Come rivenditore, hai molto da gestire. È facile concentrarsi sulle iniziative rivolte ai clienti (merchandising, Esperienza, tattiche di vendita, operazioni di negozio). È anche importante tenere d'occhio le operazioni di back-end. Poiché i tuoi magazzini e centri di distribuzione (letteralmente) contengono tutte le merci, devi gestire in modo proattivo i magazzini con ispezioni regolari del magazzino.

I tuoi magazzini e centri di distribuzione sono il cuore della tua catena di approvvigionamento e una parte fondamentale per aiutarti a soddisfare i tuoi KPI per la crescita e il servizio clienti. Ecco cinque ispezioni di magazzino che dovresti condurre regolarmente per mantenere i tuoi dipendenti al sicuro, i tuoi clienti felici e le tue operazioni di magazzino che funzionano senza intoppi. 

Ispezione sanitaria e igienico-sanitaria di base 

GIORNALIERO/PER GIORNO

Standard coerenti per mantenere pulito il tuo magazzino e igienizzare le attrezzature aiuta a ridurre la diffusione di virus e protegge la salute di tutti i lavoratori. Ecco alcune cose da considerare per inserire la tua lista di controllo quotidiana per l'igiene del magazzino:

• Tutti i dipendenti devono praticare l'igiene di base e lavarsi le mani prima di iniziare il lavoro, dopo le pause ei pasti e alla conclusione di ogni turno. 
• Posta le linee guida per il lavaggio delle mani sopra tutti i lavelli.
• Assicurati che i bagni dei dipendenti e i lavelli del magazzino siano adeguatamente forniti di sapone, asciugamani puliti e disinfettante.
• Pubblica i protocolli di sanificazione delle apparecchiature e assicurati che i dipendenti ricevano la formazione adeguata per l'uso di qualsiasi sostanza chimica. Fornire ai dipendenti guanti e altri dispositivi di protezione secondo necessità.
• Sanifica gli strumenti condivisi ad ogni cambio di turno.
• Per le apparecchiature motorizzate, pulire le cinture di sicurezza, i volanti, le maniglie, le leve del cambio, ecc. prima e dopo l'uso.
• Igienizza regolarmente tutte le superfici piane, computer, banchi da lavoro, maniglie delle porte, binari, ecc. 
• Designare una persona di riferimento per rifornire le forniture di sanificazione per ogni turno.
• Assegnare responsabilità di pulizia per turno.
• Assicurati che i bagni vengano puliti almeno una volta per turno con tutte le superfici pulite e le forniture rifornite.
• Controlla che le sale relax vengano pulite regolarmente. Igienizza le superfici e le aree di conservazione degli alimenti.

Rendi gli standard elevati per l'igiene e l'igiene parte della tua cultura. Questo aiuta i dipendenti a rimanere in salute e i magazzini al sicuro. 

Ricorda, gli standard igienico-sanitari non sono "uno e finito", tieni il passo con i nuovi protocolli e adatta i tuoi requisiti di conseguenza. Questa lista è solo un inizio. Verificare con il Organizzazione mondiale della Sanità, Centro per il controllo delle malattie, o il governo regolarmente per mantenere aggiornate le politiche e le procedure. Infine, chiedi sempre a un esperto di rivedere la tua lista di controllo per assicurarti che sia completa. 

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Stoccaggio e smaltimento rifiuti pericolosi 

SETTIMANALMENTE

Se la tua azienda genera qualsiasi tipo di rifiuto pericoloso, è una buona idea ispezionare le pratiche di stoccaggio e smaltimento su base settimanale. Mentre l'Agenzia per la protezione ambientale degli Stati Uniti (EPA) conduce le proprie ispezioni, ti consigliamo di tenerne il controllo per evitare citazioni o altri potenziali problemi dovuti alla non conformità. 

Il sottotitolo C dell'EPA e del Resource Conservation and Recovery Act (RCRA) richiede alle aziende di gestire i rifiuti pericolosi "in un modo che protegga la salute umana e l'ambiente". 

Il L'EPA effettua le seguenti ispezioni identificare i rifiuti pericolosi e le attività che li generano, trasportano, trattano, immagazzinano e smaltiscono: 

• Ispezione di valutazione della conformità: valutazione in loco di come gestite i rifiuti pericolosi, inclusa la revisione di rapporti e documentazione, attività di manipolazione e identificazione di dove e come vengono prodotti e gestiti i rifiuti pericolosi
• Ispezione di campionamento di conformità: raccolta di campioni per analisi di laboratorio
• Valutazione completa del monitoraggio delle acque sotterranee (CME): valutare l'idrogeologia alla base delle unità di gestione dei rifiuti pericolosi, nonché il posizionamento, la profondità, la spaziatura e la progettazione
• Ispezione dello sviluppo del caso (CDI): quando l'EPA sospetta una violazione nella gestione dei rifiuti, conduce questa ispezione per indagare ulteriormente sul caso
• Ispezione di funzionamento e manutenzione (OMI): verifiche del sistema di monitoraggio delle acque sotterranee, con particolare attenzione allo stato dei pozzi e dei dispositivi di campionamento

