Gestión de tareas minoristas, guía completa

La ejecución de tareas a nivel de sitio es un desafío para la mayoría de los grupos minoristas y hoteleros. Un sistema eficaz de gestión de tareas impulsa ejecución de la tienda, participación en el sitio y compromiso a nuevas alturas.

Un error común que cometen los minoristas es tratar de administrar las tareas por correo electrónico. Es casi imposible mantenerse al tanto de programas complejos y muchas partes móviles a través del correo electrónico: quién ha hecho qué, dónde y cuándo.

Es por eso que hemos elaborado esta guía completa para la gestión de tareas en el comercio minorista y la hostelería.

Sumerjámonos.

CONTENIDO

Cuando termine, aquí encontrará contenido que otros lectores encontrarán útil:
¿Qué es la gestión de tareas minoristas?
¿Qué es una tarea?
Por qué falla la ejecución de tareas
Cómo mejorar la gestión de tareas
Asignar una tarea o realizar una inspección
Guía de gestión de tareas de Bindy

¿Qué es la gestión de tareas minoristas?

Gestión de tareas minoristas es el proceso de gestión de tareas que incluyen prioridad, fecha de vencimiento, distribución granular a destinatarios seleccionados, fotografías de verificación, seguimiento e informes en tiempo real. La gestión de tareas ayuda a las marcas minoristas y hoteleras a lograr objetivos específicos mediante la distribución de solicitudes procesables y rastreables.

Dos tipos de tareas

En el comercio minorista existen generalmente dos tipos de Tareas: tareas operativas recurrentes y tareas ad-hoc.

Tareas recurrentes

Las tareas recurrentes son las que mantienen el negocio minorista funcionando sin problemas. Esto incluye recuentos periódicos de inventario, revisión de operaciones y auditorías de seguridad. Este tipo de tarea también engloba responsabilidades diarias como reabastecimiento, limpieza, etc. Es decir, los tipos de tarea que suele representar un Lista de Verificación.

Tareas ad-hoc

Una tarea ad hoc es un llamado a la acción único. Por ejemplo, montar un expositor de merchandising especializado, implementar un cambio de política, asignar capacitación adicional, o recordando un producto. Estas tareas pueden ser urgentes y, si no se completan a tiempo, pueden detener procesos comerciales esenciales o dañar la reputación de una marca.

Tanto las tareas recurrentes como las ad-hoc también se pueden dividir en tareas de acción única y de acción múltiple.

Tareas de una sola acción

Las tareas de acción única son tareas simples que generalmente se completan en un solo paso. Por ejemplo, colocar letreros de venta actualizados, reemplazar bombillas quemadas en el letrero de una tienda o actualizar el tablero sándwich con las ofertas especiales del día. Este tipo de tareas pueden pasarse por alto o simplemente olvidarse en el ajetreado mundo cotidiano del comercio minorista y la hostelería.

Tareas de acción múltiple

Las tareas de múltiples acciones son más complejas y constan de múltiples pasos de acción y subtareas. Es posible que sea necesario completar los pasos en un orden específico. Este tipo de tarea puede incluir la limpieza nocturna de equipos de cocina complejos, el procesamiento de entregas de nuevos productos o la incorporación de un nuevo empleado.

Cuando se trata de estas tareas, puede ser fácil omitir pasos o completar parcialmente la tarea. Por ejemplo, esta es la razón por la cual los empleados de la tienda solo ejecutan las exhibiciones según lo planeado. 37% del tiempo.

Por qué falla la ejecución de tareas

Antes de discutir la implementación de herramientas para mejorar la gestión de tareas en las tiendas, es útil considerar las causas fundamentales de la finalización deficiente de las tareas en el comercio minorista.

Distracción

No es inusual que los empleados minoristas sientan que están siendo empujados en una docena de direcciones diferentes todos los días. A veces, las tareas que llaman la atención no son las más importantes o esenciales para las operaciones, sino las más disruptivas o notorias. Por ejemplo, los interminables correos electrónicos que suenan constantemente desde el teléfono del gerente de una tienda.

