Jako sprzedawca masz wiele do zarządzania. Łatwo jest skoncentrować się na inicjatywach skierowanych do klientów (merchandising, doświadczenie, taktyki sprzedaży, operacje sklepowe). Ważne jest również, aby mieć oko na operacje zaplecza. Ponieważ Twoje magazyny i centra dystrybucyjne (dosłownie) przechowują wszystkie towary, musisz proaktywnie zarządzać magazynami dzięki regularnym inspekcjom magazynowym.

Twoje magazyny i centra dystrybucyjne są sercem Twojego łańcucha dostaw i kluczową częścią pomagającą Ci osiągnąć KPI w zakresie wzrostu i obsługi klienta. Oto pięć inspekcji magazynów, które należy przeprowadzać regularnie, aby zapewnić bezpieczeństwo pracownikom, zadowolenie klientów i sprawne działanie magazynu. 

Podstawowa inspekcja sanitarno-sanitarna 

DZIENNIE/PO DNIU

Spójne standardy utrzymywania czystości w magazynie i odkażania sprzętu pomagają ograniczyć rozprzestrzenianie się wirusów i chronią zdrowie wszystkich pracowników. Oto kilka rzeczy, które należy rozważyć na codziennej liście kontrolnej warunków sanitarnych w magazynie:

• Wszyscy pracownicy powinni ćwiczyć podstawową higienę i myć ręce przed rozpoczęciem pracy, po przerwach i posiłkach oraz na zakończenie każdej zmiany. 
• Zamieścić wytyczne dotyczące mycia rąk przede wszystkim zlewami.
• Upewnij się, że łazienki pracowników i zlewozmywaki magazynowe są odpowiednio zaopatrzone w mydło, czyste ręczniki i środek dezynfekujący.
• Opublikuj protokoły odkażania sprzętu i upewnij się, że pracownicy przechodzą odpowiednie szkolenie w zakresie stosowania wszelkich środków chemicznych. Zaopatrz pracowników w rękawice i inny sprzęt ochronny zgodnie z wymaganiami.
• Oczyszczaj współdzielone narzędzia przy każdej zmianie zmiany.
• W przypadku sprzętu zmotoryzowanego należy wytrzeć pasy bezpieczeństwa, kierownice, uchwyty, dźwignie zmiany biegów itp. przed i po użyciu.
• Regularnie dezynfekuj wszystkie płaskie powierzchnie, komputery, stoły warsztatowe, klamki, szyny itp. 
• Wyznacz osobę odpowiedzialną za uzupełnianie zapasów środków sanitarnych na każdą zmianę.
• Przydziel obowiązki sprzątania na zmianę.
• Upewnij się, że łazienki są czyszczone co najmniej raz na zmianę, wycierając wszystkie powierzchnie i uzupełniając zapasy materiałów eksploatacyjnych.
• Dopilnuj, aby pomieszczenia socjalne były regularnie sprzątane. Zdezynfekuj powierzchnie i obszary przechowywania żywności.

Uczyń wysokie standardy higieny i warunków sanitarnych częścią swojej kultury. Pomaga to pracownikom zachować zdrowie, a magazyny są bezpieczne. 

Pamiętaj, że standardy sanitarne nie są „jeden i gotowe”, nadążaj za nowymi protokołami i odpowiednio dostosuj swoje wymagania. Ta lista to dopiero początek. Sprawdź z Światowa Organizacja Zdrowia, Center for Disease Controllub rząd, aby regularnie aktualizować swoje zasady i procedury. Na koniec zawsze miej eksperta, który sprawdzi Twoją listę kontrolną, aby upewnić się, że jest wyczerpująca. 

https://bindy.com/products/retail-audit/

Przechowywanie i usuwanie odpadów niebezpiecznych 

CO TYDZIEŃ

Jeśli Twoja firma generuje jakiekolwiek odpady niebezpieczne, dobrym pomysłem jest cotygodniowe kontrolowanie praktyk przechowywania i utylizacji. Chociaż Agencja Ochrony Środowiska Stanów Zjednoczonych (EPA) przeprowadza własne inspekcje, warto być na bieżąco, aby uniknąć wszelkich cytatów lub innych potencjalnych problemów wynikających z niezgodności. 

