7 manuelle Prozesse, auf die jeder Einzelhändler verzichten sollte

Einzelhändler – eigentlich alle Unternehmer – sind beschäftigter denn je, und die meisten Geschäftsinhaber haben das Gefühl, nicht genug Zeit zu haben. Das haben Untersuchungen der Unternehmensberatung The Alternative Board ergeben 72% der Unternehmensleiter fühlen sich von ihren Rollen und Verantwortlichkeiten überfordert.

Kannst du nachvollziehen? Wenn ja, dann sollten Sie es sich zur Priorität machen, mehr Zeit für Ihr Unternehmen zu gewinnen. Dies verhindert Burnout und hält Sie an der Spitze Ihres Spiels.

Wenn es um Zeitersparnis geht, sollten Sie als Erstes Ihre aktuellen Prozesse bewerten und Wege finden, manuelle und umständliche Aufgaben zu automatisieren. In diesem Beitrag identifizieren wir die häufigsten manuellen Prozesse, die Einzelhändler verlangsamen, und geben Empfehlungen, wie sie optimiert werden können.

1. Inventar zählt

Eine effektive Bestandskontrolle ist eine wichtige Säule des Einzelhandelserfolgs, daher ist es entscheidend, den Überblick über die Bestandsverwaltung zu behalten. Ein großer Teil davon besteht darin, Ihre Produkte zu zählen, um sicherzustellen, dass Ihre Bestandsaufzeichnungen mit den tatsächlichen Artikeln im Geschäft übereinstimmen.

Es ist zwar schwierig, den Akt der physischen Bestandsaufnahme zu automatisieren (es sei denn, Sie haben es getan Roboter, die Ihnen helfen) können Sie den Prozess rationalisieren, indem Sie Barcode-Scanner-Apps und andere digitale Tools anstelle von herkömmlichem Stift und Papier verwenden.

Wenn Sie bereits ein POS- oder Bestandsverwaltungssystem verwenden, fragen Sie Ihre Lieferanten nach ihren Inventurfunktionen und sehen Sie, ob Sie sie in Ihrem Geschäft verwenden können.

Sie können den Prozess des Abgleichs Ihres Bestands auch automatisieren, indem Sie Ihr Bestandsverwaltungssystem mit Ihrer Bestandszählungslösung synchronisieren. Dadurch entfällt die manuelle Aufgabe, Elemente aus einer Zwischenablage abzuhaken, was wiederum den Abstimmungsprozess beschleunigt und menschliche Fehler reduziert.

2. Kundenverwaltung

Verbraucher verlangen heute mehr Personalisierung von Marken. Verschiedene Studien weisen darauf hin dass 62% der Verbraucher erwarten, dass Marken maßgeschneiderte Werbeaktionen senden, und 54% der Käufer erwarten personalisierte Rabatte innerhalb eines Tages, nachdem sie ihre Daten mit einem Einzelhändler geteilt haben.

Die Menschen möchten eindeutig, dass Einzelhändler maßgeschneiderte Erlebnisse anbieten, und um in der heutigen Landschaft erfolgreich zu sein, müssen Sie in der Lage sein, die Art und Weise, wie Sie mit verschiedenen Kunden interagieren, zu personalisieren.

Ohne Automatisierung ist dies praktisch unmöglich. Das manuelle Sammeln von Kundendaten oder der Versuch, Marketingkampagnen ohne Technologie zu erstellen, kostet nicht nur Zeit, sondern ist auch unglaublich schwierig zu skalieren.

Aus diesem Grund ist es wichtig, sich mit einem effektiven CRM-System (Customer Relationship Management) auszurüsten, das die Art und Weise, wie Sie mit Kunden interagieren, automatisieren und deren Details verwalten kann.

Das richtige CRM ermöglicht es Ihnen, Käuferinformationen zu sammeln und Ihren Kundenstamm einfach zu segmentieren, sodass Sie mühelos personalisierte Kampagnen erstellen und durchführen können. Um optimale Ergebnisse zu erzielen, integrieren Sie Ihr CRM in Ihr Point-of-Sale-System und Ihre E-Commerce-Plattform, damit Verkaufsdaten und Kaufhistorien reibungslos von einem System zum nächsten fließen können.

