En tant que détaillant, vous avez beaucoup à gérer. Il est facile de se concentrer sur vos initiatives orientées client (marchandisage, vivre, tactiques de vente, opérations du magasin). Il est également important de garder un œil sur vos opérations backend. Étant donné que vos entrepôts et centres de distribution contiennent (littéralement) toutes les marchandises, vous devez gérer de manière proactive les entrepôts avec des inspections régulières des entrepôts.

Vos entrepôts et centres de distribution sont au cœur de votre chaîne d'approvisionnement et un élément clé pour vous aider à atteindre vos KPI en matière de croissance et de service client. Voici cinq inspections d'entrepôt que vous devriez effectuer régulièrement pour assurer la sécurité de vos employés, la satisfaction de vos clients et le bon fonctionnement de vos opérations d'entrepôt. 

Inspection de base de la santé et de l'assainissement 

QUOTIDIEN/PAR QUART DE JOUR

Des normes cohérentes pour garder votre entrepôt propre et l'équipement désinfecté aident à réduire la propagation des virus et à protéger la santé de tous les travailleurs. Voici quelques éléments à envisager de mettre sur votre liste de contrôle quotidienne de l'hygiène de l'entrepôt :

• Tous les employés doivent pratiquer une hygiène de base et se laver les mains avant de commencer à travailler, après les pauses et les repas, et à la fin de chaque quart de travail. 
• Affichez les directives de lavage des mains au-dessus de tous les éviers.
• Assurez-vous que les salles de bains des employés et les éviers de l'entrepôt sont correctement approvisionnés en savon, serviettes propres et désinfectant.
• Affichez les protocoles de désinfection de l'équipement et assurez-vous que les employés reçoivent la formation appropriée pour l'utilisation de tout produit chimique. Fournissez aux employés des gants et d'autres équipements de protection au besoin.
• Désinfectez les outils partagés à chaque changement de quart de travail.
• Pour les équipements motorisés, essuyez les ceintures de sécurité, les volants, les poignées, les leviers de vitesse, etc. avant et après utilisation.
• Désinfectez régulièrement toutes les surfaces planes, ordinateurs, établis, poignées de porte, rails, etc. 
• Désignez une personne-ressource pour réapprovisionner les fournitures de désinfection pour chaque quart de travail.
• Attribuez des responsabilités de nettoyage par quart de travail.
• Assurez-vous que les salles de bain sont nettoyées au moins une fois par quart de travail avec toutes les surfaces essuyées et les fournitures réapprovisionnées.
• Veillez à ce que les salles de repos soient régulièrement nettoyées. Désinfectez les surfaces et les zones de stockage des aliments.

Intégrez des normes élevées d'hygiène et d'assainissement à votre culture. Cela aide les employés à rester en bonne santé et les entrepôts à rester en sécurité. 

N'oubliez pas que les normes d'assainissement ne sont pas « uniques et faites », suivez les nouveaux protocoles et ajustez vos exigences en conséquence. Cette liste n'est qu'un début. Vérifiez avec le Organisation mondiale de la santé, Centre de contrôle des maladies, ou le gouvernement régulièrement pour tenir à jour vos politiques et procédures. Enfin, demandez toujours à un expert d'examiner votre liste de contrôle pour vous assurer qu'elle est complète. 

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Stockage et élimination des déchets dangereux 

HEBDOMADAIRE

Si votre entreprise génère des déchets dangereux, c'est une bonne idée d'inspecter les pratiques de stockage et d'élimination sur une base hebdomadaire. Bien que l'Environmental Protection Agency (EPA) des États-Unis effectue ses propres inspections, vous voudrez vous tenir au courant vous-même pour éviter toute citation ou autre problème potentiel de non-conformité. 

L'EPA et le sous-titre C de la Resource Conservation and Recovery Act (RCRA) exigent que les entreprises traitent les déchets dangereux "d'une manière qui protège la santé humaine et l'environnement". 

La L'EPA effectue les inspections suivantes pour identifier les déchets dangereux et les entreprises qui les produisent, les transportent, les traitent, les stockent et les éliminent : 

• Inspection d'évaluation de la conformité: évaluation sur place de la façon dont vous gérez les déchets dangereux, y compris l'examen des rapports et de la documentation, les activités de manutention et l'identification où et comment les déchets dangereux sont produits et gérés
• Inspection d'échantillonnage de conformité: prélèvement d'échantillons pour analyse en laboratoire
• Évaluation complète de la surveillance des eaux souterraines (CME): évaluer l'hydrogéologie sous-jacente aux unités de gestion des déchets dangereux, ainsi que le placement, la profondeur, l'espacement et la conception
• Inspection de développement de cas (CDI): lorsque l'EPA soupçonne une violation dans la gestion des déchets, elle procède à cette inspection pour enquêter plus avant sur l'affaire
• Inspection de fonctionnement et d'entretien (OMI): contrôles du système de surveillance des eaux souterraines, en se concentrant sur l'état des puits et des dispositifs d'échantillonnage

