Cómo construir una lista de verificación de auditoría minorista

Las auditorías minoristas, también llamadas Visitas a la tienda o Inspecciones de la tienda, impulsan un mayor cumplimiento de los estándares de la marca a nivel de la tienda. Aumentan las ventas y los márgenes de beneficio, aumentan la satisfacción del cliente y reducen los riesgos comerciales.

Tal vez esté comenzando un programa de auditoría minorista desde cero. Tal vez tenga un programa existente y esté buscando mejorarlo o automatice su lista de verificación. Independientemente de las circunstancias, hemos preparado una lista de mejores prácticas, intencionalmente de alto nivel, para ayudar a los minoristas con esta tarea.

¿Qué es una lista de verificación de auditoría minorista?

Una lista de verificación de auditoría minorista es una lista de verificación inteligente. Se basa en un formulario, tiene puntos, imágenes de mejores prácticas, archivos adjuntos, elementos condicionales, elementos críticos y recomendaciones de planes de acción.

Permite verificar los estándares, rastrear, asignar y resolver las deficiencias cuando los gerentes de distrito o de ventas visitan las tiendas.

Una auditoría permite a la oficina central garantizar que los estándares, programas y políticas de la empresa se implementen en su totalidad, a tiempo y en cada tienda.

¡Así que profundicemos en cómo construir uno!

Piense en los "metadatos" de la lista de verificación

Los metadatos son datos sobre la visita a la tienda. Los clientes que usan formularios basados en Excel normalmente esperan campos ingresados por el usuario, como número de tienda, completado por, fecha, etc.

Los metadatos están en gran parte automatizados/precargados con software de auditoría minorista. Con el software de auditoría minorista, la información del auditor se deriva del inicio de sesión, la lista de selección de la tienda se crea específicamente para cada usuario y se basa en la ubicación GPS actual del usuario y la fecha seleccionada. 

Agrupar elementos en secciones. ordenar las secciones según el “flujo natural” de la visita.

Siempre que sea posible, las secciones deben diseñarse para que coincidan con el flujo natural de una visita (un gerente de distrito/área caminando físicamente por la tienda). Comience con el exterior (el estacionamiento, si corresponde, la ventana en un centro comercial) y avance hacia adentro, alrededor de los pasillos y hacia la parte trasera de la tienda.

Si bien puede saltar entre las secciones durante o después de la visita, configurar su lista de verificación de auditoría minorista de acuerdo con el flujo natural de una visita ahorra tiempo y es más intuitivo.

Piense en artículos y secciones "no aplicables"

Es posible que ciertas secciones o elementos de su lista de verificación de auditoría minorista no se apliquen a todas las ubicaciones. Por ejemplo, la sección "Baños" probablemente no sea aplicable en una tienda ubicada en un centro comercial. Asimismo, el apartado “Drive-thru” no será aplicable en un restaurante que no disponga de él.

Hacer esto ahorra tiempo y es más intuitivo. Software de auditoría minorista le permite deshabilitar secciones y artículos completos en ciertas tiendas según el tipo de tienda. 

Aplicación de lista de verificación para comercio minorista y hotelería

Asegúrese de que su lista de verificación tenga una cobertura adecuada

Si bien las situaciones individuales varían, debe abordar algunas o todas las siguientes áreas, cada una representada como una sección:

  1. Exterior de la tienda (ver lista de verificación del área exterior)
  2. Presentación y Merchandising (ver ejemplo de lista de verificación de comercialización)
  3. Productos y Preparación (ver lista de verificación de seguridad alimentaria)
  4. Personal y rapidez del servicio
  5. Personal y Formación
  6. Equipamiento (ver ejemplo de lista de verificación de equipo de cocina comercial)
  7. Seguridad, manejo de efectivo y prevención de pérdidas (ver ejemplo de lista de verificación de prevención de pérdidas)
  8. Drive-thru (ver ejemplo de lista de verificación de drive-thru)
  9. Promociones (ver ejemplo de lista de verificación de comercialización)
  10. Parte trasera de la tienda e inventario
  11. Baños (ver ejemplo de lista de verificación de limpieza de baños comerciales)
  12. Seguridad (ver ejemplo de lista de verificación de protección contra incendios)
  13. Política (ver ejemplo de lista de verificación de acoso sexual)

Evita secciones grandes

En lugar de crear una pequeña cantidad de secciones grandes, considere crear una mayor cantidad de secciones pequeñas. Esto ayuda con la entrada de datos, especialmente en teléfonos inteligentes, y también hace que los informes sean más granulares y significativos.

