L'exécution des tâches au niveau du magasin est un défi pour la plupart des détaillants. Un système efficace de gestion des tâches pousse l'exécution, la participation et l'engagement du magasin vers de nouveaux sommets.
Une erreur courante des détaillants est d'essayer de gérer les tâches par e-mail. Il est pratiquement impossible de se tenir au courant de programmes complexes et de nombreux éléments mobiles par e-mail – qui a et n'a pas fait quoi, où et quand.
C'est pourquoi nous avons élaboré ce guide complet de gestion des tâches pour les détaillants. Des idées concrètes pour améliorer votre système de gestion des tâches et devenir un maître dans l'exécution d'opérations multi-unités.
CONTENU
Qu'est-ce que la gestion des tâches de vente au détail ?
La gestion des tâches de vente au détail est le processus de gestion des tâches, y compris la priorité, la date d'échéance, la distribution granulaire aux destinataires sélectionnés (généralement la gestion du magasin), le suivi et le reporting. La gestion des tâches aide les marques de distribution à atteindre des objectifs spécifiques grâce à la distribution de demandes exploitables et traçables.
Qu'est-ce qu'une tâche ?
Dans le commerce de détail, il existe deux types de Tâches: tâches opérationnelles récurrentes et tâches de réponse ad-hoc.
Tâches récurrentes
Les tâches récurrentes sont les tâches qui assurent le bon fonctionnement du commerce de détail. Cela comprend les inventaires réguliers, la budgétisation et la planification. Ce type de tâche englobe également des responsabilités quotidiennes telles que le réapprovisionnement, le nettoyage, etc. C'est-à-dire que les types de tâches habituellement intégrés à un liste de contrôle.
Tâches ponctuelles
Les tâches ad hoc sont un appel à l'action ponctuel. Par exemple, la mise en place d'un présentoir de marchandisage spécialisé, la mise en place d'un changement de politique, assigner une formation supplémentaire, ou rappeler un produit. Ces tâches peuvent être urgentes et, si elles ne sont pas exécutées à temps, peuvent interrompre des processus commerciaux essentiels ou nuire à la réputation d'une marque.
Les tâches récurrentes et ad hoc peuvent également être décomposées en tâches à action unique et tâches à actions multiples.
Tâches à action unique
Les tâches à action unique sont des tâches simples généralement réalisées en une seule étape. Par exemple, placez une signalisation de vente mise à jour, remplacez les ampoules grillées sur une enseigne de magasin ou mettez à jour le panneau sandwich avec les promotions du jour. Ces types de tâches peuvent être négligés ou simplement oubliés dans le monde trépidant du commerce de détail.
Tâches multi-actions
Les tâches à actions multiples sont plus complexes et consistent en plusieurs étapes d'action et sous-tâches. Les étapes peuvent devoir être effectuées dans un ordre spécifié. Ce type de tâche peut inclure le nettoyage nocturne d'équipements de cuisine complexes, le traitement de livraisons de nouveaux produits ou l'intégration d'un nouvel employé.
En ce qui concerne ces tâches, il peut être facile de sauter des étapes ou de terminer partiellement la tâche. Par exemple, c'est pourquoi les employés du magasin n'exécutent les affichages que comme prévu 37% du temps.
Pourquoi l'exécution de la tâche échoue
Avant de discuter de la mise en œuvre d'outils pour améliorer la gestion des tâches dans les magasins, il est utile d'examiner les causes du manque d'achèvement des tâches dans le commerce de détail.
Distraction
Il n'est pas rare que les employés du commerce de détail aient l'impression d'être tirés dans une douzaine de directions différentes chaque jour. Parfois, les tâches qui retiennent l'attention ne sont pas les plus importantes ou les plus essentielles aux opérations, mais celles qui sont les plus perturbatrices ou les plus visibles. Par exemple, les e-mails sans fin provenant constamment du téléphone d'un directeur de magasin.
Les directeurs de magasin et les directeurs de district peuvent être particulièrement susceptibles d'être distraits. Entre les clients qui ont besoin d'attention, les questions des employés, la formation, il est trop facile de perdre le fil des tâches essentielles.
