I fondi di investimento immobiliare di medie e grandi dimensioni sono più vulnerabili alle frodi nelle loro operazioni di parcheggio rispetto alle società immobiliari più piccole e gli effetti possono essere più devastanti per i profitti.
I tipi di frode di cui i proprietari e i gestori di proprietà devono essere a conoscenza generalmente rientrano in quattro categorie: furto di contanti, furto di convalida (buoni sconto), frode sui rendiconti finanziari e abuso di accesso mensile del parker. Il furto di denaro o l'appropriazione indebita del denaro raccolto costituiscono la maggior parte delle attività fraudolente, tuttavia la frode sui rendiconti finanziari sta crescendo nel mercato.
Queste attività illegali, sia tramite il furto diretto di contanti, la vendita di buoni sconto di convalida per contanti o la cattiva gestione delle carte di accesso mensili dei parcheggiatori, sono di solito svolte direttamente dagli addetti al parcheggio. Questa è una realtà difficile per molti REIT commerciali, che spesso costruiscono un lungo rapporto di fiducia con i loro operatori di parcheggio nel corso di molti anni.
L'altro tipo principale di frode riguarda la rendicontazione finanziaria, come tangenti/ricavi dei subcontattori di parcheggio (ad es. per il lavaggio dell'energia elettrica, la pulizia, ecc.) o l'inflazione delle spese operative. In questo caso, l'alta dirigenza all'interno di una società di parcheggio ne trae vantaggio personale, pur violando le proprie responsabilità etiche e legali nei confronti del proprio cliente REIT.
Il motivo per cui i REIT commerciali di medie e grandi dimensioni corrono un rischio maggiore è dovuto a diversi fattori. Mancanza di formazione, supervisione diretta da parte del personale di proprietà o amministratori che svolgono più compiti su ampi portafogli entro scadenze rigorose. Inoltre, spesso si instaurano stretti rapporti tra il personale addetto e i clienti abituali che possono portare a casi di furto sotto forma di parcheggio mensile gratuito.
Ci può essere anche una carenza delle procedure formali di sorveglianza da parte dei REIT quando si tratta di parcheggi, insieme a una mancanza di esperienza nella comprensione dei rapporti sulle entrate dei parcheggi. Tutti questi fattori svolgono un ruolo significativo nella salute fiscale complessiva di un'attività REIT.
Detto questo, è fondamentale che i REIT commerciali prendano le misure necessarie per identificare tutti i tipi di frode nei loro parcheggi e per scoraggiarli il prima possibile. Ecco 7 passaggi per aiutarti.
1. Nominare un amministratore dedicato
A causa delle loro enormi dimensioni, molti REIT commerciali hanno più persone che gestiscono funzioni di contabilità come crediti, elaborazione dei pagamenti, pagamento di fatture ecc. e registrano queste funzioni in un sistema contabile. Ciò può rendere molto più facile che i casi di frode degli operatori di parcheggio passino inosservati. I REIT dovrebbero avere almeno una persona addestrata a supervisionare tutte le funzioni relative al parcheggio e ad essere coinvolta nelle riunioni mensili di relazione sulle entrate con l'operatore del parcheggio.
2. Conosci il tuo operatore di parcheggio
Mentre ogni azienda si sforza di assumere fornitori onesti, avendo un dettagliato RFP/RFQ il processo di parcheggio può aiutare a prevenire le frodi. Controlli in background, lettere di referenza e la valutazione di altri siti gestiti da un potenziale operatore di parcheggio forniranno dettagli non facilmente identificabili durante un incontro faccia a faccia.
Il RFP/RFQ il processo di valutazione fornisce ai REIT la possibilità di richiedere specifiche relative alla metodologia di rendicontazione finanziaria, alla trasparenza e ai controlli di revisione interna.
Sebbene possa sembrare controintuitivo, gli operatori di parcheggio che commettono frodi sono spesso percepiti come i più affidabili dai loro clienti perché faranno di tutto per aiutare e guadagnare fiducia. Un venditore di parcheggi che opera in piena autonomia e senza la supervisione diretta del REIT può aumentare esponenzialmente le possibilità di frode nel tempo.
