🚀 7 ステップの監査ワークフロー

小売業とホスピタリティ業を効果的に実行するには、まず特定のコンポーネントが必要です。 コミュニケーション、 2番 タスク管理、3回目の監査/評価。この投稿では、監査と評価に焦点を当てます。

小売監査は、小売およびサービス業のブランドが、運営、マーチャンダイジング、損失防止、健康と安全、セキュリティなどの分野でブランド基準、プログラム、ポリシーを全店舗にわたって完全かつ期限通りに実行するのに役立ちます。監査は、評価、検査、または単に訪問と呼ばれることもあります。実際、監査がまったく監査ではない場合もあります。現場から情報やファイルを収集するだけで済みます。

ただし、監査は単なるチェックリストではなく、単独で行われるわけではありません。優れた監査には、しっかりとしたワークフローが必要です。また、現場チームと現場を接続するためのサポート技術、コストと時間を効果的に接続することも必要です。

この点を次を使用して説明します。 ビンディ、小売およびサービス業界をリードするサイト実行プラットフォームです。

Bindy は、エンドツーエンドの閉ループのサイト実行ワークフローを実装します。これにより、ブランドはすべてのサイトで、時間通りにコミュニケーション、実行、検証、修正を行うことができます。

Bindy の監査/評価/検査のワークフローは次のとおりです。

ステップ 1: フォームを構築する

完了したら、他の読者が役立つと思われるコンテンツを次に示します。

カスタムのアクション可能なフォームを構築する Form Builder またはビルドを使用して フォーム Excel で作成してアップロードします。独自のフォームを作成することも、システムのフォーム ライブラリから取得することもできます。

それぞれの形式は特定のプログラムを表します。それは、運営プログラムや商品化/季節の取り組みである可能性があります。それは紛失防止プログラムまたはセキュリティ プログラムである可能性があります。

フォームは、サイトで収集したい情報、データ、写真、ビデオ、またはファイルを表します。

許可と制限を設定します。チーム内の誰がフォームを使用できるか、いつ、どこで使用できるかを選択します。

フォームの 1 つは、店舗マネージャーまたはホテルの総支配人が週に 1 回記入する自己評価です。別のフォームは、四半期に 1 回、地区またはクラスターのマネージャーによって記入される場合があります。アクセス、頻度、発効日はフォームごとに制御します。

組み込みのサイトタグ付けモジュールを使用して、特定のフォーム、セクション、アイテム (必要な場合) で特定のサイト、フォーマット、ユーザーをターゲットにします。すべてのフォームがすべてのサイトに適用できるわけではありません。これをコントロールするのはあなたです。

アイテムをベストプラクティスの写真で示し、添付ファイルを含めます。百聞は一見にしかず。これは、ビジュアル マーチャンダイジングに特に役立ちます。何が基準なのかを現場に伝えるだけでなく、現場に示してください。

条件付きロジックを使用して、根本原因をドリルダウンします。 「6 か月以上前の最後の火災検査」が「はい」と回答された場合、たとえば、ファイルにある最後の火災検査報告書を収集する項目をトリガーします。

写真とビデオが必須かどうかを指定します。

最良の結果を得るには、 フォームを調整する あなたのチームと一緒に。

🚀 専門家

この投稿は私たちの投稿の一部です 専門的なコンテンツ シリーズ。小売業やホスピタリティ業などの競争の激しい業界では、次のような取り組みを開始することが重要です。 完璧な実行 プログラムと ブランド基準.
問題が見つかった場合、 是正措置を割り当てる ゲストエクスペリエンスに影響を与える前に問題を確実に解決するため、 ブランドの評判、そして結論。
ボーナスチップ
小売業とホスピタリティ業を効果的に実行するには、まず特定のコンポーネントが必要です。 コミュニケーション、 2番 タスク管理、そして3番目 監査/評価.