Podtytuł C EPA i ustawy o ochronie i odzysku zasobów (RCRA) wymaga, aby firmy obchodziły się z niebezpiecznymi odpadami „w sposób, który chroni ludzkie zdrowie i środowisko”. 

The EPA przeprowadza następujące inspekcje identyfikacja odpadów niebezpiecznych i przedsiębiorstw, które je wytwarzają, transportują, przetwarzają, przechowują i usuwają: 

• Kontrola oceny zgodności: ocena na miejscu postępowania z odpadami niebezpiecznymi, w tym przegląd raportów i dokumentacji, czynności związanych z obsługą oraz określenie miejsca i sposobu wytwarzania odpadów niebezpiecznych i zarządzania nimi
• Kontrola pobierania próbek zgodności: pobieranie próbek do analizy laboratoryjnej
• Kompleksowa ocena monitoringu wód podziemnych (CME): ocenić hydrogeologię leżącą u podstaw jednostek gospodarki odpadami niebezpiecznymi, a także rozmieszczenie, głębokość, rozmieszczenie i projekt
• Inspekcja rozwoju przypadku (CDI): gdy EPA podejrzewa naruszenie w gospodarce odpadami, przeprowadza tę inspekcję w celu dalszego zbadania sprawy
• Inspekcja eksploatacji i konserwacji (OMI): kontrole systemu monitoringu wód podziemnych ze szczególnym uwzględnieniem stanu studni i urządzeń do pobierania próbek

Przede wszystkim sprzedawcy detaliczni należą do kategorii wytwórców odpadów niebezpiecznych. W związku z tym EPA bierze pod uwagę następujące kwestie – tak jak powinieneś, we własnych inspekcjach: 

• Oznaczanie odpadów niebezpiecznych
• Numery identyfikacyjne EPA
• Manifestacja
• Wymagania przed transportem
• Prowadzenie ewidencji i raportowanie
• Eksport

Detaliści będą również chcieli dodać następujące elementy do swoich niezależnych kontroli przechowywania i usuwania odpadów niebezpiecznych: 

• Odpowiednie pojemniki do przechowywania
• Etykiety na wszystkim
• Data akumulacji
• Stan systemu powstrzymywania
• Ilość zamkniętych i otwartych pojemników łącznie – uwaga: uszkodzone pojemniki należy zgłosić i niezwłocznie usunąć
• Wyposażenie awaryjne
• Procedury awaryjne
• Odpowiednia przestrzeń do przechowywania i odległość między pojemnikami
• Przestrzeń jest wolna od śmieci, materiałów palnych, materiałów niebezpiecznych, baterii i innych potencjalnie szkodliwych materiałów odpadowych
• Dokumentacja i rejestr odpadów niebezpiecznych (nawet jeśli nie jest to wymagane przez lokalną jurysdykcję, warto ją mieć)
• Incydenty i związane z nimi zgłoszenia

Będziesz także chciał okresowo sprawdzać swój plan awaryjny i upewnić się, że jest aktualny, a także upewnić się, że wszyscy pracownicy zaktualizowali szkolenie w zakresie zarządzania odpadami niebezpiecznymi.

OSHA oferuje również bezpłatne informacje dotyczące gospodarki odpadami niebezpiecznymi. 

Aby Twoje cotygodniowe inspekcje składowania i utylizacji odpadów niebezpiecznych były bardziej efektywne i wydajne, użyj narzędzia takiego jak Bindy. Jeden sprzedawca detaliczny artykułów gospodarstwa domowego używa Bindy do przeprowadzania cotygodniowych kontroli odpadów niebezpiecznych. Używają Reklamacji IA do wysłania zadania oraz plany działania z zaleceniami dotyczącymi zapewnienia zgodności i właściwego obchodzenia się z materiałami w przypadku rozlania.

