Jak zbudować listę kontrolną audytu handlu detalicznego?

Co to jest lista kontrolna audytu detalicznego?

A audyt detaliczny lista kontrolna to przydatna lista kontrolna lub formularz. Pozwala na realizację standardów marki i programów przypisane i naprawione działania naprawcze.

To pomaga chronić markę i gwarancje standardy marki, programy i polityki są wdrażane w całości, na czas, w każdym sklepie.

Zagłębmy się więc w to, jak je zbudować!

Krok 1: Pomyśl o „metadanych” listy kontrolnej

Metadane to dane dotyczące wizyty w sklepie stacjonarnym. Klienci korzystający Formularze oparte na Excelu zazwyczaj oczekują pól wprowadzanych przez użytkownika, takich jak numer sklepu, termin uzupełnienia, data itp.

Metadane są w dużej mierze zautomatyzowane/wstępnie wypełnione oprogramowanie do audytu detalicznego. Dzięki oprogramowaniu do audytu handlu detalicznego informacje audytora pochodzą z loginu, lista wyboru sklepu jest budowana specjalnie dla każdego użytkownika i na podstawie aktualnej lokalizacji GPS użytkownika i wybranej daty. 

Krok 2: Pogrupuj elementy w sekcje. uporządkować sekcje zgodnie z „naturalnym przebiegiem” wizyty.

Jeśli to możliwe, sekcje powinny być rozmieszczone tak, aby odpowiadały naturalnemu przebiegowi wizyty (kierownik dystryktu/obszaru fizycznie spaceruje po sklepie).

Zacznij od zewnętrznej części (parkingu, jeśli to konieczne, okna w centrum handlowym) i kieruj się do środka, wokół alejek i na tyły sklepu.

Chociaż możesz przeskakiwać między sekcjami w trakcie lub po wizycie, skonfigurowanie listy kontrolnej audytu handlu detalicznego zgodnie z naturalnym przebiegiem wizyty oszczędza czas i jest bardziej intuicyjne.

Krok 3: Pomyśl o pozycjach i sekcjach, które nie mają zastosowania

Niektóre sekcje lub pozycje na liście kontrolnej audytu handlu detalicznego mogą nie mieć zastosowania we wszystkich lokalizacjach. Przykładowo sekcja „Łazienki” prawdopodobnie nie ma zastosowania w przypadku sklepu zlokalizowanego w centrum handlowym. Podobnie sekcja „Drive-thru” nie będzie miała zastosowania w przypadku restauracji, która takiej nie posiada.

Pozwala to zaoszczędzić czas i jest bardziej intuicyjne. Oprogramowanie do audytu detalicznego umożliwia wyłączenie całych sekcji i przedmiotów w niektórych sklepach zgodnie z typem sklepu. 

Krok 4: Upewnij się, że lista kontrolna ma odpowiedni zakres

Chociaż poszczególne sytuacje są różne, powinieneś zająć się niektórymi lub wszystkimi z poniższych obszarów, z których każdy jest przedstawiony jako sekcja:

1. Sklep na zewnątrz (widok lista kontrolna obszaru zewnętrznego)
2. Prezentacja i merchandising (zobacz przykładowa lista kontrolna merchandisingu)
3. Produkty i przygotowanie (widok lista kontrolna bezpieczeństwa żywności)
4. Personel i szybkość obsługi
5. Personel i szkolenia
6. Wyposażenie (widok przykładowa lista kontrolna wyposażenia kuchni komercyjnej)
7. Bezpieczeństwo, obsługa gotówki i zapobieganie stratom (widok przykładowa lista kontrolna zapobiegania stratom)
8. Drive-thru (widok przykładowa lista kontrolna drive-thru)
9. Promocje (zobacz przykładowa lista kontrolna merchandisingu)
10. Tył sklepu i ekwipunek
11. Toalety (widok przykładowa lista kontrolna czyszczenia toalet handlowych)
12. Bezpieczeństwo (widok przykładowa lista kontrolna ochrony przeciwpożarowej)
13. Polityka (widok przykładowa lista kontrolna molestowania seksualnego)

Krok 5: Unikaj dużych sekcji

Zamiast tworzyć małą liczbę dużych sekcji, rozważ utworzenie większej liczby małych sekcji. Ułatwia to wprowadzanie danych, zwłaszcza na smartfonach, a także sprawia, że raportowanie jest bardziej szczegółowe i znaczące.

Krok 6: Przypisz punkty przedmiotom zgodnie z ich względną ważnością

Przydziel punkty zgodnie ze względną ważnością każdego kryterium. Chociaż łatwo jest uważać wszystko za ważne (a jeśli kryterium nie jest ważne, nie powinno się go znajdować na liście kontrolnej audytu detalicznego), niektóre elementy są ważniejsze niż inne, czasami krytyczne dla ciągłości biznesowej. Kwestie BHP przychodzą do głowy.

Przydziel punkty i odpowiednio wykorzystaj flagę „Krytyczny”. Element krytyczny ustawia wartość całej sekcji na zero, niezależnie od innych elementów, jeśli podczas wizyty zostaną uznane za niezgodne.

