⭐ Casestudy: hoe een C-Store-groep Bindy gebruikte om het beleid op meer dan 700 locaties bij te werken

De detailhandel evolueert altijd snel, maar door de uitbraak van COVID-19 moesten bedrijven hun activiteiten en gezondheids- en veiligheidsbeleid wekelijks (soms dagelijks) aanpassen. Het management heeft de verantwoordelijkheid om snel beleidswijzigingen en best practices in hun winkels te communiceren.

Het is van cruciaal belang dat medewerkers met de meest actuele informatie werken om zichzelf en klanten te beschermen. Hier ziet u hoe een supermarktketen een update van het beleid en de best practices op meer dan 700 locaties heeft uitgevoerd.

Casestudy: WIJZIGINGEN in het beleid communiceren

Waar wacht je op?

Je weet dit. De manier waarop u programma’s en merkstandaarden uitvoert in uw retail- en horecabedrijf is moeilijk schaalbaar, inflexibel en duur.

Schakel over naar Bindy en verhoog uw productiviteit en bedrijfsresultaten op elke locatie.

De Wereldgezondheidsorganisatie, Centrum voor Ziektebestrijding, of een bestuursorgaan stelt een nieuw gezondheidsbeleid en/of een nieuwe ontsmettingsprocedure vast. De detailhandelaar moet de update uitvoeren op verschillende afdelingen, op alle locaties en in verschillende staten.

Klant

Een buurtwinkelketen met 700+ vestigingen.

UITDAGING

De supermarktketen moest recente updates van de overheidsregelgeving implementeren. Updates omvatten nieuw beleid voor hygiëne, sanitaire voorzieningen en sociale afstandsmaatregelen voor essentiële diensten en detailhandelaren. Ook moest de supermarkt bewegwijzering en stickers plaatsen, beschermglas installeren en nieuwe zelfbedieningsprocedures voor eten en drinken implementeren.

Het informeren van medewerkers over beleidswijzigingen moest snel gebeuren, gedocumenteerd en geverifieerd met foto’s. Het hoofdkantoor had ook een verifieerbaar overzicht nodig van wanneer werknemers op de hoogte waren gesteld, de datum/tijd van voltooiing en eventuele aanvullende stappen die nodig waren om te voldoen aan het nieuwe beleid en de nieuwe procedures.

E-mailketens en/of papieren checklists zijn niet snel genoeg. Ze bieden ook niet genoeg garanties. Het is belangrijk om de coördinatie van de beleidsdistributie en -implementatie in realtime over meerdere locaties te verifiëren.

Beleidsupdates uitvoeren in de winkel

Met behulp van Bindy is de supermarktketen ontstaan aangepaste inspectieformulieren om ervoor te zorgen dat bewegwijzering, sociale afstandsstickers en beschermend glas aanwezig zijn. Ze hebben foto's van beste praktijken bijgevoegd. Zo wisten medewerkers precies waar en hoe bewegwijzering en glas geplaatst moesten worden. Verplichte foto's geverifieerd implementatie en plaatsing.

Hoofdkantoor aangepaste procedures voor zelfbedieningsvoedsel. Regionale managers inspecteerden om ervoor te zorgen dat al het onverpakte, zelfbedieningsvoedsel uit de schappen was verwijderd. In plaats daarvan gebruikten winkels voorverpakte alternatieven.

Er zijn verschillende nieuwe beleidsregels van toepassing op drankstations. Er zijn nu wegwerphandschoenen beschikbaar voor koffie- en drankstations. Wegwerpdeksels worden verwijderd. Klerken delen nu deksels uit bij aankoop. Klant kan geen hervulbare verpakkingen meer gebruiken voor dranken.

Het hoofdkantoor kan dagelijkse inspecties met verplichte foto's aanvragen om er zeker van te zijn dat handschoenen beschikbaar zijn en dat er een drankbeleid wordt aangenomen. Ze kunnen beleidsverklaringen en FQA's ook rechtstreeks aan formulieren toevoegen, zodat medewerkers vragen van klanten kunnen beantwoorden.