Confusion sur les priorités
Les équipes peuvent avoir des inclinations et des priorités différentes en fonction de leur propre expérience et de leurs sensibilités. Bien qu'il n'y ait rien de mal à cela, les marques doivent assurer l'exécution des tâches et des programmes de base qui constituent l'épine dorsale de leur stratégie.
Sans établir de priorités pour les tâches, les employés peuvent également présenter ce que la Harvard Business Review appelle « le biais d'achèvement des tâches ». UN 2017 Une étude soutient qu'à mesure que le nombre de tâches augmente pour un employé, celui-ci peut choisir d'effectuer d'abord des tâches plus faciles afin de vérifier sa liste, de ressentir un sentiment d'accomplissement et d'alléger sa charge de travail.
Bien que cela améliore les performances à court terme, le biais d'achèvement des tâches a finalement un effet négatif sur l'apprentissage des employés et a un impact négatif sur les performances à long terme de l'organisation, car les tâches plus difficiles et chronophages continuent d'être reportées.
Lacunes dans l'information
Selon un récent sondage Gallup, seulement demi des 2,2 millions de salariés interrogés déclarent comprendre ce qu'on attend d'eux au travail. Cette même étude a révélé qu'aussi peu que 12% d'employés sont tout à fait d'accord pour dire que leur supérieur les aide à établir leurs priorités de travail.
Des tâches organisationnelles importantes peuvent être ignorées simplement parce que les employés ne savent pas qu'ils sont responsables de la tâche ou ne comprennent pas les attentes de la tâche.
Comment améliorer la gestion des tâches
Le succès dans le commerce de détail se résume à l'exécution.
« Il existe un lien direct entre votre résultat net et la productivité de votre personnel ; si vous cherchez à augmenter vos revenus, vous devez commencer par vos employés », explique un expert du commerce de détail Francesca Nicasio.
Elle poursuit : « Donnez-leur des outils pour mieux faire leur travail afin de maximiser la productivité du personnel. Si vous souhaitez améliorer l'exécution des tâches dans les magasins de détail, commencez par les bons outils.
Utiliser les bons outils
Le bon outil de gestion des tâches de vente au détail fait toute la différence. Beaucoup pensent qu'une liste de contrôle papier et un e-mail ou des programmes comme Google Keeps ou Apple Notes suffisent pour stimuler l'exécution en magasin. Mais aucune de ces options ne donne aux détaillants une place centralisée pour toutes les tâches. Ils ne permettent pas non plus de suivre l'achèvement des tâches dans tous les magasins.
"La technologie peut faire ou défaire votre capacité à gérer une opération de vente au détail fluide", dit leader d'opinion dans le commerce de détail Jasmin Glasheen. Elle note qu'essayer de suivre manuellement toutes les pièces mobiles "peut entraîner un certain nombre d'erreurs humaines qui coûtent cher à votre résultat net".
Choisissez plutôt un la solution dans lequel vous pouvez attribuer des tâches à des destinataires spécifiques pour tous les besoins du magasin. Plus important encore, trouvez une solution qui aide votre équipe à faire son travail et rassemble toutes les informations dont elle a besoin en un seul endroit pour une exécution plus rapide : directives, photos et documents justificatifs.
Parce que les équipes de vente au détail sont en déplacement, votre solution doit pouvoir fonctionner sur tous les appareils afin que, où que se trouvent vos employés, ils puissent toujours s'engager. Enfin, il ne sert à rien d'attribuer une tâche si vous ne pouvez pas suivre facilement et en temps réel les taux d'achèvement. Cela garantit que les problèmes ne passent pas entre les mailles du filet.
Mise en place de nouveaux outils
Il peut être décourageant de penser à intégrer de nouvelles technologies dans vos magasins de détail. Combien de temps faudra-t-il pour former les employés ? Les employés adopteront-ils le nouvel outil ?
Gardez à l'esprit que les outils qui améliorent l'efficacité et l'organisation engagent les employés. En réalité, 80% des employés du commerce de détail pensent que leur satisfaction au travail s'améliorerait si leur magasin fonctionnait plus efficacement.
