7 tips om een retailcoöperatie succesvol te beheren

Waarden met betrekking tot duurzaamheid, gemeenschap en maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) zijn voor de consument het middelpunt geworden. Daarom hebben veel merken hun MVO-inspanningen de afgelopen jaren opgevoerd. 

Het is echter de moeite waard om erop te wijzen dat sommige retailers al lang prioriteit geven aan deze waarden. 

We hebben het over coöperatieve winkels. Co-ops, ook wel coöperaties genoemd, zijn winkels die eigendom zijn van en beheerd worden door leden van de gemeenschap. In tegenstelling tot traditionele bedrijven met winstoogmerk, worden beslissingen van coöperaties bepaald door leden en consumenten in plaats van externe aandeelhouders en investeerders.

Als zodanig hebben coöperaties meer kans om maatschappelijke verantwoordelijkheid te tonen. EEN Rapport 2020 van de Nationale Co+op Grocers (NCG) ontdekte dat coöperaties "het voortouw nemen in de verkoop van biologische, eerlijke handel, B Corp en coöperatief geproduceerde producten." Volgens het rapport is 47% van de voedselverkoop in co-ops afkomstig van biologische producten, vergeleken met 3% bij conventionele boodschappen.

Bovendien bieden 3 van de 4 voedselcoöperaties op behoeften gebaseerde kortingsprogramma's voor hun gemeenschappen, en helpen zo de drempels voor gezond voedsel te verlagen.

Co-ops zijn echt een speciaal soort winkels en ze zijn de moeite waard om na te streven. Als je van plan bent er een te starten of als je al een winkel hebt, helpen de volgende coöp-tips voor retailbeheer om alles soepel te laten verlopen. 

Houd je leden betrokken 

Leden zijn de levensader van elke coöperatie. Als retailcoöperatie vertrouw je op hen om niet alleen de winkel te ondersteunen, maar ook om deze daadwerkelijk te runnen. 

Onnodig te zeggen dat het van cruciaal belang is om leden betrokken te houden. 

Dat realiseren begint bij het vaststellen van een visie die financieel gewin overstijgt. Van daaruit moet je leden vinden die jouw visie en waarden delen. 

“Een ding om te weten over coöp-winkels is dat veel winst maken geen prioriteit is. Daarom kan het moeilijk zijn om leden gemotiveerd te houden als ze meer op winst gericht zijn”, zegt Perry Valentine, oprichter bij Bij Perry's

“Als je een sterke visie hebt bij het starten van een coöpwinkel, kun je leden aantrekken en rekruteren die dezelfde doelen delen. Door deze visie te hebben, kun je, naast het promoten van wederzijdse hulp, een coöperatieve winkel opzetten die niet afhankelijk is van grote winsten om leden gemotiveerd te houden.”

Houd er rekening mee dat het instellen van uw visie en waarden geen eenmalige activiteit is. Streef ernaar om ze voortdurend te versterken in uw ledencommunicatie en in uw klantgerichte middelen, inclusief e-mails en uw website. 

Door extraatjes en aanbiedingen aan uw leden aan te bieden, kunt u ook de betrokkenheid vergroten. Fredericksburg Food Co-Op in Virginia geeft leden bijvoorbeeld toegang tot exclusieve aanbiedingen, zoals 15%-korting op case-bestellingen en 10% extra korting op Co-op-deals.

Bouw sterke relaties op met lokale leveranciers

Toegang tot lokaal geproduceerde producten is een van de grootste voordelen van co-op retail. Dit geldt vooral vandaag, nu consumenten steeds meer de voorkeur geven aan lokaal winkelen. 

Het goede nieuws is dat de meeste coöperaties bedreven zijn in het aanboren van lokale voedselbronnen. Uit onderzoek van de NGC bleek dat de gemiddelde coöperatie in 2020 kocht van 185 lokale boeren en producenten; die producten waren goed voor 22% van de verkoop van de coöperatie. 

Streef ernaar om deze cijfers te halen en te overtreffen in je eigen coöp. Bouw en cultiveer relaties met lokale boeren en geef prioriteit aan hun producten bij het vullen van uw schappen. Naast het verrijken van uw gemeenschap, zult u merken dat lokale inkoop uw bedrijf enorm ten goede zal komen, vooral omdat problemen met de toeleveringsketen steeds erger worden. 

Zoals de NGC aangeeft, deden voedselcoöperaties het relatief goed in vergelijking met andere retailers tijdens de pandemie, dankzij hun sterke relaties met lokale producenten. 

“Tijdens de begindagen van de COVID-19-pandemie waren veel kruideniers die voornamelijk afhankelijk zijn van nationale toeleveringsketens niet in staat om hun schappen gevuld te houden. Daarentegen waren veel voedselcoöperaties in staat voedsel zoals vlees, producten, eieren en melk op de plank te houden vanwege sterke relaties met lokale boeren, " stelt de NGC op haar website

Tenzij je het op tijd, volledig, op elke site doet, voer je helemaal niet uit

Houd regelmatig vergaderingen

"Er zijn een paar belangrijke dingen om in gedachten te houden bij het runnen van een coöp-winkel. Het belangrijkste is om ervoor te zorgen dat de leden van de coöperatie het gevoel hebben dat ze eigenaar zijn van de winkel en dat ze geïnvesteerd zijn in het succes ervan”, legt uit. Morshed Alam.

