6 sposobów na zaoszczędzenie czasu podczas wizyt na miejscu i inspekcji

Nie jest tajemnicą, że wizyty w witrynie są niezwykle ważne dla Twojej działalności detalicznej. Audyty i inspekcje sklepów umożliwiają ocenę programów i inicjatyw, zapewnienie zgodności, a nawet łączenie się z zespołami w terenie. 

Jednakże, mogą też zająć trochę czasu. Pomiędzy przygotowaniami do audytu, czasem podróży, inspekcją sklepów i działaniami następczymi, wizyty na miejscu mogą trwać od kilku godzin do całego dnia, a nawet dłużej. Nie wspominając już o tym, że gdy przeprowadzane są nieefektywnie, procedury wizytacji na miejscu są jeszcze bardziej rozciągnięte, co skutkuje stratą czasu i wysiłku. 

To ostatnia rzecz, jakiej chce każda firma, dlatego należy stale dążyć do bardziej produktywnych wizyt w witrynie, co pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze. 

1. Miej jasny cel na długo przed wizytą na miejscu

Podobnie jak w przypadku prawie każdego ważnego zadania, jasny cel jest koniecznością. Przed przeprowadzeniem wizyty w witrynie najpierw określ swój cel i cele. Konkretnie:

Jaki rodzaj audytu lub inspekcji przeprowadzasz? Niektóre audyty koncentrują się na merchandising, podczas gdy inne są skupione wokół bezpieczeństwo, lub zdrowie i bezpieczeństwo. W niektórych przypadkach inspekcja koncentruje się na określonej kampanii lub inicjatywie. 

Jaki wynik chciałbyś zobaczyć? Określ kluczowe wyniki, które chcesz osiągnąć w ramach audytu. Czy to tylko po to, żeby zobaczyć, jak przebiega kampania? Czy chcesz poprawić ocenę zgodności okręgu? W każdym razie upewnij się, że wiesz, jak wygląda „sukces” przed przeprowadzeniem inspekcji. 

Skorzystaj z odpowiedzi na powyższe pytania, aby poprowadzić swoje inspekcje. Zidentyfikowanie swoich celów pomoże ci określić, które elementy należy uwzględnić w swoim listy kontrolne, jakie pytania zadać, a co priorytet. Jest mniej prawdopodobne, że zboczysz z tropu, co oznacza, że audyty są przeprowadzane bardziej efektywnie. 

2. Bądź systematyczny i zaplanuj swoją wizytę z wyprzedzeniem

Menedżerowie okręgów często muszą odwiedzać wiele sklepów, a podróżowanie od jednego spotkania do następnego zajmuje zwykle około 45 minut (dłużej, jeśli kierownik obejmuje duży obszar geograficzny). 

Jeśli chcesz zaoszczędzić czas na przeglądach, warto zoptymalizować swój harmonogram. Trochę wstępnego planowania, które sklepy odwiedzają i w jakiej kolejności, może zajść daleko. Więc zaplanuj swoją wizytę z wyprzedzeniem. 

Pomocne może być tutaj użycie rzeczywistej mapy. Zaznacz na mapie punkty, które musisz odwiedzić, a następnie określ, które trasy pozwolą Ci zaoszczędzić najwięcej czasu. Weź pod uwagę takie czynniki, jak pora dnia i ruch. 

Mapy Google mają przydatną funkcję, która może oszacować, jak długo zajmie podróż na podstawie zwykłych warunków drogowych o określonej porze dnia. Wystarczy wpisać swój adres początkowy i miejsce docelowe, a następnie wskazać datę i godzinę podróży. Google wyświetli wtedy szacunkowy czas podróży, którego możesz użyć do zaplanowania swoich spotkań. 

Narzędzia takie jak Bindy oferują wbudowaną mapę z funkcją trasy między sklepami, aby było to jeszcze łatwiejsze.

Pomocne może być również wyznaczenie trasy, gdy jesteś w sklepie. Które sekcje lub działy skontrolujesz jako pierwsze? Gdzie w sklepie się znajdują? Znajomość tych rzeczy z wyprzedzeniem pozwoli ci zacząć działać, gdy będziesz na miejscu.

3. Unikaj Excela i poczty elektronicznej

Arkusze kalkulacyjne Excel są krokiem naprzód w stosunku do papieru, ale mogą być również nieefektywne. Chociaż arkusze kalkulacyjne dobrze sprawdzają się w przypadku rejestrowania i zestawiania danych, nie są stworzone do zarządzania zadaniami i współpracy — dwa zadania, które mają kluczowe znaczenie podczas przeprowadzania wizyt na miejscu. 

O wiele lepiej jest digitalizować swoje audyty i inspekcje za pomocą narzędzia takiego jak Bindy, który pozwala tworzyć listy kontrolne, planować inspekcje i zarządzać zadaniami za pomocą intuicyjnej platformy opartej na chmurze.  

Bindy usprawnia wizyty na miejscu i inspekcje, eliminując prace ręczne i podwójne wejścia. Oznacza to, że możesz mniej skupić się na żmudnych zadaniach administracyjnych i poświęcić więcej energii na odwiedzanie sklepów i poprawę wydajności zespołu.

4. Wprowadź innych członków zespołu do tej samej platformy

Korzystasz już z rozwiązania audytu? Następnym krokiem jest wprowadzenie na platformę innych członków zespołu. To znacznie ułatwi komunikację i współpracę. Posiadanie wszystkich na jednej platformie sprawia, że członkowie zespołu są na tej samej stronie. Informacje są przekazywane szybko i dokładnie, a zadania są wykonywane szybciej.

Na przykład, jeśli Działania naprawcze jest wymagana po audycie, możesz komunikować się z pracownikami za pomocą wbudowanego narzędzia plan działania zamiast robić to za pośrednictwem poczty elektronicznej lub SMS-a. Ta korzyść staje się jeszcze wyraźniejsza, gdy zaangażowanych jest wielu członków zespołu. Zamiast śledzić mylące wątki e-mail lub wysyłać wiele wiadomości tekstowych, cała komunikacja odbywa się na jednej platformie, dzięki czemu interesariusze są zawsze zsynchronizowani. 

5. Zmiana przeznaczenia informacji i materiałów z poprzednich inspekcji 

Nie zaczynaj swoich list kontrolnych ani inspekcji od zera. Przygotuj szablon, którego możesz zmienić, aby przyspieszyć przygotowania do audytu. Na przykład, jeśli często przeprowadzasz audyty BHP, utwórz szablon lub formularz, który jest wstępnie wypełniony często sprawdzanymi elementami. Następnie, gdy nadejdzie czas na przygotowanie się do kolejnej inspekcji, możesz otworzyć szablon i dostosować go do potrzeb każdego sklepu. 

Zastosuj podobne podejście do takich rzeczy, jak komunikacja w zespole. Zamiast ręcznie wpisywać te same wiadomości w przypadku działań naprawczych, użyj formularza lub szablonu, aby zaoszczędzić czas.

6. Zautomatyzuj uciążliwe zadania 

Zautomatyzuj żmudne zadania, takie jak rejestrowanie dat i godzin, powiadamianie członków zespołu lub dodawanie zdjęć. Wszystko to można zrobić za pomocą dobrej platformy audytu. Na przykład Bindy może zautomatyzować działania naprawcze i wprowadź odpowiednią datę i godzinę do prowadzenia dokumentacji. System może również ułatwiać kontynuację zadań dzięki automatycznym powiadomieniom.

Możesz jeszcze bardziej usprawnić swoje procesy, integrując swoją platformę audytową z innymi rozwiązaniami biznesowymi. Załóżmy, że podczas planowania audytów chcesz wyeliminować ręczne wpisy w kalendarzu. Jeśli platforma audytu integruje się z aplikacją kalendarza, możesz zaprogramować ją tak, aby automatycznie tworzyła wpis w kalendarzu za każdym razem, gdy planujesz nową inspekcję. 

Ostatnie słowa

Wizyty w witrynie mogą zająć trochę czasu, ale nie muszą być nieefektywne lub nieproduktywne. Dzięki odpowiedniemu planowaniu i odpowiednim narzędziom możesz usprawnić inspekcje i audyty sklepu, wzmocnić swój zespół i zrobić więcej w krótszym czasie. 

INNE ZASOBY DOTYCZĄCE AUDYTÓW I INSPEKCJI DETALICZNYCH

Zapoznaj się z Kategoria Audyty i inspekcje detaliczne instrukcje i najlepsze praktyki dotyczące audytów i inspekcji w handlu detalicznym.

O autorze:

Francesca Nicasio jest ekspertem ds. handlu detalicznego, strategiem treści B2B i LinkedIn TopVoice. Pisze o trendach, wskazówkach i najlepszych praktykach, które umożliwiają sprzedawcom zwiększanie sprzedaży i lepszą obsługę klientów. Jest także autorką Retail Survival of the Fittest, bezpłatny e-book, który pomoże sprzedawcom przygotować swoje sklepy na przyszłość.