Sebagai pengecer, Anda memiliki banyak hal untuk dikelola. Sangat mudah untuk fokus pada inisiatif menghadapi pelanggan Anda (barang dagangan, pengalaman, taktik penjualan, operasi toko). Penting juga untuk mengawasi operasi backend Anda. Karena gudang dan pusat distribusi Anda (secara harfiah) menampung semua barang, Anda perlu mengelola gudang secara proaktif dengan inspeksi gudang rutin.

Gudang dan pusat distribusi Anda adalah jantung dari rantai pasokan Anda dan bagian penting dalam membantu Anda memenuhi KPI Anda untuk pertumbuhan dan layanan pelanggan. Berikut adalah lima inspeksi gudang yang harus Anda lakukan secara teratur untuk menjaga keamanan karyawan Anda, pelanggan Anda senang, dan operasi gudang Anda beroperasi dengan lancar. 

Pemeriksaan kesehatan dan sanitasi dasar 

SETIAP HARI/MENURUT DAYPART

Standar yang konsisten untuk menjaga kebersihan gudang Anda dan peralatan yang disanitasi membantu mengurangi penyebaran virus dan melindungi kesehatan semua pekerja. Berikut adalah beberapa hal yang perlu dipertimbangkan untuk dimasukkan ke dalam daftar periksa sanitasi gudang harian Anda:

• Semua karyawan harus mempraktikkan kebersihan dasar dan mencuci tangan sebelum mulai bekerja, setelah istirahat dan makan, dan pada akhir setiap shift. 
• Pasang pedoman cuci tangan di atas semua wastafel.
• Pastikan kamar mandi karyawan dan wastafel gudang dilengkapi dengan sabun, handuk bersih, dan pembersih yang memadai.
• Pasang protokol sanitasi peralatan dan pastikan karyawan menerima pelatihan yang tepat untuk menggunakan bahan kimia apa pun. Menyediakan karyawan dengan sarung tangan dan peralatan pelindung lainnya sesuai kebutuhan.
• Bersihkan alat bersama di setiap pergantian shift.
• Untuk peralatan bermotor, bersihkan sabuk pengaman, roda kemudi, gagang, pemindah gigi, dll. sebelum dan sesudah digunakan.
• Bersihkan secara teratur semua permukaan datar, komputer, meja kerja, gagang pintu, rel, dll. 
• Tunjuk orang yang ditunjuk untuk mengisi kembali persediaan sanitasi untuk setiap shift.
• Tetapkan tanggung jawab pembersihan per shift.
• Pastikan kamar mandi dibersihkan setidaknya sekali per shift dengan semua permukaan dibersihkan dan persediaan diisi kembali.
• Pastikan ruang istirahat dibersihkan secara teratur. Sanitasi permukaan dan area penyimpanan makanan.

Jadikan standar tinggi untuk kebersihan dan sanitasi sebagai bagian dari budaya Anda. Ini membantu karyawan tetap sehat dan gudang tetap aman. 

Ingat, standar sanitasi tidak “satu dan selesai”, ikuti protokol baru dan sesuaikan kebutuhan Anda. Daftar ini hanyalah permulaan. Periksa dengan Organisasi Kesehatan Dunia, Center for Disease Control, atau pemerintah secara teratur untuk selalu memperbarui kebijakan dan prosedur Anda. Terakhir, selalu minta ahli meninjau daftar periksa Anda untuk memastikannya komprehensif. 

https://bindy.com/products/retail-audit/

Penyimpanan dan pembuangan limbah berbahaya 

MINGGUAN

Jika bisnis Anda menghasilkan segala jenis limbah berbahaya, ada baiknya untuk memeriksa praktik penyimpanan dan pembuangan setiap minggu. Sementara Badan Perlindungan Lingkungan Amerika Serikat (EPA) melakukan inspeksinya sendiri, Anda harus tetap mengawasinya sendiri untuk menghindari kutipan atau masalah potensial lainnya dari ketidakpatuhan. 

EPA dan Resource Conservation and Recovery Act (RCRA) Subtitle C mengharuskan bisnis untuk menangani limbah berbahaya “dengan cara yang melindungi kesehatan manusia dan lingkungan.” 

Itu EPA melakukan inspeksi berikut: untuk mengidentifikasi limbah berbahaya dan bisnis yang menghasilkan, mengangkut, mengolah, menyimpan, dan membuangnya: 

• Inspeksi Evaluasi Kepatuhan: evaluasi di tempat tentang bagaimana Anda menangani limbah berbahaya, termasuk meninjau laporan dan dokumentasi, kegiatan penanganan, dan mengidentifikasi di mana dan bagaimana limbah berbahaya diproduksi dan dikelola
• Inspeksi Pengambilan Sampel Kepatuhan: pengambilan sampel untuk analisis lab
• Evaluasi Pemantauan Air Tanah Komprehensif (CME): mengevaluasi hidrogeologi yang mendasari unit pengelolaan limbah B3, serta penempatan, kedalaman, jarak, dan desain
• Pemeriksaan Perkembangan Kasus (CDI): ketika EPA mencurigai adanya pelanggaran dalam pengelolaan limbah, mereka melakukan pemeriksaan ini untuk menyelidiki lebih lanjut kasus tersebut
• Inspeksi Operasi dan Pemeliharaan (OMI): pemeriksaan sistem pemantauan air tanah, dengan fokus pada kondisi sumur dan perangkat pengambilan sampel