Les détaillants entrent principalement dans la catégorie des générateurs de déchets dangereux. En tant que tel, l'EPA considère ce qui suit - tout comme vous devriez le faire lors de vos propres inspections : 

• Détermination des déchets dangereux
• Numéros d'identification EPA
• Manifestation
• Exigences préalables au transport
• Tenue de dossiers et rapports
• Exportations

Les détaillants voudront également ajouter les éléments suivants à leurs inspections indépendantes de stockage et d'élimination des déchets dangereux : 

• Conteneurs de stockage appropriés
• Des étiquettes sur tout
• Date d'accumulation
• État du système de confinement
• Nombre total de conteneurs fermés et ouverts - note : les conteneurs endommagés doivent être signalés et retirés immédiatement
• Équipement d'urgence
• Procédures d'urgence
• Espace de stockage adéquat et distance entre les conteneurs
• L'espace est exempt de détritus, de matières combustibles, de matières dangereuses, de piles et d'autres déchets potentiellement nocifs
• Documentation et journal des déchets dangereux (même s'ils ne sont pas requis par votre juridiction locale, c'est une bonne idée de l'avoir)
• Incidents et rapports associés

Vous voudrez également vérifier périodiquement votre plan d'urgence et vous assurer qu'il est à jour, ainsi que vous assurer que tous les employés ont une formation à jour sur la gestion des déchets dangereux.

L'OSHA offre également des informations gratuites sur la gestion des déchets dangereux. 

Pour rendre vos inspections hebdomadaires de stockage et d'élimination des déchets dangereux plus efficaces et efficientes, utilisez un outil comme Bindy. Un détaillant de rénovation domiciliaire utilise Bindy pour effectuer ses inspections hebdomadaires des déchets dangereux. Ils utilisent Complaint IA pour envoyer Tâches et des plans d'action avec des recommandations sur la façon d'assurer la conformité et de gérer correctement les matériaux en cas de déversement.

Processus de réception en entrepôt

MENSUEL

Chaque mois, les détaillants doivent également inspecter leurs processus de réception et de livraison en entrepôt. Vous pouvez le faire dans le cadre de la procédure pas à pas de votre directeur de district plus large. Un détaillant de meubles utilise Bindy pour rationaliser ce processus d'audit et d'inspection. Ils inspectent les processus de livraison de l'entrepôt pour leur franchisés, le suivi des taux de retour, le traitement des retours, l'image de marque de la flotte, les employés en uniforme et l'achèvement du décompte des cycles.

Mais ce n'est pas une liste exhaustive lorsqu'il s'agit de recevoir des inspections. Vous voudrez également regarder ce qui suit :

• Comptabilité d'inventaire
• Revenu
• Dépenses
• Exactitude de la commande
• Combien de temps faut-il pour effectuer une livraison
• Zone de quai de chargement
• Étiquetage des produits et des expéditions
• Et plus

L'idée derrière les inspections de réception en entrepôt est de trouver quels domaines fonctionnent le mieux, quels domaines nécessitent le plus d'améliorations et comment optimiser votre opérations d'arrière-plan avancer. 

Un détaillant, par exemple, a utilisé Bindy pour déplacer et consolider ses centres de distribution. Ils ont utilisé des listes de contrôle pour suivre les progrès et effectuer des mises à jour fréquentes, bénéficiant notamment des fonctionnalités de capture de photos. L'alternative, une liste de contrôle manuelle dans une feuille de calcul, aurait été un cauchemar pour s'assurer que tout le monde fonctionnait à partir des mêmes informations les plus à jour.

La sécurité alimentaire

TRIMESTRIEL

La sécurité alimentaire devrait être une considération omniprésente pour toute entreprise alimentaire. En plus de respecter les normes établies par votre organe directeur, vous souhaiterez également effectuer des inspections indépendantes de la sécurité alimentaire sur une base trimestrielle.

Les inspections trimestrielles de la sécurité alimentaire aident les entreprises à garder une longueur d'avance sur les problèmes potentiels tels que les réclamations, les poursuites et autres maux de tête juridiques. Cela tient également le personnel responsable et les maintient sur leurs orteils.

"Le processus d'audit lui-même devient un moteur pour que les gens non seulement se conforment, mais aient réellement les bons comportements et soient capables de travailler en toute sécurité et de réagir correctement aux choses", dit Gary Johnson, Consultant senior chez Conseillers en prévention. "Il soutient l'excellence opérationnelle et la formation, qui à leur tour conduisent aux bons comportements."