ステップ 2: 訪問のスケジュールを設定する

カレンダーを使用して、1 回限りの検査または定期的な検査をスケジュールします。部位、適切な形式、検査を繰り返すかどうかを選択します。

通知を送信します (訪問がサイトに通知されるか、「突然の」訪問であるかによって異なります)。必要に応じて、スケジュールされた訪問を Outlook にエクスポートします。

ステップ3:訪問・検査を実施する

Bindy は高度なデータ収集機能を備えています。現場訪問は次の場所で実施できます。 リアルタイムまたはオフライン どれでも モバイルデバイス、ラップトップまたはタブレット。サイト訪問は、地理的位置とジオフェンス、アイテムの説明、ベスト プラクティスの写真と添付ファイルによって支援されます。

写真を撮ったり、 訪問中にビデオをアップロードする。フォームの作成時に項目に追加された「ベスト プラクティス写真」とは異なり、これらは、このサイトで、この日にこの項目がどのように見えたかを示す現場写真です。

訪問の一環としてファイルや添付ファイルを収集することもできます。これは、 例えば保険証、PDF のセキュリティ証明書、または Excel の生の売上データ。

このシステムは店舗リストと階層を認識するため、地区マネージャーが 30 のサイトに所属している場合、この地区マネージャーはこれら 30 のサイトのみを訪問してレポートを実行できます。

訪問を実施するために指定された人物または役割 (閲覧、署名、通知の受け取りなど) は静的ではないことに注意してください。これは、各フォームのビジネス目的に応じてフォームによって異なります。たとえば、地区マネージャーが実施し、ストアマネージャーが署名した「四半期ごとの業務レビュー」を作成する場合があります。また、実質的に自己評価として副店長が実施する「毎日の開店チェックリスト」を作成し、店長と地区マネージャーが閲覧できるようにすることもできます。 各フォームは、フォームの構築時に作成されるカスタマイズ可能なワークフローを表します。.

ステップ 4: アクション プランを作成する

の 行動計画 訪問からすべての非準拠項目を抽出することによって自動的に生成されます。

行動計画により、訪問を実施するユーザーは、各問題領域に是正措置、責任者、および目標日を割り当てることができます。

電子メールと通知は、アクション プランの責任者に自動的に送信されます。これは、ダッシュボードや、完了までの時間を含む未解決の項目のレポートにも表示されます。

地区マネージャーとオーナー/フランチャイズ加盟者/マネージャーは、自分のメモを入力したり、お互いのメモを表示したりできるため、問題解決を協力的かつ透明に行うことができます。

各商品に確認用写真を追加することができます。

ステップ 5: 訪問に署名する

このシステムを使用すると、ブランドは訪問時にフォームごとに署名および「サインオフ」できる複数のユーザーを指定できます。これにより、整合性の記録が提供され、訪問がそれ以上編集されないようロックされます。任意のタッチ スクリーン デバイス (マウスでも!) を使用して、訪問に電子的に署名します。

ステップ 6: 追跡とフォローアップ

Bindy には、「未処理の」タスクと責任を監視する機能が組み込まれています。いつでも、誰でもログインして (システムが電子メール通知を送信することもあります)、何が行われたのか、何が行われていないのかを確認できます。これにより、組織にとって大幅な節約がもたらされます。 Bindy の小売監査 組織を 2 時間以上節約し、$84.

Bindy を使用すると、組織は次のことも可能になります。 運用をリモートで管理する 店舗やフランチャイズ加盟店からの「自己評価」を展開し、さらなる節約が実現します。

サイトを可視化することで、責任も負うようになります

ステップ 7: 報告、改良、繰り返し

投資収益率は、検査データの収集や是正措置の適用で終わるわけではなく、そこから始まります。

Bindy には、業界をリードする分析とグラフィック指向のツールとチャートがあり、最良および最悪のアイテム、オペレーター、地域、許容できない繰り返しなどを見つけるのに役立ちます。 Bindy はデータを情報に変換するため、情報に基づいたビジネス上の意思決定が可能になります。

傾向、平均スコア、最悪のパフォーマンスと最高のパフォーマンスなどを特定します。この情報を使用して、組織はフォームをさらに調整し、ブランド標準とプログラムへの準拠のサイクルを繰り返すことができます。

最後の言葉

優れた監査には、しっかりとしたワークフローが必要です。チェックリストは、現場チームと現場をコストと時間を効果的に接続するためのサポートテクノロジーがなければ意味がありません。実装する ビンディ 時間もかからず、難しくもありません。これはおそらく、小売業やサービス業のブランドが売上を伸ばすために実行できる最も簡単なステップの 1 つです。 プログラムの実行 と ブランド基準、顧客満足度と売上。

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