Manajemen Tugas Ritel, Panduan Komprehensif

Eksekusi tugas di tingkat toko merupakan tantangan bagi sebagian besar pengecer. Sistem manajemen tugas yang efektif mendorong eksekusi, partisipasi, dan keterlibatan toko ke tingkat yang lebih tinggi.

Kesalahan umum yang dilakukan pengecer adalah mencoba mengelola tugas melalui email. Hampir tidak mungkin untuk tetap mengikuti program yang kompleks dan banyak bagian yang bergerak melalui email – siapa yang telah dan belum melakukan apa, di mana, dan kapan.

Itulah sebabnya kami telah menyusun panduan komprehensif ini untuk manajemen tugas untuk pengecer. Ide yang dapat ditindaklanjuti untuk meningkatkan sistem manajemen tugas Anda dan menjadi ahli dalam pelaksanaan operasi multi-unit.

ISI

Apa itu Manajemen Tugas Ritel?

Apa itu Tugas?

Mengapa Eksekusi Tugas Gagal

Cara Meningkatkan Manajemen Tugas

Tetapkan Tugas atau Lakukan Inspeksi

Apa itu Manajemen Tugas Ritel?

Manajemen tugas ritel adalah proses pengelolaan tugas termasuk prioritas, tanggal jatuh tempo, distribusi granular ke penerima yang dipilih (biasanya manajemen toko), pelacakan dan pelaporan. Manajemen tugas membantu merek ritel mencapai tujuan tertentu melalui distribusi permintaan yang dapat ditindaklanjuti dan dilacak.

Apa itu sebagai Tugas?

Dalam ritel ada dua jenis: tugas: tugas operasional berulang dan tugas respons ad-hoc.

Tugas berulang

Tugas berulang adalah tugas yang membuat bisnis ritel tetap berjalan lancar. Ini termasuk penghitungan inventaris reguler, penganggaran, dan penjadwalan. Jenis tugas ini juga mencakup tanggung jawab sehari-hari seperti mengisi kembali, membersihkan, dll. Artinya, jenis tugas yang biasanya dimasukkan ke dalam daftar periksa.

Tugas ad-hoc

Tugas ad-hoc adalah ajakan bertindak satu kali. Misalnya, menyiapkan tampilan merchandising khusus, menerapkan a perubahan kebijakan, menugaskan pelatihan tambahan, atau mengingat produk. Tugas-tugas ini dapat bersifat mendesak dan, jika tidak diselesaikan tepat waktu, dapat menghentikan proses bisnis yang penting atau merusak reputasi merek.

Baik tugas berulang dan tugas ad-hoc juga dapat dipecah menjadi tugas satu tindakan dan banyak tindakan.

Tugas tindakan tunggal

Tugas tindakan tunggal adalah tugas sederhana yang biasanya diselesaikan dalam satu langkah. Misalnya, menempatkan papan nama penjualan yang diperbarui, mengganti bohlam yang terbakar pada papan nama toko, atau memperbarui papan sandwich dengan penawaran khusus hari ini. Jenis tugas ini dapat diabaikan atau dilupakan begitu saja di dunia ritel sehari-hari yang sibuk.

Tugas multi-aksi

Tugas multi-aksi lebih kompleks dan terdiri dari beberapa langkah tindakan dan sub-tugas. Langkah-langkah mungkin perlu diselesaikan dalam urutan tertentu. Jenis tugas ini mungkin termasuk pembersihan peralatan dapur kompleks setiap malam, memproses pengiriman produk baru, atau memasukkan karyawan baru.

Dalam hal tugas-tugas ini, mudah untuk melewatkan langkah-langkah atau menyelesaikan sebagian tugas. Misalnya, inilah mengapa karyawan toko hanya menjalankan tampilan seperti yang direncanakan 37% dari waktu.

Mengapa Eksekusi Tugas Gagal

Sebelum kita membahas penerapan alat untuk meningkatkan manajemen tugas di toko, ada baiknya untuk mempertimbangkan penyebab kurangnya penyelesaian tugas di ritel.

Gangguan

Bukan hal yang aneh bagi karyawan ritel untuk merasa seperti ditarik ke berbagai arah setiap hari. Terkadang tugas yang mendapat perhatian bukanlah yang paling penting atau esensial untuk operasi, tetapi yang paling mengganggu atau terlihat. Misalnya, email tak berujung terus-menerus melakukan ping dari telepon manajer toko.

Manajer toko dan manajer distrik dapat sangat rentan terhadap gangguan. Di antara pelanggan yang membutuhkan perhatian, pertanyaan karyawan, pelatihan, terlalu mudah untuk melupakan tugas-tugas penting.

