Audit Ritel – Panduan Definitif

Untuk Siapa Panduan ini?

Panduan untuk audit ritel ini untuk pengecer multi-unit di industri seperti restoran, toko serba ada, apotek, spa dan klinik, telekomunikasi, dan pengecer alkohol. Panduan ini juga membantu operator parkir dan produsen atau distributor barang kemasan konsumen.

Jika Anda perlu mengumpulkan atau memvalidasi data di toko/lokasi geografis, panduan definitif untuk audit ritel ini untuk Anda!

Isi

Apa itu Audit Ritel?

Mengapa Melakukan Audit Ritel?

Siapa yang Diuntungkan dari Audit Ritel dan Perangkat Lunak Audit Ritel?

- Kantor pusat

– Wakil Presiden dan Direktur

– Manajer Distrik/Regional dan Perwakilan Lapangan CPG

– Penerima Waralaba dan Manajer

– Pelanggan

Bagaimana Menerapkan Program Audit Ritel

Cara Membuat Daftar Periksa Audit Ritel

Jenis Audit Ritel

– Audit Barang Dagangan

– Audit Pencegahan Kerugian

– Audit Kesehatan dan Keselamatan

– Audit Analisis Kompetitif

Daftar Periksa Audit Ritel Khusus Industri

Bagaimana Melakukan Audit Ritel

Rencana Tindakan Audit Ritel

Cara Mengkalibrasi Program Audit Ritel

– Mengkalibrasi Formulir

– Kalibrasi Tim

Bagaimana Mengelola Ekspektasi Audit Ritel

Cara Membantu Toko Memproses Skor Rendah

Excel vs. Perangkat Lunak Audit Ritel

ROI untuk Perangkat Lunak Audit Ritel

Perangkat Lunak Audit Ritel – Beli vs. Bangun

Apa itu Audit Ritel?

Audit ritel memungkinkan merek ritel dan perhotelan untuk melaksanakan standar merek, program, dan kebijakan di berbagai bidang seperti operasi, merchandising, pencegahan kerugian, kesehatan dan keselamatan serta keamanan di seluruh toko, tepat waktu dan penuh. Audit terkadang disebut penilaian atau sekadar kunjungan.

Audit menggunakan perangkat lunak audit ritel, formulir yang dapat ditindaklanjuti dengan gambar praktik terbaik, foto, video, file pendukung, tanda tangan, logika kondisional, item penting, dan rekomendasi rencana tindakan

Pengecer biasanya melakukan audit pencegahan kerugian dan kesehatan dan keselamatan pada waktu yang ditentukan sepanjang tahun. Operasi, layanan, dan audit merchandising dapat dilakukan secara berkala atau untuk mempersiapkan dan mendukung inisiatif khusus toko atau program musiman.

Audit ritel dapat diumumkan atau tidak diumumkan. Audit dapat dilakukan sebagai “audit mandiri” oleh pemegang waralaba, manajer toko/karyawan atau oleh manajer distrik/perwakilan lapangan yang mengunjungi toko.

Mengapa Melakukan Audit Ritel?

Audit ritel mempromosikan kepatuhan keseluruhan yang lebih tinggi terhadap standar merek di tingkat toko.

Bagaimana? Praktik mengirim manajer distrik/perwakilan lapangan CPG ke dalam waralaba/toko menunjukkan kepatuhan merupakan prioritas bagi merek: perusahaan memberikan sumber daya untuk upaya ini.

Menyelesaikan audit di toko juga memperkuat standar merek untuk manajer distrik/perwakilan CPG. Jelaskan standarnya, lampirkan foto atau dokumen praktik terbaik, dan timbang poin atau tandai item tertentu sehingga auditor dapat dengan mudah mengidentifikasi prioritas perusahaan.

Pelatihan itu perlu, tapi pelatihan saja tidak cukup.

Satu-satunya cara untuk mengetahui bahwa karyawan menerapkan keterampilan yang baru mereka pelajari adalah dengan mengunjungi toko. Kepatuhan terhadap kesehatan dan keselamatan, pencegahan kerugian, standar merchandising (dll.) paling baik dicapai ketika semua orang sadar bahwa standar terus diverifikasi. Perlakukan audit ritel sebagai kesempatan belajar yang berkelanjutan, kesempatan untuk melatih setiap toko untuk mencapai kesuksesan yang lebih besar.

Audit melibatkan toko.

Audit ritel bukanlah aktivitas pasif. Mereka menawarkan kesempatan bagi anggota kantor pusat untuk berbicara dengan pimpinan toko dan karyawan. Ajukan pertanyaan, dengarkan, dan tawarkan sumber daya.

Toko yang berbeda mengeksekusi dengan cara yang berbeda.

Toko memiliki prioritas yang beragam berdasarkan pengalaman mereka. Hal ini diharapkan, tetapi perusahaan perlu memastikan bahwa program inti dan standar merek diterapkan secara penuh, tepat waktu, dan di semua lokasi. Satu-satunya cara untuk mengetahui apakah toko benar-benar menjalankan program merchandising, operasi, atau pencegahan kerugian adalah dengan memiliki proses audit ritel.

Setiap tampilan toko/franchisee/CPG adalah duta merek.

Mengecewakan pelanggan di satu lokasi dan mereka mungkin berhenti mengunjungi semua lokasi Anda. Rata-rata toko kelontong memiliki hampir 31.000 SKU. Jika suatu produk tidak sesuai dengan yang diharapkan konsumen, pelanggan memilih alternatif yang sebanding.

