Cara Mencegah Kesalahan Manusia di Ritel

Ungkapan klasik "setan dalam detail" berdering sangat benar di dunia ritel. Sebuah toko ritel mungkin terlihat sederhana dan mudah diatur dari luar. Namun, manajer toko dan rekanan terus-menerus menyulap beberapa bagian yang bergerak. Dari memantau tingkat inventaris hingga memasukkan data pelanggan, ada banyak detail yang harus dikelola dan banyak peluang untuk kesalahan manusia masuk. 

Meskipun mempekerjakan anggota tim yang kompeten pasti akan sangat membantu, bahkan karyawan terbaik pun membutuhkan bantuan untuk memastikan bahwa semuanya bebas dari kesalahan. Semua orang membuat kesalahan, dan secara eceran, kesalahan itu bisa mahal.

Menurut NRF, kesalahan administrasi dan dokumen menyebabkan penyusutan persediaan sebesar 18,8% di Amerika Serikat. Karena penyusutan biaya pengecer miliaran per tahun, kesalahan admin menambah kerugian yang signifikan. 

Untuk alasan ini, Anda perlu melakukan semua yang Anda bisa untuk mencegah dan menangkap kesalahan manusia. Kabar baiknya adalah, ada alat dan langkah yang dapat Anda ambil untuk melakukan hal itu.

Lihat di bawah. 

Ketahui area mana yang rawan kesalahan

Anda tidak dapat mencegah kesalahan manusia jika Anda tidak tahu kesalahan apa yang terjadi dan di mana. Jadi, luangkan waktu untuk memahami masalah yang mengganggu bisnis Anda.

Di ritel, kesalahan manusia sering memanifestasikan dirinya dalam bentuk penyusutan dan barang dagangan yang hilang. Dalam beberapa kasus, pengalaman pelanggan bisa terpukul. Misalnya, jika pembeli tidak dapat menemukan produk di tempat yang tepat atau jika mereka selalu menerima barang yang salah, itu bisa menjadi pertanda ada sesuatu yang tidak beres yang terjadi di balik layar. 

Cara terbaik untuk tetap mengetahui masalah ini adalah mengevaluasi operasi Anda secara berkala. Di sisi manajemen inventaris, pastikan untuk melakukan penghitungan stok fisik secara teratur untuk memverifikasi bahwa tingkat inventaris yang Anda miliki di sistem Anda sesuai dengan jumlah produk yang sebenarnya Anda miliki di dalam toko. Jika Anda selalu mengalami perbedaan misterius dan Anda telah mengesampingkan pencurian dan penipuan, maka Anda mungkin perlu memperketat prosedur Anda untuk mencegah kesalahan admin. 

Penting juga untuk melakukan audit ritel secara teratur. Audit sangat berguna untuk memastikan kepatuhan dan menangkap kesalahan. Mereka memberi Anda kesempatan untuk mengevaluasi kepatuhan toko Anda. Dengan cara ini Anda bisa tenang mengetahui bahwa program dan inisiatif Anda dilakukan dengan benar. 

Audit ritel juga dapat mengungkapkan kesalahan dalam pelaksanaan — tidak harus “menangkap” anggota tim, tetapi untuk mendidik mereka. Audit memungkinkan Anda untuk memperbaiki kursus dan mencegah kesalahan terjadi di masa depan. 

Ciptakan lingkungan untuk sukses

Salah satu cara terbaik untuk mencegah kesalahan manusia adalah dengan menciptakan lingkungan yang memupuk efisiensi. Ruang kerja dan toko yang tidak teratur adalah tempat berkembang biaknya kesalahan. Dengan hanya menciptakan lingkungan yang rapi dan teratur akan sangat membantu dalam mempromosikan pekerjaan yang bebas dari kesalahan. 

Untuk itu, lengkapi diri Anda dan karyawan Anda dengan alat dan perlengkapan organisasi yang diperlukan. Bahkan hal-hal kecil seperti menyiapkan rak, bahan pelabelan, dan memiliki persediaan yang tepat dapat membuka jalan untuk pekerjaan yang lancar dan produktif. 

