Eksekusi ritel dan perhotelan yang efektif memerlukan komponen-komponen tertentu, pertama komunikasi, Kedua manajemen tugas, dan audit/penilaian ketiga. Dalam posting ini, kami fokus pada audit dan penilaian.
Audit ritel membantu merek ritel dan perhotelan melaksanakan standar merek, program, dan kebijakan di berbagai bidang seperti operasi, merchandising, pencegahan kerugian, kesehatan dan keselamatan serta keamanan di seluruh toko, secara penuh dan tepat waktu. Audit terkadang disebut penilaian, inspeksi, atau sekadar kunjungan. Faktanya, terkadang audit bukanlah audit sama sekali. Anda hanya perlu mengumpulkan informasi atau file dari lapangan.
Namun, audit bukan sekadar daftar periksa, dan tidak terjadi dalam ruang hampa. Audit yang baik membutuhkan alur kerja yang solid. Hal ini juga memerlukan teknologi pendukung untuk menghubungkan tim lapangan dan lokasi Anda, dengan biaya dan waktu yang efektif.
Kami akan mengilustrasikan hal ini dengan menggunakan Bindy, platform eksekusi situs terkemuka di industri ritel dan perhotelan.
Bindy mengimplementasikan alur kerja eksekusi situs loop tertutup ujung ke ujung. Hal ini memungkinkan merek berkomunikasi, melaksanakan, memverifikasi, dan memperbaiki tepat waktu, secara penuh, di setiap situs.
Berikut alur kerja audit/penilaian/inspeksi Bindy.
Langkah 1: Buat Formulir
Buat formulir khusus yang dapat ditindaklanjuti dengan Pembuat Formulir atau build formulir di Excel dan unggah. Anda bisa membuat formulir Anda sendiri atau mendapatkannya dari perpustakaan formulir sistem.
Setiap formulir mewakili program tertentu. Ini bisa berupa program operasi atau inisiatif merchandising/musiman. Ini bisa berupa program pencegahan kerugian atau keamanan.
Formulir mewakili informasi, data, foto, video, atau file apa pun yang ingin Anda kumpulkan di situs Anda.
Tetapkan izin dan batasan Anda. Pilih siapa di tim Anda yang bisa menggunakan formulir, kapan mereka bisa menggunakan formulir, dan di mana mereka bisa menggunakannya.
Salah satu formulirnya mungkin berupa penilaian mandiri yang harus diisi oleh manajer toko atau manajer umum hotel seminggu sekali. Formulir lain dapat diisi oleh manajer distrik atau cluster sekali dalam triwulan. Anda mengontrol akses, frekuensi, dan tanggal efektif berdasarkan formulir per formulir.
Dengan menggunakan modul penandaan situs bawaan, targetkan situs, format, dan/atau pengguna tertentu dengan formulir, bagian, dan item tertentu (jika diperlukan). Tidak semua formulir dapat diterapkan pada semua situs. Anda mengendalikan ini.
Ilustrasikan item dengan gambar praktik terbaik dan sertakan lampiran. Sebuah gambar bernilai ribuan kata. Hal ini sangat berguna untuk visual merchandising. Jangan hanya memberi tahu lapangan apa standarnya, tunjukkan pada mereka.
Gunakan logika kondisional untuk menelusuri akar permasalahan. Jika “Pemeriksaan kebakaran terakhir lebih dari 6 bulan” dijawab ya, misalnya memicu item untuk mengumpulkan laporan pemeriksaan kebakaran terakhir di file.
Tentukan apakah foto dan video wajib diisi.
Untuk hasil terbaik, mengkalibrasi formulir dengan tim Anda.
🚀 Ahli
Kiat bonusEksekusi ritel dan perhotelan yang efektif memerlukan komponen-komponen tertentu, pertama komunikasi, Kedua manajemen tugas, dan ketiga audit/penilaian.
Langkah 2: Jadwalkan kunjungan
Gunakan kalender untuk menjadwalkan inspeksi satu kali atau berulang. Pilih lokasi, formulir yang sesuai, dan apakah pemeriksaan harus diulang.
Kirim pemberitahuan (tergantung apakah kunjungan tersebut diumumkan ke situs atau kunjungan “kejutan”). Ekspor jadwal kunjungan ke Outlook jika diperlukan.
Langkah 3: Melakukan kunjungan/Inspeksi
Bindy memiliki kemampuan pengumpulan data tingkat lanjut. Kunjungan lapangan dapat dilakukan di waktu nyata atau offline pada apa pun perangkat seluler, laptop atau tablet. Kunjungan lokasi dibantu oleh geo-lokasi dan geo-fencing, deskripsi item, gambar praktik terbaik, dan lampiran.
Anda dapat mengambil foto dan mengunggah video selama kunjungan. Berbeda dengan “foto praktik terbaik” yang ditambahkan ke item saat formulir dibuat, ini adalah foto lapangan tentang tampilan item ini, di situs ini, pada hari ini.
Anda juga dapat mengumpulkan file dan lampiran sebagai bagian dari kunjungan. Ini bisa jadi a bukti asuransi misalnya, sertifikat keamanan dalam PDF atau data penjualan mentah di Excel.
Sistem ini peka terhadap daftar toko dan hierarki sehingga jika manajer distrik berafiliasi dengan 30 situs, manajer distrik ini hanya dapat mengunjungi dan menjalankan laporan terhadap 30 situs tersebut.
Perhatikan bahwa orang atau peran yang ditunjuk untuk melakukan kunjungan (juga melihatnya, menandatanganinya, mendapat pemberitahuan, dll…) tidak statis. Bentuknya bervariasi tergantung pada tujuan bisnis masing-masing bentuk. Misalnya, Anda mungkin mengadakan “Tinjauan Operasi Triwulanan” yang dilakukan oleh Manajer Distrik dan ditandatangani oleh Manajer Toko. Anda juga dapat memiliki “Daftar Periksa Pembukaan Harian” yang dilakukan oleh Asisten Manajer Toko, yang efektif sebagai penilaian mandiri, dan dapat dilihat oleh Manajer Toko dan Manajer Distrik. Setiap formulir mewakili alur kerja yang dapat disesuaikan yang dibuat saat formulir dibuat.
Langkah 4: Buat rencana aksi
Itu rencana aksi secara otomatis dihasilkan dengan mengekstraksi semua item yang tidak patuh dari kunjungan.
Rencana tindakan memungkinkan pengguna yang melakukan kunjungan untuk menetapkan tindakan perbaikan, orang yang bertanggung jawab, dan tanggal target untuk setiap area masalah.
Email dan pemberitahuan secara otomatis dikirimkan kepada mereka yang mempunyai tanggung jawab rencana tindakan. Ini juga muncul di dasbor mereka dan di laporan item yang belum terselesaikan, termasuk waktu penyelesaian.
Manajer distrik dan pemilik/penerima waralaba/manajer dapat memasukkan catatan mereka sendiri dan melihat catatan satu sama lain sehingga membuat penyelesaian masalah menjadi kolaboratif dan transparan.
Foto verifikasi dapat ditambahkan ke setiap item.
Langkah 5: menandatangani kunjungan
Sistem ini memungkinkan merek untuk menunjuk beberapa pengguna yang diizinkan untuk menandatangani dan “keluar” pada kunjungan tersebut berdasarkan formulir demi formulir. Ini memberikan catatan integritas dan mengunci kunjungan dari pengeditan lebih lanjut. Tanda tangani kunjungan secara elektronik dengan perangkat layar sentuh apa pun (atau bahkan mouse!).
Langkah 6: Lacak dan tindak lanjut
Bindy memiliki pemantauan bawaan untuk tugas dan tanggung jawab yang “luar biasa”. Pada waktu tertentu, siapapun dapat login (sistem juga dapat mengirimkan notifikasi email) untuk memeriksa apa yang telah dan belum dilakukan. Hal ini menghasilkan penghematan yang signifikan bagi organisasi. Audit ritel Bindy menyelamatkan organisasi lebih dari 2 jam dan $84.
Bindy juga mengizinkan organisasi untuk melakukannya mengelola operasi dari jarak jauh dan menerapkan “penilaian mandiri” dari toko-toko dan pewaralaba di mana penghematan tambahan dapat diwujudkan.
Langkah 7: Laporkan, sempurnakan, ulangi
Pengembalian investasi tidak berakhir dengan pengumpulan data inspeksi, atau bahkan penerapan tindakan perbaikan, dari situlah hal itu dimulai.
Bindy memiliki analisis terdepan di industri serta alat dan bagan yang berorientasi grafis untuk membantu Anda menemukan item terbaik dan terburuk, operator, wilayah, pengulangan yang tidak dapat diterima, dan banyak lagi. Bindy mengubah data menjadi informasi sehingga Anda dapat membuat keputusan bisnis yang tepat.
Temukan tren, skor rata-rata, kinerja terburuk dan terbaik, dan banyak lagi. Dengan informasi ini, organisasi dapat menyempurnakan formulir dan mengulangi siklus kepatuhan terhadap standar dan program merek.
Kata-kata terakhir
Audit yang baik membutuhkan alur kerja yang solid. Daftar periksa tidak ada artinya tanpa teknologi pendukung untuk menghubungkan tim lapangan dan lokasi Anda, secara hemat biaya dan waktu. Menerapkan Bindy tidak memakan waktu dan tidak sulit. Ini mungkin salah satu langkah termudah yang dapat diambil oleh merek ritel atau perhotelan untuk meningkatkannya eksekusi program dan standar merek, kepuasan pelanggan dan penjualan.
PELAJARI LEBIH LANJUT TENTANG BINDY
Tertarik untuk mempelajari lebih lanjut? Melihat mengapa merek ritel dan perhotelan ternama menggunakan Bindy untuk mendorong kepuasan pelanggan, pelaksanaan merchandising, biaya yang lebih rendah, peningkatan kesehatan dan keselamatan serta pencegahan kerugian di seluruh bisnis mereka.
ID 
EN 
AR 
CS 
DA 
NL 
FR 
DE 
EL 
HE 
HI 
IT 
JA 
KO 
PL 
PT 
RO 
ES 
SV 
TH 
TR 
VI