Kegagalan untuk menjalankan standar merek di satu toko tidak hanya merugikan penjualan di lokasi tersebut, tetapi juga dapat berdampak pada laba keseluruhan perusahaan.

Toko/pajangan yang menarik dan dikelola dengan baik menarik pelanggan.

Perusahaan harus menciptakan pengalaman pelanggan yang luar biasa termasuk tampilan yang menarik secara visual, papan nama yang jelas, lorong/bagian yang mudah dinavigasi, dan karyawan yang siap untuk terlibat dan membantu. Tampilan CPG harus diisi dengan baik, cukup terang, dan disimpan dalam kondisi prima. Inilah perbedaan antara menarik pelanggan ke produk atau membiarkan mata pelanggan mengembara ke pesaing.

Selain menarik pelanggan, merek yang berkomitmen pada pelaksanaan di dalam toko yang sangat baik adalah merek yang menarik calon pewaralaba. Pewaralaba potensial lebih cenderung berinvestasi dalam merek yang kuat secara operasional dan dikelola dengan baik daripada merek yang dianggap kurang atau tidak konsisten.

Siapa yang Diuntungkan dari Audit Ritel dan Perangkat Lunak Audit Ritel?

Audit ritel meningkatkan kepuasan pelanggan, mengurangi risiko, dan mendorong penjualan. Di bawah ini, cara-cara menerapkan a program audit ritel berdampak pada perusahaan berdasarkan peran.

Eksekutif Tingkat C

• Meningkatkan penjualan di toko yang sama.
• Meningkatkan efektivitas merchandising di dalam toko. Anda tidak perlu mengeluarkan uang lebih banyak, Anda perlu memastikan program musiman dan program merchandising yang sudah Anda bayar dijalankan secara konsisten, setiap saat, di mana saja.
• Minimalkan risiko dan kewajiban Anda.
• Kurangi premi asuransi komersial Anda.
• Mengurangi pencurian dan penipuan.

Wakil Presiden dan Direktur

• Lacak dan ukur eksekusi di dalam toko…dalam waktu nyata!
• Lacak kinerja program, wilayah, toko, dan individu. Identifikasi outlier dan peluang untuk pelatihan lebih lanjut.
• Pengawasan penuh dan alur kerja kolaboratif melibatkan manajer distrik dan franchisee. Kurangi biaya komunikasi dan bolak-balik yang mahal. Ini hanya bekerja.

Manajer Distrik/Regional dan Perwakilan Lapangan CPG

• Pengumpulan data yang dapat ditindaklanjuti secara sederhana dan menghemat waktu di perangkat apa pun (ponsel, tablet, dan PC), keduanya daring dan luring.
• Akses sepanjang waktu ke data penyimpanan historis, termasuk catatan, tanda tangan, foto, dan video di toko mana pun, di mana pun, di perangkat apa pun. Lihat pengulangan hal-hal yang tidak dapat diterima, tren, dan perbandingan toko-ke-distrik.
• Memanfaatkan data kinerja untuk memberikan informasi, melibatkan, dan memberi saran kepada pewaralaba dalam memajukan bisnis dan merek mereka.
• Tidak ada lagi Unggul, lebih sedikit email, lebih sedikit panggilan telepon tindak lanjut! Luangkan waktu Anda untuk melakukan yang terbaik: bantu toko mencapai hasil yang lebih baik!

Franchisee dan Manajer

• Akses 24 jam ke data penyimpanan historis di mana saja, di perangkat apa saja. Lihat catatan, rekomendasi, dan foto manajer distrik.
• Tutup masalah dan sertakan foto verifikasi.
• Laporan yang mudah digunakan menunjukkan riwayat area dengan kinerja terbaik dan terburuk, tren, dan catatan dari semua kunjungan sebelumnya.

Pelanggan

• Pelaksanaan standar layanan, merchandising dan kesehatan & keselamatan yang konsisten meningkatkan pengalaman pelanggan, mengurangi keluhan pelanggan dan meningkatkan penjualan toko yang sama.
• Pelanggan memiliki cara untuk berterima kasih kepada toko yang dikelola dengan baik…mereka kembali lagi!

Bagaimana Menerapkan Program Audit Ritel

Siap untuk melembagakan audit ritel di seluruh lokasi Anda? Apakah Anda memiliki 5 atau 50.000 lokasi, menerapkan program audit ritel tidak harus memakan waktu atau sulit.

1. Tentukan cakupan data Anda. Apa yang ingin Anda ketahui tentang toko Anda? Apa yang Anda ingin toko Anda ketahui tentang praktik terbaik perusahaan, standar operasi, ekspektasi merchandising, standar layanan, dll.? Apakah data mentah atau agregat lebih penting untuk pengambilan keputusan perusahaan Anda? Apakah Anda membutuhkan kedua jenis itu?
2. Putuskan siapa yang akan dilibatkan. Siapa yang akan melakukan audit? Siapa yang melihat data apa? Apakah Anda akan menyertakan semua toko atau hanya beberapa?
3. Bangun formulir Anda. Tetapkan standar dan komunikasikan harapan dengan jelas. Lampirkan gambar dan dokumen praktik terbaik untuk memberikan ilustrasi tambahan.
4. Luncurkan formulir dalam skala kecil. Gunakan kelompok sampel lokasi untuk "test drive," dokter hewan, dan memberikan umpan balik pada formulir. Ini disebut "kalibrasi.”
5. Terapkan program dan lacak hasilnya.
6. Putuskan apakah Anda ingin mengotomatisasi. Dapatkah formulir kertas dan email tindak lanjut memenuhi kebutuhan Anda? Akankah kertas dan email sesuai dengan bisnis Anda? Bisakah Anda melacak/melihat data mentah dan agregat? Dapatkah Anda memfilter dan mempersempit data Anda untuk menemukan kumpulan data yang paling penting bagi Anda?