Misalnya, memiliki lemari arsip atau rak yang diberi label dengan benar tidak hanya memudahkan orang menemukan apa yang mereka butuhkan, tetapi juga mendorong mereka untuk tetap teratur. Ruang kerja yang tertata dengan baik juga berarti bahwa anggota tim dapat menemukan informasi dan materi yang mereka butuhkan lebih cepat.

Secara keseluruhan, hal-hal ini sangat mengurangi kesalahan, dan Anda serta karyawan Anda dapat fokus untuk menyelesaikan sesuatu dengan benar. 

Sederhanakan prosedur Anda

Baik itu pemesanan merchandise, pengiriman produk, atau mengatur tampilan ritel, setiap toko ritel memiliki seperangkat prosedur tentang bagaimana sesuatu harus dilakukan. Proses adalah suatu keharusan, tetapi hal-hal menjadi keruh ketika prosedur Anda sudah ketinggalan zaman atau tidak perlu rumit. 

Jika bisnis Anda penuh dengan kesalahan manusia, Anda mungkin ingin mengevaluasi prosedur yang Anda miliki. Pertama, pertimbangkan panjang dan kerumitan proses Anda. Apakah ada terlalu banyak langkah atau orang yang terlibat? Apakah suatu proses benar-benar harus begitu rumit?

Lihatlah dengan jujur bagaimana Anda melakukan sesuatu dalam bisnis Anda dan temukan cara untuk merampingkan prosedur Anda. Jika memungkinkan untuk menyingkat langkah-langkah tertentu atau membatasi jumlah orang yang terlibat, cobalah dan lihat cara kerjanya.  

Juga bijaksana untuk mendapatkan umpan balik dari karyawan Anda. Apakah promosi baru-baru ini gagal menghasilkan peningkatan penjualan yang Anda harapkan? Lakukan a post-mortem untuk melihat di mana karyawan terjebak atau bingung tentang eksekusi. Ambil umpan balik itu dan terapkan pada proyek Anda berikutnya untuk membantu mengurangi kesalahan.

Otomatiskan kapan pun Anda bisa

Omong-omong, salah satu hal yang dapat Anda lakukan untuk menyederhanakan proses dan menghilangkan manusia dari persamaan adalah dengan mengadopsi solusi yang dapat mengotomatiskan tugas yang membosankan dan memakan waktu. 

Tim Koster, pendiri di Kreasi Pintar, menjelaskan, “elemen kunci dalam mengurangi kesalahan manusia di ritel adalah menggunakan sistem komputer otomatis sebanyak mungkin.”

Komputer dan algoritmenya, tidak seperti manusia, tidak cepat lelah dari waktu ke waktu dan secara signifikan kurang rentan terhadap kesalahan. Sistem untuk ini memiliki biaya penyetelan awal, tetapi setelah itu pemeliharaannya relatif murah. Orang dapat dilatih untuk mengurangi kesalahan, tetapi hanya mampu melakukan begitu banyak. 

Di ritel, beberapa contoh tugas yang dapat Anda otomatisasi meliputi:

Mentransfer informasi dari satu tempat ke tempat lain

Banyak orang membuat kesalahan dengan entri data, jadi ini harus menjadi salah satu hal pertama yang harus Anda otomatisasi. Misalnya, apakah Anda memasukkan kembali data pelanggan dari POS ke CRM Anda? Temukan cara untuk mengintegrasikan kedua sistem sehingga transfer data terjadi secara otomatis. 

Hal yang sama berlaku untuk perangkat lunak akuntansi atau pemroses pembayaran Anda. Alih-alih menjalankan dua solusi secara terpisah, hubungkan teknologi Anda bersama-sama sehingga informasi mengalir dengan lancar di seluruh sistem Anda. 

Menghitung produk

Saat melakukan penghitungan inventaris fisik akan selalu melibatkan beberapa bentuk pekerjaan manual. Anda dapat merampingkan bagian dari pekerjaan dengan clipboard sebelumnya atau pena dan kertas. Perbedaan terjadi ketika karyawan secara manual memperbarui tingkat stok setelah penghitungan. Alternatif yang jauh lebih efisien adalah dengan menggunakan aplikasi pemindaian kode batang. Coba solusi yang dapat secara otomatis memperbarui tingkat inventaris Anda setelah Anda dan tim Anda selesai menghitung barang dagangan. 

