Como varejista, você tem muito o que gerenciar. É fácil se concentrar em suas iniciativas voltadas para o cliente (merchandising, experiência, táticas de vendas, operações da loja). Também é importante ficar de olho em suas operações de back-end. Como seus armazéns e centros de distribuição (literalmente) armazenam todas as mercadorias, você precisa gerenciar armazéns proativamente com inspeções regulares.

Seus armazéns e centros de distribuição são o coração de sua cadeia de suprimentos e uma parte fundamental para ajudá-lo a atingir seus KPIs para crescimento e atendimento ao cliente. Aqui estão cinco inspeções de armazém que você deve realizar regularmente para manter seus funcionários seguros, seus clientes satisfeitos e suas operações de armazém funcionando sem problemas. 

Inspeção básica de saúde e saneamento 

DIARIAMENTE / POR PARTE DO DIA

Padrões consistentes para manter seu armazém limpo e os equipamentos higienizados ajudam a reduzir a propagação de vírus e protegem a saúde de todos os trabalhadores. Aqui estão algumas coisas a serem consideradas em sua lista de verificação diária de saneamento do armazém:

• Todos os funcionários devem praticar higiene básica e lavar as mãos antes de iniciar o trabalho, após intervalos e refeições e ao término de cada turno. 
• Diretrizes pós-lavagem das mãos acima de todas as pias.
• Assegure-se de que os banheiros dos funcionários e as pias do armazém sejam adequadamente abastecidos com sabão, toalhas limpas e desinfetante.
• Pós protocolos de higienização do equipamento e garantir que os funcionários recebam o treinamento adequado para o uso de quaisquer produtos químicos. Forneça aos funcionários luvas e outros equipamentos de proteção, conforme necessário.
• Higienize as ferramentas compartilhadas a cada mudança de turno.
• Para equipamentos motorizados, limpe os cintos de segurança, volantes, manoplas, alavancas de câmbio, etc. antes e depois do uso.
• Higienize regularmente todas as superfícies planas, computadores, bancadas, maçanetas, trilhos, etc. 
• Designe uma pessoa responsável para reabastecer os suprimentos de higienização para cada turno.
• Atribua responsabilidades de limpeza por turno.
• Certifique-se de que os banheiros sejam limpos pelo menos uma vez por turno com todas as superfícies limpas e suprimentos reabastecidos.
• Verifique se as salas de descanso são limpas regularmente. Higienize superfícies e áreas de armazenamento de alimentos.

Faça dos altos padrões de higiene e saneamento parte de sua cultura. Isso ajuda os funcionários a se manterem saudáveis e os armazéns a ficarem seguros. 

Lembre-se de que os padrões de saneamento não são “um e pronto”, acompanhe os novos protocolos e ajuste seus requisitos de acordo. Esta lista é apenas um começo. Verifique com o Organização Mundial da Saúde, Centro para Controle de Doenças, ou governo regularmente para manter suas políticas e procedimentos atualizados. Por último, sempre peça a um especialista que revise sua lista de verificação para garantir que ela seja abrangente. 

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Armazenamento e descarte de resíduos perigosos 

SEMANALMENTE

Se a sua empresa gera algum tipo de resíduo perigoso, é uma boa ideia inspecionar as práticas de armazenamento e descarte semanalmente. Enquanto a Agência de Proteção Ambiental dos Estados Unidos (EPA) realiza suas próprias inspeções, você deve ficar por dentro para evitar citações ou outros possíveis problemas de não conformidade. 

A EPA e a Lei de Conservação e Recuperação de Recursos (RCRA) Subtítulo C exigem que as empresas lidem com resíduos perigosos “de uma maneira que proteja a saúde humana e o meio ambiente”. 

o A EPA realiza as seguintes inspeções identificar resíduos perigosos e empresas que os geram, transportam, tratam, armazenam e descartam: 

• Inspeção de Avaliação de Conformidade: avaliação no local de como você lida com resíduos perigosos, incluindo revisão de relatórios e documentação, atividades de manuseio e identificação de onde e como os resíduos perigosos são produzidos e gerenciados
• Inspeção de Amostragem de Conformidade: coleta de amostra para análise laboratorial
• Avaliação Abrangente de Monitoramento de Água Subterrânea (CME): avaliar a hidrogeologia subjacente às unidades de gestão de resíduos perigosos, bem como a localização, profundidade, espaçamento e design
• Inspeção de Desenvolvimento de Caso (CDI): quando a EPA suspeita de uma violação na gestão de resíduos, eles realizam essa inspeção para investigar melhor o caso
• Inspeção de Operação e Manutenção (OMI): verificações do sistema de monitoramento de águas subterrâneas, com foco na condição dos poços e dispositivos de amostragem