Keputusan untuk mengotomatisasi proses audit ritel harus mempertimbangkan aktivitas merek Anda dan potensi tanggung jawab/biaya yang mungkin ditimbulkan oleh pelaksanaan yang tidak konsisten/buruk pada citra dan laba merek.

Cara Membuat Daftar Periksa Audit Ritel

Apa yang harus ada dalam daftar periksa audit ritel? Jawabannya tergantung apa yang ingin Anda ketahui tentang lokasi Anda. Apakah Anda seorang pengecer yang memulai program audit Anda dari awal? Apakah Anda merek CPG yang tertarik dengan ruang rak, akurasi harga, dan melacak pesaing Anda? Terlepas dari keadaan khusus, berikut adalah daftar praktik terbaik untuk membantu Anda membangun audit ritel atau Daftar periksa merchandising CPG.

Pertimbangkan "metadata". 

Metadata formulir adalah informasi penting yang disertakan dalam semua audit. Ini termasuk siapa yang mengisi formulir, di mana lokasi, formulir mana (daftar periksa), dan tanggal dan waktu. Dengan perangkat lunak audit ritel, metadata sebagian besar otomatis. Informasi ini diperoleh dari login pengguna, daftar lokasi, dan formulir yang tersedia sesuai dengan pengaturan keamanan pengguna.

Kelompokkan item menjadi beberapa bagian yang diurutkan berdasarkan alur lokasi Anda. 

Bagian harus ditata agar sesuai dengan aliran alami jalan toko. Ini berarti pindah dari luar, bekerja melalui gang, dan akhirnya ke bagian belakang toko. Menyiapkan formulir dalam kaitannya dengan aliran alami dari toko berjalan menghemat waktu. Selain itu, ini lebih intuitif bagi auditor.

Pikirkan tentang item "tidak berlaku". 

Salah satu manfaat perangkat lunak audit ritel adalah kemampuan untuk "menyembunyikan" item yang tidak berlaku untuk semua lokasi. Misalnya, semua lokasi mungkin tidak memiliki drive-thru. Kemampuan untuk menonaktifkan seluruh bagian atau item di lokasi tertentu juga menghemat waktu dan lebih intuitif bagi auditor.

Pastikan formulir Anda memiliki cakupan yang memadai.

Sekali lagi, situasi dapat bervariasi, tetapi untuk manajer toko/manajer distrik, formulir tersebut harus membahas beberapa atau semua area berikut (masing-masing bagian terpisah):

• Eksterior Toko (tempat parkir, jendela, lansekap, jalan setapak, pintu, pintu masuk)
• Penampilan umum dan presentasi
• Merchandising dan stok produk
• Karyawan, kecepatan layanan, pelatihan, dan pengetahuan produk
• Peralatan dan pemeliharaan fasilitas
• Penanganan uang tunai, keamanan, dan pencegahan kerugian
• Drive Thru
• Belakang toko, ruang istirahat, kantor
• Inventaris
• Kamar kecil
• Keamanan dan tampilan kebijakan

Untuk perwakilan CPG yang mengunjungi lokasi, formulir harus membahas beberapa atau semua area berikut (masing-masing bagian terpisah):

• Rak (ruang, lokasi, kepatuhan terhadap planogram, harga, tingkat stok, SKU)
• Kompetisi (promosi, tampilan, harga)
• Promosi (signage, display, bins, fixtures)
• Karyawan (pelatihan, pengetahuan produk, layanan)
• Bagian belakang toko (persediaan, penyimpanan yang tepat, rotasi)

Hindari bagian besar. 

Menggunakan lebih banyak bagian kecil membantu entri data di ponsel/tablet. Selain itu, menggunakan bagian yang lebih kecil dan lebih spesifik menghasilkan pelaporan yang terperinci dan bermakna.

Gunakan poin secara strategis.

 Sementara semua item mungkin penting, beberapa lebih penting daripada yang lain; beberapa item sangat penting untuk keberhasilan perusahaan Anda. Misalnya, mensterilkan peralatan klinik. Jika Anda memilih untuk menilai item Anda, tetapkan nilai poin yang sesuai.

Jadilah deskriptif, spesifik, dan visual.

 Standar harus lugas dan tegas. Alih-alih menggunakan kata-kata yang tidak jelas seperti "baik" atau "baru-baru ini", gunakan yang spesifik. Alih-alih, "Eksterior terlihat bagus" tentukan "Tempat parkir dan jalan setapak bebas dari puing-puing, lansekap rapi dan tidak ditumbuhi rumput, pintu dan jendela bebas noda dan berfungsi dengan baik."

Jika Anda menggunakan perangkat lunak audit ritel, Anda dapat melampirkan gambar atau dokumen praktik terbaik ke item untuk mengilustrasikan atau menjelaskan standar secara eksplisit. Auditor Anda juga dapat melampirkan foto untuk menunjukkan kepatuhan atau ketidakpatuhan.

Pikirkan tentang frekuensi. 

Beberapa perusahaan mungkin melakukan sebanyak satu audit per minggu atau bahkan memiliki manajer toko yang mengaudit sendiri setiap hari. Orang lain mungkin hanya berkunjung sekali per kuartal. Beberapa perusahaan menggunakan satu formulir untuk menangkap data tentang standar inti beberapa kali per tahun dan menggunakan formulir yang berbeda untuk mengaudit lebih sering untuk promosi khusus atau perubahan musiman.

