Como minorista, tiene mucho que administrar. Es fácil concentrarse en sus iniciativas orientadas al cliente (comercialización, experiencia, tácticas de venta, operaciones de tienda). También es importante vigilar sus operaciones de back-end. Debido a que sus almacenes y centros de distribución (literalmente) almacenan todos los productos, debe administrar los almacenes de manera proactiva con inspecciones periódicas de los mismos.

Sus almacenes y centros de distribución son el corazón de su cadena de suministro y una parte clave para ayudarlo a cumplir con sus KPI de crecimiento y servicio al cliente. Aquí hay cinco inspecciones de almacenes que debe realizar regularmente para mantener seguros a sus empleados, a sus clientes contentos y a que las operaciones de su almacén funcionen sin problemas. 

Inspección básica de salud y saneamiento 

DIARIO/POR DÍA

Los estándares consistentes para mantener su almacén limpio y el equipo desinfectado ayudan a reducir la propagación de virus y protegen la salud de todos los trabajadores. Aquí hay algunas cosas que debe considerar incluir en su lista de verificación diaria de saneamiento del almacén:

• Todos los empleados deben practicar una higiene básica y lavarse las manos antes de comenzar a trabajar, después de los descansos y las comidas, y al finalizar cada turno. 
• Publique pautas para lavarse las manos sobre todos los fregaderos.
• Asegúrese de que los baños de los empleados y los lavabos del almacén estén adecuadamente provistos de jabón, toallas limpias y desinfectante.
• Publique los protocolos de desinfección de equipos y asegúrese de que los empleados reciban la capacitación adecuada para usar cualquier producto químico. Proporcione a los empleados guantes y otros equipos de protección según sea necesario.
• Desinfecte las herramientas compartidas en cada cambio de turno.
• Para equipos motorizados, limpie los cinturones de seguridad, volantes, manijas, palancas de cambios, etc. antes y después de su uso.
• Desinfecte regularmente todas las superficies planas, computadoras, bancos de trabajo, manijas de puertas, rieles, etc. 
• Designe una persona de contacto para reabastecer los suministros de desinfección para cada turno.
• Asignar responsabilidades de limpieza por turno.
• Asegúrese de que los baños se limpien al menos una vez por turno con todas las superficies limpiadas y los suministros reabastecidos.
• Asegúrese de que las salas de descanso se limpien regularmente. Desinfecte las superficies y las áreas de almacenamiento de alimentos.

Haga que los altos estándares de higiene y saneamiento formen parte de su cultura. Esto ayuda a los empleados a mantenerse saludables y a los almacenes seguros. 

Recuerde, los estándares de saneamiento no son "uno y listo", manténgase al día con los nuevos protocolos y ajuste sus requisitos en consecuencia. Esta lista es solo un comienzo. Consulte con el Organización Mundial de la Salud, Centro de Control de Enfermedadeso el gobierno regularmente para mantener sus políticas y procedimientos actualizados. Por último, siempre haga que un experto revise su lista de verificación para asegurarse de que esté completa. 

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Almacenamiento y eliminación de residuos peligrosos 

SEMANALMENTE

Si su negocio genera algún tipo de desperdicio peligroso, es una buena idea inspeccionar semanalmente las prácticas de almacenamiento y eliminación. Si bien la Agencia de Protección Ambiental de los Estados Unidos (EPA, por sus siglas en inglés) realiza sus propias inspecciones, querrá estar al tanto de ellas para evitar citaciones u otros problemas potenciales por incumplimiento. 

La EPA y el Subtítulo C de la Ley de Conservación y Recuperación de Recursos (RCRA) exigen que las empresas manejen los desechos peligrosos “de una manera que proteja la salud humana y el medio ambiente”. 

los La EPA lleva a cabo las siguientes inspecciones para identificar los residuos peligrosos y las empresas que los generan, transportan, tratan, almacenan y disponen de ellos: 

• Inspección de Evaluación de Cumplimiento: evaluación en el sitio de cómo maneja los desechos peligrosos, incluida la revisión de informes y documentación, actividades de manejo e identificación de dónde y cómo se producen y manejan los desechos peligrosos
• Inspección de muestreo de cumplimiento: recogida de muestras para análisis de laboratorio
• Evaluación Integral de Monitoreo de Aguas Subterráneas (CME): evaluar la hidrogeología subyacente a las unidades de gestión de residuos peligrosos, así como la ubicación, la profundidad, el espaciamiento y el diseño
• Inspección de desarrollo de casos (CDI): cuando la EPA sospecha una violación en el manejo de desechos, realiza esta inspección para investigar más a fondo el caso
• Inspección de Operación y Mantenimiento (OMI): comprobaciones del sistema de vigilancia de las aguas subterráneas, centrándose en el estado de los pozos y dispositivos de muestreo