Procesy przyjęć magazynowych

MIESIĘCZNY

Co miesiąc detaliści powinni również sprawdzać procesy przyjmowania i dostaw do magazynu. Możesz to zrobić w ramach przewodnika większego dystryktu. Jeden sprzedawca mebli używa Bindy do usprawnienia tego procesu audytu i kontroli. Kontrolują procesy dostaw magazynowych pod kątem franczyzobiorcy, śledzenie zwrotów, przetwarzanie zwrotów, branding floty, pracownicy w mundurach i liczenie cykli.

Ale to nie jest wyczerpująca lista, jeśli chodzi o otrzymywanie inspekcji. Będziesz także chciał przyjrzeć się następującym:

• Odpowiedzialność za zapasy
• Dochód
• Wydatki
• Dokładność zamówienia
• Ile czasu zajmuje realizacja dostawy
• Obszar doku załadunkowego
• Oznakowanie produktu i przesyłki
• I więcej

Ideą kontroli przy odbiorze magazynu jest znalezienie obszarów, które działają najlepiej, które obszary wymagają największej poprawy i jak zoptymalizować operacje zaplecza posuwając się do przodu. 

Na przykład jeden detalista wykorzystał firmę Bindy do przeniesienia i konsolidacji swoich centrów dystrybucji. Wykorzystali listy kontrolne do monitorowania postępów i częstych aktualizacji, korzystając w szczególności z funkcji robienia zdjęć. Alternatywa, ręczna lista kontrolna w arkuszu kalkulacyjnym, byłaby koszmarem, aby upewnić się, że wszyscy działają na podstawie tych samych i najbardziej aktualnych informacji.

Bezpieczeństwo żywności

KWARTALNY

Bezpieczeństwo żywności powinno być stale brane pod uwagę w każdym biznesie spożywczym. Oprócz przestrzegania standardów ustalonych przez Twój organ zarządzający, będziesz także chciał przeprowadzać niezależne kontrole bezpieczeństwa żywności raz na kwartał.

Kwartalne inspekcje bezpieczeństwa żywności pomagają firmom wyprzedzać potencjalne problemy, takie jak roszczenia, procesy sądowe i inne prawne bóle głowy. To również pociąga pracowników do odpowiedzialności i trzyma ich w napięciu.

„Sam proces audytu staje się siłą napędową dla ludzi, aby nie tylko przestrzegać, ale faktycznie mieć właściwe zachowania i być w stanie bezpiecznie pracować i prawidłowo reagować na rzeczy” powiedział Gary Johnson, Starszy Konsultant w Doradcy Prewencji. „Wspiera doskonałość operacyjną i szkolenia, co z kolei prowadzi do właściwych zachowań”.

Notatka: Jeśli w Twojej firmie występują wyjątkowe okoliczności, takie jak niebezpieczne materiały, niebezpieczny sprzęt, wysokie półki itp., możesz częściej przeprowadzać kontrolę bezpieczeństwa żywności. 

Zapoznaj się z wymaganiami obowiązującymi w Twojej jurysdykcji, a także Własne wytyczne OSHA: 

Przemysł ogólny (29 CFR 1910)

• 1910, podpunkt J, Ogólne kontrole środowiskowe
  • 1910.141, Urządzenia sanitarne
    • 1910.141(b), Zaopatrzenie w wodę
    • 1910.141(h), Obróbka żywności
  • 1910.142, Tymczasowe obozy pracy
    • 1910.142(i), Budowa i eksploatacja kuchni, jadalni, zaplecza żywieniowego

Przemysł budowlany (29 CFR 1926)

• 1926 podczęść D, Kontrole BHP i ochrony środowiska
  • 1926.51, Urządzenia sanitarne
    • 1926.51(a), Woda pitna
    • 1926.51(d), Obróbka żywności

Przygotowaliśmy również kompleksową lista kontrolna żywności i bezpieczeństwa do odniesienia podczas kontroli, jeśli jesteś QSR lub restauracją. 

Sprzedawcy gastronomiczni mogą również korzystać przechowywać czujniki w wielu lokalizacjach, aby automatycznie rejestrować temperaturę obszarów przygotowawczych, lodówek, zamrażarek i innego sprzętu.

