Software de operaciones: ¿comprar o construir?

Factor #1: desarrollo y mantenimiento Costos

Es común solicitar al departamento de TI una estimación de costos para desarrollar una solución interna. Cuando solicite un presupuesto, recuerde preguntar sobre los costos continuos de soporte y mantenimiento asociados con el ciclo de vida completo del software y el uso continuo.

Esto es especialmente importante para los minoristas pequeños y medianos. Es posible que las PYMES no tengan los ciclos de TI para desarrollar software y brinden soporte continuo.

Independientemente de su tamaño, es importante tener en cuenta que una gran cantidad de proyectos de TI superan el presupuesto. Un estudio del Project Management Institute (PMI) encontró que 43% de los proyectos excedieron su presupuesto inicial.

Recuérdalo 70% de los costos de software ocurren después de la implementación. 

“Un riguroso análisis del ciclo de vida que estima de manera realista el mantenimiento continuo por parte de los desarrolladores internos a menudo inclina la balanza a favor de la compra”. – Mark Lutchen, ex CIO global de PriceWaterhouseCoopers

Factor #2: Retorno de la inversión

Una vez que tenga una estimación del costo de construcción, implementación y soporte, puede comenzar a comparar una solución lista para usar.

El uso de un software de auditoría minorista tiene un impacto medible en todas las áreas de la empresa. Para aquellos que anteriormente confiaban en papel/Excel, la automatización de los programas de auditoría con software demuestra el ROI solo en la mejora de procesos y da a todos los niveles de la empresa acceso en tiempo real a los datos al instante.

Bindy ahorra un promedio 145 minutos por auditoría por tienda:

• La programación de la auditoría y la notificación a las tiendas está automatizada.
• Revise auditorías pasadas rápidamente usando informes en lugar de buscar datos en papel/correo electrónico.
• Los formularios son intuitivos: solo muestran elementos (preguntas) que son aplicables a la ubicación y al usuario.
• La puntuación es automática.
• Los datos están disponibles en tiempo real.
• Con un clic, se crean automáticamente planes de acción para todos los elementos no conformes identificados durante la auditoría.
• Los planes de acción asignados y los recordatorios de tareas se automatizan en lugar de perseguir al personal con correos electrónicos, llamadas telefónicas e hilos de chat.
• Realice un seguimiento de la finalización y las tendencias en cualquier dispositivo, en cualquier momento con informes simples.

Una solución lista para usar le ahorrará el costo de la entrada de datos, el franqueo y el almacenamiento físico de datos. Brinda a las marcas la capacidad de crear y editar formularios rápidamente y elimina los costos de distribución asociados con el envío y/o la impresión de interminables auditorías impresas.

Un creador de formularios designado puede trabajar en colaboración con su equipo en una única plataforma para calibrar sus formularios/listas de verificación en lugar de compartir por correo electrónico y esperar una respuesta.

La oficina central puede manejar emergencias y cambios inesperados (retirada de productos, cambios de reglamentos, averías de equipos, revisión viral negativa de clientes) para cualquier nivel de personal al instante con la gestión de tareas.

Ahorre el dinero perdido por una ejecución deficiente

El costo de la comercialización subóptima es aproximadamente 1% de ventas brutas de productos. El éxito finalmente se reduce a la ejecución adecuada.

• Solo el 40% de las pantallas promocionales contratadas se ejecutan correctamente.
• Colaboración exitosa de CPG con socios minoristas para la ejecución de la comercialización puede generar hasta 10% en mejoras del margen operativo y reducir los inventarios en un promedio de 10%.
• El acceso en tiempo real a la información entre la oficina central, los equipos y las tiendas facilita la comunicación que puede permitir que los equipos aborden los problemas de inmediato. Para campañas sensibles al tiempo, esto ayuda a una mejora más rápida para campañas de bajo rendimiento.

Reducir las pérdidas asociadas con el robo, el fraude, el vandalismo y el desperdicio

Un estudio reciente de la Federación Nacional de Minoristas (NRF) encontró una tasa de contracción promedio de 1.44%, con un costo de "la economía minorista general de EE. UU. $48.9 mil millones".

