Perwalian Investasi Real Estat berukuran menengah hingga besar lebih rentan terhadap penipuan dalam operasi parkir mereka daripada perusahaan properti yang lebih kecil dan efeknya bisa lebih menghancurkan pada intinya.
Jenis penipuan yang perlu diwaspadai oleh pemilik dan pengelola properti umumnya terbagi dalam empat kategori: pencurian uang tunai, pencurian validasi (kupon diskon), penipuan laporan keuangan, dan penyalahgunaan akses parkir bulanan. Pencurian uang tunai atau penyalahgunaan uang tunai yang dikumpulkan, merupakan mayoritas kegiatan penipuan, namun penipuan laporan keuangan berkembang di pasar.
Kegiatan ilegal ini, baik dengan mencuri uang tunai secara langsung, menjual kupon diskon validasi untuk uang tunai, atau salah mengatur kartu akses bulanan parker, biasanya dilakukan langsung oleh petugas parkir. Ini adalah kenyataan yang sulit bagi banyak REIT komersial, yang sering membangun hubungan saling percaya yang lama dengan operator parkir mereka selama bertahun-tahun.
Jenis penipuan utama lainnya melibatkan pelaporan laporan keuangan seperti suap/imbalan sub-kontaktor parkir (misalnya untuk mencuci listrik, membersihkan, dll.) atau menggelembungkan biaya operasional. Dalam hal ini, manajemen senior dalam perusahaan parkir mendapat keuntungan secara pribadi, meskipun melanggar tanggung jawab etika dan hukum mereka kepada klien REIT mereka.
Alasan REIT komersial menengah dan besar menghadapi risiko yang lebih besar adalah karena beberapa faktor. Kurangnya pelatihan, pengawasan langsung oleh staf properti, atau administrator yang melakukan banyak tugas di seluruh portofolio besar dalam batas waktu yang ketat. Selain itu, hubungan dekat sering dibangun antara staf petugas dan pelanggan tetap yang dapat menyebabkan kasus pencurian dalam bentuk parkir bulanan gratis.
Ada juga kekurangan prosedur pengawasan formal oleh REIT dalam hal parkir, bersama dengan kurangnya keahlian dalam memahami laporan pendapatan parkir. Semua faktor ini memainkan peran penting dalam kesehatan fiskal keseluruhan aset REIT.
Karena itu, sangat penting bahwa REIT komersial mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk mengidentifikasi semua jenis penipuan di fasilitas parkir mereka dan untuk mencegahnya sesegera mungkin. Berikut adalah 7 langkah untuk membantu Anda.
1. Tunjuk Administrator Khusus
Karena ukurannya yang besar, banyak REIT komersial memiliki banyak individu yang menangani fungsi pembukuan seperti piutang, pemrosesan pembayaran, pembayaran faktur, dll. dan mencatat fungsi-fungsi ini dalam sistem akuntansi. Ini dapat mempermudah kasus penipuan operator parkir untuk tidak diketahui. REIT harus memiliki setidaknya satu individu yang terlatih untuk mengawasi semua fungsi yang terkait dengan parkir dan untuk terlibat dalam pertemuan laporan pendapatan bulanan dengan operator parkir.
2. Kenali Operator Parkir Anda
Sementara setiap bisnis berusaha untuk mempekerjakan vendor yang jujur, memiliki detail RFP/RFQ proses parkir dapat membantu mencegah penipuan. Pemeriksaan latar belakang, surat referensi dan evaluasi situs lain yang dikelola oleh operator parkir potensial akan memberikan rincian yang tidak mudah diidentifikasi selama pertemuan tatap muka.
Itu RFP/RFQ proses evaluasi menyediakan REITs dengan kemampuan untuk meminta spesifik mengenai metodologi pelaporan keuangan, transparansi, dan kontrol audit internal.
Meskipun mungkin tampak berlawanan dengan intuisi, operator parkir yang melakukan penipuan sering dianggap paling dapat dipercaya oleh klien mereka karena mereka akan berusaha keras untuk membantu dan mendapatkan kepercayaan. Vendor parkir yang beroperasi dengan otonomi hampir penuh, dan tanpa pengawasan langsung oleh REIT dapat secara eksponensial meningkatkan kemungkinan penipuan dari waktu ke waktu.