3. Implementare i controlli interni
I REIT commerciali devono creare e mantenere controlli interni per prevenire e rilevare le frodi nel loro portafoglio. Questi dovrebbero includere la revisione dei dati del conto finanziario rispetto ai rapporti sulle attrezzature di parcheggio, l'attività del conto bancario, la creazione di un sistema di approvazione multi-persona per i rimborsi dei fornitori e altre funzioni contabili. Eseguendo un controllo regolare dell'attività finanziaria degli operatori di parcheggio, i REIT possono ridurre notevolmente la possibilità di frode.
4. Depositi diretti
Con la disponibilità dell'online banking, è facile rivedere rapidamente l'attività e gli estratti conto del conto. Richiedendo all'operatore di parcheggio di depositare entrambi i flussi di entrate (contanti/crediti per parcheggiatori transitori e credito per parcheggiatori mensili) direttamente sul conto bancario del REIT, il rischio di pagamento errato o breve da parte dell'operatore è notevolmente ridotto.
Ciò fornisce al REIT una maggiore visibilità sui dati finanziari del parcheggio, oltre a prendere il controllo ed eliminare qualsiasi ritardo di pagamento da parte dell'operatore del parcheggio. Il deposito diretto offre inoltre al REIT un'ulteriore opportunità di effettuare un controllo dei saldi sui ricavi incassati per verificare la legittimità delle spese operative da rimborsare al gestore del parcheggio.
5. Revisionare i libri regolarmente
I REIT dovrebbero controllare regolarmente i loro parcheggi nelle aree di pagamento in contanti e l'uso di biglietti di convalida. Inoltre, occasionali "controlli puntuali" non annunciati sugli incassi giornalieri e sui rifornimenti mensili di pagamento a piedi possono aiutare a rilevare le frodi in scenari ad alto rischio.
Il confronto dei rapporti sulle transazioni delle attrezzature di parcheggio con le entrate raccolte ridurrà la probabilità di frodi non identificate. Società terze come Audit Park offrire servizi di auditing e una Check List per la prevenzione delle frodi per aiutare i REIT a identificare i rischi e sviluppare controlli interni per prevenire le perdite.6. Tolleranza zero
Se hai impostato il tuo REIT con misure di prevenzione delle frodi e procedure di segnalazione, devi comunque continuare rivedendo i rapporti sulle entrate e le spese del tuo operatore di parcheggio su base regolare. Per rafforzare l'eliminazione delle frodi, dovrebbe esserci tolleranza zero per casi di furto da parte del personale di cantiere o segnalazione non etica da parte del gestore del parcheggio.
A fine giornata, il REIT paga l'operatore del parcheggio per i servizi di gestione. Se non ci si può fidare del personale del sito con contanti o biglietti di convalida, quanto sforzo ha davvero investito l'operatore del parcheggio nella sicurezza e nell'accuratezza dei ricavi dei clienti?
Nessuna "regola dei tre colpi" su questo. Gli operatori di parcheggio dovrebbero sapere che è "uno e fuori" quando si tratta di furto. Implementando questa regola, gli operatori di parcheggio faranno uno sforzo più concertato per garantire che sia i ricavi del parcheggio che l'uso del biglietto di convalida siano sicuri e accurati.
7. Ottieni il parere di un esperto
Se un REIT ha implementato misure di prevenzione delle frodi e i numeri continuano a non tornare, o se potrebbero esserci implicazioni legali, potrebbe essere prudente assumere un consulente di parcheggio e un commercialista professionista per entrare ed eseguire una revisione più ampia del parcheggio ricavi dichiarati dall'operatore. AuditPark Services Inc. collabora con CPA e Certified Fraud Examiners e può fornire un ampio aiuto nella deterrenza, nel rilevamento e, se necessario, nel perseguimento delle frodi dei parcheggi.
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Fare riferimento al Categoria Automotive e Parcheggio per liste di controllo, procedure e migliori pratiche per l'industria automobilistica e dei parcheggi.
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Fare riferimento al Categoria di prevenzione delle perdite per liste di controllo, procedure e migliori pratiche per la prevenzione delle perdite.
Circa l'autore:
Ross Frango è Presidente e Fondatore di AuditPark Services Inc., una società di consulenza sui parcheggi con sede a Toronto ON. È specializzato in Richieste di Proposte, documenti di parcheggio e assistenza ai suoi clienti nell'approvvigionamento di servizi di gestione dei parcheggi.