Principalmente, os varejistas se enquadram na categoria de geradores de resíduos perigosos. Como tal, a EPA considera o seguinte – assim como você, em suas próprias inspeções: 

• Determinação de resíduos perigosos
• Números de identificação EPA
• Manifestando
• Requisitos de pré-transporte
• Manutenção de registros e relatórios
• Exportações

Os varejistas também desejarão adicionar o seguinte às suas inspeções independentes de armazenamento e descarte de resíduos perigosos: 

• Recipientes de armazenamento apropriados
• Etiquetas em tudo
• Data de acumulação
• Condição do sistema de contenção
• Número total de contêineres fechados e abertos – nota: contêineres danificados devem ser relatados e removidos imediatamente
• Equipamento de emergência
• Procedimentos de emergência
• Espaço de armazenamento adequado e distância entre contêineres
• O espaço está livre de lixo, materiais combustíveis, materiais perigosos, baterias e outros resíduos potencialmente prejudiciais
• Documentação e registro de resíduos perigosos (mesmo que não seja exigido pela sua jurisdição local, é uma boa ideia ter isso)
• Incidentes e relatórios associados

Você também deve verificar periodicamente seu plano de contingência e certificar-se de que está atualizado, bem como garantir que todos os funcionários tenham treinamento atualizado sobre gerenciamento de resíduos perigosos.

A OSHA também oferece informações gratuitas sobre gestão de resíduos perigosos. 

Para tornar suas inspeções semanais de armazenamento e descarte de resíduos perigosos mais eficazes e eficientes, use uma ferramenta como Bindy. Um varejista de materiais de construção usa o Bindy para realizar suas inspeções semanais de resíduos perigosos. Eles usam a Reclamação IA para enviar tarefas e planos de ação com recomendações sobre como garantir a conformidade e manusear adequadamente os materiais em caso de derramamento.

Processos de recebimento do armazém

POR MÊS

Todos os meses, os varejistas também devem inspecionar seus processos de recebimento e entrega do armazém. Você pode fazer isso como parte do passo a passo do gerente de distrito maior. Um varejista de móveis usa o Bindy para agilizar esse processo de auditoria e inspeção. Eles inspecionam os processos de entrega do armazém para seus franqueados, rastreamento de taxas de devolução, processamento de devoluções, marca de frota, funcionários uniformizados e conclusão da contagem cíclica.

Mas essa não é uma lista exaustiva quando se trata de receber inspeções. Você também vai querer ver o seguinte:

• Responsabilidade do inventário
• Renda
• Despesas
• Precisão do pedido
• Quanto tempo leva para concluir uma entrega
• Área de doca de carregamento
• Etiquetagem de produtos e remessas
• E mais

A ideia por trás das inspeções de recebimento de depósitos é descobrir quais áreas estão funcionando melhor, quais áreas precisam de mais melhorias e como otimizar seu operações de back-end avançando. 

Um varejista, por exemplo, usou a Bindy para realocar e consolidar seus centros de distribuição. Eles usaram listas de verificação para monitorar o progresso e fazer atualizações frequentes, beneficiando-se principalmente dos recursos de captura de fotos. A alternativa, uma lista de verificação manual em uma planilha, teria sido um pesadelo para garantir que todos estivessem operando com as mesmas e mais atualizadas informações.

Segurança alimentar

TRIMESTRAL

A segurança alimentar deve ser uma consideração sempre presente para qualquer negócio baseado em alimentos. Além de manter os padrões estabelecidos pelo seu corpo diretivo, você também deve realizar inspeções independentes de segurança alimentar trimestralmente.

As inspeções trimestrais de segurança alimentar ajudam as empresas a ficarem à frente de possíveis problemas, como reclamações, ações judiciais e outras dores de cabeça legais. Isso também responsabiliza os funcionários e os mantém alertas.

“O próprio processo de auditoria torna-se um impulsionador para que as pessoas não apenas cumpram, mas realmente tenham os comportamentos certos e sejam capazes de trabalhar com segurança e responder às coisas corretamente.” disse Gary Johnson, Consultor Sênior na Consultores de Prevenção. “Ele apóia a excelência operacional e o treinamento, o que, por sua vez, leva aos comportamentos corretos.”

