A execução eficaz de varejo e hospitalidade requer certos componentes, primeiro comunicação, segundo gerenciamento de tarefase terceiras auditorias/avaliações. Nesta postagem, nos concentramos em auditorias e avaliações.
Uma auditoria de varejo ajuda as marcas de varejo e hotelaria a executar padrões, programas e políticas de marca em áreas como operações, merchandising, prevenção de perdas, saúde e segurança em todas as lojas, na íntegra e dentro do prazo. A auditoria é por vezes chamada de avaliação, inspeção ou simplesmente visita. Na verdade, às vezes uma auditoria nem é uma auditoria. Você só precisa coletar informações ou arquivos do campo.
Contudo, uma auditoria não é apenas uma lista de verificação, não acontece no vácuo. Uma boa auditoria precisa de um fluxo de trabalho sólido. Também requer tecnologias de suporte para conectar sua equipe de campo e locais, de maneira eficaz em termos de custo e tempo.
Ilustraremos esse ponto com o uso de Bindy, a plataforma líder de execução de sites dos setores de varejo e hotelaria.
Bindy implementa um fluxo de trabalho de execução de site de circuito fechado de ponta a ponta. Ele permite que as marcas se comuniquem, executem, verifiquem e remediem dentro do prazo e na íntegra, em todos os locais.
Aqui está o fluxo de trabalho de auditoria/avaliação/inspeção da Bindy.
Etapa 1: criar formulários
Crie formulários acionáveis personalizados com o Form Builder ou construa formulários no Excel e carregue-os. Você pode criar seus próprios formulários ou obtê-los na biblioteca de formulários do sistema.
Cada formulário representa um determinado programa. Pode ser um programa de operações ou uma iniciativa de merchandising/sazonal. Pode ser um programa de prevenção ou segurança de perdas.
Um formulário representa quaisquer informações, dados, fotos, vídeos ou arquivos que você deseja coletar em seus sites.
Defina suas permissões e restrições. Escolha quem da sua equipe pode usar o formulário, quando e onde pode usá-lo.
Um formulário pode ser uma autoavaliação a ser preenchida pelo gerente da loja ou pelo gerente geral do hotel uma vez por semana. Outro formulário pode ser preenchido pelo gestor do distrito ou agrupamento uma vez por trimestre. Você controla o acesso, a frequência e as datas de vigência formulário por formulário.
Usando o módulo integrado de marcação de sites, direcione sites, formatos e/ou usuários específicos com formulários, seções e itens específicos (se necessário). Nem todos os formulários podem ser aplicáveis a todos os sites. Você controla isso.
Ilustre os itens com imagens de melhores práticas e inclua anexos. Uma imagem vale mais que mil palavras. Isto é particularmente útil para visual merchandising. Não diga apenas ao campo qual é o padrão, mostre-lhes.
Use lógica condicional para detalhar as causas raízes. Se “Última inspeção de incêndio com mais de 6 meses” foi respondida sim, acione um item para coletar o último relatório de inspeção de incêndio registrado, por exemplo.
Especifique se fotos e vídeos são obrigatórios.
Para melhores resultados, calibrar o formulário com sua equipe.
🚀 Especialista
Dica bônusA execução eficaz de varejo e hospitalidade requer certos componentes, primeiro comunicação, segundo gerenciamento de tarefase terceiro auditorias / avaliações.
Passo 2: Agendar visita(s)
Use o calendário para agendar inspeções pontuais ou recorrentes. Escolha o local, o formulário adequado e se a fiscalização deve ser repetida.
Enviar notificações (sujeito a visita anunciada ao site ou uma visita “surpresa”). Exporte a visita agendada para o Outlook, se necessário.
Etapa 3: Realizar uma visita/inspeção
Bindy apresenta recursos avançados de coleta de dados. As visitas ao local podem ser realizadas em em tempo real ou off-line em qualquer dispositivo móvel, laptop ou tablet. As visitas ao local são auxiliadas por geolocalização e delimitação geográfica, descrições de itens, fotos de melhores práticas e anexos.
Você pode tirar fotos e enviar vídeos durante a visita. Ao contrário das “fotos de melhores práticas” adicionadas aos itens quando o formulário foi criado, estas são fotos de campo de como era esse item, neste site, neste dia.
