El comercio minorista siempre se mueve rápido, pero con el brote de COVID-19, las empresas deben ajustar sus operaciones y políticas de salud y seguridad diariamente (a veces cada hora). La gerencia tiene la responsabilidad de comunicar rápidamente los cambios de política y las mejores prácticas en sus tiendas.
Es fundamental que los empleados trabajen con la información más actualizada para mantenerse seguros a sí mismos y a los clientes. Así es como una cadena de tiendas de conveniencia ejecutó una actualización de políticas y mejores prácticas en más de 700 ubicaciones.
Estudio de caso: Comunicar cambios en la política
los Organización Mundial de la Salud, Centro de Control de Enfermedades, o el órgano rector emite una nueva política de salud y/o procedimiento de desinfección. Los minoristas deben ejecutar la actualización en diferentes departamentos, en todas las ubicaciones y en diferentes estados.
Cliente
Una cadena de tiendas de conveniencia con más de 700 ubicaciones.
DESAFÍO
La cadena de tiendas de conveniencia necesitaba implementar actualizaciones recientes de regulaciones gubernamentales. Las actualizaciones incluyeron nuevas políticas de higiene, saneamiento y medidas de distanciamiento social para minoristas esenciales. Además, la tienda de conveniencia tuvo que colocar letreros, calcomanías, instalar vidrio protector e implementar nuevos procedimientos de autoservicio de alimentos y bebidas.
Informar a los empleados sobre los cambios de política debe ser rápido, documentado y verificado con fotografías. La oficina central también requería un registro verificable de cuándo se notificó a los empleados, la fecha/hora de finalización y cualquier paso adicional necesario para cumplir con las nuevas políticas y procedimientos.
Las cadenas de correo electrónico y/o las listas de verificación en papel no son lo suficientemente rápidas. Tampoco ofrecen suficientes garantías. Es importante verificar la coordinación de la distribución y adopción de políticas en tiempo real en múltiples ubicaciones.
Ejecución de actualizaciones de políticas en la tienda
Usando un Bindy, la cadena de tiendas de conveniencia creada formularios de inspección personalizados para garantizar que la señalización, las calcomanías de distanciamiento social y el vidrio protector estén en su lugar. Adjuntaron fotos de mejores prácticas. De esta forma, los empleados sabían exactamente dónde y cómo debían colocarse la señalización y el vidrio. Fotos obligatorias verificadas de implementación y colocación.
Se adecuaron procedimientos en Casa Matriz para autoservicio de alimentos. Los gerentes regionales inspeccionaron para asegurarse de que todos los alimentos de autoservicio sin envasar se retiraron de los estantes. En cambio, las tiendas utilizaron alternativas preenvasadas.
Se aplicaron varias políticas nuevas a las estaciones de bebidas. Ahora se proporcionan guantes desechables para las estaciones de café y bebidas. Se quitan las tapas desechables. Los empleados ahora distribuyen las tapas en el momento de la compra. El cliente ya no puede usar envases recargables para bebidas.
La oficina central puede solicitar inspecciones diarias con fotos obligatorias para garantizar que haya guantes disponibles y que se adopten las políticas de bebidas. También pueden adjuntar explicaciones de políticas y FQA directamente a los formularios para que los empleados puedan responder las preguntas de los clientes.
Recuerde, las políticas cambian. Por ejemplo, los órganos rectores han ajustado el número máximo de personas permitidas en una tienda. Mediante el uso de una aplicación de comunicación minorista, la oficina central puede implementar formularios actualizados en todas las tiendas. Además, la oficina central puede solicitar inspecciones para verificar la implementación de políticas actualizadas.
Implementar actualizaciones de políticas con software
Cuando se enfrentan a una crisis, los empleados necesitan información actualizada para proteger a los clientes, a ellos mismos y a la marca. Aquí hay algunas maneras encuadernado puede ayudar a la oficina central a implementar actualizaciones de políticas y procedimientos y garantizar su implementación.
implementar con la gestión de tareas
Asigne tareas para llevar a cabo nuevas políticas y procedimientos de salud y seguridad minorista. Por ejemplo, muchas tiendas de conveniencia están eliminando los alimentos/bebidas de autoservicio y reemplazándolos con opciones preenvasadas. Además, las tiendas están proporcionando a las estaciones de alimentos y bebidas equipo de protección desechable como protectores, guantes y pinzas. Para implementar nuevas políticas de servicio de alimentos, la oficina central puede crear tareas.
El uso de un sistema de gestión de tareas creado para minoristas para distribuir políticas y procedimientos ayuda a las marcas a reaccionar rápidamente y garantizar la adopción.
La oficina central puede crear tareas únicas o múltiples en menos de unos minutos. Pueden asignar una fecha de vencimiento y enviar la tarea a los empleados relevantes. Adjunte fotos de mejores prácticas y documentos de políticas de apoyo directamente a la tarea. Las tareas son accesibles en cualquier dispositivo.
Luego, los empleados pueden adjuntar sus propias fotos para proporcionar prueba de ejecución e implementación de políticas, dejar notas y marcar la tarea como completada. Bindy rastrea automáticamente el usuario, la ubicación, la fecha y la hora.
implementar con la gestión de contenido
La comunicación interna es fundamental durante una crisis y los expertos coinciden en que es mejor comunicarse temprano y con frecuencia. Mantener toda esa comunicación en una sola plataforma hace que sea más probable que los empleados participen. Con Bindy's gestor de contenidos, la oficina central puede compartir noticias organizacionales y actualizaciones de políticas. La información procesable se puede asignar como una tarea.
Por ejemplo, muchas tiendas de conveniencia están actualizando las políticas de limpieza y lavado de manos. La oficina central puede crear actualizaciones e incluir videos y archivos de capacitación sobre el lavado de manos. El administrador de contenido proporciona recibos de lectura, por lo que la oficina central sabe cuándo se han comprometido los empleados.
implementar con acciones correctivas
Cuando la implementación falla, asigne una acción correctiva. Adjunte fotos para ilustrar el incumplimiento. Cuando se resuelve, los usuarios finales también pueden adjuntar fotografías para demostrar la resolución.
Ejecute informes rápidamente desde cualquier lugar, en cualquier dispositivo para monitorear delitos reincidentes o rastrear la resolución en tiempo real.
Hay muchas cosas fuera del control de los minoristas en este momento. Cuando se trata de superar una crisis, es importante concentrarse en lo que puede hacer. Los minoristas pueden mantener las tiendas informadas y operando de manera segura. encuadernado poder ayudar.
Para más COVID-19 recursos y recomendaciones de mejores prácticas, consulte el Blog Bindi.
- Lista de verificación de bienestar de los empleados
- Lista de verificación de coronavirus (COVID-19) para comercio minorista y hotelería
- 5 formas de apoyar a los empleados y clientes durante el COVID-19
- COVID-19: Guía de recursos para la reapertura de tiendas
OTROS RECURSOS de gestión de tareas minoristas
Referirse a Categoría de gestión de tareas minoristas para conocer los procedimientos y las mejores prácticas para la administración de tareas minoristas y de hospitalidad.
