Les fiducies de placement immobilier de taille moyenne à grande sont plus vulnérables à la fraude dans leurs opérations de stationnement que les petites sociétés immobilières et les effets peuvent être plus dévastateurs pour le résultat net.
Les types de fraude dont les propriétaires et gestionnaires immobiliers doivent être conscients se répartissent généralement en quatre catégories : vol d'espèces, vol de validation (coupons de réduction), fraude aux états financiers et abus mensuel d'accès au parking. Le vol d'argent ou le détournement de l'argent collecté constituent la majorité des activités frauduleuses, mais la fraude aux états financiers se développe sur le marché.
Ces activités illégales, que ce soit en volant directement de l'argent, en vendant des coupons de réduction de validation contre de l'argent ou en gérant mal les cartes d'accès mensuelles, sont généralement effectuées directement par les préposés au stationnement. Il s'agit d'une dure réalité pour de nombreuses FPI commerciales, qui établissent souvent une longue relation de confiance avec leurs opérateurs de stationnement pendant de nombreuses années.
L'autre type principal de fraude concerne les rapports sur les états financiers, tels que les pots-de-vin/paiements des sous-traitants de stationnement (par exemple, pour le lavage sous pression, le nettoyage, etc.) ou le gonflement des dépenses d'exploitation. Dans ce cas, la haute direction d'une société de stationnement en profite personnellement, bien qu'elle viole ses responsabilités éthiques et légales envers son client FPI.
La raison pour laquelle les FPI commerciales de taille moyenne et grande font face à un risque plus élevé est due à plusieurs facteurs. Un manque de formation, une supervision directe par le personnel immobilier ou des administrateurs exécutant plusieurs tâches sur de grands portefeuilles dans des délais stricts. De plus, des relations étroites sont souvent établies entre le personnel de préposé et les clients réguliers, ce qui peut entraîner des cas de vol sous forme de stationnement mensuel gratuit.
Il peut également y avoir une lacune dans les procédures de surveillance formelles des FPI en matière de stationnement, ainsi qu'un manque d'expertise dans la compréhension des rapports sur les revenus de stationnement. Tous ces facteurs jouent un rôle important dans la santé financière globale d'un actif FPI.
Cela dit, il est essentiel que les FPI commerciales prennent les mesures nécessaires pour identifier tous les types de fraude dans leurs parcs de stationnement et les décourager dans les meilleurs délais. Voici 7 étapes pour vous aider.
1. Nommer un administrateur dédié
En raison de leur taille massive, de nombreuses FPI commerciales ont plusieurs personnes qui gèrent les fonctions de comptabilité telles que les créances, le traitement des paiements, le paiement des factures, etc. et enregistrent ces fonctions dans un système comptable. Cela peut permettre aux cas de fraude des opérateurs de stationnement de passer beaucoup plus facilement inaperçus. Les FPI doivent avoir au moins une personne formée pour superviser toutes les fonctions liées au stationnement et pour participer aux réunions mensuelles sur les rapports de revenus avec l'opérateur de stationnement.
2. Connaissez votre opérateur de stationnement
Alors que chaque entreprise s'efforce d'embaucher des fournisseurs honnêtes, avoir une Appel d'offres/appel d'offres processus de stationnement peut aider à prévenir la fraude. Les vérifications des antécédents, les lettres de référence et l'évaluation d'autres sites gérés par un opérateur de stationnement potentiel fourniront des détails difficiles à identifier lors d'une rencontre en personne.
La Appel d'offres/appel d'offres Le processus d'évaluation permet aux FPI de demander des précisions sur la méthodologie d'information financière, la transparence et les contrôles d'audit interne.
Bien que cela puisse sembler contre-intuitif, les opérateurs de stationnement qui commettent des fraudes sont souvent perçus comme les plus dignes de confiance par leurs clients, car ils feront tout leur possible pour aider et gagner la confiance. Un vendeur de stationnement fonctionnant avec une autonomie presque totale et sans surveillance directe par le FPI peut augmenter de façon exponentielle les risques de fraude au fil du temps.
3. Mettre en place des contrôles internes
Les FPI commerciales doivent créer et maintenir des contrôles internes pour prévenir et détecter la fraude dans l'ensemble de leur portefeuille. Celles-ci devraient inclure l'examen des données des comptes financiers par rapport aux rapports sur l'équipement de stationnement, l'activité des comptes bancaires, la mise en place d'un système de signature multi-personnes pour les remboursements des fournisseurs et d'autres fonctions comptables. En effectuant un audit régulier de l'activité financière des opérateurs de stationnement, les FPI peuvent réduire considérablement les risques de fraude.
