formulários pode ser lento e trabalhoso. As pontuações devem ser contabilizadas, os dados coletados, inseridos e compartilhados, vários e-mails devem ser enviados para relatar deficiências. Uma auditoria concluída na mesa de alguém não ajuda em nada uma empresa que precisa de dados atualizados para tomar decisões de negócios informadas.

ROI para software de auditoria de varejo

As auditorias de varejo têm benefícios mensuráveis dentro e fora da empresa. Para as empresas que continuam a contar com papel/Excel, automatizar os programas de auditoria de varejo com software demonstra o ROI apenas na melhoria do processo e dá a todos os níveis da empresa acesso aos dados instantaneamente.

O software de auditoria de varejo economiza 145 minutos por auditoria por loja.

Gráfico de economia de tempo
  • O agendamento da auditoria e notificação das lojas é automatizado.
  • Revise auditorias anteriores rapidamente usando relatórios em vez de vasculhar papel/e-mail e criar um resumo.
  • Os formulários são intuitivos: mostram apenas itens (perguntas) aplicáveis ao local e ao usuário.
  • Em seguida, a pontuação é automática.
  • Os dados não precisam de resumo, mas estão disponíveis para todos os níveis em tempo real.
  • Com um clique, os planos de ação são criados automaticamente para todos os itens não conformes identificados durante a auditoria.
  • Atribuir planos de ação e tarefas. O software acompanha automaticamente as responsabilidades vencidas.
  • Acompanhe a conclusão de qualquer lugar, a qualquer momento com relatórios simples

Para a empresa, o software de auditoria de varejo elimina o custo de entrada de dados, envio de formulários em papel e armazenamento físico de dados. O software oferece às marcas a capacidade de ajustar formulários rapidamente e elimina os custos de distribuição.

Os criadores de formulários podem trabalhar de forma colaborativa com sua equipe em uma única plataforma para calibrar o formulário, em vez de compartilhar por e-mail e aguardar uma resposta.

A matriz pode lidar com emergências e mudanças inesperadas (recall de produtos, mudanças de regulamentos, quebra de equipamentos, revisão viral negativa do cliente) para qualquer nível de pessoal instantaneamente com o gerenciamento de tarefas.

O software de auditoria de varejo economiza dinheiro perdido com má execução.

O custo de merchandising abaixo do ideal é de aproximadamente 1% das vendas brutas do produto. O sucesso se resume à execução adequada.

O software de auditoria de varejo reduz a perda associada a roubo, fraude, vandalismo e desperdício.

Um estudo recente da National Retail Federation (NRF) descobriu uma taxa média de encolhimento de 1.44%, custando “à economia de varejo geral dos EUA $48,9 bilhões”.

  • As empresas que implantam processos eficientes podem fazer mais com menos. Quase 8% dos departamentos de prevenção de perdas estão vendo orçamentos diminuem em 20% em 2018.
  • Use o software de auditoria de varejo para distribuir políticas de prevenção de perdas e revisar testes para garantir que os padrões sejam entendidos no nível da loja.
  • Os módulos de gerenciamento de tarefas permitem que as marcas atribuam e acompanhem a revisão da política de LP.
  • Distribua rapidamente atualizações da política de prevenção de perdas.
  • O software de auditoria de varejo fornece um histórico de due diligence caso ocorra um incidente crítico.

O software de auditoria de varejo protege a empresa

As auditorias protegem as empresas de reclamações, multas e ações judiciais devido a violações de saúde e segurança.

  • 70% de pequenas empresas de varejo se sentem sobrecarregadas por regulamentos governamentais, incluindo diretrizes de segurança e regulamentos trabalhistas.
  • Mudar o comportamento dos funcionários comunicando claramente as normas de saúde e segurança.
  • Use o gerenciamento de tarefas para atribuir a manutenção essencial do equipamento.
  • Anexe atualizações de políticas e regulamentos ao formulário para que as informações sejam facilmente acessíveis.
  • Demonstre a devida diligência para preparação para desastres e emergências com um histórico de auditoria eletrônico de fácil acesso para cada local.
Crédito da foto: Pixabay

Software de Auditoria de Varejo – Comprar vs. Construir

Você deve construir seu próprio software de auditoria de varejo sob medida ou comprar software? Considere os fatores que precisam orientar sua decisão:

  • Tempo de colocação no mercado
  • Retorno do investimento
  • Valor e benefícios

Quanto custará desenvolver uma solução interna?

Peça ao seu departamento de TI para lhe fornecer uma estimativa. Se eles não estimaram com precisão os custos no passado, lembre-se de “preencher” a cotação de acordo. Se a TI forneceu estimativas precisas, agora você tem seu número-alvo a ser superado ao pesquisar soluções de software.

Quanto vai custar para manter?

Além do custo inicial de desenvolvimento, considere os custos contínuos de produção e atualização de documentação, suporte, desenvolvimento contínuo para responder às mudanças técnicas e de mercado e se você precisar de funcionários adicionais.

Lembre-se, com soluções internas, 70% dos custos de software ocorrem após a implementação.

Sua própria solução realizará o que você precisa?

Funciona em todos os tipos de dispositivos? O calendário está integrado com o Outlook? Você tem os relatórios necessários para fornecer dados brutos e agregados, rastrear tendências, comparar locais e acompanhar facilmente problemas não resolvidos? Será intuitivo de usar? Você solicitou feedback de sua equipe de operações ou merchandising para entender seus recursos obrigatórios?

Compare recursos.

Depois de conhecer seus recursos obrigatórios, compare maçãs com maçãs com soluções prontas para compra. Atender 75% de suas necessidades com uma solução básica só criará frustração e apagará quaisquer benefícios que você poderia ter obtido com a automação.

Quais são os benefícios de comprar?

A concorrência no espaço de software é acirrada e você pode ter certeza de que o mercado eliminará soluções inadequadas. Além disso, para acompanhar o mercado, os fornecedores de software devem manter sua vantagem e atualizar e responder continuamente às tendências e tecnologias em mudança.

Aproveite os testes gratuitos!

Garanta que a solução seja intuitiva e atenda às necessidades de locais, representantes e sede. É importante para nós que você tome uma decisão informada. Para isso, preparamos um lista de fornecedores operando neste espaço.

O varejo está sempre mudando. Volte aqui para atualizações contínuas de fatos e recursos!

3 thought on “Retail Audits – The Definitive Guide

  1. Provavelmente o artigo mais abrangente sobre auditorias de varejo e operações de loja que consegui encontrar. Bom trabalho.

  2. Artigo maravilhoso. Eu gosto muito do seu blog sobre Auditor de varejo. Obrigado por esta informação e aguardando mais atualizações.

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