10 चरणों में एक व्यापारिक लेखा परीक्षा आयोजित करें

इस पोस्ट का दायरा इस बात पर चर्चा करना है कि क्या होना चाहिए इससे पहले, दौरान तथा बाद में एक दुकान में बिक्री के लिए एक लेखा परीक्षा। अपने स्टोर में 10 चरणों में मर्चेंडाइजिंग ऑडिट करने का तरीका यहां बताया गया है।

इन-स्टोर निष्पादन के साथ सर्वोत्तम प्रथाओं को साझा करने की दृष्टि से, डेटा संग्रह स्टोर करें और खुदरा लेखा परीक्षा, Bindy ने आपके लिए ये मार्गदर्शिकाएँ भी बनाई हैं:

चरण 1: ऑडिट शेड्यूल करें

समय पर, पूर्ण रूप से, प्रत्येक साइट पर

कार्यक्रम और ब्रांड मानक निष्पादित करें.

अपने एंटरप्राइज़ कैलेंडर या अपने Bindy बिल्ट-इन कैलेंडर का उपयोग करके, ऑडिट शेड्यूल करें। स्टोर के प्रबंधन को कुछ ऑडिट की घोषणा की जाती है।

की घोषणा की

यह आमतौर पर मर्चेंडाइजिंग ऑडिट के मामले में होता है, विशेष रूप से इन-स्टोर मर्चेंडाइजिंग अभियान या मौसमी कार्यक्रम से पहले। इसका उद्देश्य महत्वपूर्ण आगामी तिथियों के लिए तैयारी करना और प्रधान कार्यालय द्वारा निर्धारित मौसमी कार्यक्रम के पहलुओं को क्रियान्वित करना है।

अप्रत्याशित

जिला प्रबंधक बिना किसी पूर्व चेतावनी के ऑन-द-स्पॉट ऑडिट करने के लिए आता है। सेवा और स्वास्थ्य एवं सुरक्षा अनुपालन के मामले में अक्सर ऐसा होता है। अघोषित ऑडिट एक सामान्य दिन में स्टोर के मानकों के अनुपालन का आकलन करता है, ऑडिट से पहले कोई अतिरिक्त तैयारी या प्रशिक्षण नहीं होता है।

Bindy यूजर्स के लिए टिप

अंतर्निहित कैलेंडर में ऑडिट शेड्यूल करते समय आप अपनी यात्राओं को "घोषित" या "अघोषित" करना चुन सकते हैं। जब आप "घोषणा" और ऑडिट करते हैं, बिंदी स्टोर के प्रबंधन को एक ईमेल भेजता है। इसके अतिरिक्त, बिंदी स्टोर के अपने कैलेंडर में ऑडिट शेड्यूल करता है।

इसके विपरीत, यदि विज़िट अघोषित है, तो ऑडिट केवल जिला प्रबंधक के कैलेंडर में दिखाई देगा, लेकिन स्टोर के कैलेंडर में नहीं। कोई ईमेल नहीं भेजा जाता है।

चरण 2: ऑडिट की तैयारी करें

वर्तमान स्वामित्व और प्रबंधन से खुद को परिचित करें। पिछले ऑडिट को देखें, तुलना करें और उनका विश्लेषण करें ताकि आप नवीनतम जानकारी को परिप्रेक्ष्य में रख सकें। प्रवृत्तियों की पहचान करें, अस्वीकार्य दोहराएं और जिला औसत के लिए स्थान। यदि आपके पास कोई नोट्स या प्रश्न हैं, तो उन्हें समय से पहले संकलित करें।

Bindy यूजर्स के लिए टिप

अपने डैशबोर्ड से, वर्तमान स्वामित्व और प्रबंधन सहित विशिष्ट विवरण देखने के लिए चयनित स्टोर देखें।

स्टोर पेज पर रहते हुए, पिछली सभी यात्राओं को देखने के लिए “स्टोर करने के लिए विज़िट” पर क्लिक करें। आप उस स्टोर पर समस्याओं का रंग-कोडित इतिहास देखने के लिए "रुझान" रिपोर्ट का भी उपयोग कर सकते हैं।

