No es ningún secreto que las visitas al sitio son increíblemente importantes para sus operaciones minoristas. Las auditorías e inspecciones de tiendas le permiten evaluar programas e iniciativas, garantizar el cumplimiento e incluso conectarse con equipos en el terreno.
Sin embargo, también pueden tomar tiempo. Entre los preparativos de la auditoría, el tiempo de viaje, la inspección de las tiendas y el seguimiento, las visitas al sitio pueden llevar desde un par de horas hasta un día completo, posiblemente más. Sin mencionar que cuando se realizan de manera ineficiente, los procedimientos de visita al sitio se prolongan aún más, lo que resulta en una pérdida de tiempo y esfuerzo.
Esto es lo último que quiere cualquier empresa, por lo que debe esforzarse continuamente para tener visitas al sitio más productivas que le ahorren tiempo y dinero.
1. Tenga un objetivo claro mucho antes de que se realice la visita al sitio
Como con casi cualquier tarea importante, tener un objetivo claro es imprescindible. Antes de realizar una visita al sitio, primero identifique su propósito y metas. Específicamente:
¿Qué tipo de auditoría o inspección está realizando? Algunas auditorías se centran en comercialización, mientras que otros se centran en seguridad, o salud y seguridad. En ciertos casos, una inspección se centra en una campaña o iniciativa específica.
¿Cuál es el resultado que le gustaría ver? Identifique los resultados clave que le gustaría lograr con la auditoría. ¿Es simplemente para ver cómo se ejecuta una campaña? ¿Está buscando mejorar el puntaje de cumplimiento de un distrito? Cualquiera que sea el caso, asegúrese de saber cómo se ve el "éxito" antes de realizar sus inspecciones.
Utilice las respuestas a las preguntas anteriores para guiar sus inspecciones. Identificar sus objetivos lo ayudará a determinar qué elementos incluir en su listas de control, qué preguntas hacer y qué priorizar. Es menos probable que se desvíe, lo que significa que las auditorías se realizan de manera más eficiente.
2. Sea sistemático y planifique su visita con anticipación
Los gerentes de distrito a menudo tienen que visitar varias tiendas, y viajar de una cita a la siguiente suele demorar unos 45 minutos (más si el gerente cubre una gran área geográfica).
Si desea ahorrar tiempo en las inspecciones, puede valer la pena optimizar su programa. Un poco de planificación previa sobre qué tiendas visitar y en qué orden puede ser de gran ayuda. Por lo tanto, planifique su visita con anticipación.
El uso de un mapa real puede ser útil aquí. Marque los puntos en el mapa que necesita visitar, luego identifique qué rutas le ahorrarán más tiempo. Tenga en cuenta factores como la hora del día y el tráfico.
Google Maps tiene una característica útil que puede estimar cuánto tiempo llevará un viaje en función de las condiciones de tráfico habituales para una hora particular del día. Simplemente ingrese su dirección de partida y destino, luego indique la fecha y hora del viaje. Luego, Google mostrará una estimación del tiempo de viaje, que puede usar para planificar sus citas.
Herramientas como encuadernado Ofrezca un mapa integrado con una función de ruta entre sus tiendas para hacerlo aún más fácil.
También puede ser útil trazar un mapa de su ruta cuando esté en la tienda. ¿Qué secciones o departamentos inspeccionará primero? ¿En qué parte de la tienda se encuentran? Saber estas cosas con anticipación le permitirá comenzar a trabajar una vez que esté en el sitio.
3. Evite el uso de herramientas manuales o basadas en papel como portapapeles y listas de verificación en papel
Las herramientas basadas en papel, como los portapapeles físicos y las listas de verificación, son contraproducentes en el panorama cada vez más digital de hoy. Usar lápiz y papel no solo lleva más tiempo, sino que también te hace propenso a cometer errores. Además, las notas manuales a menudo deben volver a ingresarse en otro sistema para que la información se comparta o analice.
