5 processos manuais que os gerentes distritais devem automatizar

Trabalhar como gerente de distrito de varejo exige que você se torne um faz-tudo. Você supervisiona várias lojas em sua região, lidando com os problemas específicos da loja diariamente. Ao mesmo tempo, você tem a tarefa de garantir que cada loja esteja alinhada às diretrizes operacionais da empresa e aos objetivos estratégicos de longo prazo. 

Para prosperar neste ambiente de negócios acelerado, você precisa operar da maneira mais suave e eficiente possível. Em outras palavras, você precisa abandonar os processos manuais que desperdiçam tempo e não servem bem a ninguém. 

Para esse fim, aqui estão 5 práticas de negócios antiquadas que precisam de uma atualização.

Cronogramas de papel

Você está familiarizado com os cães que comem lição de casa, certo? No mundo do varejo, caninos famintos não podem ser culpados por devorar projetos em papel e cronogramas de planejamento de turnos. No entanto, esses documentos incompletos podem sofrer danos devido ao derramamento de café ou refrigerante. Os papéis também podem ficar irremediavelmente perdidos sob pilhas de outros papéis em sua mesa (ou do gerente da loja).

O planejamento de projetos usando cronogramas em papel também é muito trabalhoso, exigindo riscos e reescritas completas quando as alterações aparecerem (o que acontecerá). Por exemplo, se os membros da equipe precisarem trocar responsabilidades ou turnos no último minuto, eles precisariam atualizar manualmente a programação manualmente, o que pode causar confusão. 

O projeto em papel e a programação de turnos também impossibilitam a colaboração em tempo real, a menos que você planeje estar na mesma sala com sua equipe o tempo todo. É muito mais fácil usar ferramentas de agendamento digital que oferecem comunicação no aplicativo, para que atualizações e notificações possam ser enviadas por meio de uma plataforma e todos permaneçam sincronizados. 

Portanto, elimine as agendas em papel para sempre e mude para soluções de projeto e agendamento on-line para sua equipe, departamento ou empresa inteira. Para obter melhores resultados, opte por uma solução baseada em nuvem, para que seja acessível para armazenar funcionários de qualquer lugar, até mesmo em seus dispositivos móveis.

Relatórios e análises

Como parte de seu trabalho, você deve monitorar de perto as projeções de vendas de suas lojas, giro de estoque, números de lucros e perdas e Indicadores Chave de Performance, entre outras métricas. 

Embora seja tecnicamente possível encontrar os dados por conta própria, extrair dados de maneira manual e realizar cálculos pode ser extremamente demorado, especialmente se você estiver cuidando de vários armazenamentos. E sempre há a chance de você cometer um erro ou deixar seus preconceitos atrapalharem, distorcendo involuntariamente os resultados. 

Insira a análise de varejo. 

Dependendo de suas lojas de varejo, você pode escolher um software que possa medir componentes específicos de seus negócios, incluindo vendas, estoque, desempenho da equipe ou todos os itens acima. 

O software de análise de varejo bem projetado apresenta operações de PDV, relatórios de vendas, gerenciamento de estoque e outras funções. Melhor ainda, os sistemas modernos podem automatizar a coleta e o armazenamento de dados, para que você não precise se preocupar em obter manualmente os dados de que precisa. 

As soluções avançadas oferecem funções de análise preditiva e painéis ricos em gráficos que simplificam suas operações e facilitam a obtenção das informações de que você precisa com rapidez.

Auditorias de varejo 

As auditorias manuais de varejo estão prontas para simplificação e automação. Veja como eles normalmente funcionam: Tradicionalmente, os auditores internos (geralmente o distrito ou o gerente de vendas da região) realizam essas auditorias regulares em papel. 

Para iniciar o processo, o auditor rabiscou notas em formulários de auditoria impressos. Em seguida, o auditor inseriu os detalhes em uma planilha do Excel enquanto tentava evitar erros de entrada de dados que comprometeriam o resultado final. Após compilar os dados da auditoria e fazer recomendações relevantes, ele enviou o relatório aos parceiros internos por e-mail. E esperançosamente, os destinatários em breve poderão reservar alguns minutos para lê-lo. 

este demorado A sequência desacelerou o processo de decisão e representou um uso aquém do ideal do tempo de todos.

Se o processo acima ainda estiver implementado em seu negócio de varejo, é hora de modernizar suas práticas de auditoria de varejo. 

Faça um favor a si mesmo (e a toda a sua organização) e mude para software de auditoria de varejo que pode digitalizar e agilizar as auditorias e inspeções de sua loja. 

O Bindy, por exemplo, permite que você personalize seus formulários e listas de verificação, para que você possa avaliar facilmente suas lojas e programas. As soluções modernas de auditoria de varejo também podem acelerar o processo eliminando formulários em papel. Essas soluções permitem que os gerentes preencham rapidamente os formulários necessários e os enviem instantaneamente para as pessoas certas, para que ninguém precise jogar o jogo da espera. 

