Średnie i duże fundusze inwestycyjne w nieruchomości są bardziej podatne na oszustwa w swoich operacjach parkingowych niż mniejsze firmy zajmujące się nieruchomościami, a skutki mogą być bardziej niszczące dla wyniku finansowego.
Rodzaje oszustw, o których właściciele i zarządcy nieruchomości muszą być świadomi, dzielą się na cztery kategorie: kradzież gotówki, kradzież walidacji (kupony rabatowe), oszustwa w sprawozdaniach finansowych i nadużycia comiesięcznego dostępu do parkingu. Kradzież gotówki lub sprzeniewierzenie zebranej gotówki stanowią większość oszukańczych działań, jednak na rynku rośnie liczba oszustw dotyczących sprawozdań finansowych.
Te nielegalne działania, polegające na bezpośredniej kradzieży gotówki, sprzedaży kuponów zniżkowych walidacyjnych za gotówkę lub niewłaściwego zarządzania miesięcznymi kartami dostępu do parkowania, są zwykle wykonywane bezpośrednio przez parkingowych. To trudna rzeczywistość dla wielu komercyjnych REIT-ów, które często budują długoletnie relacje ze swoimi operatorami parkingów.
Inny podstawowy rodzaj oszustwa obejmuje składanie sprawozdań finansowych, takich jak łapówki/wypłaty dla podwykonawców parkingowych (np. za pranie elektryczne, sprzątanie itp.) lub zawyżanie kosztów operacyjnych. W takim przypadku kierownictwo wyższego szczebla w firmie parkingowej odnosi korzyści osobiste, chociaż narusza swoje etyczne i prawne obowiązki wobec klienta REIT.
Powód, dla którego średnie i duże komercyjne REIT są narażone na większe ryzyko, wynika z kilku czynników. Brak szkoleń, bezpośredni nadzór ze strony pracowników nieruchomości lub administratorów wykonujących wiele obowiązków w dużych portfelach w ściśle określonych terminach. Ponadto często budowane są bliskie relacje między personelem obsługującym a stałymi klientami, co może prowadzić do kradzieży w postaci bezpłatnego comiesięcznego parkowania.
Mogą również występować niedociągnięcia w formalnych procedurach nadzoru REIT w zakresie parkowania, a także brak doświadczenia w zrozumieniu raportów o przychodach z parkowania. Wszystkie te czynniki odgrywają znaczącą rolę w ogólnej kondycji fiskalnej aktywów REIT.
To powiedziawszy, ważne jest, aby komercyjne REIT podjęły niezbędne kroki w celu zidentyfikowania wszystkich rodzajów oszustw na swoich parkingach i jak najszybszego ich powstrzymania. Oto 7 kroków, które Ci pomogą.
1. Wyznacz dedykowanego administratora
Ze względu na ich ogromny rozmiar, wiele komercyjnych REIT-ów ma wiele osób, które zajmują się takimi funkcjami księgowymi, jak należności, przetwarzanie płatności, płatności faktur itp. i rejestrują te funkcje w systemie księgowym. Może to znacznie ułatwić niezauważenie przypadków oszustwa operatora parkingu. REIT powinien mieć co najmniej jedną osobę przeszkoloną w nadzorowaniu wszystkich funkcji związanych z parkowaniem i uczestniczyć w spotkaniach dotyczących miesięcznych raportów o przychodach z operatorem parkingu.
2. Poznaj swojego operatora parkingu
Podczas gdy każda firma stara się zatrudniać uczciwych dostawców, mając szczegółowy Zapytanie ofertowe/zapytanie ofertowe proces parkowania może pomóc w zapobieganiu oszustwom. Sprawdzenie przeszłości, listy referencyjne i ocena innych miejsc zarządzanych przez potencjalnego operatora parkingu dostarczą szczegółów, które nie są łatwe do zidentyfikowania podczas bezpośredniego spotkania.
The Zapytanie ofertowe/zapytanie ofertowe proces oceny daje REIT-om możliwość zapytania o szczegóły dotyczące metodologii sprawozdawczości finansowej, przejrzystości i kontroli audytu wewnętrznego.
Chociaż może się to wydawać sprzeczne z intuicją, operatorzy parkingowi popełniający oszustwa są często postrzegani przez swoich klientów jako najbardziej godni zaufania, ponieważ robią wszystko, aby pomóc i zdobyć zaufanie. Dostawca usług parkingowych, działający z niemal pełną autonomią, bez bezpośredniego nadzoru ze strony REIT, może z biegiem czasu wykładniczo zwiększać ryzyko oszustwa.