Terutama, pengecer termasuk dalam kategori penghasil limbah berbahaya. Karena itu, EPA mempertimbangkan hal berikut — sebagaimana seharusnya Anda, dalam inspeksi Anda sendiri: 

• Penentuan limbah berbahaya
• Nomor identifikasi EPA
• Mewujudkan
• Persyaratan pra-transportasi
• Pencatatan dan pelaporan
• Ekspor

Pengecer juga ingin menambahkan yang berikut ini ke penyimpanan dan pembuangan limbah berbahaya independen inspeksi mereka: 

• Wadah penyimpanan yang sesuai
• Label pada semuanya
• Tanggal akumulasi
• Kondisi sistem penahanan
• Jumlah total kontainer tertutup dan terbuka – catatan: kontainer yang rusak harus segera dilaporkan dan dipindahkan
• Peralatan darurat
• Prosedur darurat
• Ruang penyimpanan yang memadai dan jarak antar wadah
• Ruang bebas dari sampah, bahan mudah terbakar, bahan berbahaya, baterai, dan bahan limbah berbahaya lainnya
• Dokumentasi dan log limbah berbahaya (meskipun tidak diwajibkan oleh yurisdiksi lokal Anda, sebaiknya Anda memilikinya)
• Insiden dan laporan terkait

Anda juga ingin memeriksa rencana kontingensi Anda secara berkala dan memastikannya mutakhir, serta memastikan semua karyawan telah memperbarui pelatihan pengelolaan limbah berbahaya.

OSHA juga menawarkan informasi gratis mengenai pengelolaan limbah berbahaya. 

Untuk membuat inspeksi penyimpanan dan pembuangan limbah berbahaya mingguan Anda lebih efektif dan efisien, gunakan alat seperti Bindy. Satu pengecer perbaikan rumah menggunakan Bindy untuk melakukan inspeksi limbah berbahaya mingguan mereka. Mereka menggunakan IA Keluhan untuk mengirim tugas dan rencana aksi dengan rekomendasi tentang bagaimana memastikan kepatuhan dan menangani bahan dengan benar jika ada tumpahan.

Proses penerimaan gudang

BULANAN

Setiap bulan, pengecer juga harus memeriksa proses penerimaan dan pengiriman gudang mereka. Anda dapat melakukan ini sebagai bagian dari panduan manajer distrik Anda yang lebih besar. Salah satu pengecer furnitur menggunakan Bindy untuk merampingkan proses audit dan inspeksi ini. Mereka memeriksa proses pengiriman gudang untuk pemegang waralaba, melacak tingkat pengembalian, pemrosesan pengembalian, branding armada, karyawan berseragam, dan penyelesaian jumlah siklus.

Tapi itu bukan daftar lengkap dalam hal menerima inspeksi. Anda juga ingin melihat yang berikut ini:

• Akuntabilitas inventaris
• Penghasilan
• Pengeluaran
• Akurasi pesanan
• Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pengiriman?
• Area dok pemuatan
• Pelabelan produk dan pengiriman
• Dan banyak lagi

Gagasan di balik inspeksi penerimaan gudang adalah untuk menemukan area mana yang bekerja paling baik, area mana yang paling membutuhkan perbaikan, dan cara mengoptimalkan operasi backend bergerak kedepan. 

Salah satu pengecer, misalnya, menggunakan Bindy untuk merelokasi dan mengkonsolidasikan pusat distribusi mereka. Mereka menggunakan daftar periksa untuk memantau kemajuan dan sering melakukan pembaruan, khususnya memanfaatkan fitur pengambilan foto. Alternatifnya, daftar periksa manual dalam spreadsheet, akan menjadi mimpi buruk untuk memastikan semua orang beroperasi dari informasi yang sama dan paling mutakhir.

Keamanan makanan

TRIWULANAN

Keamanan pangan harus menjadi pertimbangan yang selalu ada untuk setiap bisnis berbasis makanan. Selain menjunjung tinggi standar yang ditetapkan oleh badan pengatur Anda, Anda juga ingin melakukan inspeksi keamanan pangan independen setiap tiga bulan.

Inspeksi keamanan pangan triwulanan membantu bisnis tetap berada di depan potensi masalah seperti klaim, tuntutan hukum, dan masalah hukum lainnya. Ini juga membuat staf bertanggung jawab dan membuat mereka tetap waspada.

“Proses audit itu sendiri menjadi pendorong bagi orang-orang untuk tidak hanya patuh, tetapi benar-benar memiliki perilaku yang benar dan dapat bekerja dengan aman dan merespons hal-hal dengan benar,” kata Gary Johnson, Konsultan Senior di Penasihat Pencegahan. “Ini mendukung keunggulan operasional dan pelatihan, yang pada gilirannya mengarah pada perilaku yang benar.”