Vergeet niet dat beleid verandert. Zo hebben bestuursorganen het maximaal toegestane aantal personen in een winkel aangepast. Door een retailuitvoeringsplatform zoals Bindy te gebruiken, kan het hoofdkantoor bijgewerkte formulieren onmiddellijk in alle winkels implementeren. Bovendien kan het hoofdkantoor inspecties aanvragen om de bijgewerkte beleidsimplementatie te verifiëren.

Beleidsupdates implementeren met software

Wanneer ze met een crisis worden geconfronteerd, hebben werknemers actuele informatie nodig om klanten, zichzelf en het merk te beschermen. Hier zijn een paar manieren Bindy kan het hoofdkantoor helpen bij het implementeren van beleids- en procedure-updates en zorgen voor implementatie.

implementeren met Taakbeheer

Taken toewijzen om nieuw beleid en procedures voor de gezondheid en veiligheid van de detailhandel uit te voeren. Veel gemakswinkels verwijderen bijvoorbeeld zelfbedieningsvoedsel/dranken en vervangen ze door voorverpakte opties. Bovendien leveren winkels voedsel- en drankstations met wegwerpbeschermingsmiddelen zoals schilden, handschoenen en tangen. Om nieuw foodservicebeleid te implementeren, kan het hoofdkantoor taken creëren.

Het gebruik van een taakbeheersysteem dat is ontwikkeld voor de detailhandel om beleid en procedures te verspreiden, helpt merken snel te reageren en te zorgen voor acceptatie.

Het hoofdkantoor kan binnen enkele minuten enkele of meerdere taken aanmaken. Ze kunnen een vervaldatum toekennen en de taak naar relevante medewerkers sturen. Voeg foto's van best practices en ondersteunende beleidsdocumenten rechtstreeks toe aan de taak. Taken zijn toegankelijk op elk apparaat.

Vervolgens kunnen medewerkers hun eigen foto's bijvoegen als bewijs van uitvoering en implementatie van het beleid, notities achterlaten en de taak als voltooid markeren. Bindy houdt automatisch de gebruiker, locatie, datum en tijd bij.

implementeren met Content management

Interne communicatie is van cruciaal belang tijdens een crisis, en experts zijn het erover eens dat het het beste is om te communiceren vroeg en vaak. Door die communicatie allemaal op één platform te houden, is de kans groter dat medewerkers betrokken raken. Met Bindy's contentmanager, kan het hoofdkantoor organisatorisch nieuws en beleidsupdates delen. Bruikbare informatie kan als taak worden toegewezen.

Veel buurtwinkels werken bijvoorbeeld het handwas- en schoonmaakbeleid bij. Het hoofdkantoor kan updates maken en video's en bestanden voor het handen wassen opnemen. De contentmanager zorgt voor leesbevestigingen, zodat het hoofdkantoor weet wanneer medewerkers zich hebben ingezet.

implementeren met corrigerende acties

Wanneer de implementatie mislukt, wijst u een corrigerende actie. Voeg foto's toe om niet-naleving te illustreren. Wanneer dit is opgelost, kunnen eindgebruikers ook foto's bijvoegen om de resolutie aan te tonen.

Voer snel rapporten uit vanaf elke locatie en op elk apparaat om herhalingsovertredingen te controleren of de oplossing in realtime te volgen.

Tijdens een crisis zijn er veel dingen die buiten de controle van retailers liggen. Als het gaat om het overwinnen van een crisis, is het belangrijk om je te concentreren op wat je kunt doen. Detailhandelaren kunnen winkels op de hoogte houden en veilig laten werken. Bindy kunnen helpen.

Voor meer COVID-19 bronnen en aanbevelingen voor beste praktijken, zie de Bindy-blog.