4. Dépôts directs
Grâce à la disponibilité des services bancaires en ligne, il est facile de consulter rapidement l'activité et les relevés de compte. En demandant à l'opérateur de stationnement de déposer les deux flux de revenus (espèces/crédit de stationnement transitoires et crédit de stationnement mensuel) directement sur le compte bancaire du FPI, le risque de paiement incorrect ou de paiement court par l'opérateur est considérablement réduit.
Cela offre au FPI une plus grande visibilité sur les finances du stationnement, ainsi que la prise de contrôle et l'élimination de tout retard de paiement de la part de l'exploitant du stationnement. Le dépôt direct donne également au FPI une occasion supplémentaire de procéder à un examen des freins et contrepoids des revenus perçus afin de vérifier la légitimité des dépenses d'exploitation à rembourser à l'exploitant de stationnement.
5. Vérifiez régulièrement les livres
Les FPI devraient régulièrement auditer leurs parkings dans les domaines des paiements en espèces et de l'utilisation de tickets de validation. De plus, des « audits ponctuels » occasionnels et inopinés sur les collectes de revenus quotidiennes et les réapprovisionnements mensuels du flotteur Pay on Foot peuvent aider à détecter la fraude dans les scénarios à haut risque.
La comparaison des rapports de transaction d'équipement de stationnement avec les revenus perçus réduira la probabilité de fraude non identifiée. Des sociétés tierces telles que AuditPark offrent des services d'audit ainsi qu'une liste de contrôle de la prévention de la fraude pour aider les FPI à identifier les risques et à développer des contrôles internes pour prévenir les pertes.6. Tolérance zéro
Si vous avez configuré votre FPI avec des mesures de prévention de la fraude et des procédures de déclaration, vous devez toujours effectuer un suivi en examinant régulièrement les rapports sur les revenus et les dépenses de votre opérateur de stationnement. Pour renforcer l'élimination de la fraude, il devrait y avoir tolérance zéro en cas de vol par le personnel du site ou de signalement contraire à l'éthique par l'opérateur du parking.
En fin de compte, le FPI paie l'opérateur de stationnement pour ses services de gestion. Si le personnel du site ne peut pas faire confiance au personnel du site avec de l'argent ou des tickets de validation, combien d'efforts l'opérateur de stationnement a-t-il vraiment investi dans la sécurité et l'exactitude des revenus des clients ?
Pas de «règle des trois coups» sur celui-ci. Les opérateurs de stationnement doivent savoir qu'il n'y a qu'un pas en matière de vol. En mettant en œuvre cette règle, les opérateurs de stationnement déploieront un effort plus concerté pour s'assurer que les revenus de stationnement et l'utilisation des tickets de validation sont sûrs et précis.
7. Obtenez l'avis d'un expert
Si une FPI a mis en place des mesures de prévention de la fraude et que les chiffres ne correspondent toujours pas, ou s'il pourrait y avoir des implications juridiques, il peut être prudent d'engager un consultant en stationnement et un comptable professionnel pour effectuer un examen plus approfondi du stationnement. revenus déclarés par l'opérateur. AuditPark Services Inc. travaille avec des CPA et des examinateurs certifiés en matière de fraude et peut fournir une aide considérable dans la dissuasion, la détection et, si nécessaire, la poursuite des fraudes liées aux recettes de stationnement.
AUTRES RESSOURCES AUTOMOBILES ET STATIONNEMENT
Se référer au Catégorie Automobile et Stationnement pour des listes de contrôle, des conseils pratiques et des meilleures pratiques pour les industries de l'automobile et du stationnement.
AUTRES RESSOURCES DE PRÉVENTION DES PERTES
Se référer au Catégorie Prévention des sinistres pour des listes de contrôle, des conseils pratiques et des meilleures pratiques pour la prévention des pertes.
A propos de l'auteur:
Ross Frangos est le président et fondateur de AuditPark Services Inc., une société de conseil en stationnement basée à Toronto ON. Il se spécialise dans les demandes de propositions, les documents de stationnement et l'assistance à ses clients dans l'acquisition de services de gestion de stationnement.