Volgens hem is het houden van regelmatige vergaderingen de sleutel om in contact te blijven met leden. Deze vergaderingen, voegt Morshed toe, moeten "de activiteiten van de winkel bespreken en iedereen een stem geven bij beslissingen die erover worden genomen."

De frequentie van uw vergaderingen is afhankelijk van uw coöperatie. Terwijl sommigen ervoor kiezen om eens per maand of elk kwartaal bestuursvergaderingen te houden, kunnen anderen ze jaarlijks doen. 

Zorg er in ieder geval voor dat uw vergaderingen goed gedocumenteerd zijn. Transparantie is essentieel in elk bedrijf, maar het belang ervan is meer uitgesproken in coöperaties omdat de leden zeer betrokken zijn en erin geïnvesteerd hebben. Wanneer leden op de hoogte worden gehouden, zijn ze in een betere positie om weloverwogen beslissingen te nemen over het beheer van de coöperatie. 

De Urban Greens Co-Op Market doet uitstekend werk bij het documenteren en delen van haar vergaderingen. Urban Greens heeft een pagina op haar website gewijd aan de notulen van bestuursvergaderingen. Mensen hebben eenvoudig toegang tot vergaderagenda's, financiële samenvattingen, dia's en meer. 

Documenteer uw procedures 

Daarover gesproken, je moet er ook voor zorgen dat je co-op-procedures goed gedocumenteerd zijn en toegankelijk zijn voor de juiste mensen. 

Identificeer alle processen die u in de coöperatie implementeert, bijvoorbeeld het beheren van leden, het kopen van producten, het bellen van verkoop, enz. Noteer elke stap die betrokken is en laat het typen en opslaan in een beveiligde map (idealiter een cloudgebaseerd ). 

Dit zorgt ervoor dat teamleden toegang hebben tot de informatie die nodig is om processen uit te voeren. 

Digitaliseer uw processen 

U kunt uw processen verder stroomlijnen door ze te digitaliseren. Gebruik zakelijke apps en platforms om vervelende taken te automatiseren en menselijke fouten te verminderen. 

In plaats van handmatig lidmaatschapsaanvragen in te dienen, kunt u bijvoorbeeld kijken of u het proces online kunt implementeren, zodat potentiële leden via een handig zelfbedieningsportaal lid kunnen worden van uw coöperatie. 

Dat is wat Fredericksburg Food Co-Op doet. Op haar website, kunnen mensen eenvoudig een aanvraag invullen en hun contributie betalen via een creditcard of met een PayPal-rekening. 

U kunt uw procedures in de winkel ook digitaliseren door bepaalde apparatuur te integreren met locatiesensoren. Aanbieders van oplossingen zoals Bindy bieden commerciële draadloze sensoren die temperatuur, vochtigheid en CO-niveaus kunnen bewaken.  

Deze sensoren kunnen omstandigheden detecteren die buiten de normale drempels vallen en Bindy stelt het coöpteam op de hoogte als er iets mis is. Als de koelers van uw winkel bijvoorbeeld onverwachts beginnen op te warmen, kan Bindy stuurt automatisch een waarschuwing zodat u direct actie kunt ondernemen.

Besteed aandacht aan uw winkelgegevens en analyses

Als u al digitale tools gebruikt om uw co-op te runnen, heeft u waarschijnlijk toegang tot gegevens en analyses die licht werpen op uw verkoop- en productprestaties. Maak er een punt van om deze rapporten regelmatig te bekijken. 

Volg uw key performance indicators (KPI's) overuren en streef ernaar trends en inzichten te identificeren die u kunnen helpen bij het nemen van beslissingen. 

Productprestatierapporten bieden bijvoorbeeld informatie over uw topleveranciers, die u vervolgens kunnen vragen om uw bestelbedragen te verhogen. Aan de andere kant kunnen verkoopgegevens u vertellen of uw marketinginitiatieven werken, zodat u ze dienovereenkomstig kunt verfijnen. 

Evalueer en inspecteer uw winkel regelmatig

Hoe weet u of uw beheerpraktijken voor coöperaties werken? Simpel: u moet uw winkel regelmatig controleren en inspecteren. 

Inspecties ter plaatse zodat u uit de eerste hand de initiatieven van uw coöperatie in actie kunt zien, zodat u kunt bepalen of ze aan uw normen voldoen. Worden producten correct weergegeven? Tonen uw medewerkers de kwaliteiten en waarden van uw coöperatie? De beste manier om deze vragen te beantwoorden, is door uw locatie te bezoeken. 

Gebruik voor de beste resultaten een inspectie- en auditsoftware zoals Bindy, die uw checklists, planningen en actiepunten digitaliseert om te stroomlijnen site bezoeken. Bindy maakt het gemakkelijk om inspecties uit te voeren, uw bevindingen te documenteren en ervoor te zorgen dat corrigerende maatregelen tijdig worden uitgevoerd. 

Neem contact op of neem een gratis proefversie van Bindy om te ontdekken waarom steeds meer coöperaties Bindy kiezen om hun winkels te inspecteren en te controleren.  

Over de auteur:

Francesca Nicasio is retailexpert, B2B contentstrateeg en LinkedIn TopVoice. Ze schrijft over trends, tips en best practices waarmee retailers hun omzet kunnen verhogen en klanten beter kunnen bedienen. Ze is ook de auteur van Retail Survival of the Fittest, een gratis eBook om retailers te helpen hun winkels toekomstbestendig te maken.

Laat een reactie achter