Os fundos de investimento imobiliário de médio a grande porte são mais vulneráveis a fraudes em suas operações de estacionamento do que empresas imobiliárias menores e os efeitos podem ser mais devastadores para o resultado final.
Os tipos de fraude que os proprietários e administradores de imóveis precisam estar cientes geralmente se enquadram em quatro categorias: roubo de dinheiro, roubo de validação (cupons de desconto), fraude de demonstrações financeiras e abuso de acesso mensal ao parker. O roubo de dinheiro ou apropriação indébita do dinheiro coletado constituem a maioria das atividades fraudulentas, no entanto, a fraude de demonstrações financeiras está crescendo no mercado.
Essas atividades ilegais, seja roubando dinheiro diretamente, vendendo cupons de desconto de validação por dinheiro ou administrando mal os cartões mensais de acesso ao estacionamento, geralmente são feitas diretamente pelos atendentes do estacionamento. Esta é uma realidade difícil para muitos REITs comerciais, que muitas vezes constroem um longo relacionamento de confiança com seus operadores de estacionamento ao longo de muitos anos.
O outro tipo primário de fraude envolve relatórios de demonstrações financeiras, como propinas/pagamentos de subcontratados de estacionamento (por exemplo, para lavagem de energia, limpeza etc.) ou inflar despesas operacionais. Nesse caso, a alta administração de uma empresa de estacionamento se beneficia pessoalmente, embora violando suas responsabilidades éticas e legais para com seu cliente REIT.
A razão pela qual os REITs comerciais de médio e grande porte enfrentam maior risco se deve a vários fatores. Falta de treinamento, supervisão direta da equipe da propriedade ou administradores que executam várias funções em grandes portfólios dentro de prazos rígidos. Além disso, muitas vezes são construídas relações estreitas entre a equipe de atendimento e os clientes regulares, o que pode levar a casos de roubo na forma de estacionamento gratuito mensal.
Também pode haver uma falha nos procedimentos formais de supervisão dos REITs quando se trata de estacionamento, juntamente com a falta de experiência na compreensão dos relatórios de receita de estacionamento. Todos esses fatores desempenham um papel significativo na saúde fiscal geral de um ativo REIT.
Dito isto, é vital que os REITs comerciais tomem as medidas necessárias para identificar todos os tipos de fraude em seus estacionamentos e detê-la o mais rápido possível. Aqui estão 7 passos para ajudá-lo.
1. Nomear um Administrador Dedicado
Devido ao seu enorme tamanho, muitos REITs comerciais têm vários indivíduos que lidam com funções de contabilidade, como recebíveis, processamento de pagamentos, pagamento de faturas, etc., e registram essas funções em um sistema de contabilidade. Isso pode tornar muito mais fácil para casos de fraude do operador de estacionamento passarem despercebidos. Os REITs devem ter pelo menos um indivíduo treinado para supervisionar todas as funções relacionadas ao estacionamento e estar envolvido nas reuniões mensais de relatório de receita com o operador do estacionamento.
2. Conheça seu Operador de Estacionamento
Embora toda empresa se esforce para contratar fornecedores honestos, ter uma RFP/RFQ processo de estacionamento pode ajudar a evitar fraudes. Verificações de antecedentes, cartas de referência e avaliação de outros locais gerenciados por um operador de estacionamento em potencial fornecerão detalhes que não são facilmente identificados durante uma reunião presencial.
o RFP/RFQ O processo de avaliação fornece aos REITs a capacidade de solicitar detalhes sobre metodologia de relatórios financeiros, transparência e controles de auditoria interna.
Embora possa parecer contra-intuitivo, os operadores de estacionamento que cometem fraudes são frequentemente considerados os mais confiáveis por seus clientes, porque se esforçam para ajudar e ganhar confiança. Um vendedor de estacionamento operando com autonomia quase total e sem supervisão direta do REIT pode aumentar exponencialmente as chances de fraude ao longo do tempo.