Za pomocą tych czujników można ustawić progi temperatury i otrzymywać alert za każdym razem, gdy próg zostanie osiągnięty. Pomaga to chronić przed chorobami przenoszonymi przez żywność, zapewniając odpowiednią temperaturę przechowywania. Pomaga również chronić zapasy, zapewniając, że obszary przechowywania żywności pozostają zgodne z temperaturą. 

Zapobieganie stratom

KWARTALNY

Możesz pomyśleć o złodziejach sklepowych, gdy myślisz o zapobieganiu stratom, ale istnieje wiele przyczyn kurczenia się. Czasami trzeba spojrzeć poza salę sprzedaży, aby zidentyfikować największy drenaż w wyniku finansowym. Kurczenie zdarza się również w magazynie. 

Powiązane: Wyzwania w zakresie zapobiegania stratom w handlu detalicznym >

Najpierw podzielmy się kilkoma najczęstsze przyczyny kurczenia się, ponieważ dotyczy operacji back-of-house: 

• Kradzież wewnętrzna: przyczyną nieco ponad jednej trzeciej skurczenia się, kradzież wewnętrzna to zarówno zwykła kradzież towarów, jak i fałszywe zwroty, fałszywe karty podarunkowe, pozostawienie przedmiotów poza zamówieniem, a nawet zabranie gotówki z kasy
• Oszustwo dostawcy: prawie 6% utraty zapasów wynika z oszustwa dostawcy
• Niedokładne zapisy: błędy administracyjne lub kurczenie się papieru przyczyniają się do zmniejszenia 21% sprzedawcy detalicznego
• Niewłaściwie zorganizowany magazyn
• Źle zaprojektowane przepływy pracy

Regularne sprawdzanie praktyk w zakresie zapobiegania stratom pozwala zmniejszyć ryzyko, zwiększyć produktywność oraz zidentyfikować i naprawić problemy związane z zapobieganiem stratom, zanim wpłyną one na wyniki finansowe.

Niektóre kategorie do sprawdzenia obejmują: 

• Procedury i polityki bezpieczeństwa
• Kamery
• Bezpieczeństwo doku załadunkowego
• Skaner kodów kreskowych
• Otrzymanie dokumentacji

Możesz również odwołać się do naszego kompleksowa lista kontrolna zapobiegania stratom,. 

Ułatw sobie inspekcje zapobiegania stratom za pomocą narzędzia takiego jak Bindy. Bindy posiada listy kontrolne, zadania i bezpieczną komunikację, które pomogą Ci chronić Twoją markę, zmniejszyć liczbę błędów i sprawić, że witryny będą odpowiedzialne. Zespoły mogą przeprowadzać inspekcje na dowolnym urządzeniu, online lub offline. Zobacz dane witryny w czasie rzeczywistym, aby śledzić trendy i weryfikować wykonanie. Co najważniejsze, zidentyfikuj pierwotne przyczyny i pokieruj tymi słabościami.

Idąc naprzód z inspekcjami magazynu

Nie pozostawiaj inspekcji magazynów regulacjom branżowym. Proaktywni sprzedawcy detaliczni przeprowadzają inspekcje magazynów, aby złagodzić problemy, zanim zagrożą wynikom lub, co gorsza, całej firmie. 

Bindy oferuje następujące funkcje wspomagające inspekcje i audyty magazynów: 

• Konfigurowalne formularze
• Możliwość aktualizacji i wypychania formularzy na pole w czasie rzeczywistym
• Obowiązkowe robienie zdjęć
• Zalecenia dotyczące planu działania
• Łatwy w użyciu interfejs dla wszystkich pracowników

O autorze:

Alexandra Sheehan współpracuje z firmami B2B w sektorach handlu detalicznego, handlu elektronicznego i podróży, aby tworzyć strategie i eksperckie treści w formie długiej, stron internetowych i blogów. Możesz zobaczyć jej pracę na stronach takich jak Shopify, Vend, Stitch Labs, Money Under 30 i innych. thealexsheehan.com.