Los fideicomisos de inversión en bienes raíces de tamaño mediano a grande son más vulnerables al fraude en sus operaciones de estacionamiento que las empresas inmobiliarias más pequeñas y los efectos pueden ser más devastadores para el resultado final.
Los tipos de fraude que los propietarios y administradores de propiedades deben tener en cuenta generalmente se dividen en cuatro categorías: robo de efectivo, robo de validación (cupones de descuento), fraude de estados financieros y abuso de acceso mensual de estacionamiento. El robo de efectivo o la apropiación indebida del efectivo recaudado constituyen la mayoría de las actividades fraudulentas; sin embargo, el fraude en los estados financieros está creciendo en el mercado.
Estas actividades ilegales, ya sea mediante el robo directo de efectivo, la venta de cupones de descuento de validación por efectivo o el mal manejo de las tarjetas de acceso de estacionamiento mensuales, generalmente las realizan directamente los asistentes de estacionamiento. Esta es una dura realidad para muchos REIT comerciales, que a menudo construyen una larga relación de confianza con sus operadores de estacionamiento durante muchos años.
El otro tipo principal de fraude involucra informes de estados financieros tales como sobornos/pagos de subcontratistas de estacionamiento (por ejemplo, para lavado a presión, limpieza, etc.) o inflar los gastos operativos. En este caso, la alta dirección de una empresa de aparcamientos se beneficia personalmente, aunque violando sus responsabilidades éticas y legales con su cliente REIT.
La razón por la que los REIT comerciales medianos y grandes se enfrentan a un mayor riesgo se debe a varios factores. Falta de capacitación, supervisión directa por parte del personal de la propiedad o administradores que realizan múltiples tareas en grandes carteras dentro de plazos estrictos. Además, a menudo se construyen relaciones cercanas entre el personal de servicio y los clientes habituales, lo que puede dar lugar a casos de robo en forma de estacionamiento gratuito mensual.
También puede haber una deficiencia en los procedimientos formales de supervisión por parte de los REIT cuando se trata de estacionamiento, junto con una falta de experiencia en la comprensión de los informes de ingresos por estacionamiento. Todos estos factores juegan un papel importante en la salud fiscal general de un activo REIT.
Dicho esto, es vital que los REIT comerciales tomen las medidas necesarias para identificar todo tipo de fraude en sus instalaciones de estacionamiento y disuadirlo lo antes posible. Aquí hay 7 pasos para ayudarte.
1. Designar un administrador dedicado
Debido a su tamaño masivo, muchos REIT comerciales tienen varias personas que manejan funciones de contabilidad, como cuentas por cobrar, procesamiento de pagos, pago de facturas, etc. y registran estas funciones en un sistema contable. Esto puede hacer que sea mucho más fácil que los casos de fraude de operadores de estacionamiento pasen desapercibidos. Los REIT deben tener al menos una persona capacitada para supervisar todas las funciones relacionadas con el estacionamiento y participar en las reuniones mensuales de informes de ingresos con el operador del estacionamiento.
2. Conozca a su operador de estacionamiento
Si bien todas las empresas se esfuerzan por contratar proveedores honestos, tener un informe detallado Solicitud de propuesta/Solicitud de cotización El proceso de estacionamiento puede ayudar a prevenir el fraude. Las verificaciones de antecedentes, las cartas de referencia y la evaluación de otros sitios administrados por un posible operador de estacionamiento proporcionarán detalles que no se identificarán fácilmente durante una reunión cara a cara.
los Solicitud de propuesta/Solicitud de cotización El proceso de evaluación proporciona a los REIT la capacidad de solicitar detalles sobre la metodología de información financiera, la transparencia y los controles de auditoría interna.
Aunque pueda parecer contradictorio, los operadores de estacionamiento que cometen fraude a menudo son percibidos por sus clientes como los más confiables porque harán todo lo posible para ayudar y ganarse la confianza. Un proveedor de estacionamiento que opera con autonomía casi total y sin supervisión directa por parte del REIT puede aumentar exponencialmente las posibilidades de fraude con el tiempo.