Menindaklanjuti atau mengirim pengingat secara manual

Baik itu mengingatkan anggota tim untuk melakukan sesuatu atau menyentuh dasar dengan vendor tentang status pesanan Anda, tindak lanjut merupakan langkah penting dalam komunikasi. Tapi itu juga rentan terhadap kecelakaan manusia. Orang mungkin lupa untuk menindaklanjuti atau melakukannya pada waktu yang salah. Cegah semua itu dengan memiliki sistem yang dapat diprogram untuk mengirim tindak lanjut pada periode tertentu. 

Bindy, misalnya, menyederhanakan fase tindak lanjut dari audit ritel dengan mengotomatisasi inspeksi, tugas, dan pemberitahuan tindakan korektif, jadi pengelola tidak harus melakukannya sendiri.

Berkomunikasi dengan kelompok pelanggan

Ada banyak nilai dalam komunikasi satu-ke-satu, tetapi ini tidak berarti bahwa Anda harus mengetik pesan yang sama berulang kali. Ada banyak solusi komunikasi pelanggan di pasar yang dapat membantu Anda mengirim pesan yang dipersonalisasi tanpa perlu pekerjaan manual. 

Lengkapi bisnis Anda dengan CRM dan alat komunikasi pemasaran yang kuat sehingga dapat menjalankan kampanye yang disesuaikan dengan mudah. 

Dorong orang untuk terbuka tentang kesalahan

Cara terbaik untuk memperbaiki kesalahan adalah belajar darinya. Anda tidak dapat melakukannya jika anggota tim Anda selalu menutupi kesalahan mereka. 

Pertimbangkan untuk mengubah cara pandang kesalahan dalam organisasi Anda. Daripada mengecilkan hati atau menindak kesalahan manusia, dorong anggota tim Anda untuk terbuka tentang masalah atau kecelakaan apa pun. Buat mereka merasa nyaman untuk mengajukan pertanyaan atau menyebutkan hal-hal yang tampaknya tidak benar. 

Dan ketika sebuah masalah terungkap, anggap itu sebagai kesempatan belajar daripada kesempatan untuk menegur tim Anda. Melakukan hal itu akan menghasilkan komunikasi yang terbuka, hubungan yang harmonis, dan, pada akhirnya, lebih sedikit kesalahan. 

Ingatlah bahwa memecahkan masalah, terutama yang berkaitan dengan kesalahan manusia, adalah upaya tim — itulah sebabnya mengapa mendapatkan masukan dari orang-orang sangat penting. Sebagai Stewart Dunlop, CEO di PPCGenius, mengatakan, “cara terbaik untuk mencegah kesalahan manusia di ritel adalah dengan menjadikan karyawan Anda bagian dari solusi.”

“Menyelesaikan kesalahan sendiri secara diam-diam hanyalah solusi jangka pendek untuk kendala di toko ritel Anda,” lanjut Dunlop. “Ini terutama berlaku untuk kesalahan yang terjadi terus-menerus. Untuk membuat lebih sedikit kesalahan di tempat kerja dan mengatasi masalah mendasar yang terkait dengan masalah tersebut, Anda harus melibatkan karyawan Anda saat mencoba dan menjalankan solusi.”

Berinvestasi dalam pelatihan staf

Manusia yang berpengetahuan dan terampil cenderung tidak melakukan kesalahan. Inilah mengapa penting untuk berinvestasi dalam melatih tim Anda. Pelatihan yang tepat juga meningkatkan pengetahuan dan keterampilan tim Anda saat menavigasi situasi sulit.

Sebagai Tal Shelef, salah satu pendiri KondoWizard Catatan, secara berkala melatih staf Anda “memperkuat kemampuan pemecahan masalah karyawan Anda dan membantu mereka lebih siap dalam menangani masalah tak terduga yang mungkin tiba-tiba muncul.”

Pastikan orang memahami bagaimana tugas harus dilakukan dalam bisnis Anda. Jika Anda menggunakan alat dan aplikasi, pastikan anggota tim Anda memiliki pengetahuan sehingga mereka dapat menggunakan teknologi ini dengan baik. 