Catatan: Jika bisnis Anda memiliki keadaan unik, seperti bahan berbahaya, peralatan berbahaya, rak tinggi, dll., Anda mungkin ingin melakukan pemeriksaan keamanan pangan lebih sering. 

Biasakan diri Anda dengan persyaratan di yurisdiksi lokasi Anda, serta Pedoman OSHA sendiri: 

Industri Umum (29 CFR 1910)

• 1910 Subbagian J, Kontrol lingkungan umum
  • 1910.141, Sanitasi
    • 1910.141(b), Persediaan air
    • 1910.141 (jam), Penanganan makanan
  • 1910.142, Kamp kerja sementara
    • 1910.142(i), Konstruksi dan pengoperasian dapur, ruang makan, dan fasilitas makan

Industri konstruksi (29 CFR 1926)

• 1926 Subbagian D, Kesehatan kerja dan kontrol lingkungan
  • 1926.51, Sanitasi
    • 1926.51(a), Air minum
    • 1926.51 (d), Penanganan makanan

Kami juga telah menyiapkan daftar periksa makanan dan keamanan untuk referensi selama inspeksi Anda jika Anda adalah QSR atau restoran. 

Pengecer layanan makanan juga dapat menggunakan menyimpan sensor di beberapa lokasi untuk secara otomatis mencatat suhu area persiapan, lemari es, freezer, dan peralatan lainnya.

Dengan sensor ini, Anda dapat mengatur ambang batas suhu dan menerima peringatan setiap kali ambang batas tercapai. Ini membantu melindungi dari penyakit bawaan makanan dengan memastikan suhu penyimpanan yang tepat. Ini juga membantu melindungi inventaris dengan memastikan area penyimpanan makanan tetap sesuai dengan suhu. 

Pencegahan kerugian

TRIWULANAN

Anda mungkin memikirkan pengutil ketika Anda memikirkan pencegahan kerugian, tetapi ada banyak kontributor penyusutan. Terkadang, Anda perlu melihat melampaui lantai penjualan untuk mengidentifikasi pengurasan terbesar pada laba Anda. Penyusutan juga terjadi di gudang. 

Terkait: Tantangan Pencegahan Kerugian di Ritel >

Mari kita uraikan beberapa dulu penyebab umum menyusut, yang berkaitan dengan operasi back-of-house: 

• Pencurian internal: penyebab lebih dari sepertiga penyusutan, pencurian internal adalah pencurian barang dagangan secara langsung, serta pengembalian palsu, kartu hadiah palsu, meninggalkan barang dari pesanan, atau bahkan mengambil uang tunai dari kasir
• Penipuan vendor: hampir 6% kehilangan inventaris berasal dari penipuan pemasok
• Catatan yang tidak akurat: kesalahan administratif, atau penyusutan kertas, berkontribusi pada 21% penyusutan pengecer
• Gudang yang tidak terorganisir dengan baik
• Alur kerja yang dirancang dengan buruk

Ketika Anda secara teratur memeriksa praktik pencegahan kerugian Anda, Anda dapat mengurangi risiko, meningkatkan produktivitas, dan mengidentifikasi serta memperbaiki masalah pencegahan kerugian sebelum hal itu memengaruhi laba Anda.

Beberapa kategori untuk diperiksa meliputi: 

• Prosedur dan kebijakan keamanan
• Kamera
• Memuat keamanan dok
• Pemindai kode batang
• Menerima dokumentasi

Anda juga dapat merujuk kami daftar periksa pencegahan kerugian yang komprehensif. 

Jadikan pemeriksaan pencegahan kerugian Anda lebih mudah dengan alat seperti Bindy. Bindy memiliki daftar periksa, tugas, dan komunikasi yang aman untuk membantu Anda melindungi merek Anda, mengurangi kesalahan, dan membuat situs akuntabel. Tim dapat melakukan inspeksi di perangkat apa pun, online atau offline. Lihat data situs waktu nyata untuk melacak tren dan memverifikasi eksekusi. Yang paling penting, mengidentifikasi akar penyebab dan melatih kelemahan tersebut.

Bergerak maju dengan inspeksi gudang Anda

Jangan biarkan inspeksi gudang sesuai dengan peraturan industri. Pengecer proaktif melakukan inspeksi gudang untuk mengurangi masalah sebelum mengancam laba atau, lebih buruk lagi, seluruh bisnis. 

Bindy menawarkan fitur berikut untuk membantu inspeksi dan audit gudang: 

• Bentuk yang dapat disesuaikan
• Kemampuan untuk memperbarui dan mendorong formulir ke lapangan secara real-time
• Pengambilan foto wajib
• Rekomendasi rencana aksi
• Antarmuka yang mudah digunakan untuk semua karyawan

Tentang Penulis:

Alexandra Sheehan bekerja dengan perusahaan B2B di sektor ritel, e-commerce, dan perjalanan untuk membuat strategi dan konten longform, situs web, dan blog yang ahli. Anda dapat melihat karyanya di situs-situs seperti Shopify, Vend, Stitch Labs, Money Under 30, dan banyak lagi. thealexsheehan.com.