3. Berichterstattung

Einzelhandelsmetriken und KPIs wie Lagerumschlag, Verkaufserlös und Marge sind essenziell für Entscheidungen in Ihrem Unternehmen. Die Metriken helfen Ihnen dabei, alles zu bestimmen, von den zu bestellenden Artikeln bis hin zu den Arten von Werbeaktionen, die durchgeführt werden sollen.

Und obwohl es sicherlich möglich ist, diese Metriken selbst zu berechnen, frisst der Prozess Ihre Zeit auf und eröffnet Raum für menschliche Fehler.

Wenn Sie die Zahlen in Ihrem Unternehmen immer noch manuell erfassen, ist es daher höchste Zeit, die Berichtskomponente Ihres Betriebs zu automatisieren. Holen Sie sich eine Analyselösung für den Einzelhandel, die automatisch die von Ihnen benötigten Verkaufs-, Bestands- und Kundenmetriken anzeigen kann.

Auf diese Weise verbringen Sie weniger Zeit mit Mathematik und mehr Zeit mit wichtigen Geschäftsentscheidungen.

4. Buchhaltung

Die manuelle Verfolgung Ihrer Geschäftseinnahmen und -ausgaben (ganz zu schweigen von der Aufbewahrung von Belegen) ist nicht nur zeitaufwändig, sondern kann Ihnen auch große Kopfschmerzen bereiten, wenn die Steuersaison voranschreitet.

Verhindern Sie das, indem Sie eine praktische Buchhaltungs- und Buchhaltungssoftware (wie z Quickbooks oder Xero). Verbinden Sie die App mit Ihren Bankkonten und kategorisieren Sie einfach Ihre eingehenden Transaktionen. Im Vergleich zur Verwendung von Excel – oder schlimmer noch, Stift und Papier – macht die Verwendung von Apps zur Verwaltung Ihrer Bücher die Aufgabe viel einfacher und hilft, Ihre geistige Gesundheit zu bewahren, wenn es an der Zeit ist, sie zu archivieren Ihre Steuern.

Wenn Sie dies also noch nicht getan haben, beginnen Sie mit der Automatisierung Ihrer Geschäftsbuchhaltung. Ihr zukünftiges Ich und Ihr Buchhalter werden es Ihnen danken.

5. POS-Abstimmungen am Tagesende

Apropos Finanzen: POS-Abstimmungen am Tagesende sind eine weitere wichtige Aufgabe, die am besten automatisiert funktioniert. Traditionell umfasst der Prozess die Sicherstellung, dass die tatsächlichen Zahlungen, die Sie erhalten haben, mit den erfassten Zahlungen in Ihrem Kassensystem übereinstimmen. Es hilft Ihnen auch, Ihre Einnahmen nach Zahlungsart zu verfolgen (z. B. Bar- oder Kreditkartenzahlungen).

Experten empfehlen, POS-Abstimmungen mindestens einmal täglich oder sogar nach jeder Schicht durchzuführen, während die Transaktionen noch frisch sind.

Zahlungsabstimmungen können ziemlich anstrengend sein, selbst wenn Sie bereits ein großartiges Kassensystem haben. Wenn Sie die Praxis viel einfacher gestalten möchten, sollten Sie die Implementierung integrierter Zahlungen in Betracht ziehen.

Mit einem integriertes Zahlungssystem bedeutet die Verbindung Ihres POS mit Ihrem Kreditkartenprozessor, sodass Zahlungsdaten automatisch erfasst und abgeglichen werden. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, Zahlungsbeträge manuell in Ihrem POS zu erfassen, wodurch der Vorgang schneller und weniger fehleranfällig wird.

6. Einzelhandelsaudits

Die traditionelle Art des Dirigierens Audits im Einzelhandel kann umständlich sein, vor allem weil der Prozess eine Reihe von Aufgaben und Schritten umfasst.

Audits müssen im Voraus geplant und koordiniert werden, und Bezirksleiter müssen Einzelhandelsgeschäfte besuchen, damit sie nach Compliance-Problemen suchen können. Dann gibt es die Aufgabe, die Auditergebnisse mit den relevanten Parteien zu teilen und sicherzustellen, dass Handlungsschritte zugewiesen und ordnungsgemäß durchgeführt werden.

