5 handmatige processen die districtsmanagers moeten automatiseren

Werken als een retail district manager vereist dat je een duizendpoot wordt. Je houdt toezicht op meerdere winkels in je regio en behandelt hun winkelspecifieke problemen op een dagelijkse basis. Tegelijkertijd heb je de taak ervoor te zorgen dat elke winkel in lijn is met de operationele richtlijnen van het bedrijf en de strategische doelen voor de langere termijn. 

Om te gedijen in deze snelle zakelijke omgeving, moet u zo soepel en efficiënt mogelijk werken. Met andere woorden, u moet de tijdrovende handmatige processen die niemand goed van pas komen, achterwege laten. 

Daartoe zijn hier 5 verouderde bedrijfspraktijken die een upgrade nodig hebben.

Papieren roosters

Je kent de honden die huiswerk eten, toch? In de retailwereld kunnen hongerige hoektanden niet de schuld krijgen van het vreten van papieren project- en ploegenplanningsschema's. Deze schetsmatige documenten kunnen echter schade oplopen door gemorste koffie of frisdrank. Papieren kunnen ook hopeloos verloren gaan onder stapels ander papierwerk op uw (of uw winkelmanager) bureau.

Het plannen van projecten met behulp van papieren schema's is ook erg arbeidsintensief, en vereist doorhalingen en volledige herschrijvingen wanneer er wijzigingen optreden (wat zal gebeuren). Als teamleden bijvoorbeeld op het laatste moment verantwoordelijkheden of diensten moeten wisselen, moeten ze het schema handmatig handmatig bijwerken, wat voor verwarring kan zorgen. 

Papieren project- en ploegenschema's maken realtime samenwerking ook onmogelijk, tenzij u van plan bent om altijd in dezelfde ruimte met uw personeel te zijn. Het is veel gemakkelijker om digitale planningstools te gebruiken die in-app-communicatie bieden, zodat updates en meldingen via één platform kunnen worden verzonden en iedereen synchroon blijft. 

Verban papieren planningen dus voor altijd en stap over op online project- en planningsoplossingen voor uw team, afdeling of hele onderneming. Voor de beste resultaten kiest u voor een oplossing die cloudgebaseerd is, zodat deze overal toegankelijk is voor medewerkers, zelfs op hun mobiele apparaten.

Rapportage en analyse

Als onderdeel van uw werk moet u de verkoopprognoses, de voorraadomzet, winst- en verliescijfers van uw winkels nauwlettend volgen en Kritieke Prestatie Indicatoren, onder andere metrieken. 

Hoewel het technisch mogelijk is om de gegevens zelf te vinden, kan het handmatig extraheren van gegevens en het uitvoeren van berekeningen extreem tijdrovend zijn, vooral als u voor meerdere winkels zorgt. En er is altijd de kans dat je een fout maakt of je vooroordelen in de weg laat staan, waardoor de resultaten onbedoeld vertekend raken. 

Voer retailanalyses in. 

Afhankelijk van uw winkels kunt u software kiezen die specifieke onderdelen van uw bedrijf kan meten, waaronder verkoop, voorraad, personeelsprestaties of al het bovenstaande. 

Goed ontworpen retailanalysesoftware biedt POS-bewerkingen, verkooprapportage, voorraadbeheer en andere functies. Sterker nog, moderne systemen kunnen het verzamelen en opslaan van gegevens automatiseren, zodat u zich geen zorgen hoeft te maken over het handmatig bedenken van de gegevens die u nodig hebt. 

Geavanceerde oplossingen bieden voorspellende analysefuncties en grafisch rijke dashboards die uw activiteiten stroomlijnen en het gemakkelijker maken om snel de informatie te krijgen die u nodig hebt.

Retail-audits 

Handmatige retailaudits zijn al lang rijp voor stroomlijning en automatisering. Dit is hoe ze doorgaans werken: Traditioneel hebben interne auditors (vaak de districts- of verkoopmanager van de regio) deze regelmatig geplande papieren audits uitgevoerd. 

Om het proces te starten, krabbelde de auditor aantekeningen op gedrukte auditformulieren. Vervolgens voerde de auditor de details in een Excel-spreadsheet in terwijl hij probeerde fouten bij het invoeren van gegevens te voorkomen die het eindresultaat in gevaar zouden brengen. Nadat hij de auditgegevens had verzameld en relevante aanbevelingen had gedaan, stuurde hij het rapport via e-mail naar interne partners. En hopelijk hebben de ontvangers binnenkort een paar minuten de tijd om het te lezen. 

Deze tijdrovend volgorde vertraagde het besluitvormingsproces en vertegenwoordigde een niet-optimale besteding van ieders tijd.

Als het bovenstaande proces nog steeds wordt geïmplementeerd in uw retailbedrijf, is het hoog tijd om uw retailauditpraktijken te moderniseren. 

Doe jezelf (en je hele organisatie) een plezier en stap over naar retail audit software die uw winkel audits en inspecties kan digitaliseren en stroomlijnen. 

Met Bindy kunt u bijvoorbeeld uw formulieren en checklists aanpassen, zodat u uw winkels en programma's gemakkelijk kunt evalueren. Moderne auditoplossingen voor de detailhandel kunnen het proces ook versnellen door papieren formulieren te elimineren. Met deze oplossingen kunnen managers snel de benodigde formulieren invullen en direct naar de juiste mensen sturen, zodat niemand het wachtspel hoeft te spelen. 

