आरईआईटी के पार्किंग संचालन में धोखाधड़ी की पहचान करने में मदद करने के लिए 7 आसान कदम

मध्यम आकार से लेकर बड़े रियल एस्टेट निवेश ट्रस्ट छोटी संपत्ति फर्मों की तुलना में अपने पार्किंग कार्यों में धोखाधड़ी के प्रति अधिक संवेदनशील होते हैं और प्रभाव नीचे की रेखा के लिए अधिक विनाशकारी हो सकते हैं।

धोखाधड़ी के प्रकार जिनके बारे में संपत्ति के मालिकों और प्रबंधकों को अवगत होना चाहिए, वे आम तौर पर चार श्रेणियों में आते हैं: नकद चोरी, सत्यापन चोरी (छूट कूपन), वित्तीय विवरण धोखाधड़ी, और मासिक पार्कर पहुंच दुरुपयोग. नकद चोरी या एकत्र की गई नकदी की हेराफेरी, धोखाधड़ी की अधिकांश गतिविधियों को बनाते हैं, हालांकि बाजार में वित्तीय विवरण धोखाधड़ी बढ़ रही है।

ये अवैध गतिविधियां, या तो सीधे नकद चोरी करके, नकद के लिए सत्यापन छूट कूपन बेचकर या मासिक पार्कर एक्सेस कार्ड का गलत प्रबंधन करके, आमतौर पर सीधे पार्किंग परिचारकों द्वारा किया जाता है। यह कई वाणिज्यिक आरईआईटी के लिए एक कठिन वास्तविकता है, जो अक्सर कई वर्षों में अपने पार्किंग ऑपरेटरों के साथ एक लंबा भरोसेमंद संबंध बनाते हैं।

अन्य प्राथमिक प्रकार की धोखाधड़ी में वित्तीय विवरण रिपोर्टिंग शामिल है जैसे पार्किंग उप-संपर्ककर्ता किकबैक / भुगतान (जैसे बिजली की धुलाई, सफाई आदि के लिए) या परिचालन व्यय को बढ़ाना। इस मामले में, पार्किंग कंपनी के भीतर वरिष्ठ प्रबंधन व्यक्तिगत रूप से लाभान्वित होते हैं, हालांकि उनके आरईआईटी क्लाइंट के प्रति उनकी नैतिक और कानूनी जिम्मेदारियों का उल्लंघन होता है।

कई कारकों के कारण मध्यम आकार और बड़े वाणिज्यिक आरईआईटी को अधिक जोखिम का सामना करना पड़ता है। प्रशिक्षण की कमी, संपत्ति के कर्मचारियों द्वारा प्रत्यक्ष निरीक्षण, या सख्त समय सीमा के भीतर बड़े विभागों में कई कर्तव्यों का पालन करने वाले प्रशासक। इसके अलावा, अक्सर परिचारक कर्मचारियों और नियमित ग्राहकों के बीच घनिष्ठ संबंध बनाए जाते हैं जिससे मुफ्त मासिक पार्किंग के रूप में चोरी की घटनाएं हो सकती हैं।

जब पार्किंग की बात आती है तो आरईआईटी द्वारा औपचारिक निरीक्षण प्रक्रियाओं की कमी भी हो सकती है, साथ ही पार्किंग राजस्व रिपोर्ट को समझने में विशेषज्ञता की कमी भी हो सकती है। ये सभी कारक आरईआईटी परिसंपत्ति के समग्र वित्तीय स्वास्थ्य में महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं।

यह कहने के बाद, यह महत्वपूर्ण है कि वाणिज्यिक आरईआईटी अपनी पार्किंग सुविधाओं में सभी प्रकार की धोखाधड़ी की पहचान करने और इसे जल्द से जल्द रोकने के लिए आवश्यक कदम उठाएं। आपकी मदद करने के लिए यहां 7 कदम दिए गए हैं।

1. एक समर्पित प्रशासक नियुक्त करें

उनके विशाल आकार के कारण, कई वाणिज्यिक आरईआईटी में कई व्यक्ति होते हैं जो बहीखाता कार्यों जैसे प्राप्य, भुगतान प्रसंस्करण, चालान भुगतान आदि को संभालते हैं और इन कार्यों को एक लेखा प्रणाली में रिकॉर्ड करते हैं। इससे पार्किंग ऑपरेटर धोखाधड़ी के मामलों पर किसी का ध्यान नहीं जाना आसान हो सकता है। आरईआईटी में कम से कम एक व्यक्ति को पार्किंग से संबंधित सभी कार्यों की देखरेख करने और पार्किंग ऑपरेटर के साथ मासिक राजस्व रिपोर्ट बैठकों में शामिल होने के लिए प्रशिक्षित होना चाहिए।