Além disso, um programa de software de auditoria de varejo de qualidade pode ser dimensionado para vários locais de loja. Você pode designar as lojas e centros de distribuição a serem auditados e alterar os critérios de auditoria conforme necessário. Você pode revisar os resultados em tempo real e decidir quais lojas se beneficiariam mais com sua orientação pessoal.

Programas modernos de auditoria de varejo também podem garantir que tarefas e as alterações são realizadas com sucesso. Se você usa o Bindy, por exemplo, pode ficar por dentro dos acompanhamentos automatizando a frequência de visitas à loja, tarefas e notificações de ações corretivas. Você também pode gerar relatórios personalizados e ver seus locais de melhor desempenho e identificar instantaneamente áreas de melhoria. 

Treinamento de varejo

Bem treinado, amigável ao cliente os funcionários são a força vital de um negócio de varejo bem-sucedido. Como gerente distrital, você deve garantir que os funcionários de suas lojas conheçam os produtos e serviços que sua empresa oferece. Além disso, os funcionários devem saber como fornecer aos clientes o serviço de alto nível que eles merecem.

Embora você tenha muitas habilidades de treinamento de pessoal, você não é um especialista em todos os aspectos das operações de vendas e varejo. E você simplesmente não tem largura de banda suficiente para atender de forma consistente a todas as necessidades de treinamento em sua região de várias lojas.

Para remediar a situação, traga recursos extras que permitirão que você forneça o treinamento de que os funcionários de suas lojas precisam enquanto libera sua agenda para outros trabalhos. Ter outras pessoas treinando sua equipe é ótimo, mas você deve equipá-las com as ferramentas certas. 

Use programas de treinamento on-line e em vídeo, para que você possa disseminar informações com eficiência para as pessoas certas. Sempre que possível, organize webinars interativos com especialistas de produtos ou do setor. 

O melhor das ferramentas de aprendizado digital é que elas permitem que você salve sessões e as reproduza sempre que necessário. Isso pode agilizar ainda mais o processo de treinamento, pois significa que você não precisará repetir as mesmas informações. 

Além disso, os modernos programas de treinamento permitem que os membros da equipe consumam o material em seu próprio tempo, de modo que o agendamento de sessões não seja um processo doloroso e demorado. 

Outra dica? Peça a seus fornecedores assistência para treinamento de produtos. Digamos que suas lojas lidem com uma grande marca que acaba de lançar uma nova linha de produtos. Você deseja fornecer aos funcionários de suas lojas o conhecimento necessário para vender com sucesso essa mercadoria. Portanto, providencie para que um representante do fabricante visite cada loja para um treinamento aprofundado sobre o produto.

Faça o mesmo com seus fornecedores de tecnologia. A maioria das empresas de hardware e software oferece treinamento online e presencial para que sua equipe saiba como usar suas soluções. Aproveite esses recursos sempre que puder. Deixe que seus fornecedores cuidem do treinamento, para que você não precise. 

Gestão de várias lojas

Além de monitorar as análises de varejo de uma loja individual, você gostaria de ter uma imagem em tempo real de como todas as lojas da sua região se comparam. Por exemplo, você deseja saber se todas as suas lojas exibem resultados de vendas semelhantes para uma grande linha de produtos. Se não, quais fatores podem ser responsáveis por resultados diferentes em lojas de alto e baixo desempenho? 

É aí que entra o software de gerenciamento de várias lojas. Embora seja importante que cada loja tenha a tecnologia e os sistemas necessários para funcionar corretamente, você também precisa de uma solução que una tudo. 

Como gerente distrital, arme-se com um sistema que lhe dê uma visão completa do desempenho de várias lojas, para que você não precise comparar e avaliar manualmente os locais. 

Para satisfazer todos esses critérios, encontre um solução de software de gerenciamento de várias lojas altamente classificada. Com centenas de opções no mercado, é provável que você encontre uma com a combinação ideal de recursos, escalabilidade e preço. Embora cada solução seja diferente, os recursos comuns incluem gerenciamento de mercadorias, gerenciamento de pedidos e gerenciamento de relacionamento com o cliente. Alguns pacotes também são adaptados às necessidades operacionais de indústrias específicas.

Configure suas lojas para o sucesso

Ganhar vantagem competitiva nos próximos anos não se trata apenas de promoções inteligentes ou campanhas grandes e ousadas. Os componentes não tão atraentes do varejo – especificamente, suas operações e processos internos – podem fazer ou quebrar o sucesso de suas lojas. 

Por esse motivo, você deve encontrar constantemente componentes para otimizar e agilizar, para que você e sua equipe possam ser o mais eficientes possível. E que melhor maneira de fazer isso do que digitalizar tarefas manuais e demoradas?

Use os indicadores acima para avaliar os processos e operações de suas lojas. E se você encontrar algo que precisa ser modernizado, faça-o o mais rápido possível. 

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