Kebingungan tentang prioritas

Tim mungkin memiliki kecenderungan dan prioritas yang berbeda berdasarkan pengalaman dan kepekaan mereka sendiri. Meskipun tidak ada yang salah dengan itu, merek perlu memastikan pelaksanaan tugas inti dan program yang menjadi tulang punggung strategi mereka.

Tanpa menetapkan prioritas tugas, karyawan juga dapat menunjukkan apa yang disebut oleh Harvard Business Review sebagai “bias penyelesaian tugas”. SEBUAH 2017 Studi berpendapat bahwa ketika jumlah tugas meningkat untuk seorang karyawan, karyawan dapat memilih untuk menyelesaikan tugas yang lebih mudah terlebih dahulu sebagai cara untuk memeriksa daftar mereka, merasakan pencapaian, dan meringankan beban kerja mereka.

Sementara ini meningkatkan kinerja dalam jangka pendek, pada akhirnya bias penyelesaian tugas memiliki efek negatif pada pembelajaran karyawan dan berdampak negatif pada kinerja organisasi jangka panjang karena tugas yang lebih sulit dan memakan waktu terus ditunda.

Kesenjangan informasi

Menurut jajak pendapat Gallup baru-baru ini, hanya setengah dari 2,2 juta karyawan yang disurvei mengatakan bahwa mereka memahami apa yang diharapkan dari mereka di tempat kerja. Studi yang sama ini menemukan bahwa sedikitnya 12% karyawan sangat setuju bahwa manajer mereka membantu mereka menetapkan prioritas kerja.

Tugas organisasional yang penting dapat jatuh ke pinggir jalan hanya karena karyawan tidak tahu bahwa mereka bertanggung jawab atas tugas tersebut atau tidak memahami ekspektasi tugas.

Cara Meningkatkan Manajemen Tugas

Sukses di ritel bermuara pada eksekusi.

“Ada hubungan langsung antara keuntungan Anda dan produktivitas staf Anda; jika Anda ingin meningkatkan pendapatan Anda, Anda harus mulai dengan karyawan Anda, ”bantah pakar ritel Francesca Nicasio.

Dia melanjutkan, “Beri mereka alat untuk melakukan pekerjaan mereka dengan lebih baik untuk memaksimalkan produktivitas staf.” Jika Anda ingin meningkatkan pelaksanaan tugas di toko ritel, mulailah dengan alat yang tepat.

Gunakan Alat yang Tepat

Alat manajemen tugas ritel yang tepat membuat semua perbedaan. Banyak yang berpikir daftar periksa kertas dan email atau program seperti Google Keeps atau Apple Notes sudah cukup untuk meningkatkan eksekusi di toko. Tetapi tidak satu pun dari opsi itu yang memberi pengecer tempat terpusat untuk semua tugas. Mereka juga tidak mengizinkan pelacakan penyelesaian tugas di semua toko.

“Teknologi dapat membuat atau menghancurkan kemampuan Anda untuk menjalankan operasi ritel yang lancar,” mengatakan pemimpin pemikiran ritel Jasmine Glaseen. Dia mencatat bahwa mencoba melacak semua bagian yang bergerak secara manual "dapat menyebabkan sejumlah kesalahan manusia yang merugikan keuntungan Anda."

Sebagai gantinya, pilih larutan di mana Anda dapat menetapkan tugas ke penerima tertentu untuk kebutuhan toko apa pun. Yang terpenting, temukan solusi yang membantu tim Anda melakukan pekerjaan mereka dan menempatkan semua informasi yang mereka butuhkan di satu tempat untuk dieksekusi lebih cepat: arahan, foto, dan dokumen pendukung.

Karena tim ritel sedang bergerak, solusi Anda harus dapat berjalan di semua perangkat sehingga di mana pun karyawan Anda berada, mereka tetap dapat terlibat. Terakhir, tidak ada gunanya menetapkan tugas jika Anda tidak dapat melacak tingkat penyelesaian dengan mudah dan waktu nyata. Melakukannya memastikan masalah tidak jatuh melalui celah.

Menerapkan alat baru

Mungkin menakutkan untuk berpikir tentang mengintegrasikan teknologi baru ke dalam toko ritel Anda. Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk melatih karyawan? Apakah karyawan akan mengadopsi alat baru?

Ingatlah alat yang meningkatkan efisiensi dan organisasi melibatkan karyawan. Faktanya, 80% pekerja ritel percaya kepuasan kerja mereka akan meningkat jika toko mereka berfungsi lebih efisien.

Pilih platform yang intuitif dan dibuat untuk industri Anda, seperti Bindy. Meskipun Anda mungkin perlu berinvestasi dalam beberapa pelatihan di muka, dengan hanya menghilangkan waktu yang dihabiskan untuk melacak masalah melalui email dan tindak lanjut manual, Anda akan tetap berada di depan dalam komitmen waktu. Selain itu, manfaatkan pelatihan yang ditawarkan vendor untuk menghemat biaya dan uji coba gratis sehingga Anda dapat melihat platform bekerja di toko Anda.

