Bukan rahasia lagi bahwa kunjungan situs sangat penting untuk operasi ritel Anda. Audit dan inspeksi toko memungkinkan Anda mengevaluasi program dan inisiatif, memastikan kepatuhan, dan bahkan terhubung dengan tim di lapangan.
Namun, mereka juga dapat mengambil waktu. Antara persiapan audit, waktu perjalanan, pemeriksaan toko, dan tindak lanjut, kunjungan lokasi dapat memakan waktu mulai dari beberapa jam hingga sehari penuh, mungkin lebih lama. Belum lagi jika dilakukan secara tidak efisien, prosedur kunjungan ke lokasi menjadi lebih berlarut-larut, yang mengakibatkan pemborosan waktu dan tenaga.
Ini adalah hal terakhir yang diinginkan oleh setiap bisnis, itulah sebabnya Anda harus terus berusaha untuk memiliki kunjungan situs yang lebih produktif yang menghemat waktu dan uang Anda.
1. Memiliki tujuan yang jelas jauh sebelum kunjungan lapangan berlangsung
Seperti halnya tugas penting lainnya, memiliki tujuan yang jelas adalah suatu keharusan. Sebelum melakukan site visit, kenali dulu maksud dan tujuan Anda. Secara khusus:
Jenis audit atau inspeksi apa yang Anda lakukan? Beberapa audit fokus pada barang dagangan, sementara yang lain berpusat di sekitar keamanan, atau kesehatan dan keselamatan. Dalam kasus tertentu, inspeksi difokuskan pada kampanye atau inisiatif tertentu.
Apa hasil yang ingin Anda lihat? Identifikasi hasil utama yang ingin Anda capai dari audit. Apakah hanya untuk melihat bagaimana kampanye dijalankan? Apakah Anda ingin meningkatkan skor kepatuhan distrik? Apa pun masalahnya, pastikan Anda tahu seperti apa "keberhasilan" itu sebelum melakukan inspeksi.
Gunakan jawaban atas pertanyaan di atas untuk memandu inspeksi Anda. Mengidentifikasi tujuan Anda akan membantu Anda menentukan item mana yang akan disertakan dalam daftar periksa, pertanyaan apa yang harus diajukan, dan apa yang harus memprioritaskan. Anda cenderung tidak teralihkan, yang berarti audit dilakukan dengan lebih efisien.
2. Bersikaplah sistematis dan petakan kunjungan Anda sebelumnya
Manajer distrik sering kali harus mengunjungi beberapa toko, dan perjalanan dari satu janji ke janji berikutnya biasanya memakan waktu sekitar 45 menit (lebih lama jika manajer mencakup area geografis yang luas).
Jika Anda ingin menghemat waktu untuk inspeksi, mungkin ada baiknya Anda mengoptimalkan jadwal Anda. Beberapa pra-perencanaan di sekitar toko mana yang dikunjungi dan dalam urutan apa bisa sangat membantu. Jadi, petakan kunjungan Anda sebelumnya.
Menggunakan peta yang sebenarnya dapat membantu di sini. Tandai titik-titik di peta yang perlu Anda kunjungi, lalu identifikasi rute mana yang paling menghemat waktu Anda. Mempertimbangkan faktor-faktor seperti waktu hari dan lalu lintas.
Google Maps memiliki fitur berguna yang dapat memperkirakan berapa lama perjalanan akan dilakukan berdasarkan kondisi lalu lintas biasa untuk waktu tertentu dalam sehari. Cukup masukkan alamat awal dan tujuan Anda kemudian tunjukkan tanggal dan waktu perjalanan. Google kemudian akan menampilkan perkiraan waktu perjalanan, yang dapat Anda gunakan untuk merencanakan janji temu Anda.
Alat seperti Bindy menawarkan peta built-in dengan fitur rute antar toko Anda untuk membuatnya lebih mudah.
Ini juga dapat membantu untuk memetakan rute Anda saat Anda berada di toko. Bagian atau departemen mana yang akan Anda periksa terlebih dahulu? Di mana di toko mereka berada? Mengetahui hal-hal ini sebelumnya akan memungkinkan Anda untuk mulai bekerja begitu Anda berada di lokasi.
3. Hindari menggunakan alat manual atau berbasis kertas seperti clipboard dan daftar periksa kertas
Alat berbasis kertas seperti papan klip fisik dan daftar periksa menjadi kontra-produktif dalam lanskap digital yang semakin meningkat saat ini. Menggunakan pena dan kertas tidak hanya membutuhkan lebih banyak waktu, tetapi juga membuat Anda rentan terhadap kesalahan. Plus, catatan manual sering kali harus dimasukkan kembali ke sistem lain agar informasi dapat dibagikan atau dianalisis.