Asigne puntos a los elementos según su importancia relativa

Asigne puntos de acuerdo con la importancia relativa de cada criterio. Si bien es fácil pensar que todo es importante (y si un criterio no es importante, no debería estar en su lista de verificación de auditoría minorista), algunos elementos son más importantes que otros, a veces críticos para la continuidad del negocio. Cuestiones de salud y seguridad se me ocurre.

Asigne puntos y haga uso de la bandera "Crítico" en consecuencia. Un elemento crítico establece el valor de toda la sección en cero, independientemente de otros elementos, si se encuentra en incumplimiento durante la visita.

Sea específico, descriptivo y visual.

Las normas deben ser claras e inequívocas. No utilice palabras vagas como "reciente" o "bueno". Por ejemplo, en lugar de decir "Reunión de personal celebrada recientemente", considere usar "Reunión de personal celebrada hace menos de 5 días calendario". Si se refiere a temperaturas o tiempos transcurridos, proporcione números reales. Explique claramente cuál es el estándar.

Si se necesita un párrafo para definir el estándar, use un párrafo. Si tiene uno, adjunte una foto de mejores prácticas a un elemento para ilustrar el estándar; una imagen suele valer más que 1.000 palabras y es más probable que cause una impresión que las palabras solas.

Software de auditoría minorista a menudo le permite adjuntar imágenes y documentos de respaldo a cualquier elemento y sección del formulario, así como también a las tareas.

Piense en la frecuencia de las visitas

La frecuencia de las visitas de los gerentes de distrito (al menos las visitas que involucran la lista de verificación de auditoría minorista) puede variar mucho de una organización a otra.

En un extremo del espectro, algunas organizaciones (incluidas las grandes organizaciones en el negocio de servicios de alimentos y hotelería) tienden a realizar hasta una visita cada dos semanas. Otras organizaciones solo pueden realizar una visita por trimestre. Algunas organizaciones utilizan un modelo híbrido. Utilizan un formulario estándar para capturar sus estándares básicos (por ejemplo, dos veces al año) y crean una serie de formularios más pequeños para visitas durante todo el año, a veces vinculando estas visitas a programas estacionales.

Comunicar, ejecutar y verificar es como la buena hospitalidad se convierte en grande

Es costumbre crear un formulario por área de riesgo clave o unidad de negocio: Operaciones, Comercialización, Salud y seguridad, Seguridad, Front of house y Back of house.

Software de auditoría minorista permite a una organización crear cualquier cantidad de formularios, cada uno con su propia fecha de inicio y finalización. Software de auditoría minorista también admite autoauditorías que se pueden usar como una medida provisional hasta que se pueda realizar una visita del gerente de distrito.

Discuta la lista de verificación con su equipo de campo

Discuta la lista de verificación con sus gerentes de distrito, franquiciados y gerentes. Solicite su opinión y retroalimentación. Llamamos a esta fase “calibración“. Una lista de verificación de auditoría minorista es tanto una herramienta de inspección como un vehículo de capacitación. Definir el estándar, comunicarlo y medirlo. Cumpla con el estándar y logre sus objetivos.

¿Estás creando tu propia aplicación o estás usando una aplicación lista para usar?

Los factores que deben impulsar su decisión son sus costos, el retorno de la inversión, el tiempo de comercialización y el valor y los beneficios que obtendrá del software que elija. Lea más sobre comprar vs construir: Software de auditoría minorista: comprar vs construir 

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OTROS RECURSOS DE AUDITORÍA E INSPECCIÓN MINORISTA

Referirse a Categoría de auditorías e inspecciones minoristas para obtener instrucciones y mejores prácticas para auditorías e inspecciones minoristas.

LA GUÍA DEFINITIVA DE AUDITORÍAS MINORISTAS 

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