Het uitvoeren van winkelaudits zou op de takenlijst van elke winkelier moeten staan, en met een goede reden: retail-audits u helpen de bedrijfsnormen te handhaven, de bedrijfsvoering te verbeteren en een veilige winkelervaring te bevorderen. Maar wat zijn precies de soorten winkelaudits die u moet uitvoeren en hoe vaak moet u ze doen? Belangrijker nog, hoe zorg je ervoor dat deze audits op de juiste manier worden uitgevoerd?

Om deze vragen te beantwoorden, spraken we met een aantal retailexperts en vroegen hen naar best practices voor winkelaudits. Bekijk hieronder wat ze te zeggen hadden.

Type 1: Merchandising-audits

Merchandising-audits worden uitgevoerd om ervoor te zorgen dat productlocatie, schapruimte, displays, prijzen en promoties worden uitgevoerd zoals overeengekomen tussen CPG-bedrijven (Consumer Packaged Good) en detailhandelaren.

Volgens Aaron Chio, Senior Manager bij Clarkston Consulting, worden merchandising-audits uitgevoerd door de detailhandelaren zelf of door CPG's die ervoor willen zorgen dat hun producten in de winkel worden opgeslagen en correct worden weergegeven. Als ze op de juiste manier worden uitgevoerd, kunnen merchandising-audits - die in het verleden werden gezien als activiteiten op tafels - helpen om gedifferentieerde benaderingen te stimuleren in een snel veranderende en steeds competitievere retailmarkt.

Wanneer retailers de audits uitvoeren, zullen ze doorgaans werknemers in elke afdeling in de winkel toewijzen, zegt Chio.

“Misschien vind je afdelingshoofden, bijvoorbeeld iemand in het centrum van de winkel, of aan de rand van de winkel, die ervoor zorgt dat hun winkelsecties aan de regels voldoen. Deze afdelingshoofden zorgen ervoor dat de winkel aan de normen voldoet, dat producten op voorraad zijn, dat ze worden onderhouden met de juiste bewegwijzering en dat ze zich houden aan de schappenplannen.” – Aaron Chio, Senior Manager bij Clarkston Consulting

CPG's, aan de andere kant, besteden gewoonlijk audits uit en contracteren externe merchandisers om naar de winkels te komen en te controleren of producten worden weergegeven zoals ze zouden moeten.

Bovendien, zegt Chio, vinden toonaangevende retailers en merken manieren om deze eerstelijns merchandising-auditinformatie aan te sturen en te gebruiken als essentiële bruikbare inzichten voor de organisatie.

Toonaangevende praktijken voor het uitvoeren van merchandising-audits

Gevraagd naar best practices, schetste Chio de volgende stappen voor winkeliers om ervoor te zorgen dat hun audit soepel verloopt:

Maak een perimeterwandeling –

"De eerste stap, vanuit het perspectief van een merchandiser, is om een perimeterwandeling te maken", zegt hij. Dit is de taak van een snelle doorloop om te controleren of producten en promoties correct worden weergegeven.

Voorraadniveaus beoordelen –

Terwijl merchandisers de perimeterwandeling uitvoeren, beoordelen ze de voorraadniveaus, vervolgt Chio. Op dit punt moeten merchandisers de winkelschappen en displays visueel beoordelen om te bepalen of ze voldoende voorradig zijn.

Zorg ervoor dat de producten op de juiste manier worden gevuld en verhandeld –

“De derde stap is om naar de achterkamer te gaan en de producten te trekken die op de grond moeten. Merchandisers zullen dan naar de verkoopvloer lopen, artikelen in de schappen plaatsen en ervoor zorgen dat de promoties en displays correct worden verkocht, op basis van de richtlijnen van CPG's die in veel gevallen contractuele verplichtingen zijn tussen het merk en de detailhandelaar.

Beantwoord indien nodig aanvullende vragen –

Volgens Chio kunnen merchandisers een vierde stap toevoegen waarbij ze namens CPG's een enquête invullen. Ze beantwoorden vragen als 'Was dit scherm goed ingesteld?' of "Hadden we een aanwezigheid op deze eindkap?"

De reden, zegt Chio, is "er zou een contractuele verplichting kunnen zijn namens de detailhandelaar met de fabrikant wanneer ze deelnemen aan een promotie. Het onderzoek zorgt ervoor dat de producten worden verkocht volgens de normen van het merk en geeft aanvullende feedback en inzicht aan de fabrikanten.”