Jika Anda tidak yakin tentang cara mengintegrasikan teknologi baru ke dalam toko Anda, lihat blog kami: Bagaimana Menerapkan Teknologi Baru dalam Bisnis Ritel Anda.

Tetapkan Tanggal Jatuh Tempo

Tanggal jatuh tempo membantu karyawan memprioritaskan. Ini lebih dari sekadar menyelesaikan tugas untuk membuat tenggat waktu; tanggal jatuh tempo juga membantu karyawan mengetahui apa yang bukan merupakan prioritas langsung.

Tanpa tanggal jatuh tempo, rasanya semuanya akan segera jatuh tempo. Hal ini dapat menyebabkan staf merasa kewalahan dan dapat memicu proses yang mengarah pada “bias penyelesaian tugas” yang disebutkan di atas.

Tetapkan tanggal iuran berdasarkan kepentingan dan sesuai dengan kalender unik perusahaan Anda. Misalnya, bukanlah ide yang baik bagi perusahaan bunga untuk menugaskan karyawan dengan penghitungan inventaris atau pelatihan selama bulan-bulan sibuk di bulan Desember, Februari, dan Mei. Namun, menugaskan tugas untuk membalik tampilan POS dengan barang dagangan yang sesuai dengan liburan adalah tepat.

Tanggal jatuh tempo adalah bagian nyata dari ritel. Pertimbangkan bahwa tampilan POP yang dijalankan dengan benar dapat memberikan sebanyak 45.5% peningkatan penjualan ketika diatur dengan benar dan tepat waktu.

Membuat tenggat waktu, menyelesaikan persediaan kembali, dan melaksanakan rencana pemasaran dapat meningkatkan penjualan toko yang sama dengan 3.7%. Kegagalan untuk melaksanakan tugas ritel tepat waktu berarti ribuan dolar tersisa di atas meja.

menjadi jelas

Toko melakukan yang terbaik dengan arahan yang jelas dan terperinci. Tugasnya harus lugas dan tegas.

Jangan hanya mengatakan, “Ingat semua selada romaine.” Berikan instruksi tentang cara membuang dan membuang selada dengan aman. Jika Anda menggunakan solusi seperti Bindy, Anda dapat melampirkan literatur yang menginformasikan karyawan tentang penarikan produk dan bagaimana mereka dapat menjawab pertanyaan pelanggan. Berikan planogram dan foto sehingga karyawan tahu persis bagaimana mengisi ruang selada yang sekarang kosong.

Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk memecah proyek dengan beberapa langkah menjadi tugas tunggal yang lebih kecil demi kejelasan. Dengan Bindy, Anda dapat menautkan tugas satu sama lain sehingga karyawan dapat menyelesaikannya dalam urutan yang diperlukan untuk memastikan tidak ada langkah yang terlewatkan.

Menindaklanjuti

Pastikan Anda dapat melacak tingkat penyelesaian dan dengan mudah menindaklanjuti tugas yang terlambat. Dengan Bindy, Anda dapat menjalankan laporan atau memantau tingkat penyelesaian dengan kode warna dari halaman tugas.

Setelah dijadwalkan, pemberitahuan tugas dikirim secara otomatis, diletakkan di dasbor karyawan dan di kalender mereka. Semua menyertakan tautan yang dapat diklik sehingga karyawan dapat dengan mudah menavigasi ke tugas. Karyawan dapat mengomentari tugas atau memberi tahu pembuat tugas tentang masalah apa pun. Mereka dapat mendemonstrasikan penyelesaian dengan melampirkan foto.

Sebagai antropolog ritel Kizer & Bender amati, “Apa yang diukur cenderung diselesaikan.” Tetap di atas tingkat penyelesaian juga dapat membantu Anda mengidentifikasi pola keterlambatan dan lebih memahami di mana pembinaan diperlukan.

Tetapkan Tugas atau Gunakan Daftar Periksa?

Mungkin ada beberapa kebingungan dalam industri ritel mengenai istilah "tugas." Beberapa pengecer menganggap tugas karyawan sebagai "apa yang harus mereka capai selama shift mereka." Secara teknis, tugas apa pun yang Anda berikan kepada anggota tim dapat disebut sebagai “tugas”, termasuk tugas pembukaan atau penutupan harian, melakukan audit pencegahan kerugian, atau memperbarui pelatihan keselamatan mereka.

Ini bisa menjadi tantangan untuk mencari tahu alat apa yang paling cocok untuk ditugaskan dan menindaklanjuti semua "tugas" ini. Berikut rekomendasi kami untuk fitur dan alat untuk membantu menjalankan tugas berulang, ad-hoc, satu tindakan, dan multi-aksi.