3. Menerapkan Pengendalian Internal
REIT komersial perlu membuat dan memelihara kontrol internal untuk mencegah dan mendeteksi penipuan di seluruh portofolio mereka. Ini harus mencakup peninjauan data akun keuangan vs. laporan peralatan parkir, aktivitas rekening bank, pembuatan sistem tanda tangan multi-orang untuk penggantian vendor dan fungsi akuntansi lainnya. Dengan melakukan audit rutin terhadap aktivitas keuangan operator parkir, REIT dapat sangat mengurangi kemungkinan penipuan.
4. Setoran Langsung
Dengan tersedianya perbankan online, mudah untuk meninjau aktivitas dan laporan rekening dengan cepat. Dengan meminta operator parkir menyetor kedua aliran pendapatan (uang tunai/kredit parker sementara & kredit parker bulanan) langsung ke rekening bank REIT, risiko pembayaran yang salah atau pembayaran pendek oleh operator sangat berkurang.
Hal ini memberikan REIT lebih banyak visibilitas atas keuangan fasilitas parkir, serta mengambil kendali dan menghilangkan keterlambatan pembayaran dari operator parkir. Deposit langsung juga memberikan REIT kesempatan tambahan untuk melakukan check-and-balance review dari pendapatan yang dikumpulkan untuk memverifikasi keabsahan biaya operasional untuk diganti ke operator parkir.
5. Audit Buku Secara Teratur
REIT harus secara rutin mengaudit fasilitas parkir mereka di bidang pembayaran tunai dan penggunaan tiket validasi. Selain itu, “audit spot” sesekali tanpa pemberitahuan pada pengumpulan pendapatan harian dan pengisian float bulanan Pay on Foot dapat membantu mendeteksi penipuan dalam skenario berisiko tinggi.
Membandingkan laporan transaksi peralatan parkir dengan pendapatan yang dikumpulkan akan menurunkan kemungkinan penipuan yang tidak teridentifikasi. Perusahaan pihak ketiga seperti AuditPark menawarkan layanan audit serta Daftar Periksa Pencegahan Penipuan untuk membantu REIT mengidentifikasi risiko dan mengembangkan kontrol internal untuk mencegah kerugian.6. Toleransi Nol
Jika Anda telah menyiapkan REIT Anda dengan tindakan pencegahan penipuan dan prosedur pelaporan, Anda masih harus menindaklanjuti dengan meninjau laporan pendapatan dan pengeluaran operator parkir Anda secara teratur. Untuk memperkuat penghapusan penipuan, harus ada tidak ada toleransi untuk kasus pencurian oleh staf lokasi atau pelaporan tidak etis oleh operator parkir.
Pada akhirnya, REIT membayar operator parkir untuk layanan manajemen mereka. Jika staf lokasi tidak dapat dipercaya dengan uang tunai atau tiket validasi, berapa banyak upaya yang benar-benar dilakukan operator parkir untuk keamanan dan keakuratan pendapatan klien?
Tidak ada "aturan tiga serangan" yang satu ini. Operator parkir harus tahu bahwa itu "satu dan keluar" dalam hal pencurian. Dengan menerapkan aturan ini, operator parkir akan melakukan upaya yang lebih terpadu untuk memastikan pendapatan parkir dan penggunaan tiket validasi aman dan akurat.
7. Dapatkan Pendapat Ahli
Jika REIT telah menerapkan langkah-langkah pencegahan penipuan dan jumlahnya masih belum bertambah, atau jika mungkin ada implikasi hukum, mungkin lebih bijaksana untuk menyewa konsultan parkir dan akuntan profesional untuk datang dan melakukan tinjauan parkir yang lebih luas. pendapatan operator yang dilaporkan. AuditPark Services Inc. bekerja dengan CPA dan Pemeriksa Penipuan Bersertifikat dan dapat memberikan bantuan ekstensif dalam pencegahan penipuan pendapatan parkir, deteksi dan, jika perlu, penuntutan.
SUMBER OTOMOTIF DAN PARKIR LAINNYA
Mengacu kepada Kategori Otomotif dan Parkir untuk daftar periksa, petunjuk dan praktik terbaik untuk industri otomotif dan parkir.
SUMBER PENCEGAHAN KERUGIAN LAINNYA
Mengacu kepada Kategori Pencegahan Kerugian untuk daftar periksa, cara dan praktik terbaik untuk pencegahan kerugian.
Tentang Penulis:
Ross Frangos adalah Presiden dan Pendiri AuditPark Services Inc., sebuah perusahaan konsultan parkir yang berbasis di Toronto ON. Dia mengkhususkan diri dalam Permintaan Proposal, dokumen parkir dan membantu kliennya dalam pengadaan layanan manajemen parkir.