Você também pode coletar arquivos e anexos como parte da visita. Isto poderia ser um comprovante de seguro, por exemplo, um certificado de segurança em PDF ou dados brutos de vendas em Excel.
O sistema reconhece a lista de lojas e a hierarquia, portanto, se um gestor distrital estiver afiliado a 30 locais, este gestor distrital só poderá visitar e gerar relatórios sobre esses 30 locais.
Observe que a pessoa ou função designada para conduzir a visita (também visualizá-la, assiná-la, ser notificado, etc…) não é estática. Varia de acordo com o formulário, dependendo dos objetivos de negócios de cada formulário. Por exemplo, você pode ter uma “Revisão Trimestral de Operações” conduzida pelo Gerente Distrital e assinada pelo Gerente da Loja. Você também pode ter uma “Lista de Verificação de Abertura Diária” conduzida pelo Gerente Assistente da Loja, efetivamente como uma autoavaliação, e que pode ser visualizada pelo Gerente da Loja e pelo Gerente Distrital. Cada formulário representa um fluxo de trabalho personalizável que é criado quando o formulário é criado.
Passo 4: Crie um plano de ação
o plano de ação é gerado automaticamente extraindo todos os itens não conformes da visita.
O plano de ação permite que o usuário que realiza a visita atribua ações corretivas, um responsável e uma data prevista para cada área problemática.
E-mails e notificações são enviados automaticamente para aqueles com responsabilidades no plano de ação. Isso também aparece em seus painéis e em relatórios de itens pendentes, incluindo o tempo de conclusão.
Os gerentes distritais e proprietários/franqueados/gerentes podem inserir suas próprias notas e visualizar as notas uns dos outros, tornando a resolução de problemas colaborativa e transparente.
Fotos de verificação podem ser adicionadas a cada item.
Passo 5: assine a visita
O sistema permite que a marca designe vários usuários que podem assinar e “assinar” a visita formulário por formulário. Isso fornece um registro de integridade e impede a visita de futuras edições. Assine a visita eletronicamente com qualquer dispositivo touch screen (ou até mesmo um mouse!).
Passo 6: Rastreamento e acompanhamento
Bindy possui monitoramento integrado para tarefas e responsabilidades “excelentes”. A qualquer momento, qualquer pessoa pode fazer login (o sistema também pode enviar notificações por e-mail) para verificar o que foi e o que não foi feito. Isso resulta em economias significativas para a organização. Uma auditoria de varejo Bindy salva a organização em 2 horas e $84.
Bindy também permite que organizações gerenciar operações remotamente e implementar “autoavaliações” de lojas e franqueados onde são realizadas economias adicionais.
Etapa 7: relatar, refinar, repetir
O retorno do investimento não termina com a recolha de dados de inspeção, ou mesmo com a aplicação de ações corretivas, é apenas onde começa.
Bindy possui análises líderes do setor e ferramentas e gráficos orientados graficamente para ajudá-lo a encontrar seus melhores e piores itens, operadores, regiões, repetições inaceitáveis e muito mais. Bindy transforma dados em informações para que você possa tomar decisões de negócios informadas.
Identifique tendências, pontuações médias, piores e melhores desempenhos e muito mais. Com essas informações, a organização pode ajustar ainda mais o(s) formulário(s) e repetir o ciclo de conformidade com os padrões e programas da marca.
Palavras finais
Uma boa auditoria precisa de um fluxo de trabalho sólido. Uma lista de verificação não é nada sem tecnologias de suporte para conectar sua equipe de campo e locais, de maneira eficaz em termos de custo e tempo. Implementando Bindy não é demorado nem difícil. É talvez um dos passos mais fáceis que uma marca de varejo ou hospitalidade pode tomar para impulsionar o execução de programas e padrões de marca, satisfação do cliente e vendas.
SAIBA MAIS SOBRE O BINDY
Interessado em aprender mais? Ver por que as principais marcas de varejo e hospitalidade usam Bindy para impulsionar a satisfação do cliente, a execução do merchandising, reduzir custos, aumentar a saúde e a segurança e a prevenção de perdas em todos os seus negócios.
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