🚀 7-चरणीय ऑडिट वर्कफ़्लो

चरण 2: विज़िट शेड्यूल करें

एकमुश्त या आवर्ती निरीक्षणों को शेड्यूल करने के लिए कैलेंडर का उपयोग करें। साइट चुनें, उपयुक्त प्रपत्र चुनें और क्या निरीक्षण दोबारा होना चाहिए।

सूचनाएं भेजें (यह इस बात पर निर्भर करता है कि साइट पर विज़िट की घोषणा की गई है या "आश्चर्यजनक" विज़िट)। यदि आवश्यक हो तो निर्धारित विज़िट को आउटलुक में निर्यात करें।

चरण 3: दौरा/निरीक्षण करें

बिंदी में उन्नत डेटा संग्रह क्षमताएं हैं। साइट विजिट आयोजित की जा सकती है वास्तविक समय या ऑफ़लाइन किसी पे मोबाइल डिवाइस, लैपटॉप या टैबलेट. साइट विज़िट को भू-स्थान और भू-बाड़ लगाने, आइटम विवरण, सर्वोत्तम अभ्यास चित्र और संलग्नक द्वारा सहायता प्राप्त होती है।

आप तस्वीरें ले सकते हैं और यात्रा के दौरान वीडियो अपलोड करें. फॉर्म बनाते समय आइटमों में जोड़े गए "सर्वोत्तम अभ्यास फ़ोटो" के विपरीत, ये फ़ील्ड फ़ोटो हैं कि इस साइट पर, इस दिन, यह आइटम कैसा दिखता था।

आप विज़िट के भाग के रूप में फ़ाइलें और अनुलग्नक भी एकत्र कर सकते हैं। यह एक हो सकता है उदाहरण के लिए बीमा का प्रमाण, पीडीएफ में एक सुरक्षा प्रमाणपत्र या एक्सेल में कच्चा बिक्री डेटा।

सिस्टम स्टोर-सूची और पदानुक्रम से अवगत है, इसलिए यदि एक जिला प्रबंधक 30 साइटों से संबद्ध है, तो यह जिला प्रबंधक केवल इन 30 साइटों पर जा सकता है और उनके विरुद्ध रिपोर्ट चला सकता है।

ध्यान दें कि यात्रा का संचालन करने के लिए नामित व्यक्ति या भूमिका (इसे देखें, इस पर हस्ताक्षर करें, सूचित करें, आदि...) स्थिर नहीं है। यह प्रत्येक फॉर्म के व्यावसायिक उद्देश्यों के आधार पर भिन्न-भिन्न होता है। उदाहरण के लिए, आपके पास जिला प्रबंधक द्वारा संचालित और स्टोर प्रबंधक द्वारा हस्ताक्षरित "त्रैमासिक संचालन समीक्षा" हो सकती है। आपके पास सहायक स्टोर प्रबंधक द्वारा संचालित एक "दैनिक उद्घाटन चेकलिस्ट" भी हो सकती है, जो प्रभावी रूप से स्व-मूल्यांकन के रूप में होती है, और स्टोर प्रबंधक और जिला प्रबंधक द्वारा देखी जा सकती है। प्रत्येक फॉर्म एक अनुकूलन योग्य वर्कफ़्लो का प्रतिनिधित्व करता है जो फॉर्म बनाते समय बनाया जाता है.

चरण 4: एक कार्य योजना बनाएं

The कार्य योजना विज़िट से सभी गैर-अनुपालक आइटम निकालकर स्वचालित रूप से जेनरेट किया जाता है।

कार्य योजना यात्रा का संचालन करने वाले उपयोगकर्ता को प्रत्येक समस्या क्षेत्र के लिए सुधारात्मक कार्रवाई, एक जिम्मेदार व्यक्ति और एक लक्ष्य तिथि निर्दिष्ट करने की अनुमति देती है।

कार्य योजना की ज़िम्मेदारियों वाले लोगों को ईमेल और सूचनाएं स्वचालित रूप से भेजी जाती हैं। यह उनके डैशबोर्ड और समय-समय पर पूरा होने सहित उत्कृष्ट वस्तुओं की रिपोर्ट पर भी दिखाई देता है।

जिला प्रबंधक और मालिक/फ्रेंचाइजी/प्रबंधक अपने स्वयं के नोट्स दर्ज कर सकते हैं और एक-दूसरे के नोट्स देख सकते हैं, जिससे समस्या-समाधान सहयोगात्मक और पारदर्शी हो जाएगा।