3. Implementar Controles Internos
Os REITs comerciais precisam criar e manter controles internos para prevenir e detectar fraudes em seu portfólio. Isso deve incluir a revisão de dados de contas financeiras versus relatórios de equipamentos de estacionamento, atividade de contas bancárias, estabelecimento de um sistema de aprovação de várias pessoas para reembolsos de fornecedores e outras funções contábeis. Ao realizar uma auditoria regular da atividade financeira dos operadores de estacionamento, os REITs podem reduzir bastante a possibilidade de fraude.
4. Depósitos Diretos
Com a disponibilidade do banco on-line, é fácil revisar rapidamente a atividade e os extratos da conta. Ao solicitar que o operador de estacionamento deposite ambos os fluxos de receita (dinheiro/crédito de estacionamento transitório e crédito de estacionamento mensal) diretamente na conta bancária do REIT, o risco de pagamento incorreto ou pagamento a curto pelo operador é bastante reduzido.
Isso proporciona ao REIT mais visibilidade sobre as finanças do estacionamento, além de assumir o controle e eliminar qualquer atraso no pagamento do operador do estacionamento. O depósito direto também dá ao REIT uma oportunidade adicional de fazer uma revisão das receitas arrecadadas para verificar a legitimidade das despesas operacionais a serem reembolsadas ao operador de estacionamento.
5. Faça auditoria dos livros regularmente
Os REITs devem auditar rotineiramente suas instalações de estacionamento em áreas de pagamentos em dinheiro e uso de bilhetes de validação. Além disso, “auditorias pontuais” ocasionais e não anunciadas nas cobranças diárias de receita e reabastecimentos mensais do Pay on Foot podem ajudar a detectar fraudes em cenários de alto risco.
A comparação de relatórios de transações de equipamentos de estacionamento com a receita coletada reduzirá a probabilidade de fraude não identificada. Empresas terceirizadas, como Parque de Auditoria oferecem serviços de auditoria, bem como uma lista de verificação de prevenção de fraudes para ajudar os REITs a identificar riscos e desenvolver controles internos para evitar perdas.6. Tolerância Zero
Se você configurou seu REIT com medidas de prevenção de fraudes e procedimentos de relatório, você ainda deve fazer o acompanhamento revisando os relatórios de receita e despesas do seu operador de estacionamento regularmente. Para reforçar a eliminação da fraude, deve haver tolerância zero para casos de roubo por funcionários do local ou denúncia antiética pelo operador de estacionamento.
No final do dia, o REIT está pagando ao operador de estacionamento por seus serviços de gerenciamento. Se a equipe do local não pode ser confiável com dinheiro ou bilhetes de validação, quanto esforço o operador de estacionamento realmente investiu na segurança e precisão das receitas do cliente?
Nenhuma “regra de três golpes” neste. Os operadores de estacionamento devem saber que é “um e sai” quando se trata de roubo. Ao implementar essa regra, os operadores de estacionamento farão um esforço mais conjunto para garantir que as receitas de estacionamento e o uso de bilhetes de validação sejam seguros e precisos.
7. Obtenha a opinião de um especialista
Se um REIT implementou medidas de prevenção de fraude e os números ainda não batem, ou se pode haver implicações legais, pode ser prudente contratar um consultor de estacionamento e um contador profissional para realizar uma revisão mais ampla do estacionamento receitas declaradas do operador. AuditPark Services Inc. trabalha com CPAs e Certified Fraud Examiners e pode fornecer ampla ajuda na prevenção de fraudes de receita de estacionamento, detecção e, se necessário, processo judicial.
OUTROS RECURSOS AUTOMOTIVOS E DE ESTACIONAMENTO
Consulte o Categoria Automotiva e Estacionamento para listas de verificação, instruções e melhores práticas para as indústrias automotiva e de estacionamento.
OUTROS RECURSOS DE PREVENÇÃO DE PERDAS
Consulte o Categoria de Prevenção de Perdas para listas de verificação, instruções e melhores práticas para prevenção de perdas.
Sobre o autor:
Ross Frangos é o presidente e fundador da AuditPark Services Inc., uma empresa de consultoria de estacionamento com sede em Toronto ON. Ele é especialista em Solicitações de Propostas, documentos de estacionamento e auxiliando seus clientes na contratação de serviços de gerenciamento de estacionamento.