Principalmente, i rivenditori rientrano nella categoria dei produttori di rifiuti pericolosi. In quanto tale, l'EPA considera quanto segue, come dovresti, nelle tue ispezioni: 

• Determinazione dei rifiuti pericolosi
• Numeri di identificazione dell'EPA
• Manifestare
• Requisiti pre-trasporto
• Tenuta dei registri e rendicontazione
• Esportazioni

I rivenditori vorranno anche aggiungere quanto segue alle loro ispezioni indipendenti per lo stoccaggio e lo smaltimento dei rifiuti pericolosi: 

• Contenitori di stoccaggio appropriati
• Etichette su tutto
• Data di accumulazione
• Condizione del sistema di contenimento
• Numero totale di contenitori chiusi e aperti – nota: i contenitori danneggiati devono essere segnalati e rimossi immediatamente
• Equipaggiamento di emergenza
• Procedure di emergenza
• Spazio di archiviazione e distanza tra i contenitori adeguati
• Lo spazio è privo di rifiuti, materiali combustibili, materiali pericolosi, batterie e altri materiali di scarto potenzialmente dannosi
• Documentazione e registro dei rifiuti pericolosi (anche se non richiesto dalla giurisdizione locale, è una buona idea averlo)
• Incidenti e rapporti associati

Dovrai anche controllare periodicamente il tuo piano di emergenza e assicurarti che sia aggiornato, oltre a garantire che tutti i dipendenti abbiano una formazione aggiornata sulla gestione dei rifiuti pericolosi.

OSHA offre anche informazioni gratuite sulla gestione dei rifiuti pericolosi. 

Per rendere più efficaci ed efficienti le ispezioni settimanali per lo stoccaggio e lo smaltimento dei rifiuti pericolosi, utilizzare uno strumento come Legato. Un rivenditore di articoli per la casa utilizza Bindy per condurre le ispezioni settimanali sui rifiuti pericolosi. Usano il reclamo IA per inviare compiti e piani d'azione con raccomandazioni su come garantire la conformità e gestire correttamente i materiali in caso di fuoriuscita.

Processi di ricezione del magazzino

MENSILE

Ogni mese, i rivenditori dovrebbero anche ispezionare i processi di ricezione e consegna del magazzino. Puoi farlo come parte della procedura dettagliata del tuo manager distrettuale più ampio. Un rivenditore di mobili utilizza Bindy per semplificare questo processo di audit e ispezione. Ispezionano i processi di consegna del magazzino per il loro franchisee, monitoraggio dei tassi di reso, elaborazione dei resi, marchio della flotta, dipendenti in uniforme e completamento del conteggio dei cicli.

Ma questo non è un elenco esaustivo quando si tratta di ricevere le ispezioni. Ti consigliamo anche di guardare quanto segue:

• Responsabilità dell'inventario
• Reddito
• Spese
• Precisione dell'ordine
• Quanto tempo ci vuole per completare una consegna
• Area banchina di carico
• Etichettatura del prodotto e della spedizione
• E altro ancora

L'idea alla base delle ispezioni di ricezione del magazzino è di trovare quali aree funzionano meglio, quali aree necessitano di maggiori miglioramenti e come ottimizzare il vostro operazioni di back-end andando avanti. 

Un rivenditore, ad esempio, ha utilizzato Bindy per trasferire e consolidare i propri centri di distribuzione. Hanno utilizzato liste di controllo per monitorare i progressi e fare aggiornamenti frequenti, beneficiando in particolare delle funzionalità di acquisizione delle foto. L'alternativa, una lista di controllo manuale in un foglio di calcolo, sarebbe stata un incubo per garantire che tutti operassero con le stesse informazioni più aggiornate.

La sicurezza alimentare

TRIMESTRALE

La sicurezza alimentare dovrebbe essere una considerazione sempre presente per qualsiasi attività commerciale alimentare. Oltre a sostenere gli standard stabiliti dal tuo organo di governo, vorrai anche condurre ispezioni indipendenti sulla sicurezza alimentare su base trimestrale.

Le ispezioni trimestrali sulla sicurezza alimentare aiutano le aziende a stare al passo con potenziali problemi come reclami, azioni legali e altri mal di testa legali. Questo tiene anche il personale responsabile e li tiene all'erta.

"Il processo di audit stesso diventa un motore per le persone non solo per conformarsi, ma per avere effettivamente i comportamenti giusti ed essere in grado di lavorare in sicurezza e rispondere alle cose correttamente", disse Gary Johnson, Senior Consultant presso Consulenti per la prevenzione. "Supporta l'eccellenza operativa e la formazione, che a sua volta porta ai comportamenti corretti".