Principalmente, los minoristas entran en la categoría de generadores de residuos peligrosos. Como tal, la EPA considera lo siguiente, al igual que usted, en sus propias inspecciones: 

• Determinación de residuos peligrosos
• Números de identificación de la EPA
• manifestando
• Requisitos previos al transporte
• Mantenimiento de registros e informes
• Exportaciones

Los minoristas también querrán agregar lo siguiente a sus inspecciones independientes de almacenamiento y eliminación de desechos peligrosos: 

• Contenedores de almacenamiento apropiados
• Etiquetas en todo
• Fecha de acumulación
• Estado del sistema de contención
• Número total de contenedores cerrados y abiertos. Nota: los contenedores dañados deben informarse y retirarse de inmediato.
• Equipo de emergencia
• Procedimientos de emergencia
• Espacio de almacenamiento adecuado y distancia entre contenedores.
• El espacio está libre de basura, materiales combustibles, materiales peligrosos, baterías y otros materiales de desecho potencialmente dañinos.
• Documentación y registro de desechos peligrosos (incluso si su jurisdicción local no lo requiere, es una buena idea tener esto)
• Incidencias e informes asociados

También querrá verificar periódicamente su plan de contingencia y asegurarse de que esté actualizado, así como también asegurarse de que todos los empleados tengan capacitación actualizada en gestión de desechos peligrosos.

OSHA también ofrece información gratuita sobre el manejo de desechos peligrosos.. 

Para que sus inspecciones semanales de almacenamiento y eliminación de desechos peligrosos sean más efectivas y eficientes, use una herramienta como encuadernado. Un minorista de mejoras para el hogar usa Bindy para realizar sus inspecciones semanales de desechos peligrosos. Usan Complaint IA para enviar Tareas y planes de acción con recomendaciones sobre cómo garantizar el cumplimiento y manejar adecuadamente los materiales en caso de que se produzca un derrame.

Procesos de recepción de almacén

MENSUAL

Todos los meses, los minoristas también deben inspeccionar los procesos de recepción y entrega de sus almacenes. Puede hacer esto como parte de su tutorial de gerente de distrito más grande. Un minorista de muebles utiliza Bindy para agilizar este proceso de auditoría e inspección. Inspeccionan los procesos de entrega del almacén para su franquiciados, seguimiento de tasas de devolución, procesamiento de devoluciones, marca de flota, empleados en uniforme y finalización del conteo de ciclos.

Pero esa no es una lista exhaustiva cuando se trata de recibir inspecciones. También querrá ver lo siguiente:

• responsabilidad del inventario
• Ingreso
• Gastos
• Precisión del pedido
• Cuánto tiempo se tarda en completar una entrega
• Área del muelle de carga
• Etiquetado de productos y envíos
• Y más

La idea detrás de las inspecciones de recepción de almacenes es encontrar qué áreas funcionan mejor, qué áreas necesitan más mejoras y cómo optimizar su operaciones de fondo avanzando 

Un minorista, por ejemplo, utilizó Bindy para reubicar y consolidar sus centros de distribución. Usaron listas de verificación para monitorear el progreso y hacer actualizaciones frecuentes, beneficiándose de las funciones de captura de fotos en particular. La alternativa, una lista de verificación manual en una hoja de cálculo, habría sido una pesadilla para garantizar que todos estuvieran operando con la misma información y la más actualizada.

Seguridad alimenticia

TRIMESTRAL

La seguridad alimentaria debe ser una consideración siempre presente para cualquier negocio basado en alimentos. Además de mantener los estándares establecidos por su órgano rector, también querrá realizar inspecciones independientes de seguridad alimentaria trimestralmente.

Las inspecciones trimestrales de seguridad alimentaria ayudan a las empresas a adelantarse a problemas potenciales como reclamos, demandas y otros dolores de cabeza legales. Esto también responsabiliza al personal y los mantiene alerta.

“El proceso de auditoría en sí mismo se convierte en un impulsor para que las personas no solo cumplan, sino que realmente tengan los comportamientos correctos y puedan trabajar de manera segura y responder a las cosas correctamente”. dijo gary johnson, consultor sénior en Asesores de Prevención. “Apoya la excelencia operativa y la capacitación, lo que a su vez conduce a los comportamientos correctos”.