Choisissez une plateforme intuitive et conçue pour votre secteur, comme Bindy. Bien que vous deviez peut-être investir dans une formation initiale, en éliminant simplement le temps passé à rechercher des problèmes par e-mail et suivi manuel, vous serez toujours en avance sur l'engagement de temps. De plus, profitez de la formation offerte par les fournisseurs pour économiser sur les coûts et des essais gratuits afin que vous puissiez voir la plateforme à l'œuvre dans vos magasins.
Si vous ne savez pas comment intégrer les nouvelles technologies dans vos magasins, consultez notre blog : Comment mettre en œuvre de nouvelles technologies dans votre commerce de détail.
Définir les dates d'échéance
Les dates d'échéance aident les employés à établir des priorités. Il ne s'agit pas seulement d'accomplir une tâche pour respecter une échéance ; les dates d'échéance aident également les employés à savoir ce qui n'est pas une priorité immédiate.
Sans dates d'échéance, on peut avoir l'impression que tout est dû immédiatement. Cela peut amener le personnel à se sentir dépassé et peut déclencher le processus qui conduit au « biais d'achèvement des tâches » mentionné ci-dessus.
Définissez les dates d'échéance en fonction de l'importance et conformément au calendrier unique de votre entreprise. Par exemple, ce n'est pas une bonne idée pour une entreprise florale de confier à ses employés le décompte des stocks ou la formation pendant les mois chargés de décembre, février et mai. Cependant, il est approprié d'attribuer une tâche pour retourner les présentoirs de point de vente avec des marchandises appropriées pour les vacances.
Les dates d'échéance font partie intégrante du commerce de détail. Considérez qu'un affichage POP correctement exécuté peut fournir autant qu'un 45.5% augmentation des ventes lorsqu'il est correctement configuré et à temps.
Le respect des délais, la réalisation des réapprovisionnements et l'exécution des plans de marketing peuvent augmenter les ventes des magasins comparables de 3.7%. Le fait de ne pas exécuter les tâches de vente à temps signifie qu'il reste des milliers de dollars sur la table.
Être clair
Les magasins réussissent mieux avec des directives claires et détaillées. La tâche doit être simple et sans équivoque.
Ne vous contentez pas de dire : « Rappelez-vous toutes les laitues romaines. Donnez des instructions sur la façon de retirer et d'éliminer la laitue en toute sécurité. Si vous utilisez une solution comme Bindy, vous pouvez joindre une documentation informant les employés sur le rappel du produit et sur la façon dont ils peuvent répondre aux questions des clients. Fournissez un planogramme et des photos afin que les employés sachent exactement comment remplir l'espace de laitue maintenant vide.
Vous voudrez peut-être envisager de décomposer les projets comportant plusieurs étapes en tâches simples plus petites par souci de clarté. Avec Bindy, vous pouvez lier des tâches les unes aux autres afin que les employés puissent les effectuer dans l'ordre requis pour s'assurer qu'aucune étape n'est manquée.
Suivre
Assurez-vous que vous êtes en mesure de suivre les taux d'achèvement et de suivre facilement les tâches en retard. Avec Bindy, vous pouvez exécuter des rapports ou surveiller les taux d'achèvement avec un codage couleur à partir de la page de la tâche.
Une fois planifiées, les notifications de tâches sont envoyées automatiquement, placées sur le tableau de bord de l'employé et dans son calendrier. Tous incluent des liens cliquables pour que les employés puissent facilement accéder à la tâche. Les employés peuvent commenter la tâche ou informer le créateur de la tâche de tout problème. Ils peuvent démontrer l'achèvement en joignant des photos.
En tant qu'anthropologues du commerce de détail Kizer & Cintreuse observer, "Ce qui est mesuré a tendance à être fait." Rester au courant des taux d'achèvement peut également vous aider à identifier les modèles de retard et à mieux comprendre où le coaching est nécessaire.
Attribuer une tâche ou utiliser une liste de contrôle ?