Bovendien kan een kwaliteitsauditsoftwareprogramma voor de detailhandel worden geschaald naar meerdere winkellocaties. U kunt de winkel(s) en distributiecentra aanwijzen die moeten worden gecontroleerd en de controlecriteria indien nodig wijzigen. U kunt de resultaten in realtime bekijken en beslissen welke winkels het meest baat hebben bij uw persoonlijke begeleiding.

Moderne auditprogramma's voor de detailhandel kunnen er ook voor zorgen dat: taken en wijzigingen worden succesvol doorgevoerd. Als u bijvoorbeeld Bindy gebruikt, kunt u op de hoogte blijven van follow-ups door de frequentie van winkelbezoeken, taken en meldingen van corrigerende maatregelen te automatiseren. U kunt ook aangepaste rapporten genereren, uw best presterende locaties bekijken en onmiddellijk verbeterpunten ontdekken. 

Retailtraining

goed opgeleide, klantvriendelijk medewerkers zijn de levensader van een succesvol retailbedrijf. Als districtmanager moet u ervoor zorgen dat de medewerkers van uw winkels op de hoogte zijn van de producten en diensten die uw bedrijf aanbiedt. Bovendien moeten werknemers weten hoe ze klanten de eersteklas service kunnen bieden die ze verdienen.

Hoewel je veel vaardigheden hebt op het gebied van personeelstraining, ben je geen expert in elk aspect van verkoop- en retailactiviteiten. En u hebt gewoon niet genoeg bandbreedte om consequent aan alle trainingsbehoeften in uw regio met meerdere winkels te voldoen.

Om de situatie te verhelpen, moet u extra middelen inzetten die u in staat zullen stellen de training te geven die uw winkelmedewerkers nodig hebben, terwijl u uw schema vrijmaakt voor ander werk. Het is geweldig om andere mensen je team te laten trainen, maar je moet ze wel bewapenen met de juiste tools. 

Gebruik online- en videotrainingsprogramma's, zodat u informatie efficiënt aan de juiste mensen kunt verspreiden. Organiseer waar mogelijk interactieve webinars met product- of branche-experts. 

Het mooie van digitale leerhulpmiddelen is dat je sessies kunt opslaan en ze indien nodig opnieuw kunt afspelen. Dit kan het trainingsproces verder stroomlijnen, omdat het betekent dat u niet steeds dezelfde informatie zelf hoeft te herhalen. 

Bovendien stellen moderne trainingsprogramma's medewerkers in staat om het materiaal in hun eigen tijd te consumeren, zodat het plannen van sessies geen pijnlijk en tijdrovend proces is. 

Nog een tip? Vraag uw leveranciers om hulp bij producttraining. Stel dat uw winkels een groot merk beheren dat net een nieuwe productlijn heeft gelanceerd. U wilt de medewerkers van uw winkels de kennis geven die ze nodig hebben om die merchandise succesvol te verkopen. Zorg er dus voor dat een vertegenwoordiger van de fabrikant elke winkel bezoekt voor diepgaande producttraining.

Doe hetzelfde voor uw technologieleveranciers. De meeste hardware- en softwarebedrijven bieden online en persoonlijke training om uw personeel op de hoogte te brengen van het gebruik van hun oplossingen. Maak gebruik van deze bronnen wanneer u maar kunt. Laat uw leveranciers de training verzorgen, zodat u dat niet hoeft te doen. 

Beheer van meerdere winkels

Naast het monitoren van de detailhandelanalyses van een afzonderlijke winkel, wilt u een realtime beeld van hoe alle winkels in uw regio zich verhouden tot elkaar. U wilt bijvoorbeeld weten of al uw winkels vergelijkbare verkoopresultaten weergeven voor een grote productlijn. Zo niet, welke factoren kunnen de verschillende uitkomsten in goed en slecht presterende winkels verklaren? 

Dit is waar beheersoftware voor meerdere winkels om de hoek komt kijken. Hoewel het belangrijk is dat elke winkel over de technologie en systemen beschikt die nodig zijn om goed te kunnen werken, hebt u ook een oplossing nodig die alles met elkaar verbindt. 

Bewapen jezelf als rayonmanager met een systeem dat je een compleet beeld geeft van hoe verschillende winkels presteren, zodat je niet handmatig locaties hoeft te vergelijken en beoordelen. 

Om aan al deze criteria te voldoen, zoekt u een hoog gewaardeerde oplossing voor beheer van meerdere winkels. Met honderden opties op de markt, zult u er waarschijnlijk een vinden met de ideale combinatie van functies, schaalbaarheid en prijs. Hoewel elke oplossing anders is, omvatten gemeenschappelijke functies goederenbeheer, orderbeheer en klantrelatiebeheer. Sommige pakketten zijn ook afgestemd op de operationele behoeften van specifieke industrieën.

Stel uw winkels in voor succes

Concurrentievoordeel behalen in de komende jaren gaat niet alleen over slimme promoties of grote, gedurfde campagnes. De niet-zo-sexy componenten van de detailhandel - met name uw interne activiteiten en processen - kunnen het succes van uw winkels maken of breken. 

Om deze reden moet u voortdurend componenten zoeken om te optimaliseren en te stroomlijnen, zodat u en uw team zo efficiënt mogelijk kunnen werken. En wat is een betere manier om dat te doen dan handmatige en tijdrovende taken te digitaliseren?

Gebruik de bovenstaande aanwijzingen om de processen en activiteiten van uw winkels te evalueren. En als u iets vindt dat moet worden gemoderniseerd, ga er dan zo snel mogelijk mee aan de slag. 

Over de auteur: