Ritel selalu bergerak cepat, tetapi dengan merebaknya COVID-19, bisnis perlu menyesuaikan operasi dan kebijakan kesehatan dan keselamatan mereka setiap hari (terkadang setiap jam). Manajemen memiliki tanggung jawab untuk dengan cepat mengomunikasikan perubahan kebijakan dan praktik terbaik di seluruh toko mereka.
Sangat penting bagi karyawan untuk bekerja dengan informasi terbaru untuk menjaga keamanan diri mereka sendiri dan pelanggan. Berikut cara jaringan toko swalayan melakukan pembaruan pada kebijakan dan praktik terbaik di 700+ lokasi.
Studi Kasus: Komunikasikan PERUBAHAN Kebijakan
Itu Organisasi Kesehatan Dunia, Center for Disease Control, atau badan pengelola mengeluarkan kebijakan kesehatan dan/atau prosedur sanitasi baru. Pengecer harus menjalankan pembaruan di berbagai departemen, di semua lokasi, dan negara bagian yang berbeda.
Pelanggan
Jaringan toko serba ada dengan 700+ lokasi.
TANTANGAN
Jaringan toko serba ada perlu menerapkan pembaruan peraturan pemerintah terbaru. Pembaruan termasuk kebijakan baru untuk kebersihan, sanitasi, dan langkah-langkah jarak sosial untuk pengecer penting. Selain itu, toko serba ada harus memasang papan nama, stiker, memasang kaca pelindung, dan menerapkan prosedur makanan dan minuman swalayan baru.
Memberi tahu karyawan tentang perubahan kebijakan harus cepat, didokumentasikan, dan diverifikasi dengan foto. Kantor pusat juga memerlukan catatan yang dapat diverifikasi tentang kapan karyawan diberitahu, tanggal/waktu penyelesaian, dan langkah tambahan apa pun yang diperlukan untuk mematuhi kebijakan dan prosedur baru.
Rantai email dan/atau daftar periksa kertas tidak cukup cepat. Mereka juga tidak memberikan jaminan yang cukup. Penting untuk memverifikasi koordinasi distribusi dan adopsi kebijakan secara real time di berbagai lokasi.
Menjalankan Pembaruan Kebijakan di Toko
Menggunakan Bindy, rantai toko serba ada dibuat formulir inspeksi yang disesuaikan untuk memastikan papan nama, stiker jarak sosial, dan kaca pelindung terpasang. Mereka melampirkan foto praktik terbaik. Dengan cara ini karyawan tahu persis di mana dan bagaimana papan nama dan kaca harus diposisikan. Foto wajib diverifikasi implementasi dan penempatan.
Kantor pusat menyesuaikan prosedur untuk makanan swalayan. Manajer regional memeriksa untuk memastikan semua makanan swalayan yang tidak dikemas telah dikeluarkan dari rak. Sebaliknya, toko menggunakan alternatif pra-paket.
Beberapa kebijakan baru diterapkan pada stasiun minuman. Sarung tangan sekali pakai sekarang disediakan untuk stasiun kopi dan minuman. Tutup sekali pakai dilepas. Petugas sekarang mendistribusikan tutup saat pembelian. Pelanggan tidak dapat lagi menggunakan wadah isi ulang untuk minuman.
Kantor pusat dapat meminta inspeksi harian dengan foto wajib untuk memastikan sarung tangan tersedia dan kebijakan minuman diterapkan. Mereka juga dapat melampirkan penjelasan kebijakan dan FQA langsung ke formulir sehingga karyawan dapat menjawab pertanyaan pelanggan.
Ingat, kebijakan berubah. Misalnya, badan pengatur telah menyesuaikan jumlah maksimum orang yang diizinkan di toko. Dengan menggunakan aplikasi komunikasi ritel, kantor pusat dapat menyebarkan formulir yang diperbarui ke semua toko. Selain itu, kantor pusat dapat meminta inspeksi untuk memverifikasi implementasi kebijakan yang diperbarui.
Terapkan Pembaruan Kebijakan dengan perangkat lunak
Saat menghadapi krisis, karyawan membutuhkan informasi terkini untuk melindungi pelanggan, diri mereka sendiri, dan merek. Berikut adalah beberapa cara Bindy dapat membantu kantor pusat menyebarkan pembaruan kebijakan dan prosedur serta memastikan penerapannya.
implementasikan dengan Manajemen tugas
Tetapkan tugas untuk melaksanakan kebijakan dan prosedur kesehatan dan keselamatan ritel baru. Misalnya, banyak toko serba ada yang menghapus makanan/minuman swalayan dan menggantinya dengan opsi yang sudah dikemas sebelumnya. Selain itu, toko-toko menyediakan tempat makanan dan minuman dengan peralatan pelindung sekali pakai seperti perisai, sarung tangan, dan penjepit. Untuk menerapkan kebijakan layanan makanan baru, kantor pusat dapat membuat tugas.
Menggunakan sistem manajemen tugas yang dibuat untuk ritel untuk mendistribusikan kebijakan dan prosedur membantu merek bereaksi dengan cepat dan memastikan adopsi.
Kantor pusat dapat membuat satu atau beberapa tugas dalam waktu kurang dari beberapa menit. Mereka dapat menetapkan tanggal jatuh tempo dan mengirim tugas ke karyawan yang relevan. Lampirkan foto praktik terbaik dan dokumen kebijakan pendukung langsung ke tugas. Tugas dapat diakses di perangkat apa pun.
Selanjutnya, karyawan dapat melampirkan foto mereka sendiri untuk memberikan bukti pelaksanaan dan implementasi kebijakan, meninggalkan catatan, dan menandai tugas sebagai selesai. Bindy secara otomatis melacak pengguna, lokasi, tanggal dan waktu.
terapkan dengan Manajemen konten
Komunikasi internal sangat penting selama krisis, dan para ahli sepakat bahwa yang terbaik adalah berkomunikasi awal dan sering. Menjaga komunikasi itu semua pada satu platform membuatnya lebih mungkin bagi karyawan untuk terlibat. Dengan Bindy's pengelola konten, kantor pusat dapat berbagi berita organisasi dan pembaruan kebijakan. Informasi yang dapat ditindaklanjuti dapat ditetapkan sebagai tugas.
Misalnya, banyak toko serba ada memperbarui kebijakan cuci tangan dan pembersihan. Kantor pusat dapat membuat pembaruan dan menyertakan video dan file pelatihan cuci tangan. Manajer konten memberikan tanda terima telah dibaca, sehingga kantor pusat tahu kapan karyawan telah terlibat.
menerapkan dengan tindakan korektif
Ketika implementasi gagal, tetapkan tindakan korektif. Lampirkan foto untuk menggambarkan ketidakpatuhan. Saat diselesaikan, pengguna akhir juga dapat melampirkan foto untuk menunjukkan resolusi.
Jalankan laporan dengan cepat dari mana saja, di perangkat apa pun untuk memantau pelanggaran berulang atau melacak resolusi secara real time.
Ada banyak hal di luar kendali pengecer saat ini. Ketika datang untuk melewati krisis, penting untuk fokus pada apa yang dapat Anda lakukan. Pengecer dapat menginformasikan toko dan beroperasi dengan aman. Bindy bisa membantu.
Untuk lebih COVID-19 sumber daya dan rekomendasi praktik terbaik, lihat bagian Blog Bindi.
- Daftar Periksa Kesehatan Karyawan
- Daftar Periksa Coronavirus (COVID-19) untuk Ritel dan Perhotelan
- 5 Cara Mendukung Karyawan dan Pelanggan Selama COVID-19
- COVID-19: Panduan Sumber Daya Pembukaan Kembali Toko
RESOURCES Manajemen Tugas Ritel LAINNYA
Mengacu kepada Kategori Manajemen Tugas Ritel untuk cara dan praktik terbaik untuk manajemen tugas ritel dan perhotelan.