Il peut y avoir une certaine confusion dans l'industrie du commerce de détail sur le terme « tâche ». Certains détaillants considèrent les tâches d'un employé comme « ce qu'il doit accomplir pendant son quart de travail ». Techniquement, toute tâche que vous confiez à un membre de l'équipe peut être appelée une « tâche », y compris les tâches quotidiennes d'ouverture ou de fermeture, la réalisation d'un audit de prévention des pertes ou la mise à jour de sa formation à la sécurité.
Il peut être difficile de déterminer quel outil est le mieux adapté pour attribuer et suivre toutes ces « tâches ». Voici nos recommandations de fonctionnalités et d'outils pour vous aider à exécuter des tâches récurrentes, ad hoc, à action unique et à actions multiples.
Tâches récurrentes
Les tâches récurrentes sont généralement mieux gérées par un liste de contrôle. Utilisez une plateforme qui vous permet de créer autant de types de listes de contrôle que nécessaire pour les responsabilités quotidiennes, la prévention des pertes vérification, ou santé et sécurité contrôles. Utilisez un langage clair et concis pour chaque élément de la liste de contrôle.
Comme pour toute tâche, les illustrations sont utiles, alors incluez des photos des meilleures pratiques. Optimisez le flux de travail en joignant des documents justificatifs directement à l'élément ou aux questions. De cette façon, les employés n'ont pas à s'éloigner de la tâche pour rechercher des informations ; c'est déjà là.
Besoin d'être certains employés remplissent une liste de contrôle particulière? Utilisez Bindy pour "Demander une inspection" ou planifier l'inspection dans le calendrier des utilisateurs. Exécutez un rapport simple pour voir quand les utilisateurs ont terminé l'inspection et quels emplacements manquent une inspection.
Tâches ponctuelles
Les tâches ad hoc sont généralement sensibles au facteur temps (rappels de produits, affichages POP, etc.). Vous pouvez utiliser le module de tâches de Bindy pour attribuer ces tâches en quelques secondes, joindre des photos et de la documentation, et même exiger des photos obligatoires pour l'achèvement des tâches.
Il n'est pas rare que des problèmes soient découverts pendant que les employés effectuent une inspection ou un audit. Lorsque cela se produit, les utilisateurs peuvent utiliser le module de tâches pour attribuer un problème en temps réel. De plus, l'inspecteur peut assigner un plan d'action, c'est-à-dire une action corrective avec une date d'échéance. Des plans d'action peuvent être attribués pendant que les inspections sont en cours ou une fois terminées.
Grâce à des rapports faciles à exécuter, le siège social peut vérifier l'achèvement des tâches et des plans d'action de n'importe où. Les utilisateurs reçoivent des rappels de suivi lorsque des tâches ou des plans d'action sont en retard afin que rien ne passe entre les mailles du filet ou ne mette en péril la réputation de la marque.
Tâches à action unique
Les tâches à action unique peuvent être combinées pour créer une liste de contrôle. Tels que le réapprovisionnement de diverses étagères dans le magasin. Utilisation de Bindy la gestion des tâches module, vous pouvez également attribuer des tâches à action unique en bloc par rôle selon les besoins ou à des utilisateurs spécifiques.
Tâches multi-actions
Les tâches multi-actions peuvent être combinées pour créer une liste de contrôle numérotée étape par étape. Il est également possible de créer une série de tâches liées avec Bindy, nécessitant que la première tâche soit terminée avant que la suivante ne soit disponible.
Aller de l'avant avec la gestion des tâches
La gestion des tâches peut être différente selon votre secteur de vente au détail. La mise en œuvre d'un programme de gestion des tâches revient à découvrir quels sont vos points faibles de productivité et à mettre en œuvre une approche de haut en bas pour atténuer ces points faibles. On estime que le coût de la non-conformité est 3.5 fois plus élevé que le coût d'investissement dans des programmes qui favorisent la conformité organisationnelle et l'exécution des tâches.
La seule façon de savoir si les magasins exécutent réellement des tâches de marchandisage, d'opérations ou de prévention des pertes est d'avoir un outil en place qui permet un suivi facile et en temps réel. L'utilisation du bon outil aidera à garder tout le monde, à tous les niveaux, sur la même longueur d'onde et concentré.
Excellente lecture, vos points sont justes !