2. अपने पार्किंग ऑपरेटर को जानें 

जबकि हर व्यवसाय ईमानदार विक्रेताओं को काम पर रखने का प्रयास करता है, जिसमें विस्तृत जानकारी होती है आरएफपी/आरएफक्यू पार्किंग प्रक्रिया धोखाधड़ी को रोकने में मदद कर सकती है। पृष्ठभूमि की जांच, संदर्भ पत्र और संभावित पार्किंग ऑपरेटर द्वारा प्रबंधित अन्य साइटों का मूल्यांकन आमने-सामने की बैठक के दौरान आसानी से पहचाने जाने वाले विवरण प्रदान नहीं करेगा।

The आरएफपी/आरएफक्यू मूल्यांकन प्रक्रिया आरईआईटी को वित्तीय रिपोर्टिंग पद्धति, पारदर्शिता और आंतरिक लेखा परीक्षा नियंत्रण के बारे में विशिष्टताओं का अनुरोध करने की क्षमता प्रदान करती है।

हालांकि यह उल्टा लग सकता है, धोखाधड़ी करने वाले पार्किंग ऑपरेटरों को अक्सर उनके ग्राहकों द्वारा सबसे भरोसेमंद माना जाता है क्योंकि वे मदद करने और विश्वास हासिल करने के लिए अपने रास्ते से हट जाएंगे। एक पार्किंग विक्रेता लगभग पूर्ण स्वायत्तता के साथ काम कर रहा है, और आरईआईटी द्वारा कोई प्रत्यक्ष निरीक्षण समय के साथ धोखाधड़ी की संभावना को तेजी से बढ़ा सकता है।

3. आंतरिक नियंत्रण लागू करें

वाणिज्यिक आरईआईटी को अपने पोर्टफोलियो में धोखाधड़ी को रोकने और उसका पता लगाने के लिए आंतरिक नियंत्रण बनाने और बनाए रखने की आवश्यकता है। इनमें वित्तीय खाता डेटा बनाम पार्किंग उपकरण रिपोर्ट, बैंक खाता गतिविधि की समीक्षा करना, विक्रेता प्रतिपूर्ति और अन्य लेखांकन कार्यों के लिए एक बहु-व्यक्ति साइन-ऑफ सिस्टम स्थापित करना शामिल होना चाहिए। पार्किंग ऑपरेटरों की वित्तीय गतिविधि का नियमित ऑडिट करके, आरईआईटी धोखाधड़ी की संभावना को काफी कम कर सकता है।

4. प्रत्यक्ष जमा

ऑनलाइन बैंकिंग की उपलब्धता के साथ, खाता गतिविधि और विवरणों की त्वरित समीक्षा करना आसान है। अनुरोध करके कि पार्किंग ऑपरेटर दोनों राजस्व धाराओं (क्षणिक पार्कर नकद / क्रेडिट और मासिक पार्कर क्रेडिट) को सीधे आरईआईटी के बैंक खाते में जमा करता है, ऑपरेटर द्वारा गलत भुगतान या कम भुगतान का जोखिम बहुत कम हो जाता है।

यह आरईआईटी को पार्किंग सुविधा की वित्तीय स्थिति पर अधिक दृश्यता प्रदान करता है, साथ ही पार्किंग ऑपरेटर से भुगतान में किसी भी देरी को नियंत्रित और समाप्त करता है। प्रत्यक्ष जमा आरईआईटी को पार्किंग ऑपरेटर को प्रतिपूर्ति किए जाने वाले परिचालन खर्चों की वैधता को सत्यापित करने के लिए एकत्रित राजस्व की जांच और शेष राशि की समीक्षा करने का एक अतिरिक्त अवसर भी देता है।

5. पुस्तकों का नियमित रूप से ऑडिट करें 

आरईआईटी को नियमित रूप से नकद भुगतान और सत्यापन टिकटों के उपयोग के क्षेत्रों में अपनी पार्किंग सुविधाओं का ऑडिट करना चाहिए। इसके अतिरिक्त, दैनिक राजस्व संग्रह पर सामयिक अघोषित "स्पॉट ऑडिट" और फुट फ्लोट पुनःपूर्ति पर मासिक भुगतान उच्च जोखिम वाले परिदृश्यों में धोखाधड़ी का पता लगाने में मदद कर सकता है।

