6 manieren om tijd te besparen tijdens locatiebezoeken en inspecties

Het is geen geheim dat locatiebezoeken ongelooflijk belangrijk zijn voor uw winkelactiviteiten. Met winkelaudits en inspecties kunt u programma's en initiatieven evalueren, naleving waarborgen en zelfs contact leggen met teams ter plaatse. 

Echter, ze kunnen ook tijd nemen. Tussen auditvoorbereidingen, reistijd, inspectie van winkels en follow-up, kunnen locatiebezoeken variëren van een paar uur tot een hele dag, mogelijk langer. Om nog maar te zwijgen van het feit dat wanneer ze inefficiënt worden uitgevoerd, de procedures voor bezoeken ter plaatse nog langer worden, wat resulteert in verspilde tijd en moeite. 

Dit is het laatste wat elk bedrijf wil, daarom moet u er voortdurend naar streven om productievere bezoeken aan de site te hebben die u tijd en geld besparen. 

1. Zorg voor een duidelijk doel ruim voordat het locatiebezoek plaatsvindt

Zoals bij vrijwel elke belangrijke taak, is het hebben van een duidelijk doel een must. Voordat u een sitebezoek brengt, moet u eerst uw doel en doelen identificeren. specifiek:

Wat voor soort audit of inspectie voert u uit? Sommige audits zijn gericht op: merchandising, terwijl andere zijn gecentreerd rond veiligheid, of gezondheid en veiligheid. In bepaalde gevallen is een inspectie gericht op een specifieke campagne of initiatief. 

Wat is het resultaat dat je graag zou willen zien? Identificeer de belangrijkste resultaten die u met de audit wilt bereiken. Is het gewoon om te zien hoe een campagne wordt uitgevoerd? Wilt u de nalevingsscore van een district verbeteren? Zorg er in ieder geval voor dat u weet hoe 'succes' eruitziet voordat u uw inspecties uitvoert. 

Gebruik de antwoorden op de bovenstaande vragen om uw inspecties te begeleiden. Door uw doelstellingen te identificeren, kunt u bepalen welke items u in uw controle lijsten, welke vragen u moet stellen en wat u moet doen prioriteren. U wordt minder snel afgeleid, waardoor audits efficiënter worden uitgevoerd. 

2. Wees systematisch en breng uw bezoek van tevoren in kaart

Districtmanagers moeten vaak meerdere winkels bezoeken en reizen van de ene afspraak naar de volgende duurt meestal ongeveer 45 minuten (langer als de manager een groot geografisch gebied bestrijkt). 

Als u tijd wilt besparen op inspecties, kan het de moeite waard zijn om uw planning te optimaliseren. Sommige pre-planning rond welke winkels bezoeken en in welke volgorde kan een lange weg gaan. Breng dus vooraf je bezoek in kaart. 

Het gebruik van een echte kaart kan hier nuttig zijn. Markeer de punten op de kaart die u moet bezoeken en identificeer vervolgens welke routes u de meeste tijd besparen. Houd rekening met factoren zoals het tijdstip van de dag en het verkeer. 

Google Maps heeft een handige functie die kan inschatten hoe lang een reis zal duren op basis van de gebruikelijke verkeersomstandigheden voor een bepaald tijdstip van de dag. Voer eenvoudig uw startadres en bestemming in en geef vervolgens de datum en tijd van de reis aan. Google geeft dan een schatting van de reistijd weer, waarmee u uw afspraken kunt plannen. 

Hulpmiddelen zoals Bindy bied een ingebouwde kaart met een routefunctie tussen uw winkels om het nog gemakkelijker te maken.

Het kan ook helpen om je route uit te stippelen als je in de winkel bent. Welke afdelingen of afdelingen ga je als eerste inspecteren? Waar in de winkel staan ze? Als u deze dingen van tevoren weet, kunt u meteen aan de slag als u ter plaatse bent.

3. Vermijd Excel en e-mail

Excel-spreadsheets zijn een stapje hoger dan papier, maar ze kunnen ook inefficiënt zijn. Hoewel spreadsheets goed werken voor het vastleggen en in tabelvorm weergeven van gegevens, ze zijn niet gemaakt voor taakbeheer en samenwerking — twee taken die cruciaal zijn bij het uitvoeren van locatiebezoeken. 

