Non è un segreto che le visite al sito siano incredibilmente importanti per le tue operazioni di vendita al dettaglio. Gli audit e le ispezioni del negozio ti consentono di valutare programmi e iniziative, garantire la conformità e persino entrare in contatto con i team sul campo.
Tuttavia, possono anche richiedere tempo. Tra i preparativi per l'audit, il tempo di viaggio, l'ispezione dei negozi e il follow-up, le visite in loco possono richiedere da un paio d'ore a un'intera giornata, forse più a lungo. Per non parlare del fatto che, se condotte in modo inefficiente, le procedure di visita in loco si allungano ancora di più, con conseguente spreco di tempo e fatica.
Questa è l'ultima cosa che qualsiasi azienda desidera, motivo per cui dovresti costantemente sforzarti di avere visite al sito più produttive che ti facciano risparmiare tempo e denaro.
1. Avere un obiettivo chiaro ben prima della visita del sito
Come per quasi tutti i compiti importanti, avere un obiettivo chiaro è un must. Prima di effettuare una visita al sito, identifica prima il tuo scopo e i tuoi obiettivi. Nello specifico:
Che tipo di audit o ispezione stai conducendo? Alcuni audit si concentrano su merchandising, mentre altri sono incentrati sicurezza, o salute e sicurezza. In alcuni casi, un'ispezione si concentra su una campagna o iniziativa specifica.
Qual è il risultato che vorresti vedere? Identifica i risultati chiave che vorresti ottenere dall'audit. È semplicemente per vedere come viene eseguita una campagna? Stai cercando di migliorare il punteggio di conformità di un distretto? In ogni caso, assicurati di sapere che aspetto ha il "successo" prima di condurre le ispezioni.
Usa le risposte alle domande di cui sopra per guidare le tue ispezioni. Identificare i tuoi obiettivi ti aiuterà a determinare quali elementi includere nel tuo liste di controllo, quali domande porre e cosa dare la priorità. È meno probabile che tu venga sviato, il che significa che gli audit vengono condotti in modo più efficiente.
2. Sii sistematico e pianifica la tua visita in anticipo
I manager distrettuali devono spesso visitare più negozi e il viaggio da un appuntamento all'altro richiede solitamente circa 45 minuti (più tempo se il manager copre una vasta area geografica).
Se vuoi risparmiare tempo sulle ispezioni, potrebbe valere la pena ottimizzare il tuo programma. Una pianificazione preliminare su quali negozi visitare e in quale ordine può fare molto. Quindi, pianifica la tua visita in anticipo.
L'uso di una mappa reale può essere utile qui. Segna sulla mappa i punti che devi visitare, quindi identifica quali percorsi ti faranno risparmiare più tempo. Prendi in considerazione fattori come l'ora del giorno e il traffico.
Google Maps ha un'utile funzione che può stimare quanto tempo impiegherà un viaggio in base alle normali condizioni del traffico per una particolare ora del giorno. Inserisci semplicemente l'indirizzo di partenza e la destinazione, quindi indica la data e l'ora del viaggio. Google visualizzerà quindi una stima del tempo di viaggio, che potrai utilizzare per pianificare i tuoi appuntamenti.
Strumenti come Legato offri una mappa integrata con una funzione di percorso tra i tuoi negozi per renderlo ancora più semplice.
Può anche essere utile tracciare il percorso quando sei in negozio. Quali sezioni o reparti ispezionerai per primi? Dove si trovano nel negozio? Conoscere queste cose in anticipo ti consentirà di iniziare a correre una volta sul posto.
3. Evita di utilizzare strumenti manuali o cartacei come appunti e liste di controllo cartacee
Gli strumenti cartacei come gli appunti fisici e le liste di controllo sono controproducenti nel panorama sempre più digitale di oggi. L'uso di carta e penna non solo richiede più tempo, ma ti rende anche incline agli errori. Inoltre, le note manuali spesso devono essere reinserite in un altro sistema per condividere o analizzare le informazioni.