Nota: Si su negocio tiene circunstancias únicas, como materiales peligrosos, equipos peligrosos, estantes altos, etc., es posible que desee realizar una inspección de seguridad alimentaria con más frecuencia. 

Familiarícese con los requisitos en la jurisdicción de su ubicación, así como Directrices propias de OSHA: 

Industria general (29 CFR 1910)

• 1910 Subparte J, Controles ambientales generales
  • 1910.141, Saneamiento
    • 1910.141(b), Suministro de agua
    • 1910.141(h), Manipulación de alimentos
  • 1910.142, Campos de trabajo temporal
    • 1910.142(yo), Construcción y operación de cocinas, comedores y comedores

Industria de construccion (29 CFR 1926)

• 1926 Subparte D, Salud ocupacional y controles ambientales
  • 1926.51, Saneamiento
    • 1926.51(a), Agua potable
    • 1926.51(d), Manipulación de alimentos

También hemos preparado un completo lista de verificación de alimentos y seguridad como referencia durante sus inspecciones si es un QSR o un restaurante. 

Los minoristas de servicios de alimentos también pueden usar almacenar sensores en múltiples ubicaciones para registrar automáticamente las temperaturas de las áreas de preparación, refrigeradores, congeladores y otros equipos.

Con estos sensores, puede establecer umbrales de temperatura y recibir una alerta cada vez que se alcanza un umbral. Esto ayuda a proteger contra las enfermedades transmitidas por los alimentos al garantizar temperaturas de mantenimiento adecuadas. También ayuda a proteger el inventario al garantizar que las áreas de almacenamiento de alimentos mantengan la temperatura adecuada. 

Prevención de pérdidas

TRIMESTRAL

Puede pensar en ladrones de tiendas cuando piensa en la prevención de pérdidas, pero hay muchos factores que contribuyen a la pérdida. A veces, es necesario mirar más allá del piso de ventas para identificar la pérdida más grande de su balance final. El encogimiento también ocurre en el almacén. 

Relacionado: Desafíos de prevención de pérdidas en el comercio minorista >

Primero desglosemos algunos causas comunes de encogimiento, en lo que se refiere a las operaciones internas: 

• Robo interno: la causa de poco más de un tercio de las mermas, el robo interno es tanto el robo directo de mercadería como las devoluciones falsas, las tarjetas de regalo falsas, dejar artículos fuera de un pedido o incluso sacar efectivo de la caja.
• Fraude de proveedores: casi 6% de pérdida de inventario se debe a fraude de proveedores
• Registros inexactos: los errores administrativos o la merma en papel contribuyen al 21% de la merma de un minorista
• Almacén mal organizado
• Flujos de trabajo mal diseñados

Cuando inspecciona regularmente sus prácticas de prevención de pérdidas, puede reducir el riesgo, aumentar la productividad e identificar y solucionar problemas de prevención de pérdidas antes de que afecten sus resultados.

Algunas categorías para inspeccionar incluyen: 

• Procedimientos y políticas de seguridad
• Cámaras
• Seguridad en el muelle de carga
• Escáner de código de barras
• Recepción de documentación

También puede hacer referencia a nuestro lista de verificación integral de prevención de pérdidas. 

Facilite sus inspecciones de prevención de pérdidas con una herramienta como encuadernado. Bindy tiene listas de verificación, tareas y comunicación segura para ayudarlo a proteger su marca, reducir errores y responsabilizar a los sitios. Los equipos pueden realizar inspecciones en cualquier dispositivo, en línea o fuera de línea. Vea los datos del sitio en tiempo real para rastrear tendencias y verificar la ejecución. Lo que es más importante, identifique las causas fundamentales y asesore sobre esas debilidades.

Avanzando con las inspecciones de su almacén

No deje las inspecciones de almacén en manos de las regulaciones de la industria. Los minoristas proactivos realizan inspecciones de almacenes para mitigar los problemas antes de que amenacen el resultado final o, peor aún, todo el negocio. 

Bindy ofrece las siguientes características para ayudar en las inspecciones y auditorías de almacenes: 

• formularios personalizables
• Capacidad para actualizar y enviar formularios al campo en tiempo real
• Captura de foto obligatoria
• Recomendaciones del plan de acción
• Interfaz fácil de usar para todos los empleados

Sobre el Autor:

Alexandra Sheehan trabaja con empresas B2B en los sectores minorista, de comercio electrónico y de viajes para crear estrategias y contenido experto de formato largo, sitios web y blogs. Puedes ver su trabajo en sitios como Shopify, Vend, Stitch Labs, Money Under 30 y más. thealexsheehan.com.