Apa pun yang Anda latih, selalu membantu untuk menggunakan berbagai teknik pembelajaran — termasuk pelatihan tatap muka, program langsung, video, teks, dan banyak lagi. Ingatlah bahwa karyawan memiliki gaya belajar yang berbeda, jadi pilihlah metode pengajaran yang paling cocok untuk mereka. 

Dibutuhkan lebih banyak usaha, tetapi semakin efektif Anda dapat melatih tim Anda, semakin kecil kemungkinan mereka melakukan kesalahan manusia. 

Pasangkan karyawan Anda

Dua kepala lebih baik daripada satu dalam hal pencegahan kesalahan, kata Baron Christopher Hanson, konsultan utama dan pemilik RedBaronUSA.

“Cara terbaik untuk mencegah kesalahan manusia dalam semua operasi ritel dan prosedur administrasi adalah dengan menggunakan sistem pertemanan yang terdiri dari dua orang atau lebih, setiap saat atau selama setiap langkah kritis di tempat kerja,” katanya. Strategi ini mencakup pelatihan silang karyawan ritel dalam kelompok yang terdiri dari dua orang atau lebih, idealnya setelah jam buka toko atau bahkan dari jarak jauh atau online. 

Hanson melanjutkan, “Angkatan Laut SEAL (dan sebagian besar tim militer) menggunakan mantra *dua adalah satu, dan satu tidak ada* dalam semua misi operasional dan sesi pelatihan untuk selalu memiliki cadangan. Di ritel, bola mata kedua akan sangat meningkatkan hasil operasional dan administrasi. Setiap kali karyawan ritel bekerja sepenuhnya sendirian, potensi kesalahan manusia meningkat secara dramatis.

Ethan Taub, CEO di Gol, menawarkan saran serupa. “Jika Anda berjuang dengan kesalahan manusia di gudang Anda, saya selalu menyarankan agar lebih dari satu orang bekerja di satu area pada satu waktu. Ketika Anda memberi satu orang kemampuan untuk memeriksa stok semuanya, itu bisa menjadi banyak hal untuk ditangani. Cari tahu bagian-bagiannya dan mintalah sejumlah orang mengerjakannya, dengan begitu, mereka dapat memeriksa fakta satu sama lain. Prosesnya akan menjadi lebih cepat seiring berjalannya waktu, dan akan menyisakan sedikit ruang kesalahan lagi.”

Hindari menggunakan terlalu banyak platform komunikasi

miskomunikasi menyebabkan kesalahan, sehingga Anda dapat meminimalkan kesalahan dalam bisnis Anda dengan menyederhanakan cara anggota tim Anda berkomunikasi satu sama lain. 

Salah satu cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan tetap berpegang pada satu sistem komunikasi yang andal (dan aman). Daripada menyulap beberapa saluran dan metode (misalnya, email, SMS, obrolan web, dll.) pilih satu platform untuk berkomunikasi. Ini memastikan bahwa karyawan Anda dapat memiliki semua informasi yang mereka butuhkan di satu tempat, sehingga mereka dapat melakukan pekerjaan mereka dengan lebih efektif. 

Kata-kata terakhir

Jika tidak dicentang, kesalahan dalam ritel dapat menyebabkan penyusutan, mengurangi pengalaman pelanggan, dan mengurangi keuntungan Anda. Kabar baiknya adalah bahwa sebagian besar kesalahan dapat dicegah. Dengan alat dan proses yang tepat, Anda dapat memberdayakan tim Anda untuk bekerja dengan percaya diri dan menjaga bisnis Anda tetap berjalan seperti jarum jam.

Tentang Penulis:

Francesca Nicasio adalah pakar ritel, ahli strategi konten B2B, dan LinkedIn TopVoice. Dia menulis tentang tren, tip, dan praktik terbaik yang memungkinkan pengecer meningkatkan penjualan dan melayani pelanggan dengan lebih baik. Dia juga penulis Survival of the Fittest Ritel, eBuku gratis untuk membantu pengecer membuktikan toko mereka di masa depan.