अंत में, "स्थान बनाम औसत" रिपोर्ट का उपयोग करके इस स्टोर के प्रदर्शन की तुलना इसके जिले या राष्ट्रीय औसत के अन्य लोगों से करें। यदि आप चाहें, तो आप शेड्यूल किए गए ऑडिट में नोट्स जोड़ सकते हैं; यात्रा शुरू होने पर नोट्स ले जाते हैं।

चरण 3: ऑडिट का संचालन करें

अधिकांश ऑडिट बाहर से अंदर जाते हैं। जब भी संभव हो, जिला प्रबंधकों के दौरे के प्राकृतिक पथ से मेल खाने के लिए अनुभागों को लेआउट करें। बाहरी से शुरू करें (यदि लागू हो तो पार्किंग स्थल) मुख्य खिड़कियां और या इमारत के सामने का हिस्सा फिर अपना काम करें। गलियारों के चारों ओर और दुकान के पीछे ले जाएँ।

जब आप विज़िट के दौरान या बाद में अनुभागों के बीच कूद सकते हैं, तो विज़िट के स्वाभाविक प्रवाह के अनुसार अपने ऑडिट प्रश्नों को सेट करने से समय की बचत होती है और यह अधिक सहज है।

चेक आउट रिटेल ऑडिट चेकलिस्ट कैसे बनाएं अधिक सर्वोत्तम प्रथाओं के लिए।

बिंदी उपयोगकर्ताओं के लिए टिप: बिल्ट-इन "फॉर्म बिल्डर" का उपयोग करके ऑनलाइन फॉर्म बनाएं या इसे एक्सेल में बनाएं और इसे आयात करें (फॉर्म बिल्डर का उपयोग करके भी)।

चरण 4: सबसे अच्छा काम करने वाले उपकरण का उपयोग करें, यदि आवश्यक हो तो स्विच करें

कुछ उपयोगकर्ता अपने स्मार्टफोन पर संपूर्ण ऑडिट करना पसंद करते हैं। अन्य टैबलेट पसंद करते हैं। फिर भी अन्य लोग स्मार्टफोन या टैबलेट पर पहले पास बनाना पसंद करते हैं, फिर अपने लैपटॉप को पावर देते हैं और अतिरिक्त नोट्स के साथ ऑडिट को बढ़ाते हैं।

Bindy यूजर्स के लिए टिप

Bindy डिवाइस-अज्ञेयवादी है। अपनी पसंद के डिवाइस से ऑडिट शुरू करें और जरूरत पड़ने पर स्विच करें।

चरण 5: मुख्य बिंदुओं को स्पष्ट करने के लिए फ़ोटो लें और उन्हें ऑडिट में जोड़ें

65% लोग दृश्य सीखने वाले होते हैं। फास्टकंपनी दृश्य सामग्री के माध्यम से संदेश को घर तक पहुंचाने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक है। तस्वीरें लेना और उन्हें ऑडिट में जोड़ना त्वरित और आसान दोनों है। यह ऑडिटर को यह स्पष्ट करने में मदद करता है कि असाधारण प्रदर्शन कैसा दिखता है और किसी भी मुद्दे या चिंताओं का स्पष्ट उदाहरण देता है।

Bindy उपयोगकर्ताओं के लिए युक्ति: किसी आइटम में फ़ोटो जोड़ना आसान है। आइटम का चयन करें, कैमरा आइकन पर क्लिक करें और अपने मोबाइल या टैबलेट से एक तस्वीर लें या अपने कैमरा रोल से अपलोड करें।

चरण 6: केवल समस्याओं की रिपोर्ट न करें, उन्हें असाइन करें और उन्हें कार्य योजना के साथ ठीक करें

एक कार्य योजना समस्या क्षेत्रों में सुधारात्मक कार्रवाई लागू करने का एक अवसर है. यह प्रत्येक समस्या (ऑडिट के दौरान जिला प्रबंधक द्वारा घटिया या गैर-अनुपालक समझी जाने वाली किसी भी चीज़) को सुधारने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति को नामित करके और समाधान के लिए एक लक्ष्य तिथि निर्धारित करके स्टोर स्तर पर स्वामित्व और जवाबदेही को बढ़ावा देता है। अधिक रणनीतियों के लिए, कार्य योजना के बारे में और पढ़ें.

