Retail beweegt altijd snel, maar met de uitbraak van COVID-19 moeten bedrijven hun bedrijfsvoering en gezondheids- en veiligheidsbeleid dagelijks (soms elk uur) aanpassen. Het management heeft de verantwoordelijkheid om snel beleidswijzigingen en best practices door te geven in hun winkels.
Het is van cruciaal belang dat medewerkers met de meest actuele informatie werken om zichzelf en klanten te beschermen. Hier leest u hoe een supermarktketen een update van het beleid en best practices op 700+ locaties heeft uitgevoerd.
Casestudy: WIJZIGINGEN in het beleid communiceren
De Wereldgezondheidsorganisatie, Centrum voor Ziektebestrijding, of het bestuursorgaan geeft een nieuw gezondheidsbeleid en/of desinfectieprocedure uit. Retailers moeten de update op verschillende afdelingen, op alle locaties en in verschillende staten uitvoeren.
Klant
Een buurtwinkelketen met 700+ vestigingen.
UITDAGING
De supermarktketen moest recente updates van de overheidsregelgeving implementeren. Updates omvatten nieuw beleid voor hygiëne, sanitaire voorzieningen en maatregelen voor sociale afstand voor essentiële retailers. Ook moest de supermarkt bewegwijzering plaatsen, stickers plaatsen, beschermend glas installeren en nieuwe zelfbedieningsprocedures voor eten en drinken implementeren.
Het informeren van medewerkers over beleidswijzigingen moet snel, gedocumenteerd en geverifieerd worden met foto's. Het hoofdkantoor vereiste ook een verifieerbare registratie van wanneer werknemers op de hoogte werden gebracht, datum/tijd van voltooiing en eventuele aanvullende stappen die nodig waren om te voldoen aan nieuw beleid en nieuwe procedures.
E-mailketens en/of papieren checklists zijn niet snel genoeg. Ook bieden ze onvoldoende garanties. Het is belangrijk om de coördinatie van beleidsdistributie en -acceptatie in realtime over meerdere locaties te verifiëren.
Beleidsupdates uitvoeren in de winkel
Met behulp van een Bindy, de supermarktketen die is gemaakt aangepaste inspectieformulieren om ervoor te zorgen dat bewegwijzering, sociale afstandsstickers en beschermend glas aanwezig zijn. Ze hebben foto's van beste praktijken bijgevoegd. Zo wisten medewerkers precies waar en hoe bewegwijzering en glas geplaatst moesten worden. Verplichte foto's geverifieerd implementatie en plaatsing.
Hoofdkantoor aangepaste procedures voor zelfbedieningsvoedsel. Regionale managers inspecteerden om ervoor te zorgen dat al het onverpakte, zelfbedieningsvoedsel uit de schappen was verwijderd. In plaats daarvan gebruikten winkels voorverpakte alternatieven.
Er zijn verschillende nieuwe beleidsregels van toepassing op drankstations. Er zijn nu wegwerphandschoenen beschikbaar voor koffie- en drankstations. Wegwerpdeksels worden verwijderd. Klerken delen nu deksels uit bij aankoop. Klant kan geen hervulbare verpakkingen meer gebruiken voor dranken.
Het hoofdkantoor kan dagelijkse inspecties met verplichte foto's aanvragen om ervoor te zorgen dat handschoenen beschikbaar zijn en dat het drankbeleid wordt aangenomen. Ze kunnen ook beleidsverklaringen en FQA's rechtstreeks aan formulieren toevoegen, zodat medewerkers vragen van klanten kunnen beantwoorden.
Vergeet niet dat het beleid verandert. Zo hebben bestuursorganen het maximum aantal toegestane personen in een winkel aangepast. Door gebruik te maken van een retailcommunicatie-app kan het hoofdkantoor geüpdatete formulieren inzetten voor alle winkels. Daarnaast kan het hoofdkantoor inspecties aanvragen om de geüpdatete beleidsimplementatie te verifiëren.
Beleidsupdates implementeren met software
Bij een crisis hebben medewerkers actuele informatie nodig om klanten, zichzelf en het merk te beschermen. Hier zijn een paar manieren Bindy kan het hoofdkantoor helpen bij het implementeren van beleids- en procedure-updates en zorgen voor implementatie.
implementeren met Taakbeheer
Taken toewijzen om nieuw beleid en procedures voor de gezondheid en veiligheid van de detailhandel uit te voeren. Veel gemakswinkels verwijderen bijvoorbeeld zelfbedieningsvoedsel/dranken en vervangen ze door voorverpakte opties. Bovendien leveren winkels voedsel- en drankstations met wegwerpbeschermingsmiddelen zoals schilden, handschoenen en tangen. Om nieuw foodservicebeleid te implementeren, kan het hoofdkantoor taken creëren.
Het gebruik van een taakbeheersysteem dat is ontwikkeld voor de detailhandel om beleid en procedures te verspreiden, helpt merken snel te reageren en te zorgen voor acceptatie.
Het hoofdkantoor kan in minder dan een paar minuten enkele of meerdere taken maken. Ze kunnen een vervaldatum toewijzen en de taak naar relevante medewerkers sturen. Voeg foto's van beste praktijken en ondersteunende beleidsdocumenten rechtstreeks aan de taak toe. Taken zijn toegankelijk op elk apparaat.
Vervolgens kunnen medewerkers hun eigen foto's bijvoegen als bewijs van uitvoering en implementatie van het beleid, notities achterlaten en de taak als voltooid markeren. Bindy houdt automatisch de gebruiker, locatie, datum en tijd bij.
implementeren met Content management
Interne communicatie is van cruciaal belang tijdens een crisis, en experts zijn het erover eens dat het het beste is om te communiceren vroeg en vaak. Door die communicatie allemaal op één platform te houden, is de kans groter dat medewerkers betrokken raken. Met Bindy's contentmanager, kan het hoofdkantoor organisatorisch nieuws en beleidsupdates delen. Bruikbare informatie kan als taak worden toegewezen.
Veel buurtwinkels werken bijvoorbeeld het handwas- en schoonmaakbeleid bij. Het hoofdkantoor kan updates maken en video's en bestanden voor het handen wassen opnemen. De contentmanager zorgt voor leesbevestigingen, zodat het hoofdkantoor weet wanneer medewerkers zich hebben ingezet.
implementeren met corrigerende acties
Wanneer de implementatie mislukt, wijs dan een corrigerende actie toe. Voeg foto's toe om niet-naleving te illustreren. Als het probleem is opgelost, kunnen eindgebruikers ook foto's bijvoegen om de resolutie aan te tonen.
Voer snel rapporten uit vanaf elke locatie en op elk apparaat om herhalingsovertredingen te controleren of de oplossing in realtime te volgen.
Er zijn op dit moment veel dingen buiten de controle van retailers. Als het erop aankomt om door een crisis heen te komen, is het belangrijk om je te concentreren op wat je kunt doen. Retailers kunnen winkels op de hoogte houden en veilig laten werken. Bindy kunnen helpen.
Voor meer COVID-19 bronnen en aanbevelingen voor beste praktijken, zie de Bindy-blog.
- Gezondheidschecklist voor werknemers
- Coronavirus (COVID-19) Checklist voor Retail en Horeca
- 5 manieren om werknemers en klanten te ondersteunen tijdens COVID-19
- COVID-19: Brongids voor winkelheropening
ANDERE HULPMIDDELEN voor het beheer van detailhandelstaken
Verwijs naar de Categorie Retail Taakbeheer voor how-to's en best practices voor taakbeheer in de detailhandel en de horeca.