3. Implementar Controles Internos
Los REIT comerciales necesitan crear y mantener controles internos para prevenir y detectar el fraude en su cartera. Estos deben incluir la revisión de los datos de la cuenta financiera frente a los informes de equipos de estacionamiento, la actividad de la cuenta bancaria, el establecimiento de un sistema de aprobación de varias personas para los reembolsos de los proveedores y otras funciones contables. Al realizar una auditoría regular de la actividad financiera de los operadores de estacionamiento, los REIT pueden reducir en gran medida la posibilidad de fraude.
4. Depósitos Directos
Con la disponibilidad de la banca en línea, es fácil revisar rápidamente la actividad y los estados de cuenta. Al solicitar que el operador de estacionamiento deposite ambos flujos de ingresos (efectivo/crédito de estacionamiento transitorio y crédito de estacionamiento mensual) directamente en la cuenta bancaria del REIT, el riesgo de pago incorrecto o pago insuficiente por parte del operador se reduce considerablemente.
Esto proporciona al REIT más visibilidad sobre las finanzas del estacionamiento, además de tomar el control y eliminar cualquier retraso en el pago por parte del operador del estacionamiento. El depósito directo también le da al REIT una oportunidad adicional de hacer una revisión de controles y balances de los ingresos recaudados para verificar la legitimidad de los gastos operativos que se reembolsarán al operador del estacionamiento.
5. Auditar los libros regularmente
Los REIT deben auditar de forma rutinaria sus instalaciones de estacionamiento en áreas de pagos en efectivo y el uso de boletos de validación. Además, las "auditorías puntuales" ocasionales no anunciadas sobre las recaudaciones de ingresos diarias y las reposiciones mensuales de flotación de Pay on Foot pueden ayudar a detectar el fraude en escenarios de alto riesgo.
Comparar los informes de transacciones de equipos de estacionamiento con los ingresos recaudados reducirá la probabilidad de fraude no identificado. Empresas de terceros como AuditoríaParque ofrecemos servicios de auditoría, así como una lista de verificación de prevención de fraudes para ayudar a los REIT a identificar riesgos y desarrollar controles internos para evitar pérdidas.6. Tolerancia cero
Si ha configurado su REIT con medidas de prevención de fraude y procedimientos de informes, aún debe hacer un seguimiento revisando los informes de ingresos y gastos de su operador de estacionamiento de forma regular. Para reforzar la eliminación del fraude, debe haber tolerancia cero para casos de robo por parte del personal del sitio o informes poco éticos por parte del operador del estacionamiento.
Al final del día, el REIT está pagando al operador del estacionamiento por sus servicios de administración. Si no se puede confiar en el personal del sitio con efectivo o boletos de validación, ¿cuánto esfuerzo ha invertido realmente el operador del estacionamiento en la seguridad y precisión de los ingresos del cliente?
No hay "regla de tres strikes" en este caso. Los operadores de estacionamiento deben saber que es "uno y fuera" cuando se trata de robo. Al implementar esta regla, los operadores de estacionamiento realizarán un esfuerzo más concertado para garantizar que tanto los ingresos por estacionamiento como el uso de boletos de validación sean seguros y precisos.
7. Obtenga la opinión de un experto
Si un REIT ha implementado medidas de prevención de fraude y los números aún no cuadran, o si podría haber implicaciones legales, puede ser prudente contratar a un consultor de estacionamiento y un contador profesional para que vengan y realicen una revisión más extensa del estacionamiento. los ingresos informados por el operador. AuditPark Services Inc. trabaja con CPA y Examinadores de Fraude Certificados y puede proporcionar una gran ayuda en la disuasión, detección y, si es necesario, enjuiciamiento del fraude de ingresos por estacionamiento.
OTROS RECURSOS DE AUTOMOCIÓN Y APARCAMIENTO
Referirse a Categoría Automotriz y Estacionamiento para listas de verificación, procedimientos y mejores prácticas para las industrias automotriz y de estacionamiento.
OTROS RECURSOS PARA LA PREVENCIÓN DE PÉRDIDAS
Referirse a Categoría de prevención de pérdidas para obtener listas de verificación, procedimientos y mejores prácticas para la prevención de pérdidas.
Sobre el Autor:
ross frangos es el Presidente y Fundador de AuditPark Services Inc., una firma de consultoría de estacionamiento con sede en Toronto ON. Se especializa en Solicitudes de Propuestas, documentos de estacionamiento y asistencia a sus clientes en la contratación de servicios de administración de estacionamiento.