एकत्रित राजस्व के विरुद्ध पार्किंग उपकरण लेनदेन रिपोर्ट की तुलना करने से अज्ञात धोखाधड़ी की संभावना कम होगी। थर्ड पार्टी कंपनियां जैसे ऑडिट पार्क आरईआईटी को जोखिम की पहचान करने और नुकसान को रोकने के लिए आंतरिक नियंत्रण विकसित करने में मदद करने के लिए ऑडिटिंग सेवाओं के साथ-साथ धोखाधड़ी रोकथाम जांच सूची की पेशकश करें।6. जीरो टॉलरेंस

यदि आपने धोखाधड़ी की रोकथाम के उपायों और रिपोर्टिंग प्रक्रियाओं के साथ अपना आरईआईटी स्थापित किया है, तो आपको नियमित रूप से अपने पार्किंग ऑपरेटर की राजस्व रिपोर्ट और खर्चों की समीक्षा करके अनुवर्ती कार्रवाई करनी चाहिए। धोखाधड़ी उन्मूलन को सुदृढ़ करने के लिए, होना चाहिए शुन्य सहनशक्ति साइट के कर्मचारियों द्वारा चोरी या पार्किंग संचालक द्वारा अनैतिक रिपोर्टिंग के मामलों के लिए।

दिन के अंत में, आरईआईटी पार्किंग ऑपरेटर को उनकी प्रबंधन सेवाओं के लिए भुगतान कर रहा है। यदि साइट के कर्मचारियों पर नकद या सत्यापन टिकटों पर भरोसा नहीं किया जा सकता है, तो पार्किंग ऑपरेटर ने वास्तव में ग्राहक राजस्व की सुरक्षा और सटीकता में कितना प्रयास किया है?

इस पर कोई "तीन हड़ताल नियम" नहीं। पार्किंग ऑपरेटरों को पता होना चाहिए कि जब चोरी की बात आती है तो यह "एक और बाहर" होता है। इस नियम को लागू करके, पार्किंग ऑपरेटर यह सुनिश्चित करने के लिए अधिक ठोस प्रयास करेंगे कि पार्किंग राजस्व और सत्यापन टिकट उपयोग दोनों सुरक्षित और सटीक हों।

7. विशेषज्ञ की राय लें  

यदि एक आरईआईटी ने धोखाधड़ी की रोकथाम के उपायों को लागू किया है और संख्या अभी भी नहीं जुड़ती है, या यदि कानूनी प्रभाव हो सकते हैं, तो पार्किंग सलाहकार और पेशेवर एकाउंटेंट को आने और पार्किंग की अधिक व्यापक समीक्षा करने के लिए यह विवेकपूर्ण हो सकता है। ऑपरेटर की रिपोर्ट की गई आय। ऑडिटपार्क सर्विसेज इंक। सीपीए और प्रमाणित धोखाधड़ी परीक्षकों के साथ काम करता है और पार्किंग राजस्व धोखाधड़ी निवारण, पता लगाने और, यदि आवश्यक हो, अभियोजन में व्यापक सहायता प्रदान कर सकता है।

अन्य मोटर वाहन और पार्किंग संसाधन

को देखें ऑटोमोटिव और पार्किंग श्रेणी ऑटोमोटिव और पार्किंग उद्योगों के लिए चेकलिस्ट, कैसे-करें और सर्वोत्तम प्रथाओं के लिए।

अन्य हानि निवारण संसाधन

को देखें हानि निवारण श्रेणी चेकलिस्ट के लिए, कैसे-करें और नुकसान की रोकथाम के लिए सर्वोत्तम अभ्यास।

लेखक के बारे में:

रॉस फ्रैंगोस के अध्यक्ष और संस्थापक हैं ऑडिटपार्क सर्विसेज इंक., टोरंटो ऑन में स्थित एक पार्किंग परामर्श फर्म। वह प्रस्ताव के लिए अनुरोध, पार्किंग दस्तावेज और पार्किंग प्रबंधन सेवाओं की खरीद में अपने ग्राहकों की सहायता करने में माहिर हैं।

संयुक्त राज्य अमेरिका में शीर्ष खुदरा और आतिथ्य ब्रांड साइट कार्यक्रमों और मानकों को निष्पादित करने के लिए बिंदी का उपयोग करते हैं।