Come creare una checklist di audit al dettaglio

Gli audit al dettaglio, chiamati anche Visite in negozio o Ispezioni in negozio, promuovono una maggiore conformità agli standard del marchio a livello di negozio. Aumentano le vendite e i margini di profitto, aumentano la soddisfazione dei clienti e riducono i rischi aziendali.

Forse stai avviando un programma di audit al dettaglio da zero. Forse hai un programma esistente e stai cercando di migliorare o automatizza la tua lista di controllo. Indipendentemente dalle circostanze, abbiamo preparato un elenco di best-practice, volutamente di alto livello, per aiutare i rivenditori in questo compito.

Che cos'è una checklist di audit al dettaglio?

Una checklist di audit al dettaglio è a lista di controllo intelligente. Si basa su un modulo, contiene punti, immagini delle migliori pratiche, allegati, elementi condizionali, elementi critici e consigli sul piano d'azione.

Consente il controllo degli standard, il monitoraggio, l'assegnazione e la risoluzione delle carenze quando i responsabili distrettuali o di vendita visitano i negozi.

Un audit consente alla sede centrale di garantire che gli standard, i programmi e le politiche aziendali siano implementati per intero, in tempo, in ogni negozio.

Quindi tuffiamoci su come costruirne uno!

Pensa ai "metadati" della checklist

I metadati sono dati sulla visita in negozio. I clienti che utilizzano moduli basati su Excel in genere si aspettano campi inseriti dall'utente come numero del negozio, completato entro, data, ecc...

I metadati sono in gran parte automatizzati/precompilati software di revisione al dettaglio. Con il software di audit di vendita al dettaglio, le informazioni del revisore vengono ricavate dall'accesso, l'elenco di prelievo del negozio viene creato specificamente per ciascun utente e basato sulla posizione GPS corrente dell'utente e sulla data selezionata. 

Raggruppa gli elementi in sezioni. ordinare le sezioni in base al “flusso naturale” della visita.

Quando possibile, le sezioni dovrebbero essere disposte per adattarsi al flusso naturale di una visita (un manager di distretto/area che cammina fisicamente nel negozio). Inizia con l'esterno (il parcheggio se applicabile, la finestra in un centro commerciale) e fatti strada dentro, intorno ai corridoi e nel retro del negozio.

Sebbene tu possa passare da una sezione all'altra durante o dopo la visita, impostare la tua checklist di audit al dettaglio in base al flusso naturale di una visita fa risparmiare tempo ed è più intuitivo.

Pensa agli elementi e alle sezioni "non applicabili".

Alcune sezioni o elementi dell'elenco di controllo dell'audit al dettaglio potrebbero non essere applicabili a tutte le sedi. Ad esempio, la sezione "Bagni" probabilmente non è applicabile in un negozio situato in un centro commerciale. Allo stesso modo, la sezione "Drive-thru" non sarà applicabile in un ristorante che non ne dispone.

In questo modo si risparmia tempo ed è più intuitivo. Software di revisione al dettaglio ti consente di disabilitare intere sezioni e articoli in determinati negozi in base al tipo di negozio. 

App lista di controllo per vendita al dettaglio e ospitalità

Assicurati che la tua lista di controllo abbia una copertura adeguata

Sebbene le singole situazioni possano variare, dovresti affrontare alcune o tutte le seguenti aree, ciascuna rappresentata come una sezione:

  1. Esterno del negozio (vedi lista di controllo dell'area esterna)
  2. Presentazione e Merchandising (vedi esempio di checklist per il merchandising)
  3. Prodotti e Preparazione (vedi lista di controllo per la sicurezza alimentare)
  4. Personale e velocità del servizio
  5. Personale e Formazione
  6. Equipaggiamento (vedi esempio di lista di controllo per attrezzature da cucina commerciali)
  7. Sicurezza, gestione del contante e prevenzione delle perdite (vedi esempio di checklist per la prevenzione delle perdite)
  8. Drive-thru (vedi esempio di elenco di controllo drive-thru)
  9. Promozioni (vedi esempio di checklist per il merchandising)
  10. Retro del negozio e inventario
  11. Servizi igienici (vista esempio di checklist per la pulizia dei bagni commerciali)
  12. Sicurezza (vedi esempio di checklist per la protezione antincendio)
  13. Politica (vedi esempio di checklist per molestie sessuali)

Evita grandi sezioni

Invece di creare un numero ridotto di sezioni grandi, prendi in considerazione la creazione di un numero maggiore di sezioni piccole. Questo aiuta con l'immissione dei dati, soprattutto su smartphone, e rende anche la segnalazione più granulare e significativa.