Wie du sehen kannst, Einzelhandelsaudits haben viele bewegliche Teile und alles zu verwalten kann viel Zeit und Arbeitskraft erfordern. Aus diesem Grund ist es am besten, Teile des Prozesses mithilfe einer robusten Lösung zu automatisieren Retail-Audit-Lösung.

Bindyverfügt beispielsweise über eine Reihe nützlicher Funktionen, die den Prüfungsprozess rationalisieren können. Intelligente Store-Checklisten, Aufgabenverwaltung, Fotoverifizierung, kollaborative Kalender und Ticketverfolgungsfunktionen, BindyMit der Funktionsvielfalt bleiben Sie immer auf dem Laufenden jede Phase des Geschäftsabwicklungs- und Kommunikationsprozesses.

7. Kommunikation speichern

Die Verwaltung der Teamkommunikation ist im Einzelhandel von entscheidender Bedeutung. Die Mitarbeiter in der Unternehmenszentrale sowie Manager und Mitarbeiter an vorderster Front müssen alle auf derselben Seite sein, wenn es um Dinge geht wie:

• Aktualisierungen zum Speichern von Richtlinien
• Zugriff auf Shop-Handbücher
• Informationen zum Produktrückruf
• Aufgabenzuweisungen und Nachverfolgungen

Das sind eine Menge Informationen, mit denen Sie Schritt halten müssen, und traditionelle Kanäle wie E-Mail, Telefonanrufe und Textnachrichten haben nicht die Möglichkeiten, alle auf dem Laufenden zu halten. Wenn die Kommunikation über mehrere Plattformen erfolgt, können Details und Nachrichten nur allzu leicht durchgehen.

Auch Kanäle wie E-Mail, SMS und Sprachanrufe erschweren die Nachverfolgung der Aufgabenerfüllung. Hat der neue Mitarbeiter die Geschäftsrichtlinien des Unternehmens gesehen und gelesen? Wurde der Rückruf in allen Filialen durchgeführt? Sie können auf diese Fragen keine schnellen Antworten erhalten, wenn Ihre Kanäle fragmentiert sind.

Aus diesem Grund sollten Sie Ihr Unternehmen mit einer Plattform ausstatten, die alle Ihre Kommunikationen, Dokumente und Aufgaben an einem Ort aufbewahrt. Es gibt mehrere Cloud-Lösungen, die Ihnen dies ermöglichen, und bestimmte Anbieter (z. B. Bindy) bieten eine an All-in-One-Lösung für den Einzelhandel zur Abwicklung Ihrer gesamten Geschäftskommunikation und Aufgabenverwaltung.

Ein Wort zu App-Integrationen

Dieser Beitrag erwähnt ziemlich oft App-Integrationen, und das aus gutem Grund. Durch die Anbindung Ihrer Business-Apps und -Lösungen (z. B. POS, CRM, Buchhaltung, Filialkommunikation etc.) können Sie verschiedene Prozesse in Ihrem Unternehmen automatisieren und so Zeit sparen und Fehler minimieren.

Wenn Sie also die Möglichkeit haben, verschiedene Anwendungen in Ihrem Einzelhandelsgeschäft zu verbinden, sollten Sie dies unbedingt tun. Native Integrationen funktionieren am besten. Wenn Sie also bereits Anwendungen haben, prüfen Sie, ob sie Add-Ons oder Partnerschaften mit anderen Lösungen haben, die Sie in Ihrem Unternehmen verwenden können.

Wenn dies keine Option ist, sollten Sie ein Tool wie verwenden Zapier, mit dem Sie verschiedene Apps verbinden können, um Ihre Arbeitsabläufe zu automatisieren. Sie können auch Hilfe von Cloud-Integratoren erhalten. Dies sind Technologieexperten, die Apps und Workflows je nach Ihren geschäftlichen Anforderungen empfehlen und einrichten können.

Wofür Sie sich auch entscheiden, Automatisierung und Integrationen können ein Glücksfall für Ihr Unternehmen sein. Bei richtiger Anwendung können sie Stress abbauen, Stunden in Ihren Tag zurückversetzen und Ihnen helfen, einen effizienteren Einzelhandelsbetrieb zu führen.  

Du bist dran

Welche Aufgaben oder Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen automatisieren Sie? Lass es uns in den Kommentaren wissen.

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