"Menyesuaikan" formulir Anda. 

Diskusikan formulir dengan tim operasi/merchandising Anda. Kumpulkan umpan balik dan masukan mereka. Pikirkan formulir Anda sebagai alat audit dan sebagai wahana pelatihan. Setelah menerima umpan balik, kerjakan ulang formulir Anda.

Beli atau Bangun.

 Putuskan apakah Anda ingin membuat perangkat lunak audit Anda sendiri atau membeli solusi audit ritel yang siap pakai.

Jenis Audit Ritel

Pengecer dan merek CPG dapat melakukan berbagai jenis audit: operasi, merchandising, pencegahan kerugian, kesehatan dan keselamatan, pelatihan, fasilitas, dll. Di bawah ini kami mendefinisikan empat jenis audit ritel yang paling umum.

Audit Barang Dagangan

Baik pengecer multi-unit maupun merek CPG menginvestasikan sejumlah besar sumber daya dalam pencitraan merek, papan nama, dan tampilan. Merek menggunakan audit barang dagangan untuk melacak eksekusi program di dalam toko.

Kurangnya eksekusi di dalam toko bisa mahal, dengan merchandising yang kurang optimal menyebabkan hilangnya penjualan kotor sebesar 1%. Di seluruh papan, kepatuhan tampilan bisa serendah 40%.

Audit barang dagangan dapat dibagi menjadi dua kategori menyeluruh:

1. Audit rak (kepatuhan planogram, tidak ada lubang produk, permukaan, harga, SKU yang benar)
2. Audit promosi (program musiman, signage pendukung, tampilan/iklan khusus, harga khusus, kesadaran karyawan dan pengetahuan tentang promosi)

Ini adalah praktik terbaik ritel bagi pengecer multi-unit untuk menggabungkan audit merchandising dengan audit untuk presentasi dan kebersihan toko umum untuk memastikan pelanggan memiliki pengalaman yang optimal.

Audit Pencegahan Kerugian

Audit pencegahan kerugian dirancang untuk meminimalkan pemborosan, perusakan, pencurian, dan risiko. Mengambil sebuah pencegahan vs. reaksi Pendekatan ini mengurangi gangguan yang mahal, melindungi merek dan membantu membangun hubungan antara kantor pusat dan toko. Audit pencegahan kerugian menempatkan kebijakan Anda di depan dan di tengah dan membuat prosesnya transparan untuk toko.

Menurut para ahli ritel, karyawan adalah garis pertahanan terbaik. Audit pencegahan kerugian memperkuat pelatihan karyawan sebelumnya, menunjukkan bahwa pencegahan kerugian adalah prioritas perusahaan, dan menawarkan kesempatan kepada karyawan untuk mengajukan pertanyaan.

Audit Kesehatan dan Keselamatan

Audit kesehatan dan keselamatan memastikan kepatuhan terhadap peraturan pemerintah dan penanganan produk yang tepat untuk melindungi perusahaan dari tuntutan hukum, klaim, peristiwa menodai merek, dan gangguan mahal lainnya.

Audit ini tidak terbatas pada bidang jasa makanan. Apotek harus memastikan obat disimpan, diamankan, dan didistribusikan dengan benar. Lokasi konstruksi perlu memantau peralatan, tanda, dan penghalang yang tepat saat pekerjaan berlangsung untuk menjaga keselamatan pekerja dan publik.

Pengecer furnitur harus menjaga kabel, tangga ke tempat tidur susun, dan dekorasi diamankan dengan tepat. Distributor harus memantau keselamatan pekerja dan memastikan bahwa personel pengiriman dan gudang mengangkat dan memindahkan produk dengan benar untuk menghindari cedera.

Audit kesehatan dan keselamatan harus dilakukan secara rutin, dengan isu-isu kritis selalu menjadi bagian dari setiap audit. Melakukan hal itu akan mendukung praktik terbaik operasional dan pelatihan karyawan.

Perputaran di ritel bisa tinggi, jadi penekanan reguler pada kesehatan dan keselamatan membuat semua orang terlibat dan mendapat informasi.

Audit Analisis Kompetitif

Audit analisis kompetitif paling sering dilakukan oleh produsen CPG untuk melacak aktivitas pesaing dalam vertikal tertentu. Untuk memaksimalkan audit analisis kompetitif, penting bagi Anda untuk mempertimbangkan dengan cermat ruang lingkup dan data yang ingin Anda kumpulkan sebelum mengirim perwakilan Anda ke lapangan.

• Pilih produk Anda. CPG sering memproduksi lebih dari satu jenis produk. Pertama, pertimbangkan produk spesifik apa yang ingin Anda ketahui. Kemudian, identifikasi 2-4 pesaing langsung teratas Anda untuk produk tersebut. Jika Anda tertarik untuk mengumpulkan data tentang beberapa produk, pastikan bahwa setiap produk memiliki bagiannya sendiri di formulir Anda.
• Pertimbangkan apa yang ingin Anda ketahui. Apakah Anda tertarik dengan strategi penetapan harga pesaing Anda? Promosi dan penawaran khusus? Bagaimana mereka mendefinisikan dan berbicara tentang produk? Jumlah menghadap? Lokasi produk dan tampilan POP?
• Pikirkan tempat yang akan Anda kunjungi. Merek CPG mungkin memiliki barang dagangan mereka di 1000 lokasi. Apakah Anda akan mengunjungi semua lokasi atau sampel selektif?
• Konsultasikan dengan mitra ritel Anda. Sebelum meninggalkan toko, konsultasikan dengan mitra ritel dan karyawan Anda di lantai. Apakah karyawan cenderung merekomendasikan pesaing atas produk Anda? Karyawan memiliki pengetahuan tentang produk Anda? Apakah mereka memiliki pengetahuan tentang produk pesaing Anda? Ingat, kolaborasi yang sukses dan hubungan positif dengan mitra ritel Anda dapat meningkatkan tingkat stok rak sebesar 5-8% dan kurangi biaya produksi sebesar 5-15%!