Bindy यूजर्स के लिए टिप

मुद्दों को एक-एक करके या थोक में व्यक्तियों को सौंपा जा सकता है। आप विवरणात्मकता को नियंत्रित करते हैं और क्या कोई/कुछ/सभी मुद्दे नहीं सौंपे गए हैं और किसे और समाधान के लिए उनकी लक्षित तिथि सौंपी गई है। और निश्चित रूप से, बिंदी आपको पॉइंट-एंड-क्लिक रिपोर्टिंग का उपयोग करके यह सब ट्रैक करने की अनुमति देता है।

चरण 7: स्टोर खरीदें, ऑडिट पर हस्ताक्षर करें

एक बार ऑडिट पूरा हो जाने पर, आप स्टोर से विजिट पर हस्ताक्षर करने के लिए कह सकते हैं। यह इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर स्टोर को ऑडिट परिणामों पर हस्ताक्षर करने की अनुमति देता है। यह सुनिश्चित करता है कि दौरा वास्तव में निर्दिष्ट तिथि और समय पर स्टोर पर हुआ था।

हस्ताक्षर करने से स्टोर को ऑडिट के बारे में टिप्पणियाँ छोड़ने की अनुमति देकर नीचे से ऊपर और साथ ही ऊपर से नीचे तक संचार का प्रवाह सुनिश्चित होता है।

Bindy यूजर्स के लिए टिप

प्रपत्र निर्माता का उपयोग करते हुए, निर्दिष्ट करें कि ऑडिट पर स्वीकार करने और हस्ताक्षर करने के लिए कौन अधिकृत है।

पूरा किया गया ऑडिट आम तौर पर गैर-अनुपालन समाधान और रिपोर्टिंग के उद्देश्य से स्टोर प्रबंधन के साथ-साथ प्रधान कार्यालय के साथ साझा किया जाएगा। रिपोर्ट का लिंक ईमेल करना, रिपोर्ट को ऑनलाइन देखना और/या इसे एक्सेल या पीडीएफ में निर्यात करना आसान होना चाहिए।

Bindy यूजर्स के लिए टिप

यदि आवश्यक हो तो फॉर्म बिल्डर का उपयोग करके, भूमिका और विभाग के अनुसार फॉर्म की दृश्यता निर्धारित या प्रतिबंधित करें।

चरण 9: कार्य योजना का पालन करें

एक ऑडिट का पालन करने में समय लग सकता है और संभावित रूप से कई ईमेल या फोन कॉल शामिल हो सकते हैं। शुक्र है, एक समर्पित रिटेल ऑडिट सॉफ्टवेयर संचार को स्वचालित करके और बकाया कार्य योजना जिम्मेदारियों को ट्रैक करके इसे काफी आसान, तेज और अधिक प्रभावी बनाता है।

Bindy यूजर्स के लिए टिप

"कार्य योजना उत्तरदायित्व" रिपोर्ट का उपयोग यह पता लगाने के लिए करें कि वास्तव में कौन से कार्य योजना आइटम तय किए गए हैं, किसके द्वारा और कब और कौन से बकाया हैं।

चरण 10: अपने अगले ऑडिट की योजना बनाएं

रिटेल कभी शांत नहीं बैठता, न ही ऑडिट करना चाहिए। अपने अगले ऑडिट शेड्यूल करके चक्र को दोहराएं और अपना ध्यान रखें स्टोर का अनुपालन और बिक्री संख्या दूर हो जाती है!