Noter: Si votre entreprise a des circonstances uniques, telles que des matières dangereuses, des équipements dangereux, des étagères hautes, etc., vous voudrez peut-être effectuer une inspection de la salubrité des aliments plus fréquemment. 

Familiarisez-vous avec les exigences de votre juridiction, ainsi que Les propres directives de l'OSHA: 

Industrie générale (29 CFR 1910)

• 1910 sous-partie J, Contrôles environnementaux généraux
  • 1910.141, Assainissement
    • 1910.141(b), Approvisionnement en eau
    • 1910.141(h), Manipulation des aliments
  • 1910.142, Camps de travail temporaires
    • 1910.142(i), Construction et exploitation de cuisines, réfectoires et installations d'alimentation

Industrie de construction (29 CFR 1926)

• 1926 Sous-partie D, Santé au travail et contrôles environnementaux
  • 1926.51, Assainissement
    • 1926.51(a), Eau potable
    • 1926.51(d), Manipulation des aliments

Nous avons également préparé une liste complète liste de contrôle des aliments et de la sécurité à référencer lors de vos inspections si vous êtes un QSR ou un restaurant. 

Les détaillants de services alimentaires peuvent également utiliser stocker des capteurs sur plusieurs sites pour enregistrer automatiquement les températures des zones de préparation, des réfrigérateurs, des congélateurs et d'autres équipements.

Avec ces capteurs, vous pouvez définir des seuils de température et recevoir une alerte chaque fois qu'un seuil est atteint. Cela aide à protéger contre les maladies d'origine alimentaire en garantissant des températures de maintien appropriées. Il aide également à protéger les stocks en garantissant que les zones de stockage des aliments restent conformes à la température. 

La prévention des pertes

TRIMESTRIEL

Vous pensez peut-être aux voleurs à l'étalage lorsque vous pensez à la prévention des pertes, mais il existe de nombreux contributeurs à la démarque inconnue. Parfois, vous devez regarder au-delà de la surface de vente pour identifier le plus gros drain sur votre résultat net. La démarque inconnue se produit également dans l'entrepôt. 

En relation : Défis de prévention des pertes dans le commerce de détail >

Décomposons d'abord quelques causes courantes de rétrécissement, en ce qui concerne les opérations de back-of-house : 

• Vol interne : la cause d'un peu plus d'un tiers de la démarque inconnue, le vol interne est à la fois un simple vol de marchandise, ainsi que de faux retours, de fausses cartes-cadeaux, l'omission d'articles sur une commande ou même le retrait d'argent de la caisse.
• Fraude fournisseur : près de 6% de pertes de stocks sont dues à une fraude fournisseur
• Enregistrements inexacts : les erreurs administratives ou la démarque inconnue contribuent à 21% de la démarque inconnue d'un détaillant
• Entrepôt mal organisé
• Flux de travail mal conçus

Lorsque vous inspectez régulièrement vos pratiques de prévention des pertes, vous pouvez réduire les risques, augmenter la productivité et identifier et résoudre les problèmes de prévention des pertes avant qu'ils n'affectent votre résultat net.

Certaines catégories à inspecter comprennent : 

• Procédures et politiques de sécurité
• Appareils photo
• Sécurité du quai de chargement
• Scanner de code-barres
• Recevoir des documents

Vous pouvez également consulter notre liste de contrôle complète pour la prévention des pertes. 

Facilitez vos inspections de prévention des pertes avec un outil comme Bindy. Bindy propose des listes de contrôle, des tâches et une communication sécurisée pour vous aider à protéger votre marque, à réduire les erreurs et à responsabiliser les sites. Les équipes peuvent effectuer des inspections sur n'importe quel appareil, en ligne ou hors ligne. Consultez les données du site en temps réel pour suivre les tendances et vérifier l'exécution. Plus important encore, identifiez les causes profondes et coachez ces faiblesses.

Aller de l'avant avec vos inspections d'entrepôt

Ne laissez pas les inspections d'entrepôt aux réglementations de l'industrie. Les détaillants proactifs effectuent des inspections d'entrepôt pour atténuer les problèmes avant qu'ils ne menacent le résultat net ou, pire, l'ensemble de l'entreprise. 

Bindy propose les fonctionnalités suivantes pour faciliter les inspections et les audits d'entrepôt : 

• Formulaires personnalisables
• Possibilité de mettre à jour et de pousser les formulaires sur le terrain en temps réel
• Prise de photos obligatoire
• Recommandations du plan d'action
• Interface facile à utiliser pour tous les employés

A propos de l'auteur:

Alexandra Sheehan travaille avec des entreprises B2B dans les secteurs de la vente au détail, du commerce électronique et des voyages pour créer des stratégies et du contenu expert de longue durée, de site Web et de blog. Vous pouvez voir son travail sur des sites comme Shopify, Vend, Stitch Labs, Money Under 30, et plus encore. thealexsheehan.com.