Voor grootschalige retailers met duizenden winkels is targeting van cruciaal belang –

Hoe vaak moet u uw audits uitvoeren? En hoe kies je welke locaties je wilt evalueren en op welk detailniveau? Chio zegt dat het antwoord op deze vragen van veel factoren afhangt. Maar zijn advies, vooral voor grootschalige retailers, is om strategisch en objectief te zijn bij het kiezen van markten voor grondige in-store audits.

“Het kan uw grootste markt zijn of een kleinere markt. Of misschien kunt u naar uw analyses kijken en zien waar u onder indexeert ten opzichte van een bepaald consumentensegment, of een lager marktaandeel krijgt. Het is het beste om kansen te lokaliseren en een gefocuste inspanning te sturen om audits uit te voeren en de problemen op te lossen.

Sommige retailers kunnen zelfs een tweede analytische laag aan hun inspanningen toevoegen, in een poging inzicht te krijgen in de impact die omnichannel speelt bij het wegjagen van voorraden in de winkel, wat een extra laag complexiteit aan de analyse toevoegt.” -Aaron Chio, Senior Manager bij Clarkston Consulting

Empower mensen op de vloer-  

"Een belangrijk mandaat voor toonaangevende retailers is het beantwoorden van een simpele vraag: 'hoe kun je je eerstelijnsmedewerkers in staat stellen de stem en ogen van de organisatie te zijn?'"

“Toonaangevende organisaties controleren niet alleen of de producten op voorraad zijn en voldoen. Ze stellen ook die ogen en voeten op de grond in staat om inzichten terug te geven aan het bedrijf, zodat het bedrijf actie kan ondernemen. Eerstelijnsmedewerkers zijn een cruciaal concurrentievoordeel dat toonaangevende retailers op de juiste manier benutten. Het behandelen van werknemers als een kritische, gedifferentieerde asset is wat goede retailers onderscheidt van geweldige retailers”

"In plaats van alleen maar een vakje aan te kruisen op een checklist, zoeken toonaangevende retailers en merken uit hoe ze die eerstelijnsinformatie kunnen gebruiken om innovatie, productontwikkeling en klantrelaties te stimuleren." – Aaron Chio, Senior Manager bij Clarkston Consulting

Type 2: Gezondheids- en veiligheidsaudits

dirigeren gezondheids- en veiligheidsaudits zorgt er niet alleen voor dat u aan de regelgeving voldoet en beschermt u tegen claims, rechtszaken en andere kopzorgen, maar zoals Gary Johnson, Senior Consultant bij Preventieadviseurs, merkt op, het moedigt uw personeel ook aan om gepast te handelen.

Een gezondheids- en veiligheidsaudit “kan het gedrag van medewerkers echt veranderen. Iedereen weet wat er wordt verwacht. Het ondersteunt operational excellence en training, wat weer leidt tot het juiste gedrag.”

"Het auditproces zelf wordt een drijfveer voor mensen om niet alleen te voldoen, maar ook om daadwerkelijk het juiste gedrag te vertonen en veilig te kunnen werken en correct op dingen te reageren." – Gary Johnson, Senior Consultant bij Preventieadviseurs

Best practices voor het uitvoeren van gezondheids- en veiligheidsaudits

Johnson gaf verschillende tips bij het uitvoeren van gezondheids- en veiligheidsaudits. Ze bevatten:

Voer ten minste één keer per kwartaal gezondheids- en veiligheidsaudits uit –

Gezondheids- en veiligheidsaudits zouden elk kwartaal moeten worden uitgevoerd, zegt Johnson. U zou zelfs moeten overwegen om ze vaker te doen als uw bedrijf complexe veiligheids- en gezondheidsproblemen heeft, zoals gevaarlijke materialen, gevaarlijke apparatuur of hoge schappen in uw winkels.

Wees eerlijk met uw audits –

"Audits moeten naleving versus niet-naleving aangeven, en of iets werkt of niet," voegt hij eraan toe. "Dit is een tijd om eerlijk te zijn en de audit te laten weerspiegelen wat er echt gebeurt, zodat je het kunt oplossen."

Overweeg een veiligheidscommissie te vormen – 

"Een veiligheidscommissie hebben die verantwoordelijk is voor het controleren van het veiligheidsprogramma en het waarschuwen van het management", zegt Johnson. Deze commissie moet bestaan uit mensen met verschillende rollen in het bedrijf. U kunt bijvoorbeeld iemand in het management opnemen, iemand die achterin werkt, enz.