Krok 7: Bądź konkretny, opisowy i wizualny

Normy powinny być jasne i jednoznaczne. Nie używaj niejasnych słów, takich jak „ostatni” lub „dobry”. Na przykład zamiast mówić „Ostatnie spotkanie personelu odbyło się”, rozważ użycie „Spotkanie personelu odbyło się mniej niż 5 dni kalendarzowych temu”. Jeśli odnosisz się do temperatur lub upływu czasu, podaj rzeczywiste liczby. Jasno sprecyzuj, jaki jest standard.

Jeśli do zdefiniowania standardu potrzeba jednego akapitu, użyj jednego akapitu. Jeśli je posiadasz, dołącz zdjęcie z najlepszymi praktykami do przedmiotu, aby zilustrować standard; obraz jest często wart 1000 słów i ma większe szanse na zrobienie wrażenia niż same słowa.

Oprogramowanie do audytu detalicznego często umożliwia dołączanie zdjęć i dokumentów pomocniczych do dowolnego elementu formularza i sekcji, a także zadań.

Krok 8: Pomyśl o częstotliwości wizyt

Częstotliwość wizyt kierownika dystryktu (przynajmniej wizyt z listą kontrolną audytu detalicznego) może się znacznie różnić w zależności od organizacji.

Z jednej strony niektóre organizacje (w tym duże organizacje z branży gastronomicznej i hotelarskiej) mają tendencję do przeprowadzania nawet jednej wizyty co dwa tygodnie. Inne organizacje mogą przeprowadzić tylko jedną wizytę na kwartał. Niektóre organizacje stosują model hybrydowy. Używają standardowego formularza, aby uchwycić swoje podstawowe standardy (powiedzmy dwa razy w roku) i tworzą szereg mniejszych formularzy na potrzeby wizyt przez cały rok, czasami wiążąc te wizyty z programami sezonowymi.

Zwyczajowo tworzy się jeden formularz dla każdego kluczowego obszaru ryzyka lub jednostki biznesowej: Operacje, Merchandising, Zdrowie i bezpieczeństwo, Bezpieczeństwo, przed domem i tyłem domu.

Oprogramowanie do audytu detalicznego umożliwia organizacji tworzenie dowolnej liczby formularzy, z których każdy ma własną datę rozpoczęcia i zakończenia. Oprogramowanie do audytu detalicznego wspiera również autoaudyty, które mogą być wykorzystane jako środek tymczasowy do czasu przeprowadzenia wizyty kierownika dystryktu.

Krok 9: Skalibruj listę kontrolną ze swoim zespołem terenowym

Przedyskutuj listę kontrolną z kierownikami okręgów, franczyzobiorcami i menedżerami. Poproś ich o wkład i informację zwrotną. Nazywamy tę fazę „kalibrowanie“.

Lista kontrolna audytu sprzedaży detalicznej jest zarówno narzędziem kontrolnym, jak i narzędziem szkoleniowym. Zdefiniuj standard, komunikuj go i mierz. Spełniaj standardy i osiągaj swoje cele.

Krok 10: Budujesz samodzielnie czy korzystasz z gotowej aplikacji?

Czynnikami, które muszą skłonić Cię do podjęcia decyzji, są koszty, zwrot z inwestycji, czas wprowadzenia produktu na rynek oraz wartość i korzyści, jakie uzyskasz z wybranego oprogramowania. Przeczytaj więcej o kupowaniu a budowaniu: Oprogramowanie do audytu detalicznego: Kupuj a buduj 

Cokolwiek robimy, nie zalecamy używania do tego Excela i poczty elektronicznej. Excel nie jest silnikiem przepływu pracy i brakuje mu podstawowych funkcji potrzebnych do audytów. To nie pomoże Twojemu biznesowi, a wręcz go powstrzyma.

LISTY KONTROLNE AUDYTU DETALICZNEGO

Jeśli szukasz list kontrolnych do zarządzania swoimi operacjami i standardami marki, masz dwie możliwości.

1. Zarejestruj się na bezpłatna wersja próbna Bindy i uzyskaj dostęp do biblioteki profesjonalnie zweryfikowanych formularzy publicznych, których możesz użyć do audytu swoich lokalizacji w ciągu kilku sekund.
2. Zapoznaj się z naszym kategoria list kontrolnych zawierająca ponad 33 listy kontrolne do zarządzania każdym aspektem Twojej działalności.

INNE ZASOBY AUDYTÓW I INSPEKCJI DETALICZNYCH

Zapoznaj się z Kategoria Audyty i inspekcje detaliczne instrukcje i najlepsze praktyki dotyczące audytów i inspekcji w handlu detalicznym.

OSTATECZNY PRZEWODNIK PO AUDYTACH DETALICZNYCH 

Czy chcesz przenieść to na wyższy poziom? Nasz Audyty detaliczne – ostateczny przewodnik to nasz najbardziej kompleksowy zbiór informacji o audytach detalicznych, w tym dlaczego, kto, kiedy i jak przeprowadzać audyty detaliczne. Zbudowany przez profesjonalistów handlu detalicznego dla profesjonalistów handlu detalicznego.

Najlepsze marki handlu detalicznego i hotelarstwa w Stanach Zjednoczonych korzystają z Bindy do realizacji programów i standardów witrynowych.