Untuk kiat untuk mempromosikan kolaborasi yang lebih baik dengan mitra ritel Anda, lihat: 5 Tips untuk Meningkatkan Kolaborasi CPG dan Pengecer dan Demonstrasi di dalam Toko Meningkatkan Kolaborasi CPG & Pengecer.

Daftar Periksa Audit Ritel Khusus Industri

Blog Bindy menawarkan sejumlah gratis, daftar periksa audit ritel khusus industri:

• Daftar Periksa Barang Dagangan
• Daftar Periksa Pencegahan Kerugian
• Daftar Periksa Kamar Kecil
• Daftar Periksa Perlindungan Kebakaran
• Daftar Periksa Pencegahan Pelecehan Seksual
• Daftar Periksa Merchandising CPG
• Daftar Periksa Pengecer Alkohol
• Daftar Periksa SPBU
• Daftar Periksa Farmasi
• Daftar Periksa Pengecer Telekomunikasi
• Daftar Periksa Keselamatan dan Keamanan Hotel
• Daftar Periksa Pengecer Lotere
• Daftar Periksa Drive-Thru
• Daftar Periksa Dapur Restoran

Bagaimana Melakukan Audit Ritel

Audit ritel dapat dilakukan oleh karyawan mana pun dalam perusahaan tetapi umumnya ditangani oleh manajer distrik atau regional, pemegang waralaba, perwakilan lapangan CPG, atau pembelanja misterius. Di bawah ini adalah ringkasan dari bagaimana melakukan audit ritel.

Jadwalkan audit 

Jika Anda menggunakan perangkat lunak audit ritel, gunakan kalender bawaan untuk memilih lokasi dan formulir. Beberapa audit diumumkan (pemberitahuan dikirim ke manajer toko) sementara yang lain "tanpa pemberitahuan". Audit mendadak memungkinkan manajer distrik untuk mengukur kepatuhan toko dengan standar tanpa persiapan atau pelatihan tambahan.

Persiapkan untuk audit 

Tinjau audit terakhir lokasi untuk kinerja. Pastikan Anda mengetahui nama pengelola dan pemilik saat ini di lokasi tersebut. Kumpulkan komentar atau pertanyaan apa pun. Catatan ini dapat dimasukkan ke dalam komentar umum dari audit terjadwal sehingga Anda dapat merujuknya ketika Anda tiba.

Lakukan audit

 Ambil sudut pandang pelanggan Anda, mulai dengan eksterior dan masuk ke dalam dan melalui interior. Ini adalah praktik terbaik untuk mendesain formulir Anda sesuai dengan aliran alami toko. Sementara perangkat lunak audit ritel akan memungkinkan Anda untuk melompat dengan mudah di antara bagian-bagian, menyiapkan formulir sesuai dengan aliran alami lokasi menghemat waktu dan lebih intuitif.

Pikirkan tentang siapa yang menggunakan formulir di toko. Manajer distrik akan memiliki prioritas yang berbeda dari perwakilan lapangan Barang Kemasan Konsumen (CPG). Rancang formulir dan item Anda (pertanyaan) yang sesuai.

Ganti perangkat jika perlu. 

Baik Anda lebih suka bekerja di perangkat seluler, PC, atau tablet, pilih perangkat lunak audit ritel yang tidak menggunakan perangkat. Ini berarti Anda harus dapat memulai, melanjutkan, dan menyelesaikan audit pada perangkat yang paling nyaman bagi Anda tanpa masalah atau penundaan.

Sertakan foto dan catatan. 

Kebanyakan orang merespons visual dengan kuat. Foto memberikan bukti yang jelas tentang keberhasilan dan kekurangan.

Buat rencana tindakan untuk menetapkan dan menyelesaikan masalah

 Rencana tindakan merupakan kelanjutan dari audit yang berfokus pada penyelesaian masalah yang tidak sesuai. Rencana tindakan mengumpulkan semua item yang tidak sesuai dan menetapkannya kepada orang tertentu dengan tanggal jatuh tempo tertentu untuk penyelesaian.

Rencana aksi adalah cara utama untuk menghemat waktu dan uang di perusahaan Anda. Di Bindy, rencana tindakan menghilangkan komunikasi ad-hoc yang memakan waktu antara toko dan kantor pusat.

Mereka memberdayakan manajer distrik/perwakilan lapangan untuk bekerja sama dengan toko dengan berbagi catatan dan verifikasi gambar. Bindy memungkinkan kantor pusat untuk melacak resolusi rencana aksi secara real time dan membuat rekomendasi resolusi.

Dapatkan pembelian toko

 Setelah audit selesai, minta toko untuk menandatangani audit. Hal ini memungkinkan toko untuk menerima akuntabilitas atas hasil audit. Tanda tangan juga memberikan kesempatan bagi toko untuk berkomentar tentang audit tersebut. Hal ini memastikan aliran komunikasi dari toko hingga kantor pusat.