Hij voegt eraan toe dat het vormen van een veiligheidscommissie de boodschap uitdraagt dat gezondheid en veiligheid een gedeelde verantwoordelijkheid is, en niet alleen een verantwoordelijkheid van het management. “Het houdt iedereen betrokken, vanuit het oogpunt van groepsdruk. Als ze een collega slecht gedrag zien vertonen, kunnen ze dat zelf controleren.”

Type 3: Verliespreventie-audits

Verliespreventie-audits kan helpen diefstal, fraude en administratieve problemen die tot derving leiden te minimaliseren. Hier zijn enkele aanbevelingen van Johnson voor het uitvoeren van succesvolle audits voor verliespreventie.

Best practices voor het uitvoeren van verliespreventie-audits

Wees transparant – "Succesvolle retailers brengen de audits naar buiten en maken het proces transparant", zegt Johnson.

"Het doel is niet om iemand te betrappen die iets verkeerd doet, maar om ervoor te zorgen dat het winkelpersoneel de procedures uitvoert, getraind is en de winkel efficiënter maakt." – Gary Johnson, Senior Consultant bij Preventieadviseurs

Een informatiecentrum maken –

Retailers moeten "een centrale plek hebben waar werknemers antwoorden op hun vragen kunnen vinden en referenties voor training kunnen krijgen", zegt hij. "Tegenwoordig is een online referentieportaal uiterst waardevol voor het stimuleren van consistentie, het stroomlijnen van training en het verlagen van de kosten."

Zorg ervoor dat uw audit zich richt op de belangrijkste factoren voor verliespreventie – 

"Bouw uw auditproces af op uw bestaande procedures en wees attent", adviseert Johnson. “Focus op de belangrijkste dingen. Welke controles zijn essentieel voor het bedrijf? Welke acties voorkomen verlies? Welk gedrag versterkt uw merk en de klantervaring? Dit is niet het moment om op de kleintjes te mikken.”

Bekijk de audit vanuit het perspectief van uw klant –

Johnson beveelt retailers ook aan "de audit te gebruiken om de winkel te bekijken 'zoals een klant doet' en alle facetten van de klantcontactpunten te bekijken."

Met dat in gedachten kunt u de audit buiten de winkel beginnen om de parkeerplaats, verlichting, bewegwijzering en etalage te beoordelen. Dan - net zoals een klant zou doen - werk je naar binnen en evalueer je de huishouding, merchandising en klantenservice (dwz begroeting, service, afrekensnelheid, nauwkeurigheid).

Focus niet op de auditscore, maar op de volgende stappen –

Heb je je auditresultaten? Onthoud dat "het meer moet zijn dan 'de score' of het documenteren van niet-naleving", zegt Johnson.

“Het omslagpunt is dat de bevindingen daadwerkelijk worden gebruikt om tekortkomingen in de uitvoering te identificeren en snel te werken om los ze op en het uitzetten van een koers om consistentie te stimuleren.” – Gary Johnson, Senior Consultant bij Preventieadviseurs

Wat is het volgende?

Afhankelijk van waar u zich met uw bedrijf bevindt, moet u uw auditproces evalueren om te zien of er tekortkomingen zijn. Misschien kan uw bedrijf baat hebben bij de oprichting van een gezondheids- en veiligheidscomité. Of misschien is het een kwestie van uw personeel in staat stellen proactiever te zijn met het verkrijgen van inzichten van de verkoopvloer.

Hoe het ook zij, wees eerlijk en transparant met uw bevindingen en gebruik de informatie om uw winkelaudits en uw bedrijf in het algemeen te verbeteren.

ANDERE HULPMIDDELEN voor merchandising

Verwijs naar de Merchandising categorie voor checklists, how-to's en best practices voor merchandising.

ANDERE GEZONDHEIDS- EN VEILIGHEIDSBRONNEN

Verwijs naar de Gezondheids- en veiligheidscategorie voor checklists, how-to's en best practices voor gezondheid en veiligheid.

ANDERE MIDDELEN VOOR HET PREVEN VAN VERLIES

Verwijs naar de Categorie verliespreventie voor checklists, how-to's en best practices voor verliespreventie.

ANDERE RETAIL AUDIT- EN INSPECTIEMIDDELEN

Verwijs naar de Categorie Retail Audits en Inspecties voor how-to's en best practices voor audits en inspecties in de detailhandel.

Over de auteur: