Realizacja zadań na poziomie sklepu jest wyzwaniem dla większości detalistów. Skuteczny system zarządzania zadaniami przenosi realizację sklepu, uczestnictwo i zaangażowanie na nowe wyżyny.
Częstym błędem popełnianym przez sprzedawców jest próba zarządzania zadaniami przez e-mail. Niemal niemożliwe jest kontrolowanie złożonych programów i wielu ruchomych części za pośrednictwem poczty e-mail – kto co, gdzie i kiedy zrobił, a kto nie.
Dlatego przygotowaliśmy ten obszerny przewodnik po zarządzaniu zadaniami dla detalistów. Pomysły na praktyczne usprawnienia systemu zarządzania zadaniami i bycie mistrzem w realizacji operacji wielojednostkowych.
ZAWARTOŚĆ
Co to jest zarządzanie zadaniami w handlu detalicznym?
Zarządzanie zadaniami detalicznymi to proces zarządzania zadaniami obejmującymi priorytet, termin, dystrybucję granularną do wybranych odbiorców (zazwyczaj zarządzanie sklepem), śledzenie i raportowanie. Zarządzanie zadaniami pomaga markom detalicznym osiągnąć określone cele poprzez dystrybucję możliwych do działania i możliwych do śledzenia żądań.
Co to jest zadanie?
W handlu detalicznym występują dwa rodzaje zadania: powtarzające się zadania operacyjne i zadania reagowania ad hoc.
Zadania cykliczne
Zadania cykliczne to zadania, które zapewniają płynne działanie biznesu detalicznego. Obejmuje to regularne inwentaryzacje, budżetowanie i planowanie. Ten rodzaj zadania obejmuje również codzienne obowiązki, takie jak uzupełnianie zapasów, sprzątanie itp. Oznacza to, że rodzaje zadań zwykle są częścią lista kontrolna.
Zadania doraźne
Zadania ad hoc to jednorazowe wezwanie do działania. Na przykład skonfigurowanie specjalistycznej ekspozycji merchandisingowej, wdrożenie zmiana polityki, przypisując dodatkowe szkolenie, lub wycofywanie produktu. Zadania te mogą być pilne, a jeśli nie zostaną wykonane na czas, mogą spowodować zatrzymanie podstawowych procesów biznesowych lub zaszkodzić reputacji marki.
Zarówno zadania cykliczne, jak i doraźne można również podzielić na zadania z jedną akcją i z wieloma akcjami.
Zadania pojedynczego działania
Zadania pojedynczego działania to proste zadania, które zwykle wykonuje się w jednym kroku. Na przykład umieszczenie zaktualizowanego oznakowania sprzedaży, wymiana przepalonych żarówek na szyldach sklepu lub aktualizacja tablicy kanapkowej o dzisiejsze promocje. Tego typu zadania można przeoczyć lub po prostu zapomnieć w zabieganym, codziennym świecie handlu detalicznego.
Zadania wielozadaniowe
Zadania wielozadaniowe są bardziej złożone i składają się z wielu kroków działania i podzadań. Czynności mogą wymagać wykonania w określonej kolejności. Tego typu zadania mogą obejmować conocne sprzątanie skomplikowanego wyposażenia kuchni, przetwarzanie dostaw nowych produktów lub zatrudnianie nowego pracownika.
Jeśli chodzi o te zadania, łatwo może być pominięcie kroków lub częściowe wykonanie zadania. Na przykład dlatego pracownicy sklepu wykonują ekspozycje tylko zgodnie z planem 37% czasu.
Dlaczego wykonanie zadania kończy się niepowodzeniem
Zanim omówimy wdrażanie narzędzi usprawniających zarządzanie zadaniami w sklepach, warto zastanowić się nad przyczynami braku realizacji zadań w handlu detalicznym.
Roztargnienie
Nie jest niczym niezwykłym, że pracownicy handlu detalicznego każdego dnia mają wrażenie, że są ciągnięci w kilkunastu różnych kierunkach. Czasami zadania, które przykuwają uwagę, nie są najważniejszymi lub niezbędnymi dla operacji, ale te, które są najbardziej uciążliwe lub zauważalne. Na przykład niekończące się e-maile stale pingowane z telefonu kierownika sklepu.
Menedżerowie sklepów i kierownicy dzielnic mogą być szczególnie podatni na rozproszenie uwagi. Pomiędzy klientami wymagającymi uwagi, pytaniami pracowników, szkoleniami, zbyt łatwo jest pogubić się w najważniejszych zadaniach.
Zamieszanie dotyczące priorytetów
Zespoły mogą mieć różne skłonności i priorytety w oparciu o własne doświadczenie i wrażliwość. Chociaż nie ma w tym nic złego, marki muszą zapewnić wykonanie podstawowych zadań i programów, które stanowią kręgosłup ich strategii.
Bez ustalania priorytetów zadań, pracownicy mogą również wykazywać to, co Harvard Business Review określa jako „stronę realizacji zadań”. A 2017 Badanie dowodzi, że wraz ze wzrostem liczby zadań dla pracownika, pracownik może najpierw wykonać łatwiejsze zadania, aby sprawdzić swoją listę, poczuć poczucie spełnienia i zmniejszyć obciążenie pracą.
Chociaż zwiększa to wydajność w perspektywie krótkoterminowej, ostatecznie błąd wykonania zadań ma negatywny wpływ na uczenie się pracowników i negatywnie wpływa na długoterminowe wyniki organizacji, ponieważ trudniejsze i czasochłonne zadania są nadal odkładane.
Luki informacyjne
Według niedawnej ankiety Gallupa tylko połowa 2,2 mln ankietowanych pracowników twierdzi, że rozumie, czego się od nich oczekuje w pracy. To samo badanie wykazało, że zaledwie 12% pracowników zdecydowanie zgadza się, że ich przełożony pomaga im ustalać priorytety pracy.
Ważne zadania organizacyjne mogą odpaść po prostu dlatego, że pracownicy nie wiedzą, że są odpowiedzialni za zadanie lub nie rozumieją oczekiwań związanych z zadaniami.
Jak poprawić zarządzanie zadaniami
Sukces w handlu sprowadza się do realizacji.
„Istnieje bezpośredni związek między wynikami finansowymi a wydajnością personelu; jeśli chcesz zwiększyć swoje przychody, musisz zacząć od swoich pracowników”, przekonuje ekspert ds. handlu detalicznego Francesca Nicasio.
Kontynuuje: „Daj im narzędzia do lepszego wykonywania ich pracy, aby zmaksymalizować produktywność personelu”. Jeśli chcesz usprawnić wykonywanie zadań w sklepach detalicznych, zacznij od odpowiednich narzędzi.
Użyj odpowiednich narzędzi
Właściwe narzędzie do zarządzania zadaniami w handlu detalicznym robi różnicę. Wielu uważa, że papierowa lista kontrolna i e-mail lub programy, takie jak Google Keeps lub Apple Notes, wystarczą, aby przyspieszyć wykonanie w sklepie. Jednak żadna z tych opcji nie zapewnia sprzedawcom centralnego miejsca na wszystkie zadania. Nie pozwalają też na śledzenie wykonania zadań we wszystkich sklepach.
„Technologia może sprawić, że Twoja zdolność do sprawnego prowadzenia handlu detalicznego lub złamać go”, mówi lider myśli w handlu detalicznym Jasmine Glasheen. Zauważa, że próba ręcznego śledzenia wszystkich ruchomych części „może prowadzić do wielu ludzkich błędów, które kosztują wyniki finansowe”.
Zamiast tego wybierz rozwiązanie w którym możesz przypisywać zadania do określonych odbiorców na każdą potrzebę sklepu. Co najważniejsze, znajdź rozwiązanie, które pomoże Twojemu zespołowi w wykonywaniu zadań i zgromadzi wszystkie potrzebne informacje w jednym miejscu: dyrektywy, zdjęcia i dokumenty pomocnicze.
Ponieważ zespoły handlu detalicznego są w ruchu, Twoje rozwiązanie powinno być w stanie działać na wszystkich urządzeniach, więc bez względu na to, gdzie są Twoi pracownicy, nadal mogą się angażować. Wreszcie, nie ma sensu przypisywać zadań, jeśli nie możesz łatwo śledzić wskaźników ukończenia w czasie rzeczywistym. Dzięki temu problemy nie zostaną rozwiązane.
Wdrażanie nowych narzędzi
Myślenie o integracji nowych technologii w sklepach detalicznych może być zniechęcające. Jak długo zajmie szkolenie pracowników? Czy pracownicy przyjmą nowe narzędzie?
Pamiętaj o narzędziach poprawiających wydajność i angażujących pracowników. Faktycznie, 80% pracowników detalicznych uważa, że ich satysfakcja z pracy poprawiłaby się, gdyby ich sklep działał wydajniej.
Wybierz platformę, która jest intuicyjna i stworzona dla Twojej branży, np. Bindy. Chociaż może być konieczne zainwestowanie w szkolenie z góry, po prostu eliminując czas poświęcony na śledzenie problemów za pośrednictwem poczty e-mail i ręcznych działań następczych, nadal będziesz na bieżąco z zobowiązaniem. Dodatkowo skorzystaj ze szkoleń oferowanych przez dostawców, aby zaoszczędzić na kosztach i bezpłatnych wersjach próbnych, dzięki czemu możesz zobaczyć platformę w pracy w swoich sklepach.
Jeśli nie masz pewności, jak zintegrować nową technologię ze swoimi sklepami, zajrzyj na nasz blog: Jak wdrożyć nowe technologie w handlu detalicznym.
Ustaw terminy
Terminy ułatwiają pracownikom ustalanie priorytetów. Chodzi o coś więcej niż wykonanie zadania, aby dotrzymać terminu; terminy płatności również pomagają pracownikom zorientować się, co nie jest priorytetem.
Bez terminów może się wydawać, że wszystko jest należne natychmiast. Może to prowadzić do uczucia przytłoczenia personelu i może wywołać proces, który prowadzi do wspomnianej powyżej „strony realizacji zadań”.
Ustaw terminy płatności na podstawie ważności i zgodnie z unikalnym kalendarzem Twojej firmy. Na przykład nie jest dobrym pomysłem, aby firma florystyczna zlecała pracownikom liczenie zapasów lub szkolenie w ruchliwych miesiącach grudnia, lutego i maja. Właściwe jest jednak przydzielenie zadania polegającego na przewróceniu ekspozytorów POS z towarem odpowiednim do świąt.
Terminy płatności są prawdziwą częścią sprzedaży detalicznej. Weź pod uwagę, że prawidłowo wykonany wyświetlacz POP może dostarczyć aż 45.5% wzrost sprzedaży po prawidłowym skonfigurowaniu i na czas.
Ustalanie terminów, uzupełnianie zapasów i realizacja planów marketingowych może zwiększyć sprzedaż w tym samym sklepie o 3.7%. Niewykonanie na czas zadań detalicznych oznacza, że na stole pozostały tysiące dolarów.
Bądź jasny
Sklepy najlepiej radzą sobie z jasnymi, szczegółowymi dyrektywami. Zadanie powinno być proste i jednoznaczne.
Nie mów tylko: „Przypomnij sobie całą sałatę rzymską”. Podaj instrukcje, jak bezpiecznie usunąć i wyrzucić sałatę. Jeśli korzystasz z rozwiązania takiego jak Bindy, można dołączyć literaturę informującą pracowników o wycofaniu produktu i sposobach udzielania odpowiedzi na pytania klientów. Dostarcz planogram i zdjęcia, aby pracownicy dokładnie wiedzieli, jak wypełnić pustą teraz przestrzeń na sałatę.
Możesz rozważyć rozbicie projektów z wieloma krokami na mniejsze pojedyncze zadania dla większej przejrzystości. Dzięki Bindy możesz łączyć ze sobą zadania, aby pracownicy mogli je wykonywać w wymaganej kolejności, aby upewnić się, że żadne kroki nie zostaną pominięte.
Podejmować właściwe kroki
Upewnij się, że jesteś w stanie śledzić wskaźniki ukończenia i łatwo śledzić zaległe zadania. Dzięki Bindy możesz generować raporty lub monitorować wskaźniki ukończenia za pomocą kodowania kolorami ze strony zadania.
Po zaplanowaniu, powiadomienia o zadaniach są wysyłane automatycznie, umieszczane na pulpicie pracownika oraz w jego kalendarzu. Wszystkie zawierają klikalne linki, dzięki czemu pracownicy mogą łatwo nawigować do zadania. Pracownicy mogą skomentować zadanie lub powiadomić twórcę zadania o wszelkich problemach. Mogą zademonstrować ukończenie, dołączając zdjęcia.
Jako antropolodzy handlu detalicznego Kizer i Bender obserwuj: „To, co jest mierzone, zwykle zostaje zrobione”. Utrzymywanie się na szczycie wskaźnika ukończenia może również pomóc w identyfikacji wzorców spóźnień i lepszym zrozumieniu, gdzie wymagany jest coaching.
Przydzielić zadanie lub skorzystać z listy kontrolnej?
W branży detalicznej może być trochę zamieszania w związku z terminem „zadanie”. Niektórzy sprzedawcy detaliczni uważają zadania pracownika za „to, co musi wykonać podczas swojej zmiany”. Z technicznego punktu widzenia każde zadanie, które powierzasz członkowi zespołu, można nazwać „zadaniem”, w tym codziennymi obowiązkami otwierającymi lub zamykającymi, przeprowadzaniem audytu zapobiegania stratom lub aktualizowaniem ich szkoleń w zakresie bezpieczeństwa.
Ustalenie, jakie narzędzie najlepiej nadaje się do przypisywania i monitorowania wszystkich tych „zadań”, może być wyzwaniem. Oto nasze zalecenia dotyczące funkcji i narzędzi ułatwiających wykonywanie zadań cyklicznych, doraźnych, jedno- i wieloczynnościowych.
Zadania cykliczne
Zadania cykliczne są zazwyczaj najlepiej obsługiwane przez a lista kontrolna. Korzystaj z platformy, która pozwala tworzyć tyle rodzajów list kontrolnych, ile potrzebujesz do codziennych obowiązków, zapobieganie stratom audyty, lub zdrowie i bezpieczeństwo inspekcje. Używaj jasnego i zwięzłego języka dla każdej pozycji na liście kontrolnej.
Podobnie jak w przypadku każdego zadania, pomocne są ilustracje, więc dołącz zdjęcia z najlepszymi praktykami. Zoptymalizuj przepływ pracy, dołączając dokumenty uzupełniające bezpośrednio do pozycji lub pytań. W ten sposób pracownicy nie muszą odchodzić od zadania, aby wyszukać informacje; już tam jest.
Potrzebujesz, aby pewni pracownicy wypełnili określoną listę kontrolną? Użyj Bindy, aby „Poproś o inspekcję” lub zaplanuj inspekcję w kalendarzu użytkownika. Uruchom prosty raport, aby zobaczyć, kiedy użytkownicy zakończyli inspekcję i w których lokalizacjach brakuje inspekcji.
Zadania doraźne
Zadania ad-hoc są zwykle wrażliwe na czas (wycofanie produktu, wyświetlacze POP itp.). Możesz użyć modułu zadań Bindy, aby przydzielić te zadania w kilka sekund, załączyć zdjęcia i dokumentację, a nawet wymagać obowiązkowych zdjęć do wykonania zadania.
Często zdarza się, że problemy pojawiają się podczas przeprowadzania przez pracowników inspekcji lub audytu. Gdy tak się stanie, użytkownicy mogą użyć modułu zadań do przypisania problemu w czasie rzeczywistym. Dodatkowo inspektor może przydzielić plan działania, czyli działania naprawcze z terminem. Plany działania można przypisywać w trakcie trwania lub po zakończeniu inspekcji.
Dzięki łatwym w obsłudze raportom centrala może z dowolnego miejsca zweryfikować wykonanie zadań i planu działań. Użytkownicy otrzymują przypomnienia uzupełniające, gdy zadania lub plany działania są opóźnione, więc nic nie ucierpi i nie narazi na szwank reputacji marki.
Zadania pojedynczego działania
Zadania pojedynczego działania można łączyć w celu stworzenia listy kontrolnej. Takich jak uzupełnianie różnych półek w sklepie. Korzystanie z Bindy zarządzanie zadaniami można również zbiorczo przypisywać zadania pojedynczego działania według ról w zależności od potrzeb lub do określonych użytkowników.
Zadania wielozadaniowe
Zadania wielozadaniowe można łączyć w celu utworzenia numerowanej listy kontrolnej krok po kroku. Możliwe jest również utworzenie serii powiązanych zadań za pomocą Bindy, co wymaga ukończenia pierwszego zadania, zanim następne będzie dostępne.
Posuwanie się naprzód z zarządzaniem zadaniami
Zarządzanie zadaniami może wyglądać inaczej w zależności od branży handlu detalicznego. Wdrożenie programu zarządzania zadaniami sprowadza się do ustalenia, jakie są Twoje problemy z produktywnością i wdrożenia podejścia odgórnego, aby je złagodzić. Szacuje się, że koszt niezgodności wynosi 3.5 razy wyższy niż koszt inwestycji w programy promujące zgodność organizacyjną i realizację zadań.
Jedynym sposobem, aby dowiedzieć się, czy sklepy naprawdę realizują zadania związane z merchandisingiem, operacjami lub zapobieganiem stratom, jest posiadanie narzędzia, które pozwala na łatwe monitorowanie w czasie rzeczywistym. Korzystanie z odpowiedniego narzędzia pomoże utrzymać wszystkich, na każdym poziomie, na tej samej stronie i skupieniu.
Doskonała lektura , Twoje punkty są na miejscu !