Ahora existen sistemas maduros, altamente eficientes y en gran parte automatizados para realizar auditorías minoristas.
Algunas organizaciones diseñan su propio sistema, uno o más “listas de control“, normalmente con Excel y correo electrónico. ¿Es este enfoque práctico y rentable?
En esta publicación, comparamos cuánto cuestan las auditorías minoristas, con y sin software de auditoría minorista.
Empecemos.
Auditorías en Excel y en papel
Preparación de auditoría
La preparación de la auditoría consiste en programar la auditoría y notificar al propietario/gerente de la tienda (a menos, por supuesto, que la auditoría no se anuncie, en cuyo caso debe programarse en el calendario del gerente de distrito y ser visible para los superiores pero no para la tienda). La preparación de la auditoría también suele implicar la búsqueda de auditorías anteriores y la preparación de notas para la próxima auditoría. esto toma 15 minutos.
Transportación
Llevar a un gerente de distrito a una tienda lleva tiempo. En las mejores circunstancias (un viaje corto, sin volar), se necesita 45 minutos para conseguir un Gerente de Distrito a una tienda y otro 45 minutos para llevarla a su próxima cita. Los administradores de distrito que cubran un área geográfica grande, por supuesto, tomarán más tiempo, pero el objetivo de este ejercicio es ser conservadores con nuestras suposiciones y números.
Auditoría, Plan de Acción y Seguimiento
Se supone que una auditoría regular toma 2 horas. Otro hora se dedica a calcular la puntuación, crear el plan de acción e imprimir y firmar copias. Después de la visita, se espera que el gerente de distrito haga un seguimiento del plan de acción. Con procesos en papel y basados en Excel, esto generalmente requiere llamadas telefónicas y correos electrónicos de seguimiento. Esto toma un hora. El formulario de Excel o en papel generalmente se envía electrónicamente o se envía por correo a la oficina central donde se puede ingresar a un repositorio central y almacenar. esto toma 30 minutos.
Con estas suposiciones, una auditoría minorista basada en Excel o en papel toma 380 minutos. Usando el salario promedio de la industria para un gerente de distrito de $68,781 (incluidos los beneficios, consulte escala de pago), esto se traduce en un costo de $222.25 para la organización. Como sabe cualquier vicepresidente o director de operaciones, este es un dinero bien gastado. En cualquier entorno de varias unidades, garantizar el cumplimiento de los estándares de servicio y comercialización es un garante clave del éxito y la mitigación de riesgos.
¡Lo que no quiere decir que no puedas hacerlo mejor! Compare los costos de Excel y en papel con los de una solución basada en la nube como Bindy.
Software de auditoría minorista
Preparación de auditoría
La preparación de la auditoría está en gran medida automatizada y simplificada en gran medida con Bindy. El sistema ofrece un calendario (que se integra con Outlook) para programar visitas tanto anunciadas como no anunciadas. Los correos electrónicos de notificación y recordatorio se envían automáticamente.
Buscar visitas anteriores es rápido y fácil. Las visitas anteriores muestran tendencias, áreas problemáticas repetidas y elementos pendientes del plan de acción, si los hubiere. El gerente de distrito puede escribir sus notas en la visita programada con anticipación. Esto significa que la preparación de la auditoría solo toma 5 minutos, en lugar de 15.
Transportación
Una vez más, lleva 45 minutos llevar a la gerente de distrito a la tienda y otros 45 minutos llevarla a su próxima cita.
Auditoría, Plan de Acción y Seguimiento
Bindy maneja la geolocalización ("encontrar mi ubicación más cercana") y ahorra tiempo para identificar una tienda y el formulario aplicable para iniciar una visita. Son 10 minutos ahorrados de una visita de 2 horas.
Bindy califica automáticamente la auditoría y, al ser completamente electrónico, no requiere un registro en papel (se crea automáticamente un registro en papel electrónico). Son 20 minutos ahorrados.
El plan de acción de Bindy se construye automáticamente a partir de todos los elementos que no cumplen que se encuentran durante la visita. Crear el plan de acción es simplemente una cuestión de asignar elementos que no cumplen a los individuos, individualmente o en masa. Por eso, en lugar de tardar 45 minutos, solo tarda 15.
Los seguimientos también están en gran medida automatizados. En cualquier momento, el DM puede iniciar sesión en la aplicación para ver cualquier visita con al menos un elemento pendiente del plan de acción. El DM puede hacer un seguimiento electrónico y asignar tareas. No más llamadas telefónicas y correos electrónicos difíciles de rastrear. Por este motivo, el tiempo de seguimiento se reduce de 60 minutos a 15.
Por último, al ser electrónico y en tiempo real, no es necesario enviar por correo o volver a ingresar datos con Bindy. Son otros 30 minutos ahorrados.
De extremo a extremo, una auditoría de campo de Bindy toma 235 minutos. Usando el mismo salario promedio de la industria para un gerente de distrito, esto se traduce en un costo de $137.45 para la organización.
Excel/Paper vs. software de auditoría minorista
La combinación de automatización y ahorro de mano de obra significa que la organización ahorra 145 minutos y $84.81 por cada auditoría de campo realizada con Bindy.
Para obtener más información sobre los costos y el ROI de las auditorías minoristas, consulte El costo del incumplimiento.
OTROS RECURSOS DE AUDITORÍA E INSPECCIÓN MINORISTA
Referirse a Categoría de auditorías e inspecciones minoristas para obtener instrucciones y mejores prácticas para auditorías e inspecciones minoristas.