Assegna punti agli oggetti in base alla loro importanza relativa

Assegna punti in base all'importanza relativa di ciascun criterio. Sebbene sia facile pensare a tutto come importante (e se un criterio non è importante, non dovrebbe essere nella tua checklist di audit al dettaglio), alcuni elementi sono più importanti di altri, a volte critici per la continuità aziendale. Problemi di salute e sicurezza viene in mente.

Assegna punti e utilizza di conseguenza il flag "Critico". Un articolo critico azzera il valore dell'intera sezione, indipendentemente dagli altri articoli, se rilevati durante la visita non conformi.

Sii specifico, descrittivo e visivo

Gli standard dovrebbero essere chiari e inequivocabili. Non usare parole vaghe come "recente" o "buono". Ad esempio, invece di dire "Riunione del personale tenutasi di recente", considera l'utilizzo di "Riunione del personale tenutasi meno di 5 giorni di calendario fa". Se si fa riferimento a temperature o tempi trascorsi, fornire i numeri effettivi. Spiega chiaramente qual è lo standard.

Se è necessario un paragrafo per definire lo standard, utilizzare un paragrafo. Se ne hai uno, allega una foto di best practice a un elemento per illustrare lo standard; un'immagine spesso vale 1.000 parole ed è più probabile che facciano impressione rispetto alle sole parole.

Software di revisione al dettaglio spesso consente di allegare immagini e documenti di supporto a qualsiasi elemento e sezione del modulo, nonché attività.

Pensa alla frequenza delle visite

La frequenza delle visite dei dirigenti distrettuali (almeno le visite che coinvolgono la checklist degli audit al dettaglio) può variare notevolmente da un'organizzazione all'altra.

A un'estremità dello spettro, alcune organizzazioni (comprese le grandi organizzazioni nel settore della ristorazione e dell'ospitalità) tendono a condurre fino a una visita ogni due settimane. Altre organizzazioni possono effettuare solo una visita al trimestre. Alcune organizzazioni utilizzano un modello ibrido. Usano un modulo standard per acquisire i loro standard fondamentali (diciamo due volte l'anno) e creano una serie di moduli più piccoli per le visite durante tutto l'anno, a volte collegando queste visite a programmi stagionali.

Comunicare, eseguire e verificare è come la buona ospitalità diventa grande

È consuetudine creare un modulo per area di rischio chiave o unità aziendale: Operazioni, Merchandising, Salute e sicurezza, Sicurezza, Fronte casa e Retro casa.

Software di revisione al dettaglio consente a un'organizzazione di creare un numero qualsiasi di moduli, ciascuno con la propria data di inizio e di fine. Software di revisione al dettaglio supporta anche gli auto-audit che possono essere utilizzati come misura tampone fino a quando non può essere eseguita una visita del manager distrettuale.

Discuti la lista di controllo con la tua squadra sul campo

Discuti la lista di controllo con i tuoi manager distrettuali, franchisee e manager. Sollecitare il loro input e feedback. Chiamiamo questa fase “calibrazione“. Una checklist di audit al dettaglio è tanto uno strumento di ispezione quanto un veicolo di formazione. Definire lo standard, comunicarlo e misurarlo. Soddisfa lo standard e raggiungi i tuoi obiettivi.

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I fattori che devono guidare la tua decisione sono i tuoi costi, il tuo ritorno sull'investimento, il tuo time-to-market e il valore e i vantaggi che trarrai dal software che scegli. Per saperne di più su acquisto vs build: Software di revisione al dettaglio: acquista e costruisci 

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ALTRE RISORSE RETAIL DI AUDIT E ISPEZIONE

Fare riferimento al Categoria Revisioni e Ispezioni al dettaglio per le procedure e le migliori pratiche per gli audit e le ispezioni al dettaglio.

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