3. Wdrożenie kontroli wewnętrznych
Komercyjne REIT-y muszą tworzyć i utrzymywać kontrole wewnętrzne, aby zapobiegać oszustwom i wykrywać je w swoim portfelu. Powinny one obejmować przeglądanie danych dotyczących rachunków finansowych w porównaniu z raportami dotyczącymi sprzętu parkingowego, aktywności na rachunku bankowym, ustanowienie wieloosobowego systemu zatwierdzania zwrotów kosztów sprzedawcy i innych funkcji księgowych. Przeprowadzając regularne audyty działalności finansowej operatorów parkingów, REIT-y mogą znacznie ograniczyć możliwość nadużyć.
4. Wpłaty bezpośrednie
Dzięki dostępności bankowości internetowej łatwo jest szybko sprawdzić aktywność na koncie i wyciągi. Żądając, aby operator parkingu wpłacił oba strumienie przychodów (przejściową gotówkę/kredyt parkingowy i miesięczny kredyt parkingowy) bezpośrednio na konto bankowe REIT, znacznie zmniejsza się ryzyko nieprawidłowej lub krótkiej płatności przez operatora.
Zapewnia to REIT lepszą widoczność finansów parkingu, a także przejęcie kontroli i eliminację wszelkich opóźnień płatności ze strony operatora parkingu. Wpłata bezpośrednia daje również REIT dodatkową możliwość przeprowadzenia przeglądu kontrolno-bilansowego zebranych przychodów w celu zweryfikowania zasadności wydatków operacyjnych podlegających zwrotowi operatorowi parkingu.
5. Regularnie kontroluj księgi
REIT powinny rutynowo kontrolować swoje parkingi pod kątem płatności gotówkowych i korzystania z biletów walidacyjnych. Ponadto okazjonalne, niezapowiedziane „kontrole wyrywkowe” dotyczące codziennych pobrań przychodów i comiesięczne uzupełnianie środków Pay on Foot mogą pomóc w wykrywaniu oszustw w sytuacjach wysokiego ryzyka.
Porównanie raportów o transakcjach dotyczących sprzętu parkingowego z zebranymi przychodami zmniejszy prawdopodobieństwo niezidentyfikowanego oszustwa. Firmy zewnętrzne, takie jak AudytPark oferować usługi audytowe, a także listę kontrolną zapobiegania oszustwom, aby pomóc REIT w identyfikowaniu ryzyka i opracowywaniu wewnętrznych mechanizmów kontrolnych w celu zapobiegania stratom.6. Zerowa tolerancja
Jeśli posiadasz w swoim REIT środki zapobiegania oszustwom i procedury raportowania, nadal musisz regularnie przeglądać raporty dotyczące przychodów i wydatków operatora parkingu. Aby wzmocnić eliminację oszustw, należy: zero tolerancji w przypadku kradzieży dokonanej przez personel obiektu lub nieetycznego zgłoszenia przez operatora parkingu.
Ostatecznie REIT płaci operatorowi parkingu za usługi zarządzania. Jeśli personelowi witryny nie można ufać w kwestii gotówki lub biletów walidacyjnych, ile wysiłku operator parkingu naprawdę zainwestował w bezpieczeństwo i dokładność przychodów klientów?
W tym przypadku nie ma „zasady trzech uderzeń”. Operatorzy parkingów powinni wiedzieć, że jeśli chodzi o kradzież, to „jeden i nie ma”. Wdrażając tę zasadę, operatorzy parkingów podejmą bardziej skoordynowane wysiłki, aby zapewnić bezpieczeństwo i dokładność zarówno przychodów z parkowania, jak i korzystania z biletów walidacyjnych.
7. Uzyskaj opinię eksperta
Jeśli REIT wdrożył środki zapobiegania oszustwom, a liczby nadal się nie sumują lub jeśli mogą mieć konsekwencje prawne, rozważne może być zatrudnienie konsultanta parkingowego i zawodowego księgowego, aby przyszli i przeprowadzili bardziej szczegółowy przegląd parkingu raportowane przychody operatora. Usługi audytorskie Inc. współpracuje z CPA i Certified Fraud Examiners i może zapewnić wszechstronną pomoc w zapobieganiu oszustwom parkingowym, wykrywaniu i, w razie potrzeby, ściganiu.
INNE ZASOBY MOTORYZACYJNE I PARKINGOWE
Zapoznaj się z Kategoria Motoryzacja i Parking na listy kontrolne, instrukcje i najlepsze praktyki dla branży motoryzacyjnej i parkingowej.
INNE ŚRODKI ZAPOBIEGANIA STRATOM
Zapoznaj się z Kategoria zapobiegania stratom dla list kontrolnych, poradników i najlepszych praktyk w zakresie zapobiegania stratom.
O autorze:
Ross Frangos jest Prezesem i Założycielem Usługi audytorskie Inc., firma doradztwa parkingowego z siedzibą w Toronto ON. Specjalizuje się w Zapytaniach Ofertowych, dokumentach parkingowych oraz pomaganiu swoim klientom w pozyskiwaniu usług zarządzania parkingami.
