6 maneiras de economizar tempo durante visitas e inspeções ao local

Não é segredo que as visitas ao site são extremamente importantes para suas operações de varejo. As auditorias e inspeções da loja permitem que você avalie programas e iniciativas, garanta a conformidade e até mesmo se conecte com as equipes em campo. 

No entanto, eles também podem demorar. Entre os preparativos da auditoria, o tempo de viagem, a inspeção das lojas e o acompanhamento, as visitas ao local podem levar de algumas horas a um dia inteiro, possivelmente mais. Sem mencionar que, quando realizados de forma ineficiente, os procedimentos de visita ao local são ainda mais demorados, resultando em desperdício de tempo e esforço. 

Essa é a última coisa que qualquer empresa deseja, e é por isso que você deve se esforçar continuamente para ter visitas ao site mais produtivas que economizem tempo e dinheiro. 

1. Tenha um objetivo claro bem antes da visita ao local

Quando terminar, aqui está o conteúdo que outros leitores consideram útil:

Como em praticamente qualquer tarefa importante, ter um objetivo claro é uma obrigação. Antes de realizar uma visita ao site, primeiro identifique seu propósito e objetivos. Especificamente:

Que tipo de auditoria ou inspeção você está realizando? Algumas auditorias se concentram em merchandising, enquanto outros estão centrados segurança, ou saúde e segurança. Em certos casos, uma inspeção é focada em uma campanha ou iniciativa específica. 

Qual é o resultado que você gostaria de ver? Identifique os principais resultados que você gostaria que a auditoria alcançasse. É simplesmente para ver como uma campanha é executada? Você está procurando melhorar a pontuação de conformidade de um distrito? Seja qual for o caso, certifique-se de saber como é o “sucesso” antes de realizar suas inspeções. 

Use as respostas para as perguntas acima para orientar suas inspeções. Identificar seus objetivos o ajudará a determinar quais itens incluir em seu lista de verificação, que perguntas fazer e o que fazer Prioritizar. É menos provável que você se desvie, o que significa que as auditorias são conduzidas com mais eficiência. 

2. Seja sistemático e planeje sua visita com antecedência

Os gerentes distritais geralmente precisam visitar várias lojas e viajar de um compromisso para o próximo geralmente leva cerca de 45 minutos (mais se o gerente cobrir uma grande área geográfica). 

Se você deseja economizar tempo nas inspeções, pode valer a pena otimizar sua programação. Alguns pré-planejamentos em torno de quais lojas visitam e em que ordem podem percorrer um longo caminho. Portanto, planeje sua visita com antecedência. 

Usar um mapa real pode ser útil aqui. Marque os pontos no mapa que você precisa visitar e, em seguida, identifique quais rotas lhe pouparão mais tempo. Leve em consideração fatores como hora do dia e tráfego. 

O Google Maps tem um recurso útil que pode estimar quanto tempo uma viagem levará com base nas condições normais de tráfego para uma determinada hora do dia. Basta digitar seu endereço de partida e destino e indicar a data e hora da viagem. O Google exibirá uma estimativa de tempo de viagem, que você pode usar para planejar seus compromissos. 

Ferramentas como Bindy ofereça um mapa integrado com um recurso de rota entre suas lojas para facilitar ainda mais.

Também pode ajudar a mapear sua rota quando você estiver na loja. Quais seções ou departamentos você inspecionará primeiro? Onde estão localizados na loja? Saber essas coisas com antecedência permitirá que você comece a trabalhar quando estiver no local.

3. Evite Excel e e-mail

As planilhas do Excel são um avanço em relação ao papel, mas também podem ser ineficientes. Embora as planilhas funcionem bem para registrar e tabular dados, eles não são criados para gerenciamento de tarefas e colaboração — duas tarefas que são críticas ao realizar visitas ao local. 

É muito melhor digitalizar suas auditorias e inspeções usando uma ferramenta como Bindy, que permite criar listas de verificação, agendar inspeções e gerenciar tarefas usando uma plataforma intuitiva baseada em nuvem.  

A Bindy agiliza as visitas e inspeções ao local, eliminando o trabalho manual e as entradas duplas. Isso significa que você pode se concentrar menos nas tarefas administrativas tediosas e dedicar mais energia para visitar as lojas e melhorar o desempenho da equipe.

4. Traga outros membros da equipe para a mesma plataforma

Já está usando uma solução de auditoria? O próximo passo é trazer outros membros da equipe para a plataforma. Isso tornará a comunicação e a colaboração muito mais fáceis. Ter todos em uma única plataforma mantém os membros da equipe na mesma página. As informações são transmitidas com rapidez e precisão, e as tarefas são concluídas mais rapidamente.

Por exemplo, se ação corretiva é necessário após uma auditoria, você pode se comunicar com os funcionários usando a ferramenta integrada plano de ação em vez de ter que fazê-lo via e-mail ou texto. Esse benefício se torna ainda mais pronunciado quando vários membros da equipe estão envolvidos. Em vez de rastrear encadeamentos de e-mail confusos ou enviar várias mensagens de texto, toda a comunicação ocorre em uma única plataforma para que as partes interessadas estejam sempre sincronizadas. 

5. Reutilize informações e materiais de inspeções anteriores 

Não comece suas listas de verificação ou inspeções do zero. Tenha um modelo que você possa reutilizar para acelerar os preparativos de auditoria. Por exemplo, se você costuma realizar auditorias de saúde e segurança, crie um modelo ou formulário pré-preenchido com itens normalmente inspecionados. Então, quando chegar a hora de se preparar para sua próxima inspeção, você poderá acessar o modelo e personalizá-lo com base nas necessidades de cada loja. 

Use uma abordagem semelhante para coisas como comunicações de equipe. Em vez de digitar manualmente as mesmas mensagens para ações corretivas, use um formulário ou modelo para economizar tempo.

6. Automatize tarefas complicadas 

Automatize tarefas tediosas, como capturar datas e horas, notificar membros da equipe ou adicionar fotos. Tudo isso pode ser feito com uma boa plataforma de auditoria. Bindy, por exemplo, pode automatizar ações corretivas e preencher a data e hora corretas para manutenção de registros. O sistema também pode facilitar o acompanhamento de tarefas por meio de notificações automatizadas.

Você pode agilizar ainda mais seus processos integrando sua plataforma de auditoria com outras soluções de negócios. Digamos que você queira eliminar entradas manuais de calendário ao agendar auditorias. Se sua plataforma de auditoria se integrar ao seu aplicativo de calendário, você poderá programá-la para criar automaticamente uma entrada de calendário sempre que agendar uma nova inspeção. 

Palavras finais

As visitas ao site podem levar tempo, mas não precisam ser ineficientes ou improdutivas. Com o planejamento adequado e as ferramentas certas, você pode otimizar as inspeções e auditorias de sua loja, capacitar sua equipe e fazer mais em menos tempo. 

OUTROS RECURSOS DE Auditoria e Inspeção de Varejo

Consulte o Categoria de Auditorias e Inspeções de Varejo para instruções e melhores práticas para auditorias e inspeções de varejo.

Sobre o autor:

Francesca Nicasio é especialista em varejo, estrategista de conteúdo B2B e LinkedIn TopVoice. Ela escreve sobre tendências, dicas e práticas recomendadas que permitem que os varejistas aumentem as vendas e atendam melhor os clientes. Ela também é autora de Sobrevivência de varejo do mais apto, um eBook gratuito para ajudar os varejistas a preparar suas lojas para o futuro.

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