Spreadsheet Excel adalah langkah maju, tetapi mereka juga bisa tidak efisien. Sementara spreadsheet bekerja dengan baik untuk merekam dan mentabulasi data, mereka tidak dibuat untuk manajemen tugas dan kolaborasi — dua tugas yang sangat penting saat melakukan kunjungan situs.
Anda jauh lebih baik mendigitalkan audit dan inspeksi Anda menggunakan alat seperti Bindy, yang memungkinkan Anda membuat daftar periksa, menjadwalkan pemeriksaan, dan mengelola tugas menggunakan platform berbasis cloud yang intuitif.
Bindy menyederhanakan kunjungan dan inspeksi lokasi dengan menghilangkan pekerjaan manual dan entri ganda. Ini berarti Anda dapat kurang fokus pada tugas administratif yang membosankan dan mencurahkan lebih banyak energi untuk mengunjungi toko dan meningkatkan kinerja tim.
4. Bawa anggota tim lain ke platform yang sama
Sudah menggunakan solusi audit? Langkah selanjutnya adalah membawa anggota tim lainnya ke dalam platform. Ini akan membuat komunikasi dan kolaborasi jauh lebih mudah. Memiliki semua orang di satu platform membuat anggota tim berada di halaman yang sama. Informasi disampaikan dengan cepat dan akurat, dan tugas diselesaikan lebih cepat.
Misalnya, jika tindakan perbaikan diperlukan setelah audit, Anda dapat berkomunikasi dengan karyawan menggunakan alat bawaan rencana aksi daripada harus melakukannya melalui email atau teks. Manfaat ini menjadi lebih nyata ketika banyak anggota tim terlibat. Alih-alih melacak rangkaian email yang membingungkan atau mengirim banyak pesan teks, semua komunikasi terjadi pada satu platform sehingga pemangku kepentingan selalu sinkron.
5. Penggunaan kembali informasi dan bahan dari inspeksi sebelumnya
Jangan memulai daftar periksa atau inspeksi Anda dari awal. Miliki template yang dapat Anda gunakan kembali untuk mempercepat persiapan audit. Misalnya, jika Anda sering melakukan audit kesehatan dan keselamatan, buat templat atau formulir yang sudah diisi sebelumnya dengan item yang biasa diperiksa. Kemudian ketika tiba waktunya untuk mempersiapkan inspeksi berikutnya, Anda dapat menarik template dan menyesuaikannya berdasarkan kebutuhan masing-masing toko.
Gunakan pendekatan serupa untuk hal-hal seperti komunikasi tim. Alih-alih mengetik pesan yang sama secara manual untuk hal-hal seperti tindakan korektif, gunakan formulir atau templat untuk menghemat waktu.
6. Otomatiskan tugas yang rumit
Otomatiskan tugas-tugas membosankan seperti merekam tanggal dan waktu, memberi tahu anggota tim, atau menambahkan foto. Ini semua dapat dilakukan dengan platform audit yang baik. Bindy, misalnya, bisa mengotomatisasikan tindakan korektif dan mengisi tanggal dan waktu yang tepat untuk pencatatan. Sistem juga dapat memfasilitasi tindak lanjut tugas melalui notifikasi otomatis.
Anda dapat lebih merampingkan proses Anda dengan mengintegrasikan platform audit Anda dengan solusi bisnis lainnya. Katakanlah Anda ingin menghilangkan entri kalender manual saat menjadwalkan audit. Jika platform audit Anda terintegrasi dengan aplikasi kalender, Anda dapat memprogramnya untuk membuat entri kalender secara otomatis setiap kali Anda menjadwalkan inspeksi baru.
Kata-kata terakhir
Kunjungan situs dapat memakan waktu, tetapi tidak harus tidak efisien atau tidak produktif. Dengan perencanaan yang tepat dan alat yang tepat, Anda dapat merampingkan inspeksi dan audit toko Anda, memberdayakan tim Anda, dan menyelesaikan lebih banyak dalam waktu yang lebih singkat.
SUMBER Audit dan Inspeksi RITEL LAINNYA
Mengacu kepada Kategori Audit dan Inspeksi Ritel untuk cara dan praktik terbaik untuk audit dan inspeksi ritel.
Tentang Penulis:
Francesca Nicasio adalah pakar ritel, ahli strategi konten B2B, dan LinkedIn TopVoice. Dia menulis tentang tren, tip, dan praktik terbaik yang memungkinkan pengecer meningkatkan penjualan dan melayani pelanggan dengan lebih baik. Dia juga penulis Survival of the Fittest Ritel, eBuku gratis untuk membantu pengecer membuktikan toko mereka di masa depan.
Saran yang bagus.