Bagikan hasil Anda

 Harus mudah untuk membagikan hasil dengan toko, kantor pusat, dan pemangku kepentingan terkait lainnya. Perangkat lunak audit ritel memungkinkan semua pemangku kepentingan dengan izin keamanan untuk melihat, berinteraksi, dan menjalankan laporan untuk audit.

Tindak lanjut rencana aksi

 Anda dapat menindaklanjuti melalui telepon atau email. Namun, dengan perangkat lunak audit ritel, Anda dapat menghemat banyak waktu dengan komunikasi dan laporan pengingat otomatis yang memungkinkan Anda melacak rencana tindakan yang telah selesai, terlambat, dan luar biasa dengan satu klik.

Rencanakan audit Anda berikutnya

Ulangi siklusnya. Kunjungan rutin ke toko mempromosikan standar kantor pusat dan meningkatkan operasi dan pelaksanaan merchandising. Ini menghasilkan peningkatan kepuasan pelanggan dan peningkatan penjualan.

Rencana Tindakan Audit Ritel

Itu rencana aksi adalah kendaraan untuk perbaikan dan cara untuk menutup loop pada kekurangan (item yang tidak sesuai). Rencana tindakan menunjuk individu yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan masalah tertentu di lokasi tertentu.

Menetapkan setiap item yang tidak sesuai dengan tanggal target untuk penyelesaian mendorong kepemilikan dan akuntabilitas di tingkat toko. Menggunakan perangkat lunak audit ritel, kantor pusat dapat memberikan rekomendasi rencana tindakan untuk menyebarluaskan standar resolusi.

Rencana tindakan menghilangkan komunikasi bolak-balik dan ad-hoc yang memakan waktu. Manajer distrik/perwakilan lapangan dan toko dapat bekerja sama dengan menambahkan dan berbagi catatan dan foto.

Sukses di ritel tergantung pada eksekusi di tingkat toko. Secara desain, rencana tindakan adalah eksekusi dalam tindakan. Dia itu alat utama untuk resolusi di tingkat toko dan area utama untuk menghasilkan penghematan tenaga kerja dan pengembalian investasi yang lebih besar.

Cara Mengkalibrasi Program Audit Ritel

Formulir yang telah teruji di lapangan merupakan inti dari setiap program audit ritel yang sukses. Data penyimpanan yang ingin Anda kumpulkan akan menentukan cakupan formulir (standar operasional, program musiman, kesehatan dan keselamatan, pelaksanaan tampilan POP, dll.).

Saat meluncurkan program audit ritel Anda atau formulir baru, penting untuk meluangkan waktu untuk memeriksa atau mengkalibrasi formulir dengan grup sampel pengguna dan lokasi sebelum peluncuran umum. Melakukannya sebelum Anda meluncurkan formulir Anda di semua lokasi menghemat waktu, uang, dan frustrasi nanti.

Kalibrasi formulir

1. Mulailah dengan segmen utama pengguna dan lokasi. Formulir tersebut harus menyediakan cakupan untuk semua bidang minat bisnis dan ditata sedemikian rupa untuk mengoptimalkan waktu manajer distrik/perwakilan lapangan selama kunjungan.
2. Gunakan formulir di lapangan. Kantor pusat mungkin menganggap susunan kata dan tata letak formulir baik-baik saja, tetapi penggunaan sebenarnya di suatu lokasi adalah cara terbaik untuk mengidentifikasi kekurangan:

• Bahasa tidak jelas
• Tata letak membutuhkan terlalu banyak melompat-lompat untuk auditor
• Perlu tambahan foto praktik terbaik atau dokumen pendukung
• Penilaian tidak masuk akal bagi toko/rep
• Semua bagian/pertanyaan tidak berlaku untuk semua lokasi/pengguna

3. Mintalah umpan balik dan sesuaikan formulir.

Kalibrasi tim

Penilaian manajer distrik/perwakilan lapangan sangat penting untuk keberhasilan setiap program audit. Namun, konsistensi dalam penilaian dan penyelesaian masalah sama-sama berdampak bagi keberhasilan program. Konsistensi mengembangkan kepercayaan toko dalam skor keseluruhan. Konsistensi juga memungkinkan pelaporan dan perbandingan yang lebih baik di seluruh lokasi dan pengguna.

Mengkalibrasi tim melibatkan pelatihan personel tentang standar dan harapan perusahaan untuk menangani dan menilai ketidakpatuhan. Manajer distrik/perwakilan lapangan harus siap menghadapi masalah pribadi dan bisnis yang terkadang sensitif dan rahasia.

Perangkat lunak audit ritel dapat membantu memperkuat pelatihan dengan dokumen pendukung yang dilampirkan pada formulir di tingkat bagian atau item (pertanyaan) dan membuat rekomendasi rencana tindakan.

Bagaimana Mengelola Ekspektasi Audit Ritel

Sebagian besar manajer/pewaralaba bangga dengan pekerjaan mereka dan melakukan yang terbaik untuk melaksanakan standar merek. Menerima skor rendah untuk audit ritel bisa menjadi banyak hal yang harus dihadapi dan menimbulkan emosi yang kuat.

Membantu lokasi mengelola ekspektasi dimulai bahkan sebelum audit dilakukan. Terserah kantor pusat untuk mengatur nada dan mengkomunikasikan tujuan program audit.

Program audit ritel bukan tentang mencapai kesempurnaan. Terjadi human error, turnover terjadi, dan perubahan tak terduga perlu mendapat perhatian. Tidak jarang bahkan manajer/pewaralaba terbaik sekalipun terkadang menjatuhkan satu atau dua bola.