Las hojas de cálculo de Excel son un paso adelante, pero también pueden ser ineficientes. Si bien las hojas de cálculo funcionan bien para registrar y tabular datos, no están diseñados para la gestión de tareas y la colaboración — dos tareas que son críticas cuando se realizan visitas al sitio.
Es mucho mejor si digitaliza sus auditorías e inspecciones usando una herramienta como Bindy, que le permite crear listas de verificación, programar inspecciones y administrar tareas mediante una plataforma intuitiva basada en la nube.
Bindy agiliza las visitas al sitio y las inspecciones al eliminar el trabajo manual y la doble entrada. Esto significa que puede concentrarse menos en las tediosas tareas administrativas y dedicar más energía a visitar las tiendas y mejorar el rendimiento del equipo.
4. Traiga a otros miembros del equipo a la misma plataforma
¿Ya utiliza una solución de auditoría? El siguiente paso es traer a otros miembros del equipo a la plataforma. Esto hará que la comunicación y la colaboración sean mucho más fáciles. Tener a todos en una sola plataforma mantiene a los miembros del equipo en la misma página. La información se transmite de forma rápida y precisa, y las tareas se completan más rápido.
Por ejemplo, si acción correctiva se requiere después de una auditoría, puede comunicarse con los empleados utilizando la herramienta integrada plan de ACCION en lugar de tener que hacerlo por correo electrónico o mensaje de texto. Este beneficio se vuelve aún más pronunciado cuando participan varios miembros del equipo. En lugar de rastrear hilos de correo electrónico confusos o enviar múltiples mensajes de texto, toda la comunicación se lleva a cabo en una sola plataforma para que las partes interesadas estén siempre sincronizadas.
5. Reutilice la información y los materiales de inspecciones anteriores
No comience sus listas de verificación o inspecciones desde cero. Tenga una plantilla que pueda reutilizar para acelerar los preparativos de la auditoría. Por ejemplo, si realiza auditorías de salud y seguridad con frecuencia, cree una plantilla o formulario que se complete previamente con los elementos que se inspeccionan comúnmente. Luego, cuando llegue el momento de prepararse para su próxima inspección, puede extraer la plantilla y personalizarla según las necesidades de cada tienda.
Use un enfoque similar para cosas como las comunicaciones del equipo. En lugar de escribir manualmente los mismos mensajes para cosas como acciones correctivas, use un formulario o plantilla para ahorrar tiempo.
6. Automatice las tareas engorrosas
Automatice tareas tediosas como capturar fechas y horas, notificar a los miembros del equipo o agregar fotos. Todo esto se puede hacer con una buena plataforma de auditoría. Bindy, por ejemplo, puede automatizar acciones correctivas y completar la fecha y hora correctas para el mantenimiento de registros. El sistema también puede facilitar el seguimiento de tareas a través de notificaciones automáticas.
Puede optimizar aún más sus procesos al integrar su plataforma de auditoría con otras soluciones comerciales. Supongamos que desea eliminar las entradas de calendario manuales al programar auditorías. Si su plataforma de auditoría se integra con su aplicación de calendario, puede programarla para que cree automáticamente una entrada en el calendario cada vez que programe una nueva inspección.
Ultimas palabras
Las visitas al sitio pueden llevar tiempo, pero no tienen por qué ser ineficientes o improductivas. Con la planificación adecuada y las herramientas adecuadas, puede optimizar las inspecciones y auditorías de su tienda, empoderar a su equipo y hacer más en menos tiempo.
OTROS RECURSOS DE AUDITORÍA E INSPECCIÓN MINORISTA
Referirse a Categoría de auditorías e inspecciones minoristas para obtener instrucciones y mejores prácticas para auditorías e inspecciones minoristas.
Sobre el Autor:
Francesca Nicasio es experto minorista, estratega de contenido B2B y TopVoice de LinkedIn. Escribe sobre tendencias, consejos y mejores prácticas que permiten a los minoristas aumentar las ventas y atender mejor a los clientes. También es autora de Supervivencia al por menor del más apto, un libro electrónico gratuito para ayudar a los minoristas a preparar sus tiendas para el futuro.
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