Nota: Se la tua azienda ha circostanze uniche, come materiali pericolosi, attrezzature pericolose, scaffali alti, ecc., potresti voler eseguire un'ispezione di sicurezza alimentare più frequentemente. 

Acquisisci familiarità con i requisiti nella giurisdizione della tua posizione, così come Linee guida dell'OSHA: 

Industria generale (29 CFR 1910)

• 1910 Capo J, Controlli ambientali generali
  • 1910.141, Sanificazione
    • 1910.141(b), Fornitura d'acqua
    • 1910.141(h), Manipolazione degli alimenti
  • 1910.142, Campi di lavoro temporaneo
    • 1910.142(i), Costruzione e gestione di cucine, mense e strutture per l'alimentazione

Industria di costruzioni (29 CFR 1926)

• 1926 Capo D, Salute sul lavoro e controlli ambientali
  • 1926.51, Sanificazione
    • 1926.51(a), Acqua potabile
    • 1926.51(d), Manipolazione degli alimenti

Abbiamo anche preparato un completo lista di controllo per la sicurezza alimentare a cui fare riferimento durante le tue ispezioni se sei un QSR o un ristorante. 

Anche i rivenditori di servizi di ristorazione possono utilizzare memorizzare i sensori in più posizioni per registrare automaticamente le temperature di aree di preparazione, frigoriferi, congelatori e altre apparecchiature.

Con questi sensori è possibile impostare soglie di temperatura e ricevere un avviso ogni volta che viene raggiunta una soglia. Questo aiuta a proteggere dalle malattie di origine alimentare garantendo temperature di mantenimento adeguate. Aiuta anche a proteggere l'inventario garantendo che le aree di conservazione degli alimenti rimangano conformi alla temperatura. 

Prevenzione delle perdite

TRIMESTRALE

Potresti pensare ai taccheggiatori quando pensi alla prevenzione delle perdite, ma ci sono molti fattori che contribuiscono alla diminuzione. A volte, è necessario guardare oltre il piano di vendita per identificare il maggiore drenaggio dei profitti. Il restringimento avviene anche nel magazzino. 

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Analizziamo prima alcuni cause comuni di contrazione, per quanto riguarda le operazioni back-of-house: 

• Furto interno: la causa di poco più di un terzo del restringimento, il furto interno è sia un semplice furto di merce, sia resi falsi, buoni regalo falsi, abbandonare articoli da un ordine o persino prelevare contanti dalla cassa
• Frode del fornitore: quasi il 6% di perdita di inventario proviene da frode del fornitore
• Record imprecisi: errori amministrativi o restringimento della carta contribuiscono a 21% del restringimento di un rivenditore
• Magazzino organizzato male
• Flussi di lavoro mal progettati

Quando controlli regolarmente le tue pratiche di prevenzione delle perdite, puoi ridurre i rischi, aumentare la produttività e identificare e risolvere i problemi di prevenzione delle perdite prima che influiscano sui tuoi profitti.

Alcune categorie da ispezionare includono: 

• Procedure e politiche di sicurezza
• Macchine fotografiche
• Sicurezza della banchina di carico
• Scanner di codici a barre
• Ricezione della documentazione

Puoi anche fare riferimento al nostro lista di controllo completa per la prevenzione delle perdite. 

Semplifica le tue ispezioni di prevenzione delle perdite con uno strumento come Legato. Bindy ha liste di controllo, attività e comunicazioni sicure per aiutarti a proteggere il tuo marchio, ridurre gli errori e rendere i siti responsabili. I team possono condurre ispezioni su qualsiasi dispositivo, online o offline. Visualizza i dati del sito in tempo reale per tenere traccia delle tendenze e verificarne l'esecuzione. Ancora più importante, identificare le cause alla radice e istruire su quelle debolezze.

Andare avanti con le ispezioni di magazzino

Non lasciare le ispezioni di magazzino alle normative del settore. I rivenditori proattivi conducono ispezioni di magazzino per mitigare i problemi prima che minaccino i profitti o, peggio, l'intera attività. 

Bindy offre le seguenti funzionalità per facilitare le ispezioni e gli audit di magazzino: 

• Moduli personalizzabili
• Possibilità di aggiornare e inviare moduli sul campo in tempo reale
• Acquisizione fotografica obbligatoria
• Raccomandazioni del piano d'azione
• Interfaccia facile da usare per tutti i dipendenti

Circa l'autore:

Alexandra Sheehan lavora con aziende B2B nei settori della vendita al dettaglio, dell'e-commerce e dei viaggi per creare strategie e contenuti di lunga durata, siti Web e blog esperti. Puoi vedere il suo lavoro su siti come Shopify, Vend, Stitch Labs, Money Under 30 e altri. thealexsheehan.com.