Tujuan dari program audit operasi, pencegahan kerugian, atau merchandising bukanlah untuk mencapai skor tinggi, melainkan untuk meningkatkan pelaksanaan standar merek yang menghasilkan peningkatan penjualan dan peningkatan laba.

Memperlakukan audit ritel sebagai check-in "kakak" tidak membantu. Sebaliknya, nyatakan dengan jelas bahwa audit ritel merupakan kesempatan untuk belajar, mengembangkan, mengajukan pertanyaan tentang dan mengklarifikasi standar, dan meningkatkan toko.

Untuk memastikan konsistensi dalam penilaian dan meningkatkan kepercayaan dalam proses audit, jelaskan sejelas mungkin bagaimana item formulir harus dinilai. Bukan praktik terbaik untuk bertanya, “Pada skala 1 – 5, apakah tokonya bersih?” Sebagai gantinya, sertakan dokumentasi praktik terbaik dan rekomendasi tentang seperti apa skor 1 vs. skor 5.

Lebih baik lagi, ajukan pertanyaan spesifik: "Apakah toko disedot sebelum dibuka dan setelah ditutup?" "Apakah rak wobbler bebas dari sobek, bengkok, dan terkelupas?" "Apakah rekan penjualan berterima kasih kepada pelanggan atas pembelian mereka dan mengundang mereka untuk kembali?"

Cara Membantu Toko Memproses Skor Rendah

Bukan hal yang aneh jika skor rendah menimbulkan emosi yang kuat. Untuk membantu toko memproses skor rendah, ubah percakapan dari percakapan tentang kegagalan menjadi percakapan tentang peluang.

1. Jangan terobsesi dengan skor. Kesempurnaan sulit dipahami dalam kehidupan dan ritel. Proses audit ritel bukan tentang mencapai skor sempurna pertama kali atau setiap saat. Ingatkan toko bahwa program audit ritel berfokus pada peningkatan dan pertumbuhan.
2. Jangan sia-siakan kesempatan. Setelah skor rendah, manajer distrik dapat melatih toko, menerapkan pelatihan tambahan, dan membantu toko meningkatkan. Manajer/pewaralaba memiliki kesempatan untuk mengkalibrasi ulang dan menjadikan branding, eksekusi, dan memimpin dengan memberi contoh dalam hal standar sebagai prioritas. Karyawan toko dapat terlibat, tumbuh secara profesional dengan mengambil tanggung jawab, dan bangga dalam meningkatkan toko.

Excel vs. Perangkat Lunak Audit Ritel

Banyak pengecer yang memantau kepatuhan toko dengan standar perusahaan terus mengandalkan dukungan kertas, email, dan telepon. Sementara telepon dan email adalah metode komunikasi di mana-mana, tidak dirancang untuk menjadi dua arah, dapat dilacak, atau dilaporkan.

Menggunakan Excel atau kertas untuk formulir Anda bisa lambat dan padat karya. Skor harus dihitung, data dikumpulkan, dimasukkan dan dibagikan, beberapa email harus dikirim untuk melaporkan kekurangan. Audit lengkap yang duduk di meja seseorang bukanlah bantuan bagi perusahaan yang membutuhkan data terkini untuk membuat keputusan bisnis yang terinformasi.

ROI untuk Perangkat Lunak Audit Ritel

Audit ritel memiliki manfaat yang terukur di dalam dan di luar perusahaan. Untuk perusahaan yang terus mengandalkan kertas/Excel, mengotomatiskan program audit ritel dengan perangkat lunak menunjukkan ROI pada peningkatan proses saja dan memberikan semua tingkatan perusahaan akses ke data secara instan.

Perangkat lunak audit ritel menghemat 145 menit per audit per toko.

• Penjadwalan audit dan pemberitahuan toko dilakukan secara otomatis.
• Tinjau audit sebelumnya dengan cepat menggunakan laporan alih-alih memilah-milah kertas/email dan membuat ringkasan.
• Formulir intuitif: hanya menampilkan item (pertanyaan) yang berlaku untuk lokasi dan pengguna.
• Selanjutnya, penilaian otomatis.
• Data tidak memerlukan ringkasan tetapi tersedia untuk semua level secara real time.
• Dengan satu klik, rencana tindakan dibuat secara otomatis untuk semua item yang tidak sesuai yang diidentifikasi selama audit.
• Tetapkan rencana tindakan dan tugas. Perangkat lunak secara otomatis menindaklanjuti tanggung jawab yang telah jatuh tempo.
• Lacak penyelesaian dari mana saja, kapan saja dengan laporan sederhana

Bagi perusahaan, perangkat lunak audit ritel menghilangkan biaya entri data, formulir kertas surat, dan penyimpanan data fisik. Perangkat lunak memberi merek kemampuan untuk menyesuaikan formulir dengan cepat dan menghilangkan biaya distribusi.

Pembuat formulir dapat bekerja secara kolaboratif dengan tim mereka pada satu platform untuk mengkalibrasi formulir, bukan berbagi melalui email dan menunggu tanggapan.

Kantor pusat dapat menangani keadaan darurat dan perubahan yang tidak terduga (penarikan kembali produk, perubahan peraturan, kerusakan peralatan, ulasan pelanggan yang viral negatif) untuk tingkat personel mana pun secara instan dengan manajemen tugas.

Perangkat lunak audit ritel menghemat uang yang hilang karena eksekusi yang buruk.