Los gerentes de tienda y los gerentes de distrito a menudo están sujetos a distracciones extremas. Entre los clientes que necesitan atención, las preguntas de los empleados y la formación, es muy fácil perder de vista las tareas esenciales.

Confusión sobre las prioridades

Los equipos pueden tener diferentes inclinaciones y prioridades según su propia experiencia y sensibilidad. Si bien eso no tiene nada de malo, las marcas deben asegurarse de que las tareas y programas centrales que forman la columna vertebral de su estrategia se ejecuten en su totalidad y a tiempo.

Sin establecer prioridades para las tareas, los empleados también pueden exhibir lo que Harvard Business Review denomina "sesgo de finalización de tareas". Un estudio de Escuela de Negocios de Harvard argumenta que a medida que aumenta la cantidad de tareas para un empleado, el empleado puede optar por completar primero las tareas más fáciles como una forma de marcar su lista, tener una sensación de logro y aliviar su carga de trabajo.

Si bien esto aumenta el rendimiento a corto plazo, eventualmente el sesgo de finalización de tareas tiene un efecto negativo en el aprendizaje de los empleados e impacta negativamente en el rendimiento a largo plazo de la organización, ya que las tareas más difíciles y que consumen más tiempo continúan posponiéndose.

Lagunas de información

Según una encuesta reciente de Gallup, sólo mitad de 2,2 millones de empleados encuestados dicen que entienden lo que se espera de ellos en el trabajo. Este mismo estudio encontró que tan solo el 12% de los empleados está totalmente de acuerdo con que su gerente los ayude a establecer prioridades de trabajo.

Las tareas organizacionales importantes pueden quedarse en el camino simplemente porque los empleados no saben que son responsables de la tarea o no entienden las expectativas de la tarea.

Cómo mejorar la gestión de tareas

El éxito en el comercio minorista se reduce a ejecución.

“Existe un vínculo directo entre su resultado final y la productividad de su personal; si está buscando aumentar sus ingresos, debe comenzar con sus empleados”, argumenta el experto minorista. Francesca Nicasio.

Y continúa: "Bríndeles herramientas para hacer mejor su trabajo y maximizar la productividad del personal". Si quieres Mejore la ejecución de tareas en tiendas minoristas, comience con las herramientas adecuadas..

Usa las herramientas adecuadas

La herramienta de gestión de tareas minoristas adecuada marca la diferencia. Muchos piensan que un Lista de verificación de Excel y correo electrónico o programas como Google Keeps o Apple Notes son suficientes para impulsar la ejecución en la tienda. Pero ninguna de esas opciones ofrece a los minoristas un lugar centralizado para todas las tareas. Tampoco permiten realizar un seguimiento de la finalización de tareas en todas las tiendas. Para ser exitosa y confiable, una plataforma de gestión de tareas debe ser un registro de autoridad centralizado.

"La tecnología puede hacer o deshacer su capacidad para ejecutar una operación minorista sin problemas", dice líder de pensamiento minorista Jazmín Glasheen. Ella señala que tratar de realizar un seguimiento de todas las piezas móviles de forma manual "puede dar lugar a una serie de errores humanos que cuestan su resultado final".

En su lugar, elija un solución en el que puede asignar tareas a destinatarios específicos para cualquier necesidad de la tienda. Lo que es más importante, encuentre una solución que ayude a su equipo a hacer su trabajo y coloque toda la información que necesitan en un solo lugar para ejecutar más rápido: directivas, fotos y documentos de respaldo.

Debido a que los equipos minoristas están en movimiento, su solución debe poder ejecutarse en todos los dispositivos para que, sin importar dónde se encuentren sus empleados, puedan participar. Por último, no tiene sentido asignar una tarea si no puede realizar un seguimiento de las tasas de finalización fácilmente y en tiempo real. Hacerlo garantiza que los problemas no se pasen por alto.

Implementando nuevas herramientas

Puede ser desalentador pensar en integrar nueva tecnología en sus tiendas minoristas. ¿Cuánto tiempo llevará capacitar a los empleados? ¿Los empleados adoptarán la nueva herramienta?