U kunt uw audits en inspecties veel beter digitaliseren met behulp van een tool zoals Bindy, waarmee u checklists kunt maken, inspecties kunt plannen en taken kunt beheren met behulp van een intuïtief cloudgebaseerd platform.  

Bindy stroomlijnt sitebezoeken en inspecties door handmatig werk en dubbele invoer te elimineren. Dit betekent dat u zich minder kunt concentreren op de vervelende administratieve taken en meer energie kunt steken in het bezoeken van winkels en het verbeteren van de teamprestaties.

4. Breng andere teamleden naar hetzelfde platform

Gebruikt u al een auditoplossing? De volgende stap is om andere teamleden naar het platform te halen. Dit maakt de communicatie en samenwerking een stuk eenvoudiger. Door iedereen op één platform te hebben, blijven teamleden op dezelfde pagina. Informatie wordt snel en nauwkeurig doorgegeven en taken worden sneller voltooid.

Bijvoorbeeld, als corrigerende actie vereist is na een audit, kunt u communiceren met medewerkers met behulp van de ingebouwde tool actieplan in plaats van het via e-mail of sms te moeten doen. Dit voordeel wordt nog groter wanneer er meerdere teamleden bij betrokken zijn. In plaats van verwarrende e-mailthreads te volgen of meerdere sms-berichten te verzenden, vindt alle communicatie plaats op één enkel platform, zodat belanghebbenden altijd synchroon lopen. 

5. Hergebruik informatie en materialen van eerdere inspecties 

Begin niet helemaal opnieuw met uw checklists of inspecties. Zorg voor een sjabloon die u opnieuw kunt gebruiken om de voorbereidingen voor audits te versnellen. Als u bijvoorbeeld vaak gezondheids- en veiligheidsaudits uitvoert, maakt u een sjabloon of formulier dat vooraf is ingevuld met veelgebruikte items. Wanneer het tijd is om je voor te bereiden op je volgende inspectie, kun je de sjabloon tevoorschijn halen en aanpassen op basis van de behoeften van elke winkel. 

Gebruik een vergelijkbare aanpak voor zaken als teamcommunicatie. Gebruik een formulier of sjabloon om tijd te besparen in plaats van handmatig dezelfde berichten te typen voor zaken als corrigerende acties.

6. Omslachtige taken automatiseren 

Automatiseer vervelende taken zoals het vastleggen van datums en tijden, het informeren van teamleden of het toevoegen van foto's. Dit kan allemaal met een goed auditplatform. Bindy kan bijvoorbeeld automatiseren corrigerende maatregelen en vul de juiste datum en tijd in voor het bijhouden van gegevens. Het systeem kan ook taakopvolgingen vergemakkelijken door middel van geautomatiseerde meldingen.

U kunt uw processen verder stroomlijnen door uw auditplatform te integreren met andere bedrijfsoplossingen. Stel dat u handmatige agenda-items wilt elimineren bij het plannen van audits. Als uw auditplatform integreert met uw agendatoepassing, kunt u deze programmeren om automatisch een agenda-item aan te maken wanneer u een nieuwe inspectie plant. 

Laatste woorden

Sitebezoeken kunnen tijd kosten, maar ze hoeven niet inefficiënt of onproductief te zijn. Met de juiste planning en de juiste tools kunt u uw winkelinspecties en -audits stroomlijnen, uw team sterker maken en meer gedaan krijgen in minder tijd. 

ANDERE RETAIL Audit- en inspectiehulpbronnen

Verwijs naar de Categorie Retail Audits en Inspecties voor how-to's en best practices voor audits en inspecties in de detailhandel.

Over de auteur:

Francesca Nicasio is retailexpert, B2B contentstrateeg en LinkedIn TopVoice. Ze schrijft over trends, tips en best practices waarmee retailers hun omzet kunnen verhogen en klanten beter kunnen bedienen. Ze is ook de auteur van Retail Survival of the Fittest, een gratis eBook om retailers te helpen hun winkels toekomstbestendig te maken.