I fogli di calcolo Excel sono un passo avanti, ma possono anche essere inefficienti. Sebbene i fogli di calcolo funzionino bene per la registrazione e la tabulazione dei dati, non sono progettati per la gestione delle attività e la collaborazione — due attività critiche quando si effettuano visite in loco.
È molto meglio digitalizzare gli audit e le ispezioni utilizzando uno strumento come Bindy, che ti consente di creare liste di controllo, pianificare ispezioni e gestire attività utilizzando un'intuitiva piattaforma basata su cloud.
Bindy semplifica le visite in loco e le ispezioni eliminando il lavoro manuale e le partite doppie. Ciò significa che puoi concentrarti meno sulle noiose attività amministrative e dedicare più energia alla visita dei negozi e al miglioramento delle prestazioni del team.
4. Porta altri membri del team sulla stessa piattaforma
Stai già utilizzando una soluzione di audit? Il prossimo passo è portare altri membri del team nella piattaforma. Ciò renderà la comunicazione e la collaborazione molto più semplici. Avere tutti su un'unica piattaforma mantiene i membri del team sulla stessa pagina. Le informazioni vengono trasmesse in modo rapido e accurato e le attività vengono completate più rapidamente.
Ad esempio, se azione correttiva è richiesto dopo un audit, puoi comunicare con i dipendenti utilizzando lo strumento integrato piano d'azione invece di doverlo fare via e-mail o SMS. Questo vantaggio diventa ancora più pronunciato quando sono coinvolti più membri del team. Invece di tenere traccia di thread di posta elettronica confusi o inviare più messaggi di testo, tutte le comunicazioni avvengono su un'unica piattaforma in modo che le parti interessate siano sempre sincronizzate.
5. Riutilizzare informazioni e materiali provenienti da ispezioni precedenti
Non iniziare le tue liste di controllo o ispezioni da zero. Disponi di un modello che puoi riutilizzare per accelerare i preparativi per l'audit. Ad esempio, se conduci spesso audit di salute e sicurezza, crea un modello o un modulo precompilato con elementi comunemente ispezionati. Quindi, quando è il momento di prepararti per la tua prossima ispezione, puoi estrarre il modello e personalizzarlo in base alle esigenze di ogni negozio.
Usa un approccio simile per cose come le comunicazioni di gruppo. Invece di digitare manualmente gli stessi messaggi per cose come azioni correttive, usa un modulo o un modello per risparmiare tempo.
6. Automatizza le attività ingombranti
Automatizza attività noiose come acquisire date e orari, inviare notifiche ai membri del team o aggiungere foto. Tutto questo può essere fatto con una buona piattaforma di audit. Bindy, per esempio, può automatizzare azioni correttive e inserire la data e l'ora corrette per la registrazione. Il sistema può anche facilitare il follow-up delle attività tramite notifiche automatizzate.
Puoi semplificare ulteriormente i tuoi processi integrando la tua piattaforma di audit con altre soluzioni aziendali. Supponiamo di voler eliminare le voci manuali del calendario durante la pianificazione degli audit. Se la tua piattaforma di audit si integra con la tua applicazione di calendario, puoi programmarla per creare automaticamente una voce di calendario ogni volta che pianifichi una nuova ispezione.
Parole finali
Le visite al sito possono richiedere tempo, ma non devono essere inefficienti o improduttive. Con una pianificazione adeguata e gli strumenti giusti, puoi semplificare le ispezioni e gli audit del negozio, potenziare il tuo team e fare di più in meno tempo.
ALTRE RISORSE AL DETTAGLIO Audit e Ispezione
Fare riferimento al Categoria Revisioni e Ispezioni al dettaglio per le procedure e le migliori pratiche per gli audit e le ispezioni al dettaglio.
Circa l'autore:
Francesca Nicasio è esperto di vendita al dettaglio, content strategist B2B e LinkedIn TopVoice. Scrive di tendenze, suggerimenti e best practice che consentono ai rivenditori di aumentare le vendite e servire meglio i clienti. È anche autrice di La sopravvivenza al dettaglio del più adatto, un eBook gratuito per aiutare i rivenditori a rendere i loro negozi a prova di futuro.
Ottimi suggerimenti.