Tenga en cuenta las herramientas que mejoran la eficiencia y la organización involucran a los empleados. En realidad, 80% de los trabajadores minoristas creen que su satisfacción laboral mejoraría si su tienda funcionara de manera más eficiente.

Elija una plataforma que sea intuitiva y hecha para su industria, como encuadernado. Con una inversión mínima en capacitación inicial, simplemente eliminará el tiempo dedicado a rastrear problemas mediante correo electrónico y seguimiento manual. Además, aproveche la capacitación ofrecida por el proveedor para Ahorre en costos y pruebas gratuitas. para que puedas ver la plataforma funcionando en tus tiendas.

Si no está seguro de cómo integrar nuevas tecnologías en sus tiendas, consulte nuestro blog: Cómo implementar nuevas tecnologías en su negocio minorista.

Crédito de la foto: Shutterstock

Establecer fechas de vencimiento

Las fechas de vencimiento ayudan a los empleados a priorizar. Se trata de algo más que completar una tarea para cumplir una fecha límite; las fechas de vencimiento también ayudan a los empleados a saber qué no es una prioridad inmediata.

Sin fechas de vencimiento, puede parecer que todo vence de inmediato. Esto puede llevar a que el personal se sienta abrumado y puede desencadenar el proceso que conduce al “sesgo de finalización de tareas” mencionado anteriormente.

Establezca fechas de vencimiento según la importancia y en línea con el calendario exclusivo de su empresa. Por ejemplo, no es una buena idea que una empresa floral encargue a los empleados conteos de inventario o capacitación durante los meses ocupados de diciembre, febrero y mayo. Sin embargo, es apropiado asignar una tarea para entregar exhibidores de puntos de venta con mercancía apropiada para las festividades.

Las fechas de vencimiento son una parte real del comercio minorista. Considere que una pantalla POP correctamente ejecutada puede ofrecer tanto como una 45.5% aumento de ventas cuando se configura correctamente y a tiempo.

Cumplir plazos, completar el reabastecimiento y ejecutar planes de marketing puede aumentar las ventas en la misma tienda en 3.7%. Si no se ejecutan las tareas minoristas a tiempo, quedan miles de dólares sobre la mesa.

ser claro

Las tiendas funcionan mejor con directivas claras y detalladas. La tarea debe ser directa e inequívoca.

No se limite a decir: "Retirar todas las lechugas romanas". Dé instrucciones sobre cómo retirar y desechar la lechuga de manera segura. Si está utilizando una solución como encuadernado, puede adjuntar documentación que informe a los empleados sobre el retiro del producto y cómo pueden responder las preguntas de los clientes. Proporcione un planograma y fotos para que los empleados sepan exactamente cómo llenar el espacio de lechuga ahora vacío.

Es posible que desee considerar dividir los proyectos con varios pasos en tareas individuales más pequeñas en aras de la claridad. Con Bindy, puede vincular tareas entre sí para que los empleados puedan completarlas en el orden requerido para garantizar que no se pierda ningún paso.

Hacer un seguimiento

Asegúrese de poder realizar un seguimiento de las tasas de finalización y realizar fácilmente un seguimiento de las tareas atrasadas. Con Bindy, puede ejecutar informes o monitorear las tasas de finalización con codificación de colores desde la página de la tarea.

Una vez programadas, las notificaciones de tareas se envían automáticamente, se colocan en el panel del empleado y en su calendario. Todos incluyen enlaces en los que se puede hacer clic para que los empleados puedan navegar fácilmente a la tarea. Los empleados pueden comentar sobre la tarea o informar al creador de la tarea sobre cualquier problema. Pueden demostrar la finalización adjuntando fotos.

Como antropólogos minoristas kizer y doblador observe: "Lo que se mide tiende a hacerse". Mantenerse al tanto de las tasas de finalización también puede ayudarlo a identificar patrones de retrasos y comprender mejor dónde se requiere capacitación.


El tiempo y los recursos empleados en la planificación se desperdician si el programa no se ejecuta

¿Asignar una tarea o usar una lista de verificación?