Observação: Se sua empresa tiver circunstâncias únicas, como materiais perigosos, equipamentos perigosos, prateleiras altas, etc., convém fazer uma inspeção de segurança alimentar com mais frequência. 

Familiarize-se com os requisitos em sua jurisdição local, bem como Diretrizes próprias da OSHA: 

Indústria geral (29 CFR 1910)

• 1910 Subparte J, Controles ambientais gerais
  • 1910.141, Saneamento
    • 1910.141(b), Abastecimento de água
    • 1910.141(h), Manipulação de alimentos
  • 1910.142, Campos de trabalho temporário
    • 1910.142(i), Construção e operação de cozinhas, refeitórios e instalações de alimentação

Indústria de construção (29 CFR 1926)

• 1926 Subparte D, Saúde ocupacional e controles ambientais
  • 1926.51, Saneamento
    • 1926.51(a), Água potável
    • 1926.51(d), Manipulação de alimentos

Também preparamos um abrangente lista de verificação de alimentos e segurança para referência durante suas inspeções se você for um QSR ou restaurante. 

Os varejistas de serviços alimentícios também podem usar sensores de loja em vários locais para registrar automaticamente as temperaturas de áreas de preparação, geladeiras, freezers e outros equipamentos.

Com esses sensores, você pode definir limites de temperatura e receber um alerta sempre que um limite for atingido. Isso ajuda a proteger contra doenças transmitidas por alimentos, garantindo temperaturas de retenção adequadas. Também ajuda a proteger o inventário, garantindo que as áreas de armazenamento de alimentos permaneçam em conformidade com a temperatura. 

Prevenção de perdas

TRIMESTRAL

Você pode pensar em ladrões de lojas quando pensa em prevenção de perdas, mas há muitos fatores que contribuem para o encolhimento. Às vezes, você precisa olhar além da área de vendas para identificar o maior dreno em seus resultados. O encolhimento também acontece no armazém. 

Relacionado: Desafios da prevenção de perdas no varejo >

Vamos primeiro detalhar alguns causas comuns de encolhimento, no que se refere às operações de back-of-house: 

• Roubo interno: a causa de pouco mais de um terço do encolhimento, o roubo interno é tanto o roubo direto de mercadorias quanto devoluções falsas, cartões-presente falsos, deixar itens fora de um pedido ou até mesmo retirar dinheiro do caixa
• Fraude de fornecedor: quase 6% de perda de estoque é de fraude de fornecedor
• Registros imprecisos: erros administrativos ou encolhimento de papel contribuem para 21% do encolhimento de um varejista
• Armazém mal organizado
• Fluxos de trabalho mal projetados

Ao inspecionar regularmente suas práticas de prevenção de perdas, você pode reduzir riscos, aumentar a produtividade e identificar e corrigir problemas de prevenção de perdas antes que eles afetem seus resultados.

Algumas categorias para inspecionar incluem: 

• Procedimentos e políticas de segurança
• Máquinas fotográficas
• Segurança da doca de carregamento
• Leitor de códigos de barra
• Recebendo documentação

Você também pode fazer referência ao nosso lista de verificação abrangente de prevenção de perdas. 

Facilite suas inspeções de prevenção de perdas com uma ferramenta como Bindy. O Bindy tem listas de verificação, tarefas e comunicação segura para ajudá-lo a proteger sua marca, reduzir erros e tornar os sites responsáveis. As equipes podem realizar inspeções em qualquer dispositivo, online ou offline. Veja dados do site em tempo real para rastrear tendências e verificar a execução. Mais importante, identifique as causas-raiz e treine para essas fraquezas.

Avançando com suas inspeções de armazém

Não deixe as inspeções de armazém para os regulamentos do setor. Varejistas proativos realizam inspeções de armazém para mitigar problemas antes que eles ameacem o resultado final ou, pior, todo o negócio. 

A Bindy oferece os seguintes recursos para auxiliar nas inspeções e auditorias do armazém: 

• Formulários personalizáveis
• Capacidade de atualizar e enviar formulários para o campo em tempo real
• Captura de fotos obrigatória
• Recomendações do plano de ação
• Interface fácil de usar para todos os funcionários

Sobre o autor:

Alexandra Sheehan trabalha com empresas B2B nos setores de varejo, comércio eletrônico e viagens para criar estratégias e conteúdo especializado em formato longo, site e blog. Você pode ver o trabalho dela em sites como Shopify, Vend, Stitch Labs, Money Under 30 e muito mais. thealexsheehan. com.