• Las empresas con procesos eficientes ahorran tiempo y dinero. Casi 8% de los departamentos de prevención de pérdidas están viendo los presupuestos disminuyen en 20% en 2018.
• Utilice el software de auditoría minorista para distribuir las políticas de prevención de pérdidas y revisar las pruebas para garantizar que los estándares se entiendan a nivel de la tienda.
• Los módulos de gestión de tareas permiten a las marcas asignar y realizar un seguimiento de la revisión de políticas de LP.
• Distribuya rápidamente las actualizaciones de la política de prevención de pérdidas. Asegúrese de que los usuarios hayan revisado en tiempo real y haga un seguimiento con aquellos que tienen la tarea pendiente.
• El software de auditoría minorista proporciona un historial de diligencia debida en caso de que ocurra un incidente crítico.

Proteger a la empresa de reclamos, multas y juicios por violaciones a la salud y la seguridad

• El 70% de las pequeñas empresas minoristas se siente abrumado por las regulaciones gubernamentales, incluidas las pautas de seguridad y las regulaciones laborales.
• Cambiar el comportamiento de los empleados comunicando claramente las normas de salud y seguridad.
• Utilice la gestión de tareas para asignar el mantenimiento esencial de los equipos.
• Adjunte actualizaciones de políticas y regulaciones al formulario para que la información sea fácilmente accesible.
• Demuestre la debida diligencia para la preparación ante desastres y emergencias con un historial de auditoría electrónico y de fácil acceso para cada ubicación.

Factor #3: tiempo de comercialización

PIM informa que 49% de los proyectos de TI terminados tarde. Entonces, al decidir entre comprar una solución de software y construir una solución, hay preguntas importantes que debe hacerse.

¿Qué tan pronto necesita una solución? Si su equipo de desarrollo interno carece del conjunto de habilidades necesarias para ciertas áreas del proyecto, ¿tiene el tiempo para esperar y los recursos para traer a un experto adicional? Cómo “bien la primera vez” debe ser la solución? ¿Tiene los recursos para esperar los problemas de depuración?

PIM informa que 49% del proyecto de TI terminó tarde.

La creación de una solución interna requiere un compromiso inicial sustancial y el proceso de desarrollo desde la concepción hasta la prueba, la depuración y la implementación puede llevar meses o más, según la complejidad de la solución.

Considere su tipo de negocio. Forbes observa que para la mayoría de las empresas minoristas (QSR, tiendas de conveniencia, minoristas de muebles, etc.) es probable que una excelente solución de software esté fácilmente disponible y ya haya demostrado su eficacia en su vertical.

Antes de decidir construir, explore las soluciones de software de auditoría minorista que ofrecen una prueba gratuita. Aparte de unos minutos de exploración, su inversión inicial es esencialmente nula. Algunas aplicaciones le permiten ser en funcionamiento en un día para que pueda "probar" la solución en sus tiendas con sus formularios o listas de verificación existentes.

Factor #4: Soporte continuo

Como se señaló anteriormente, la creación de software es solo una parte del proceso. A medida que la empresa crece y la tecnología sigue cambiando, es importante tener en cuenta los recursos necesarios para proporcionar soporte continuo y actualizaciones.

Seguridad y recuperación

¿Cómo se respaldan los datos, se recuperan en caso de una falla del sistema y se protegen contra la piratería?

Documentación y mantenimiento

¿Quién redactará los documentos de mejores prácticas, brindará capacitación y mantendrá los recursos actualizados?

usabilidad

¿Cómo responderá la empresa a los cambios tecnológicos (móviles, tabletas, aplicaciones, actualizaciones del navegador), las solicitudes de nuevas funciones y garantizará el tiempo de actividad para los usuarios finales?

En el pasado, falta de software preempaquetado fue una de las principales razones para optar por desarrollar una solución internamente. Hoy en día, la naturaleza competitiva de la industria requiere que los proveedores de software sean transparentes acerca de las ofertas y los costos.

Esto significa que puede elegir un proveedor cuyo paquete incluya todo lo anterior, así como precios iniciales para módulos y funciones adicionales. Una de las principales ventajas de adquirir una solución de auditoría minorista es la previsibilidad presupuestaria.

Elija un proveedor en seis pasos

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OTROS RECURSOS DE AUDITORÍA E INSPECCIÓN MINORISTA

Referirse a Categoría de auditorías e inspecciones minoristas para obtener instrucciones y mejores prácticas para auditorías e inspecciones minoristas.

Las principales marcas minoristas y hoteleras de Estados Unidos utilizan Bindy para ejecutar programas y estándares del sitio.