Biaya dari merchandising yang kurang optimal adalah sekitar 1% dari penjualan produk kotor. Sukses datang ke eksekusi yang tepat.

• Hanya 40% tampilan promosi terkontrak dijalankan dengan benar.
• Kolaborasi CPG yang sukses dengan mitra ritel untuk pelaksanaan merchandising dapat menghasilkan hingga 10% dalam peningkatan margin operasi dan mengurangi persediaan rata-rata 10%.
• Akses real-time ke informasi antara kantor pusat, tim, dan toko memfasilitasi identifikasi masalah kampanye sejak dini dan menetapkan masalah untuk diselesaikan kampanye yang tidak bersemangat yang benar.

Perangkat lunak audit ritel mengurangi kerugian yang terkait dengan pencurian, penipuan, perusakan, dan pemborosan.

Sebuah studi baru-baru ini oleh National Retail Federation (NRF) menemukan tingkat penyusutan rata-rata 1,44%, yang merugikan “ekonomi ritel AS secara keseluruhan $48,9 miliar”.

• Perusahaan yang menerapkan proses yang efisien dapat melakukan lebih banyak dengan lebih sedikit. Hampir 8% departemen pencegahan kerugian melihat anggaran berkurang 20%.
• Gunakan perangkat lunak audit ritel untuk mendistribusikan kebijakan pencegahan kerugian dan uji tinjauan untuk memastikan standar dipahami di tingkat toko.
• Modul manajemen tugas memungkinkan merek untuk menetapkan dan melacak tinjauan kebijakan LP.
• Distribusikan pembaruan dengan cepat ke kebijakan pencegahan kerugian.
• Perangkat lunak audit ritel memberikan riwayat uji tuntas jika insiden kritis terjadi.

Perangkat lunak audit ritel melindungi perusahaan

Audit melindungi perusahaan dari klaim, denda, dan tuntutan hukum karena pelanggaran kesehatan dan keselamatan.

• 70% usaha ritel kecil merasa kewalahan oleh peraturan pemerintah termasuk pedoman keselamatan dan peraturan ketenagakerjaan.
• Ubah perilaku karyawan dengan mengkomunikasikan standar kesehatan dan keselamatan secara jelas.
• Gunakan manajemen tugas untuk menetapkan pemeliharaan peralatan penting.
• Lampirkan pembaruan kebijakan dan peraturan pada formulir agar informasi mudah diakses.
• Tunjukkan uji tuntas untuk kesiapsiagaan bencana dan darurat dengan riwayat audit elektronik yang mudah diakses untuk setiap lokasi.

Perangkat Lunak Audit Ritel – Beli vs. Bangun

Haruskah Anda membuat perangkat lunak audit ritel Anda sendiri yang dipesan lebih dahulu atau membeli perangkat lunak? Pertimbangkan faktornya yang perlu mendorong keputusan Anda:

• Waktu-ke-pasar
• Pengembalian investasi
• Nilai dan manfaat

Berapa biaya untuk mengembangkan solusi internal?

Minta departemen TI Anda untuk memberikan perkiraan. Jika mereka belum memperkirakan biaya secara akurat di masa lalu, ingatlah untuk "menutup" kutipan sesuai dengan itu. Jika TI telah memberi Anda perkiraan yang akurat, Anda sekarang memiliki jumlah target yang harus dikalahkan saat meneliti solusi perangkat lunak.

Berapa biaya perawatannya?

Di luar biaya pengembangan awal, pertimbangkan biaya berkelanjutan untuk memproduksi dan memperbarui dokumentasi, dukungan, pengembangan berkelanjutan untuk menanggapi perubahan pasar dan teknis, dan jika Anda membutuhkan karyawan tambahan.

Ingat, dengan solusi internal, 70% biaya perangkat lunak terjadi setelah implementasi.

Akankah solusi Anda sendiri mencapai apa yang Anda butuhkan?

Apakah ini akan berfungsi di semua jenis perangkat? Apakah kalender terintegrasi dengan Outlook? Apakah Anda memiliki laporan yang diperlukan untuk memberi Anda data agregat dan mentah, melacak tren, membandingkan lokasi, dan dengan mudah menindaklanjuti masalah yang belum terselesaikan? Apakah akan intuitif untuk digunakan? Sudahkah Anda meminta umpan balik dari tim operasi atau merchandising Anda untuk memahami fitur yang harus dimiliki mereka?

Bandingkan fitur.

Setelah Anda mengetahui fitur yang harus dimiliki, bandingkan apple to apple dengan solusi siap beli. Mengatasi 75% kebutuhan Anda dengan solusi sederhana hanya akan membuat frustrasi dan menghapus manfaat apa pun yang dapat Anda peroleh dengan otomatisasi.

Apa manfaat membeli?

Persaingan di ruang perangkat lunak sangat ketat, dan Anda dapat yakin pasar akan menyingkirkan solusi yang tidak memadai. Selain itu, untuk mengimbangi pasar, vendor perangkat lunak harus mempertahankan keunggulan mereka dan terus memperbarui dan menanggapi tren dan teknologi yang berubah.

Manfaatkan uji coba gratis!

Pastikan solusinya intuitif dan menjawab kebutuhan lokasi, perwakilan, dan kantor pusat. Penting bagi kami bahwa Anda membuat keputusan yang tepat. Untuk itu, kami telah menyiapkan daftar vendor beroperasi di ruang ini.

Ritel selalu berubah. Periksa kembali di sini untuk pembaruan terus-menerus untuk fakta dan sumber daya!