O varejo sempre se move rápido, mas com o surto de COVID-19, as empresas precisam ajustar suas operações e políticas de saúde e segurança diariamente (às vezes de hora em hora). A gerência tem a responsabilidade de comunicar rapidamente as mudanças nas políticas e as melhores práticas em suas lojas.
É crucial que os funcionários trabalhem com as informações mais atualizadas para manter a si mesmos e aos clientes seguros. Veja como uma cadeia de lojas de conveniência executou uma atualização de políticas e práticas recomendadas em mais de 700 locais.
Estudo de caso: comunicar MUDANÇAS na política
o Organização Mundial da Saúde, Centro para Controle de Doenças, ou o corpo diretivo emite uma nova política de saúde e/ou procedimento de higienização. Os varejistas devem executar a atualização em diferentes departamentos, em todos os locais e em diferentes estados.
Cliente
Uma rede de lojas de conveniência com mais de 700 locais.
DESAFIO
A cadeia de lojas de conveniência precisava implementar as recentes atualizações das regulamentações governamentais. As atualizações incluíram novas políticas de higiene, saneamento e medidas de distanciamento social para varejistas essenciais. Além disso, a loja de conveniência teve que colocar sinalização, decalques, instalar vidros de proteção e implementar novos procedimentos de autoatendimento de alimentos e bebidas.
Informar os funcionários sobre as mudanças nas políticas deve ser rápido, documentado e verificado com fotos. A sede também exigia um registro verificável de quando os funcionários foram notificados, data/hora de conclusão e quaisquer etapas adicionais necessárias para cumprir as novas políticas e procedimentos.
As cadeias de e-mail e/ou listas de verificação em papel não são rápidas o suficiente. Nem fornecem garantias suficientes. É importante verificar a coordenação da distribuição e adoção de políticas em tempo real em vários locais.
Executando atualizações de política na loja
Usando um Bindy, a rede de lojas de conveniência criou formulários de inspeção personalizados para garantir que a sinalização, os decalques de distanciamento social e o vidro de proteção estejam no lugar. Eles anexaram fotos de práticas recomendadas. Dessa forma, os funcionários sabiam exatamente onde e como a sinalização e os vidros deveriam ser posicionados. Fotos obrigatórias verificaram a implementação e o posicionamento.
A matriz ajustou os procedimentos para alimentação self-service. Os gerentes regionais foram inspecionados para garantir que todos os alimentos self-service não embalados fossem removidos das prateleiras. Em vez disso, as lojas usavam alternativas pré-embaladas.
Várias novas políticas aplicadas aos postos de bebidas. Luvas descartáveis agora são fornecidas para estações de café e bebidas. As tampas descartáveis são removidas. Os funcionários agora distribuem as tampas na compra. O cliente não pode mais usar recipientes recarregáveis para bebidas.
A sede pode solicitar inspeções diárias com fotos obrigatórias para garantir que as luvas estejam disponíveis e as políticas de bebidas sejam adotadas. Eles também podem anexar explicações de políticas e FQAs diretamente aos formulários para que os funcionários possam responder às perguntas dos clientes.
Lembre-se, as políticas mudam. Por exemplo, os órgãos governamentais ajustaram o número máximo de pessoas permitidas em uma loja. Ao usar um aplicativo de comunicação de varejo, a matriz pode implantar formulários atualizados em todas as lojas. Além disso, a matriz pode solicitar inspeções para verificar a implementação da política atualizada.
Implementar atualizações de política com software
Ao enfrentar uma crise, os funcionários precisam de informações atualizadas para proteger os clientes, a si mesmos e a marca. Aqui estão algumas maneiras Bindy pode ajudar a matriz a implantar atualizações de políticas e procedimentos e garantir a implementação.
implementar com gerenciamento de tarefas
Atribuir tarefas para realizar novas políticas e procedimentos de saúde e segurança no varejo. Por exemplo, muitas lojas de conveniência estão removendo alimentos/bebidas self-service e substituindo-os por opções pré-embaladas. Além disso, as lojas estão fornecendo às estações de alimentos e bebidas equipamentos de proteção descartáveis, como escudos, luvas e pinças. Para implementar novas políticas de food service, a matriz pode criar tarefas.
O uso de um sistema de gerenciamento de tarefas criado para o varejo para distribuir políticas e procedimentos ajuda as marcas a reagir rapidamente e garantir a adoção.
A matriz pode criar tarefas únicas ou múltiplas em menos de alguns minutos. Eles podem atribuir uma data de vencimento e enviar a tarefa aos funcionários relevantes. Anexe fotos de práticas recomendadas e documentos de políticas de suporte diretamente à tarefa. As tarefas são acessíveis em qualquer dispositivo.
Em seguida, os funcionários podem anexar suas próprias fotos para comprovar a execução e a implementação da política, deixar anotações e marcar a tarefa como concluída. Bindy rastreia automaticamente o usuário, localização, data e hora.
implementar com gerenciamento de conteúdo
A comunicação interna é fundamental durante uma crise, e os especialistas concordam que é melhor comunicar cedo e muitas vezes. Manter toda essa comunicação em uma única plataforma aumenta a probabilidade de os funcionários se envolverem. Com Bindy gestor de conteúdos, a sede pode compartilhar notícias organizacionais e atualizações de políticas. As informações acionáveis podem ser atribuídas como uma tarefa.
Por exemplo, muitas lojas de conveniência estão atualizando as políticas de lavagem e limpeza das mãos. A sede pode criar atualizações e incluir vídeos e arquivos de treinamento sobre lavagem das mãos. O gerenciador de conteúdo fornece recibos de leitura, para que a sede saiba quando os funcionários se envolveram.
implementar com ações corretivas
Quando a implementação falhar, atribua uma ação corretiva. Anexe fotos para ilustrar a não conformidade. Quando resolvido, os usuários finais também podem anexar fotos para demonstrar a resolução.
Execute relatórios rapidamente de qualquer lugar, em qualquer dispositivo para monitorar ofensas repetidas ou rastrear a resolução em tempo real.
Há muitas coisas fora do controle dos varejistas no momento. Quando se trata de superar uma crise, é importante se concentrar no que você pode fazer. Os varejistas podem manter as lojas informadas e operando com segurança. Bindy pode ajudar.
Para mais COVID-19 recursos e recomendações de melhores práticas, consulte o Blogue do Bind.
- Lista de verificação de bem-estar do funcionário
- Lista de verificação de coronavírus (COVID-19) para varejo e hotelaria
- 5 maneiras de apoiar funcionários e clientes durante o COVID-19
- COVID-19: Guia de recursos para reabertura de lojas
OUTROS RECURSOS DE Gerenciamento de Tarefas de Varejo
Consulte o Categoria de gerenciamento de tarefas de varejo para instruções e práticas recomendadas para gerenciamento de tarefas de varejo e hospitalidade.