Puede haber cierta confusión en la industria minorista sobre el término "tarea". Algunos minoristas piensan en las tareas de un empleado como "lo que deben lograr durante su turno". Técnicamente, cualquier tarea que le asigne a un miembro del equipo podría denominarse "tarea", incluidas las tareas diarias de apertura o cierre, la realización de una auditoría de prevención de pérdidas o la actualización de su capacitación en seguridad.

Puede ser un desafío descubrir qué herramienta es la más adecuada para asignar y hacer un seguimiento de todas estas "tareas". Estas son nuestras recomendaciones de características y herramientas para ayudar a ejecutar tareas recurrentes, ad-hoc, de una sola acción y de múltiples acciones.

Tareas recurrentes

Por lo general, las tareas recurrentes se manejan mejor con un Lista de Verificación. Utilice una plataforma que le permita crear tantos tipos de listas de verificación como necesite para las responsabilidades diarias, prevención de pérdidas auditorías, o salud y seguridad inspecciones Utilice un lenguaje claro y conciso para cada elemento de la lista de verificación.

Como con cualquier tarea, las ilustraciones son útiles, así que incluya fotos de las mejores prácticas. Optimice el flujo de trabajo adjuntando documentos de respaldo directamente al elemento o las preguntas. De esta manera, los empleados no tienen que alejarse de la tarea para buscar información; ya está ahí

¿Necesita asegurarse de que ciertos empleados completen una lista de verificación en particular? Use Bindy para "Solicitar una inspección" o programe la inspección en el calendario de los usuarios. Ejecute un informe simple para ver cuándo los usuarios completaron la inspección y qué ubicaciones faltan.

Tareas ad-hoc

Las tareas ad-hoc suelen ser sensibles al tiempo (retiradas de productos, exhibiciones POP, etc.). Puede usar el módulo de tareas de Bindy para asignar estas tareas en segundos, adjuntar fotos y documentación, e incluso solicitar fotos obligatorias para completar la tarea.

No es raro que se encuentren problemas mientras los empleados realizan una inspección o auditoría. Cuando esto sucede, los usuarios pueden usar el módulo de tareas para asignar un problema en tiempo real. Adicionalmente, el inspector puede asignar un plan de acción, es decir, una acción correctiva con fecha de vencimiento. Los planes de acción se pueden asignar mientras las inspecciones están en curso o una vez completadas.

Con informes fáciles de ejecutar, la oficina central puede verificar la finalización de tareas y planes de acción desde cualquier lugar. Los usuarios reciben recordatorios de seguimiento cuando las tareas o los planes de acción están atrasados para que nada se pierda o ponga en riesgo la reputación de la marca.

Tareas de una sola acción

Las tareas de una sola acción se pueden combinar para crear una lista de verificación. Como reabastecer varios estantes a través de la tienda. Usando Bindy's administración de tareas módulo, también puede asignar tareas de una sola acción de forma masiva por rol según sea necesario o para usuarios específicos.

A menos que lo haga a tiempo, en su totalidad, en cada sitio, no está ejecutando nada

Tareas de acción múltiple

Las tareas de acción múltiple se pueden combinar para crear una lista de verificación paso a paso numerada. También es posible crear una serie de tareas vinculadas con Bindy, lo que requiere que la primera tarea esté completa antes de que la siguiente esté disponible.

Avanzando con la gestión de tareas

La gestión de tareas puede tener un aspecto diferente en función de su vertical minorista. La implementación de un programa de administración de tareas se reduce a descubrir cuáles son sus puntos débiles de productividad e implementar un enfoque de arriba hacia abajo para mitigar esos puntos débiles. Se estima que el costo del incumplimiento es 3.5 veces más alto que el costo de invertir en programas que promuevan el cumplimiento organizacional y la finalización de tareas.

La única forma de saber si las tiendas realmente están ejecutando tareas de comercialización, operaciones o prevención de pérdidas es contar con una herramienta que permita un seguimiento fácil y en tiempo real. Usar la herramienta adecuada ayudará a mantener a todos, en todos los niveles, en la misma página y enfocados.

Un comentario sobre «Retail Task Management, Comprehensive Guide»

Deja un comentario