प्रत्येक आइटम में सत्यापन फ़ोटो जोड़े जा सकते हैं।

चरण 5: विज़िट पर हस्ताक्षर करें

सिस्टम ब्रांड को कई उपयोगकर्ताओं को नामित करने की अनुमति देता है जिन्हें फॉर्म-दर-फॉर्म के आधार पर विज़िट पर हस्ताक्षर करने और "साइन ऑफ" करने की अनुमति होती है। यह सत्यनिष्ठा का रिकॉर्ड प्रदान करता है और विज़िट को आगे के संपादनों से रोक देता है। किसी भी टच स्क्रीन डिवाइस (या यहां तक कि एक माउस!) के साथ इलेक्ट्रॉनिक रूप से विज़िट पर हस्ताक्षर करें।

चरण 6: ट्रैक और फॉलो-अप

बिंदी के पास "उत्कृष्ट" कार्यों और जिम्मेदारियों के लिए अंतर्निहित निगरानी है। किसी भी समय, कोई भी लॉग-इन कर सकता है (सिस्टम ईमेल सूचनाएं भी भेज सकता है) यह जांचने के लिए कि क्या किया गया है और क्या नहीं किया गया है। इसके परिणामस्वरूप संगठन को महत्वपूर्ण बचत होती है। एक बिंदी रिटेल ऑडिट संगठन को 2 घंटे और $84 से अधिक बचाता है.

बिंदी संगठनों को भी इसकी अनुमति देता है संचालन को दूरस्थ रूप से प्रबंधित करें और उन दुकानों और फ्रेंचाइजी से "स्व-मूल्यांकन" तैनात करें जहां अतिरिक्त बचत होती है।

चरण 7: रिपोर्ट करें, परिष्कृत करें, दोहराएं

निवेश पर रिटर्न निरीक्षण डेटा एकत्र करने, या यहां तक कि सुधारात्मक कार्रवाइयों को लागू करने के साथ समाप्त नहीं होता है, बस यहीं से इसकी शुरुआत होती है।

बिंदी के पास उद्योग के अग्रणी एनालिटिक्स और ग्राफ़िक रूप से उन्मुख उपकरण और चार्ट हैं जो आपको सर्वोत्तम और सबसे खराब आइटम, ऑपरेटर, क्षेत्र, बार-बार अस्वीकार्य और बहुत कुछ ढूंढने में मदद करते हैं। बिंदी डेटा को सूचना में बदल देता है ताकि आप सूचित व्यावसायिक निर्णय ले सकें।

स्पॉट रुझान, औसत स्कोर, सबसे खराब और सबसे अच्छा प्रदर्शन करने वाले, और भी बहुत कुछ। इस जानकारी के साथ, संगठन फॉर्म को आगे बढ़ा सकता है और ब्रांड मानकों और कार्यक्रमों के अनुपालन के चक्र को दोहरा सकता है।

अंतिम शब्द

एक अच्छे ऑडिट के लिए एक ठोस वर्कफ़्लो की आवश्यकता होती है। आपकी फ़ील्ड टीम और साइटों, लागत और समय को प्रभावी ढंग से जोड़ने के लिए प्रौद्योगिकियों का समर्थन किए बिना एक चेकलिस्ट कुछ भी नहीं है। क्रियान्वयन बिंदी यह न तो समय लेने वाला है और न ही कठिन है। यह शायद सबसे आसान कदमों में से एक है जिसे कोई खुदरा या आतिथ्य ब्रांड बढ़ावा देने के लिए उठा सकता है कार्यक्रमों का क्रियान्वयन तथा ब्रांड मानक, ग्राहक संतुष्टि और बिक्री।

बिंदी के बारे में और जानें

और अधिक सीखने में रुचि है? देखना शीर्ष खुदरा और आतिथ्य ब्रांड बिंदी का उपयोग क्यों करते हैं ग्राहकों की संतुष्टि, व्यापारिक निष्पादन, कम लागत, बेहतर स्वास्थ्य और सुरक्षा और उनके व्यवसाय में नुकसान की रोकथाम के लिए।

संयुक्त राज्य अमेरिका में शीर्ष खुदरा और आतिथ्य ब्रांड साइट कार्यक्रमों और मानकों को निष्पादित करने के लिए बिंदी का उपयोग करते हैं।